財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建及對財(cái)務(wù)管理影響

曾兆武 首創(chuàng)環(huán)境控股有限公司

引言

隨著企業(yè)規(guī)模不斷壯大，集團(tuán)型企業(yè)面臨的經(jīng)營管理問題也層出不窮，例如企業(yè)財(cái)務(wù)資料整理收集效率低、財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)層次較為龐大、信息資料傳遞不及時(shí)且容易缺失等問題，以往傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不能支撐企業(yè)經(jīng)營需要。從手工記賬到單機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、再到局域網(wǎng)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，也是助力財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新發(fā)展的動力，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息條件下，建立財(cái)務(wù)共享中心平臺是推動企業(yè)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新的必經(jīng)之路。

隨著財(cái)務(wù)共享中心成熟運(yùn)用，越來越多的企業(yè)開始摸索構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心平臺，借助這一平臺，不僅能提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率，也能夠促進(jìn)企業(yè)管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化和智能化，通過財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新，帶動企業(yè)經(jīng)營管理的規(guī)范化。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度放緩，企業(yè)間競爭也越來越激烈，需要獲取更加準(zhǔn)確的信息來提高經(jīng)營決策質(zhì)量，降低各種經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提升整體業(yè)績。此外，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的出現(xiàn)改變了企業(yè)的組織形式、經(jīng)營模式以及成本管理方式，大大激發(fā)了企業(yè)高層對高質(zhì)量信息的需求。現(xiàn)有的以核算為主的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式需要與業(yè)務(wù)相融合[1]。財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建，不僅僅是改進(jìn)財(cái)務(wù)工作，也是促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在企業(yè)決策中的積極作用。因此，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心平臺，是企業(yè)持續(xù)良好發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也為企業(yè)擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模、提高企業(yè)全面預(yù)算管理、稅務(wù)籌劃、投融資規(guī)劃等工作提供信息資源參考，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，也是促進(jìn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)人員向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型，更好地提高財(cái)務(wù)管理水平，為企業(yè)發(fā)展打造財(cái)務(wù)管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的重要途徑。

一、財(cái)務(wù)共享中心的概念及信息系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享中心的概念。根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)相關(guān)概念認(rèn)為：企業(yè)在財(cái)務(wù)管理過程中，存在著日常工作重復(fù)性、流程較為簡單且機(jī)械化等特點(diǎn)的流程，但耗用企業(yè)人員大量精力時(shí)間、也占用了企業(yè)資源，根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作特點(diǎn)，將一些財(cái)務(wù)流程給標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)企業(yè)管理要求，設(shè)置專門財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，集中處理以上重復(fù)性問題，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率和降低企業(yè)財(cái)務(wù)管理成本。以現(xiàn)代財(cái)務(wù)共享中心概念認(rèn)為：作為當(dāng)前較為流行的財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新模式，財(cái)務(wù)共享中心通過對各個(gè)分公司、子公司等所屬機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息歸集整理，并基于一個(gè)財(cái)務(wù)中心系統(tǒng)，對各個(gè)核算主體進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量、核算等一系列日常財(cái)務(wù)流程，特別在財(cái)務(wù)報(bào)表匯總、報(bào)表簡單分析等業(yè)務(wù)模塊，也能更加精準(zhǔn)和及時(shí)，不但減少其他部門與財(cái)務(wù)部門交叉重復(fù)性的工作量，也降低了財(cái)務(wù)部傳統(tǒng)的核算工作業(yè)務(wù)量，既能夠保持各個(gè)會計(jì)主體核算工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，也能對其進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)有效地獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而能夠了解各個(gè)主體的經(jīng)營情況，并做出及時(shí)有效的分析決策。

財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)成。以數(shù)據(jù)為核心，圍繞數(shù)據(jù)開展分析與利用，強(qiáng)調(diào)開放、互聯(lián)，打通信息壁壘，構(gòu)造數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲、處理和反饋的閉環(huán)；以自動化、智能化為特征，應(yīng)用以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等相關(guān)技術(shù)[2]，作為支撐財(cái)務(wù)共享中心的資源要素。作為一個(gè)涉及各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)較為全面的財(cái)務(wù)共享中心平臺，需要多個(gè)信息系統(tǒng)的支撐，才能有效地對企業(yè)內(nèi)外部信息進(jìn)行處理，通常企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心使用的信息系統(tǒng)包括電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、報(bào)表處理系統(tǒng)、預(yù)算控制系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)等，其中企業(yè)運(yùn)用較多的就是前面四個(gè)系統(tǒng)，本文也將主要介紹這四個(gè)系統(tǒng)。電子影像系統(tǒng)：是企業(yè)運(yùn)用較多的，也是財(cái)務(wù)共享中心異地會計(jì)工作處理的基礎(chǔ)，主要是通過掃描系統(tǒng)，將發(fā)票、單據(jù)、合同等紙質(zhì)資料，通過掃描轉(zhuǎn)換成影像圖片和數(shù)據(jù)信息，上傳到財(cái)務(wù)共享中心，可以傳輸、儲存、查詢等功能，是后期財(cái)務(wù)活動的重要基礎(chǔ)。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)：是財(cái)務(wù)管理流程建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用該系統(tǒng)，可以進(jìn)行線上申請報(bào)銷、轉(zhuǎn)賬申請、資金撥付、業(yè)務(wù)結(jié)算等業(yè)務(wù)，從經(jīng)辦、復(fù)核、審批、審查等流程直至進(jìn)入銀企互聯(lián)系統(tǒng)，都可以線上操作，提高了財(cái)務(wù)處理效率，并且根據(jù)以上經(jīng)營業(yè)務(wù)可以自動生成財(cái)務(wù)處理，從記賬憑證、登記入賬直至生成各類財(cái)務(wù)報(bào)表等。會計(jì)核算系統(tǒng)：該系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理的核心環(huán)節(jié)，既鏈接電子影像、網(wǎng)上報(bào)賬的初始環(huán)節(jié)，也關(guān)聯(lián)著后期銀企互聯(lián)的資金流出環(huán)節(jié)，對發(fā)生每項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，也可以查詢和統(tǒng)計(jì)，并將會計(jì)核算信息傳入報(bào)表處理系統(tǒng)，形成資金流動、業(yè)務(wù)流動、數(shù)據(jù)流動的集成系統(tǒng)。資金管理系統(tǒng)：這個(gè)環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)的資金賬戶管理有較大的區(qū)別，也是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享高效運(yùn)轉(zhuǎn)的體現(xiàn)，該系統(tǒng)可以與各個(gè)非特殊銀行賬戶關(guān)聯(lián)，并與銀行互聯(lián)系統(tǒng)緊密協(xié)作，對審批通過的業(yè)務(wù)及時(shí)支付，而企業(yè)到賬的資金也會根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置，自動流入集團(tuán)的資金池系統(tǒng)，從而降低資金管理風(fēng)險(xiǎn)，并提高資金使用效率。

二、財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展和建設(shè)

財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展現(xiàn)狀。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息科技元素的推廣，持續(xù)推動財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)和完善。目前很多具有集團(tuán)規(guī)模的企業(yè)，逐步推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)工作，該平臺的建設(shè)，提升了企業(yè)經(jīng)營管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)通常體現(xiàn)在三個(gè)階段：其一，大多集中在日常報(bào)銷、資金申請、核算等方面，將傳統(tǒng)線下流程換成線上操作，改變了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作方式，也提高了資金流通環(huán)節(jié)的效率和監(jiān)管作用。其二，將財(cái)務(wù)板塊與業(yè)務(wù)板塊融合，提高財(cái)務(wù)管理的信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)各業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)交換與共享，根據(jù)各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)活動，轉(zhuǎn)成財(cái)務(wù)信息傳遞到財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)部門也可以根據(jù)收到的信息，反饋給其他部門，作為業(yè)務(wù)參考和指導(dǎo)意見。其三，財(cái)務(wù)共享中心與企業(yè)的ERP等主控辦公系統(tǒng)能夠充分融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的流通、收集和分析，與企業(yè)全面預(yù)算管理、稅收籌劃、投融資等重要工作能夠緊密聯(lián)系，提高財(cái)務(wù)管理的信息化，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。

財(cái)務(wù)共享中心持續(xù)建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建對于集團(tuán)公司管理效率的提升意義重大，通過流程的改造提高工作效率，經(jīng)過更多細(xì)致的流程優(yōu)化改造，為集團(tuán)的效益提升作出貢獻(xiàn)，也使企業(yè)在同行業(yè)中更有競爭力[3]。對組織架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，采用職能與區(qū)域混合的模式，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的工作效率，也能符合客戶群體的不同需求，對職能結(jié)構(gòu)細(xì)分時(shí)，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營范圍和主業(yè)，劃分相應(yīng)的支撐小組，財(cái)務(wù)共享中心平臺建設(shè)，要綜合考慮企業(yè)的經(jīng)營模式和戰(zhàn)略目標(biāo)，進(jìn)而提高企業(yè)運(yùn)作效率，降低運(yùn)營成本；財(cái)務(wù)共享中心流程再造，是提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理智能化水平的重要抓手，核算業(yè)務(wù)中總賬流程、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、費(fèi)用報(bào)銷等業(yè)務(wù)，屬于重復(fù)性且占據(jù)時(shí)間較大的工作，此類業(yè)務(wù)流程再造是經(jīng)營活動與會計(jì)處理的連接點(diǎn)，是企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心第三階段的重要一步；加快財(cái)務(wù)共享中心業(yè)財(cái)融合建設(shè)，以強(qiáng)化財(cái)務(wù)活動與業(yè)務(wù)活動的融合為手段，通過管理方式的創(chuàng)新，提高財(cái)務(wù)共享中心對集團(tuán)公司目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的戰(zhàn)略支持[4]，為企業(yè)運(yùn)營提供信息支持，這也是財(cái)務(wù)共享運(yùn)營的基礎(chǔ)，將業(yè)務(wù)活動機(jī)制與財(cái)務(wù)共享中心平臺融合，提高業(yè)財(cái)信息交換和使用效率，促進(jìn)經(jīng)營理念融入財(cái)務(wù)共享中心平臺，努力推動財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)入第三階段建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用。

三、財(cái)務(wù)共享中心對財(cái)務(wù)管理的影響

規(guī)范企業(yè)管理流程，降低運(yùn)營成本。財(cái)務(wù)共享中心通過線上業(yè)務(wù)集中處理，在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程體系中，能夠提高企業(yè)管理的一致性，減少企業(yè)報(bào)銷、資金申請、預(yù)算管理等流程差異，更好地提高企業(yè)管理水平。通過流程再造，提高財(cái)務(wù)工作處理效率，提升信息傳遞，減少重復(fù)性、機(jī)械化的業(yè)務(wù)審批流程的時(shí)間，降低人工成本和財(cái)務(wù)管理成本。

增強(qiáng)集團(tuán)管控，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過財(cái)務(wù)共享中心，總部能夠及時(shí)獲取所屬單位的數(shù)據(jù)信息，隨著財(cái)務(wù)共享平臺的建立，提高了業(yè)財(cái)融合度，將各個(gè)單位分散的數(shù)據(jù)集中管理，為集團(tuán)管理層經(jīng)營決策提供依據(jù)。通過財(cái)務(wù)共享中心可以提高數(shù)據(jù)傳輸、運(yùn)算、分析的效率，在信息系統(tǒng)的運(yùn)營下，也可以盡可能地避免人為干預(yù)，提高財(cái)務(wù)管理工作的客觀性和準(zhǔn)確性，并且運(yùn)用中心平臺內(nèi)控體系，能夠針對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)整，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高工作效率。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，將改變原來的財(cái)務(wù)人員結(jié)構(gòu)和工作內(nèi)容，將各個(gè)會計(jì)主體的重復(fù)性、機(jī)械化的工作，納入財(cái)務(wù)共享中心各個(gè)業(yè)務(wù)組中。原先分散的機(jī)構(gòu)也可以通過財(cái)務(wù)共享中心，實(shí)施遠(yuǎn)程處理，準(zhǔn)確匯總數(shù)據(jù)、分析經(jīng)營狀況，減少財(cái)務(wù)人員的基礎(chǔ)性工作，督促財(cái)務(wù)人員向管理型會計(jì)轉(zhuǎn)變，運(yùn)用專業(yè)知識和準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析報(bào)表，為企業(yè)決策提供建議。

提高集團(tuán)資源配置，優(yōu)化資金使用效率。通過ERP等辦公系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心融合，形成資源共享平臺，保障信息資料能夠及時(shí)交流反饋，通過智能化操作，有利于人力資源統(tǒng)籌安排，降低人力成本，打造專而精的人才隊(duì)伍。通過資金管理和銀企互聯(lián)系統(tǒng)，提高資金使用整體效益，管理和監(jiān)管資金，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，站在集團(tuán)的視角統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配資金使用，對各個(gè)單位的現(xiàn)金流量情況進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，提高企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)能力。

助力業(yè)財(cái)融合，持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。財(cái)務(wù)共享中心能夠提升業(yè)財(cái)融合的緊密度，財(cái)務(wù)工作不僅對已發(fā)生的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行核算監(jiān)督，更多的是將財(cái)務(wù)管理工作延伸到業(yè)務(wù)活動中，提升財(cái)務(wù)預(yù)算的準(zhǔn)確性、合理性，提升經(jīng)營決策的支持力度。業(yè)財(cái)融合也能加強(qiáng)業(yè)務(wù)活動與財(cái)務(wù)活動的一致性，減少彼此之間的不和諧，提高部門之間的凝聚力。企業(yè)經(jīng)營管理過程中，通過財(cái)務(wù)共享平臺，能夠合理制定預(yù)算管理、發(fā)展目標(biāo)等，通過資源有效配置，提高企業(yè)經(jīng)營效率、業(yè)績和效果。

四、提高財(cái)務(wù)共享中心高效運(yùn)轉(zhuǎn)的建議

任何一項(xiàng)變革活動都會受到企業(yè)組織復(fù)雜性的影響，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型也不例外，管理者可通過創(chuàng)新管理模式和制定制度規(guī)范以應(yīng)對[5]。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張，對財(cái)務(wù)活動的影響也較大，根據(jù)所屬的經(jīng)營區(qū)域、業(yè)務(wù)職能及相關(guān)政策，企業(yè)需要更新改進(jìn)平臺建設(shè)，以應(yīng)對可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，提高運(yùn)營質(zhì)量。

增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識，逐步改進(jìn)系統(tǒng)機(jī)制。財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營，需要依靠網(wǎng)絡(luò)信息平臺，公司員工通過網(wǎng)絡(luò)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，這就需要保持網(wǎng)絡(luò)信息安全。成立專門的部門，不僅需要網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，還要具備財(cái)務(wù)、運(yùn)營等專業(yè)儲備，能夠預(yù)防網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)，面對突發(fā)的系統(tǒng)故障，也要及時(shí)維護(hù)和檢修，降低財(cái)務(wù)共享的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)更新要與業(yè)務(wù)活動相配套，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，調(diào)整相應(yīng)的業(yè)務(wù)板塊，始終保持?jǐn)?shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、前瞻性。

持續(xù)優(yōu)化流程再造，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享平臺體系。財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展前期階段，以服務(wù)財(cái)務(wù)管理工作為主，引入報(bào)銷、資金撥付等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)模塊。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張，對財(cái)務(wù)工作的要求也在持續(xù)升高，財(cái)務(wù)共享中心需要不斷延伸各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，這就要推動平臺體系的持續(xù)改進(jìn)，提高效率和效用，完善財(cái)務(wù)管理體制。根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)部門提出的合理要求和建議，融入財(cái)務(wù)共享平臺體系中，讓平臺更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)，提供財(cái)務(wù)咨詢、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)評價(jià)等作用，打造財(cái)務(wù)專屬平臺。

提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)管理。財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)專業(yè)水平，直接影響財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)需要持續(xù)投入資源，對財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)培訓(xùn)，重視信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用，有效推廣到各業(yè)務(wù)部門。財(cái)務(wù)共享中心對財(cái)務(wù)工作分工更細(xì)致，除了專業(yè)知識和工作量的提升，還有網(wǎng)絡(luò)信息處理能力，與其他部門人員交流能力，職業(yè)素養(yǎng)與耐心交流同樣需要考驗(yàn)。為了提高員工多技能經(jīng)驗(yàn)，可以實(shí)行輪崗制度，通過各種培訓(xùn)，培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的創(chuàng)新能力，打造優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)。

加強(qiáng)平臺建設(shè)文化宣傳，提高員工主動接受意識。財(cái)務(wù)共享中心，相對于當(dāng)前財(cái)務(wù)辦公軟件，屬于比較先進(jìn)的辦公平臺，而其他部門員工接觸的相對更少。因?qū)ぷ髁鞒淌煜ぃ幌敫淖兊那榫w還是存在的，這就需要提高各個(gè)部門員工的學(xué)習(xí)意識，通過了解財(cái)務(wù)共享中心的便捷和作用，向員工詳細(xì)介紹，邀請相關(guān)專業(yè)人員，開展集中多層次培訓(xùn)，提高大家對平臺的認(rèn)同感，面對有不懂的問題要及時(shí)解答，用工作中實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)在平臺中操作，用工作中的案例提高員工的認(rèn)可度。還要建立平臺運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制，納入績效考核范圍。

結(jié)語

隨著財(cái)務(wù)共享理念的推廣，財(cái)務(wù)管理工作對于企業(yè)管理層決策起到更加重要的作用，財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)新模式，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大的體現(xiàn)。要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營狀況和管理模式，持續(xù)推動平臺建設(shè)與改進(jìn)，為財(cái)務(wù)管理工作和業(yè)務(wù)活動提供更高品質(zhì)的服務(wù)。