論行政單位固定資產管理現狀與改進建議

秦艷

（大慶市龍鳳區龍鳳街道辦事處，黑龍江 大慶 163711）

近幾年，為加強行政單位對于固定資產的管理工作，國家制定頒布了一系列相關的政策法規，要求相關單位認真學習并且貫徹落實以盤活現有固定資產，提高資產的使用效率。加強固定資產管理可以更充分地發揮行政單位的自我監督與管理職能，對資產各環節開展管控工作，避免管理不善導致國有資產流失，從根本上規避行政事業單位內部違法行為的產生，為國有資產的安全使用及管理提供良好支撐。

一、行政單位固定資產管理的目標及意義概述

（一）行政單位固定資產管理的意義

行政單位是我國實現國家公共職能的重要機構，在社會運行中占有重要地位。行政單位的固定資產以非經營性固定資產為主，是指為滿足行政單位開展業務活動及其他相關活動所需要的固定資產，它是保障行政事業單位履行職責、發揮公共職能的物質基礎。近些年，隨著我國經濟的迅速發展，我國在社會公共事業及服務方面投入的資金量越來越大，導致我國行政事業單位擁有大量的固定資產，種類繁多且金額巨大，資產分布在全國各地。但我國的行政單位固定資產管理梯子并沒有隨著社會的發展及固定資產數量的增多而發展，資產流失現象嚴重，影響財政資金的投入產出價值。綜上，行政單位加強固定資產管理，一方面可以為單位履職工作提供物質基礎，另一方面也能夠維護國有資產的穩定性，在固定資產管理環節突出財政資金的實際使用價值。

（二）行政單位固定資產管理的目標

首先，在保證行政單位的固定資產相關的業務合法合規的情況下，幫助行政單位管理和使用其現有固定資產。尋找最優的固定資產的配置及使用路徑，幫助行政單位在高效履行自身職能的情況下能夠減少對國有固定資產的消耗，使得現有國有資產可以被充分利用。

其次，通過資產管理，建立完善的國有固定資產檔案管理系統，可以將現有固定資產合理地在各單位之間調撥，盤活現有的固定資產，提高資產的使用效率，使國有固定資產可以被合理利用并完全發揮其功效，從而達到節約財政資金的目的。

最后，行政單位的固定資產在國有資產中占據著重要的地位。為維護國有資產安全完整，行政單位還應關注國有資產流失的問題。應完善固定資產的流動及處置制度，合理合法地處理閑置資產及報廢資產等，使資產的損益在規定范圍之內，遏制資產處置流程不規范、資產殘余價值未上報等行為。

二、行政單位固定資產管理現狀及存在的問題

（一）思想和制度方面

1．人員認知不到位

由于過往對于行政單位固定資產管理比較松懈，大部分基層工作人員意識不到行政單位固定資產管理的重要性。單位往往以履行本身社會職能為主要目標，建立的管理體系也只是為了服務于業務活動。這使得行政單位長期存在著固定資產管理意識薄弱的問題，管理層重視度不足，未結合現狀制定固定資產管理辦法；而執行層人員在資產購置、領用、轉借等環節未遵守既有的流程和規定，資產遺失、賬實不符、損耗嚴重或長期閑置等問題十分嚴重[1]。

2．管理制度不健全

當前情況下，大部分行政單位沒有建立健全的固定資產管理制度，現有的固定資產管理制度不能滿足新常態經濟環境下國家對固定資產管理的要求。大部分的固定資產管理工作流于表面，不能深入地和行政單位的內部控制體系相結合。例如：庫存管理與采購管理職能未分離，無法對采購入庫、質量監測、信息錄入等工作進行動態監督；同時，單位對資產流轉過程認識不清楚，固定資產管理制度局限于資產采購和資產盤點，忽視了資產領用、入庫管理、轉借審批、折舊核算、績效考核、報廢處置等環節，造成資產管理不嚴的問題。

3．缺乏有效的績效評價機制

完善的績效評價機制是評估固定資產投入與產出效率的重要手段，但績效評價機制需要科學的評價指標作為衡量標準。而目前大部分行政單位對固定資產的評價方式和評價指標比較單一，僅從資產使用時間、采購投入成本等方面進行評價，沒有考慮到維修頻次、產出價值、社會效益等；同時，對固定資產績效評價的根本目的在于應用，將評價結果應用于下一階段的采購工作，即基于評價結果實行采購資金配置。但大部分行政單位的固定資產評價工作局限于評價報告，既沒有起到對基層人員的獎懲與激勵作用，也沒有發揮其資源配置作用。

（二）過程管理方面

1．配置不科學

在資產配置方面，很多單位的固定資產預算編制不完善，預算工具對資產統籌效果較差。例如：沒有經過事前調研就進行采購活動，存在重復購置的問題；在采購活動中，僅以需求作為采購依據，沒有考慮到資產在市場上的價格波幅情況。盲目采購造成大量資產閑置，還造成國有資產的價值流失。

2．使用不合理

固定資產的日常使用過程中，使用人不能遵循該資產的使用規范，且單位不能及時安排固定資產的使用人員學習該項資產的使用及維護工作，使得固定資產不能被規范使用，不能得到及時的維護，資產使用壽命縮減，資產使用效率低下甚至會因為錯誤地使用危害到資產使用人員的生命安全。

3．處置不規范

實際上，國家針對國有資產報廢處置已經制定了相應的規章制度，要求各單位嚴格履行管理制度。行政單位對資產處置不規范，不僅僅會影響到單位資產價值的穩定性，還會違反國家政策法規[2]。行政單位當下尚未建立完善的資產管理體系，不能對固定資產定期進行盤點和監測，無法及時發現和匯總已經損壞至無法修復使用的固定資產。對于已經損害需要進入報廢處置流程的資產，存在著未按照處置審批程序報廢等問題；對于待處置的資產，沒有引入相關機構進行資產殘余價值鑒定，使得資產價值流失。

（三）管理系統方面

1．固定資產管理系統功能不滿足需求

由于我國行政單位固定資產數量多，金額巨大，其管理難度相當高。如果要打破以前的固定資產管理的境況，提高固定資產管理效率，當下單位所使用的固定資產管理系統是無法滿足管理需求的。現階段，大部分行政單位針對固定資產建立了固定資產管理模塊，以賬、實、卡為管理模式，但固定資產的數據信息還需要手動錄入，這反而增加了資產管理人員的工作任務，還存在操作失誤、數據錯錄等風險。

2．未搭建共享平臺，數據信息難實時共享

由于行政事業單位體系龐大，其固定資產管理的也較為分散，管理難度大。同時，固定資產管理并不僅僅是資產部門的工作，還涉及采購部門、財務部門和其他使用部門。而目前行政單位所使用的固定資產管理系統獨立運行，與其他財務管理系統、采購系統、業務系統等缺乏聯動性，信息共享程度較低，實時的數據沒有辦法傳遞及分析。這導致行政單位的固定資產不能被合理利用，造成資源浪費，閑置資產不能合理流動，重復購買侵占資本性資金等情況頻繁發生，也影響了國有資產的安全性。

三、行政事業單位固定資產管理改進建議

（一）優化管理環境

優化固定資產管理環境一般從管理意識、管理制度等方面入手，營造良好的文化氛圍，使得行政單位的管理層及執行層人員都能夠對固定資產樹立戰略管理意識，加速我國行政事業單位規范固定資產管理工作的進程。具體來說，優化固定資產管理環境可以從以下三方面入手：

1．樹立準確的管理意識

樹立正確的管理意識是做好固定資產管理工作的第一步。提高行政單位各個歸口部門對固定資產管理的認知，建立全員參與的固定資產管理環境，將固定資產管理工作設置為日常工作中的重要事務，并提高相關領導及固定資產管理人員對于固定資產管理的重視程度。一方面，從管理層人員角度來說，管理層人員應當熟讀《國有資產管理辦法》等相關的政策文件，了解國家對國有資產管理的重視度，立足于戰略高度開展資產管理工作，并帶頭組織基層人員進行資產管理培訓工作；另一方面，從執行層人員角度來說，作為行政單位中的重要組成分子，行政人員也要主動履行行政服務職能，尤其是采購部門、采購部門和業務部門的人員，都應當承擔固定資產管理責任，加強與資產部門的協調與溝通，建立良好的固定資產管理環境[3]。

2．完善固定資產管理制度

近年來國家為了規范行政單位固定資產管理工作，并頒布了一些相關的法規條例，行政單位可以在這些條例的指引下優化本單位的固定資產管理制度。例如：在固定資產管理崗位設置方面，行政單位可以參考內部控制管理辦法，對職務不相容的崗位進行分離，將資產管理、采購、使用、盤點等職責落實到人；在固定資產采購環節，行政單位可以建立資產采購授權審批制度，即采購活動必須履行審批流程；對于日常管理，可以以固定資產盤點制度作為保障機制，要求相關部門人員定期定點開展盤點工作，出具盤點報告等。通過制定完善的資產管理制度，可以從制度層面約束資產使用人員，強調固定資產管理的嚴肅性。

3．健全固定資產管理績效評價機制

在完善的固定資產管理制度的基礎上，行政單位應制定有效的固定資產績效評價體制，將固定資產管理工作量化、可視化，并定期組織績效考核。一方面，考核要能落到實處，即落實到具體的資產上。針對不同類型、不同價值的資產制定差異化的考核指標，指標內容可以涉及資產結構、資產質量、資產規模、資產效益、社會聲譽等，并細化指標內容，構建完善的考核指標體系，反映固定資產在行政單位中的應用成效[4]。另一方面，績效評價機制應當聯動獎懲制度，對于造成資產丟失、損耗，或出現資產未達壽命期提前報廢等問題，應當追責到人。

（二）加強實物管理

1．配置環節

固定資產配置環節是固定資產管理工作中的第一步，當下行政單位大部分固定資產由政府出資采購。在采購環節，采購預算、采購方式等十分關鍵。為了讓資源配置更合理，更好地為單位的工作發揮作用，行政單位制定配置預算時應結合使用部門、采購部門及管理部門的意見。

根據當下我國對行政事業單位固定資產管理的新要求，單位可以將固定資產置換作為行政事業單位的資產配置的方式之一。例如：行政單位可以與同區域的單位建立資產置換平臺，用于不同單位之間的資產流轉與調撥。這樣一來可以大幅度節約在資產購置方面的投資，還能夠將閑置資產投入到使用過程中，以達到節約財政資金的目的。在采購環節，單位業務部門應當聯動財務部門，預測本年度業務中對資產的實際需求，編制采購預算方案，經審批以后提交至采購部門進行采辦；采購部門要注意資產購置成本，以成本指標作為依據，在兼顧質量的基礎上選擇更合理的供應商，保證滿足業務部門的需求，并落實采購預算方案。

2．使用環節

第一，建立固定資產信息庫，公布固定資產信息。根據各單位固定資產的實際使用情況對固定資產進行分類，將閑置資產、超標資產、使用效率低下資產等可以用于流動的資產明確標注出來。資產使用過程中可以優先從現有資源庫里選擇，增強固定資產的流動性，達到合理利用資源且節約資金的目的。為促進各單位之間資產調撥的積極性，可通過建立資產調撥獎勵金等方式促進各單位之間資產調撥的積極性。

第二，由于固定資產的特殊性，單位應給固定資產建立合理的適合該項資產的存放地點，定期進行資產盤點，確保國有資產的安全。按照固定資產屬性定期對固定資產進行排查，對資產進行必要維護；發現問題時能及時維修，保障資產處于可以正常運行的安全狀態，確保資產使用者的人身安全及資產本身的安全，延長資產的使用壽命。如果資產需要更新或者改造，要進行資產使用調研，在確保安全的基礎上對資產進行合理的更新或者改造，提高資產的工作效率，使資產更符合單位對于資產的使用需求，讓固定資產的使用效能最大化。

第三，落實資產盤點制度。由固定資產管理部門牽頭主導，在財務部門的配合下定期對資產數量開展盤點工作，了解固定資產存量、使用情況、價值損益等，錄入信息系統當中，及時更新相關數據，并編制資產盤點報告反饋至上級部門，接受管理層人員的檢查。

3．處置環節

在此環節中，行政單位需要制定資產報廢申報審批流程，合理估算資產殘余價值，選擇最優的處置方案，及時收回殘余價值，保護國有資產，防止國有資產流失。資產的維修及報銷要選擇專業的有話語權的機構進行評估，保證評估結果的客觀性。此外，對于可修復使用的固定資產應及時聯系專業人員進行修理，杜絕隨意報廢問題固定資產的行為。

（三）推進信息系統建設

行政單位可以加大信息化投入工作，利用信息技術開展固定資產管理工作，提高管理效率，保證賬目、實際和卡片信息的完全一致。具體來說，在推進信息系統建設進程中，可以從以下兩方面入手：

1．優化固定資產管理系統

在加強事務管理環節，本文多次提到信息庫及信息平臺的使用。實際上，大部分行政單位在會計電算化發展進程中，已經引入了信息技術，也建立了固定資產管理系統。但在后續工作中，應注意系統功能的拓展。固定資產管理系統應當全面覆蓋資產購置、資產領用、資產入庫、資產盤點、資產處置等環節，并將資產按照種類、價值等進行劃分，建立差異化的資產管理檔案。行政單位還可以借助系統功能開展線上審批，例如：在資產領用環節，單位業務部門可以在線上提交領用申請，經過審批、查驗和證明以后，至倉庫簽字領用，可以縮短溝通時間。此外，信息系統還能夠用于資產信息錄入環節，即在資產入庫時對資產粘貼二維碼，只需要儀器掃描就可以直接錄入資產相關的信息，可以大幅度降低相關人員的工作量。

2．加快財務共享中心的建設

近幾年，隨著經濟的發展及科技的不斷進步，財務共享中心作為一個可以集中管理財務數據的新型財務管理機構應運而生。財務共享中心的建立可以作用于固定資產折舊核算工作，即固定資產管理系統的信息可以直接傳導至共享中心，從業務信息轉化為財務信息，在系統中完成資產折舊與攤銷等工作。但要注意這一環節需要行政單位做好固定資產管理系統與其他管理模塊的信息端口對接工作，確保各項信息能夠及時共享、獲取，加強固定資產管理與各部門之間的聯系。

四、結束語

綜上，由于固定資產在行政單位的工作中發揮著重要的作用，且是我國國有資產管理的重要部分，各行政單位應提高對于固定資產管理的認知，增強固定資產管理意識，完善固定資產管理制度，將固定資產管理上升為日常工作中的重要部分；同時，加強固定資產的內部管理績效考核，爭取早日讓我國固定資產管理工作形成合理有效的管理體系，讓現有國有固定資產能夠被充分地利用和流動起來，提高資產使用效率，節約財政資金，讓資金可以用到更加需要的地方。