機電工程合同管理風險防范與控制分析

朱 驥 李 暉 龔浩杰 上海中船重工船舶推進設備有限公司

改革開放以來，我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅猛，社會生產(chǎn)力持續(xù)提升。機電工程作為與社會生產(chǎn)及人們生活息息相關(guān)的工程項目，其建設規(guī)模及技術(shù)投入水平都在不斷提升。尤其是在新形勢下，我國各類機電工程的投資建設規(guī)模越來越大，涉及到的管理要素越來越復雜化，這很大程度上給機電工程的項目管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。其中，合同管理不僅關(guān)系到各個合作方的核心利益，也關(guān)系到整個項目的建設、運行質(zhì)量及效益。因此，有必要充分結(jié)合當代機電工程項目合同管理的實際情況，對其中存在的不足和問題進行深入分析，實現(xiàn)風險防范與控制方法的創(chuàng)新優(yōu)化。

一、機電工程合同管理風險防范與控制概述

機電工程涉及到機電設備設施的設計、安裝、運行管理，以及部分土建工程的建設施工。在如今社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，我國機電工程的建設規(guī)模逐步擴大，涉及到的技術(shù)及資源類型也呈現(xiàn)復雜化趨勢。而任何機電工程項目的建設施工，都涉及到建設方、承包方、技術(shù)方、供應商、監(jiān)理等多個方面的單位通力合作。在合作過程中，合同的簽訂、執(zhí)行與管理，成為機電工程管理工作的重要部分。在機電工程的合同管理中，風險存在于多個方面，而風險防范與控制水平，將直接對項目建設進度、施工質(zhì)量、造價、安全性等方面造成重要影響。所謂機電工程合同管理風險防范與控制，主要是從機電工程項目涉及到的各類合同、協(xié)議入手，對項目合作及推進過程可能存在的風險進行識別，并針對性制定防范、控制及緊急處置措施的管理過程。在現(xiàn)代機電工程的項目管理理念下，風險防范及控制是全面落實“事前管理”和精細化科學管理的重要措施[1]。所謂風險管理，即管理者與被管理者共同根據(jù)項目內(nèi)容的實際情況，結(jié)合相關(guān)專業(yè)技術(shù)、管理知識和經(jīng)驗，對項目推進過程可能存在的風險問題進行預見性分析識別，同時做好風險影響因素的提取，再從技術(shù)、管理等角度提前制定相應的風險防范、緊急應對措施，以有效規(guī)避各類項目風險，或是降低風險問題發(fā)生概率和不良影響。從機電工程項目的實際情況來看，由于合同涉及到項目設計、施工、運行管理等多個方面，對項目質(zhì)量、安全、進度、效益等都有決定性影響，因此關(guān)于合同的風險防范工作是很重要的部分[2]。

二、機電工程合同管理中的風險類型及影響因素分析

(一)風險類型

機電工程合同管理中，涉及到的風險大致可以分為客觀風險和主觀風險兩大類。客觀風險主要是指現(xiàn)行法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關(guān)制度影響下產(chǎn)生的風險，由于工程合同是基于法規(guī)及行業(yè)標準制度制定的，因此，當這些法規(guī)、標準、制度尚不完善、存在漏洞，或是與行業(yè)發(fā)展趨勢、項目實際不匹配時，就會出現(xiàn)一些非人為的風險。通常情況下，這些客觀風險是較難通過主觀努力去規(guī)避的，而如今相關(guān)行業(yè)發(fā)展愈發(fā)成熟、法規(guī)制度越來越健全的情況下，客觀風險也越來越少。主觀合同風險是指受到合作方、合同編織者、執(zhí)行者及管理者專業(yè)水平、管理理念、經(jīng)驗儲備或信譽影響的風險，這些風險因人為因素發(fā)生，也可以通過人為因素進行規(guī)避和控制。在主觀合同風險中，一部分是相關(guān)單位及人員為了自身利益，在合同中通過設置一些條款，將風險轉(zhuǎn)移給合作方；另一部分是相關(guān)單位或人員由于缺乏相關(guān)專業(yè)知識、經(jīng)驗，或是審核評估失誤，導致自身承擔相關(guān)風險。

在機電工程中的合同風險是一個相對的概念，其中很多風險有一個“此消彼長”的規(guī)律，即合同簽署方之一承擔某項風險的概率降低，那么另一方的相關(guān)風險概率升高。所以合同編制、簽署過程中的風險控制，也是雙方洽談或博弈的關(guān)鍵點。例如，在建設方招標以及與施工方簽署施工合同時，建設方希望能夠壓低造價以獲得更高的利潤，而對施工方來說造價與自身利潤相關(guān)，若在合同條款中設定的造價控制目標過低，意味著施工方所面臨的風險較高。

機電工程的合同類型多樣，涉及到的內(nèi)容較為復雜，風險類型也更為復雜，尤其是一些技術(shù)合同如果沒有確保技術(shù)標準、內(nèi)容的不明確、不規(guī)范，都可能導致合同執(zhí)行過程中存在一些問題。例如，在機電技術(shù)快速發(fā)展以及國家相關(guān)行業(yè)標準逐步規(guī)范的情況下，如果發(fā)包方和承包方在擬定合同時出現(xiàn)技術(shù)標準不一致的情況，在機電設備供應、安裝及運行管理時，會給項目埋下一定的隱患。

(二)影響因素

機電工程的投資建設規(guī)模大、技術(shù)資源投入多，合同風險貫穿于項目籌備、設計、建設、運行管理等多個方面，風險防范與控制的影響因素也比較復雜，具體來講包括以下幾個方面：

1.專業(yè)及技術(shù)因素

現(xiàn)代機電工程項目可能不僅涉及到機電相關(guān)技術(shù)，還涉及到土木工程建造、軟件技術(shù)等，因此在項目推進中會受到多種技術(shù)因素的影響。在擬定、簽署及執(zhí)行合同的過程中，相關(guān)合作方的專業(yè)技術(shù)知識、經(jīng)驗儲備，將直接決定其是否能夠有效達到相關(guān)要求。機電工程項目的合作是多個掌握不同資源以及擁有相關(guān)經(jīng)驗的單位共同完成的，而相關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)水平，對合同執(zhí)行效果的影響很大。

2.管理因素

現(xiàn)代機電工程項目的管理難度較大，其關(guān)鍵一點在于所要管理的內(nèi)容較多，存在的影響因素也較多。機電工程項目合同管理中，若不能建立一套完善且合適的管理機制，將直接導致相關(guān)方的風險管控水平降低，進而引發(fā)一系列問題。合同風險管理中涉及到的組織架構(gòu)、制度、方法，都將影響風險防范及控制的實際效果[3]。

3.環(huán)境因素

機電工程的建設周期較長，施工過程中可能面臨不同環(huán)境因素的影響，很多時候環(huán)境的不同對工程的建設及管理方式也有影響。因此，在機電工程的合同管理中，環(huán)境因素也可能導致一些風險問題的發(fā)生。

4.人員因素

這里提到的人員主要是指機電工程項目參與建設及管理的相關(guān)人員，這些人員的專業(yè)水平、經(jīng)驗儲備、職業(yè)素養(yǎng)等，都可能影響項目的合同管理。合同擬定、簽署、執(zhí)行的相關(guān)責任人員如果專業(yè)素質(zhì)不高、缺乏經(jīng)驗，或是責任意識不強，會導致其在工作過程中無法保證合同條款、內(nèi)容符合自身所屬單位利益[4]。

三、機電工程合同風險防范與控制中存在的問題

(一)缺乏科學意識，對風險管理不重視

在傳統(tǒng)工程項目管理理念和模式的影響下，部分單位針對項目的管理工作更多將精力放在施工執(zhí)行管理方面，而缺乏進行合同管理的意識。這主要表現(xiàn)在相關(guān)單位擬定合同時更多是采用固定模板，缺少針對項目實際情況的評估，導致合同中存在大量風險。即使是在合同管理本身的工作中，從責任人員到領(lǐng)導層，都不具備科學的合同管理意識。尤其是很多單位并沒有針對合同管理聘請專門的人員，成立專門的機構(gòu)，而是采取其他崗位人員兼任的情況，導致合同管理并沒有做到專人專管。另外，也有部分機電工程項目方人員仍然停留在傳統(tǒng)事后管理的思維模式，在出現(xiàn)合同管理問題時再進行處理，導致?lián)p失發(fā)生。

(二)缺乏科學管理機制，制度建設不完善

對機電工程項目的合同管理來說，科學的管理機制和完善的制度是很重要的。但是有部分機電工程項目管理方?jīng)]有針對合同風險的防范與控制建立針對性的管理機制。具體表現(xiàn)為相關(guān)組織架構(gòu)不合理，不能將合同風險的識別、防范、控制責任落到實處，相關(guān)單位及人員在相關(guān)問題上回想推卸責任，形成大量的責任真空。同時，沒有結(jié)合項目具體合同的管理情況完善管理制度，相關(guān)單位及 人員的管理工作缺乏科學依據(jù)。從另一個角度來講，機電工程項目管理團隊的合同管理缺乏科學考核，管理或執(zhí)行人員的工作無法受到有效監(jiān)督，導致其無法在工作中做到嚴謹細致，且缺乏創(chuàng)新精神。

(三)管理執(zhí)行措施不合理，方法落后

目前有很多機電工程項目的合同管理采用的措施及方法不合理，尤其是在技術(shù)方法方面缺乏創(chuàng)新和投入。例如，在機電工程的合同資料管理方面，對信息化、數(shù)字化技術(shù)及資源的利用不足，依然大量依靠人工完成相關(guān)信息采集、整理和管理工作，其效率和效果都不理想。同時，信息化平臺建設水平的不到位，導致機電工程項目參與方及相關(guān)人員的溝通效率低下，無法就合同問題及風險進行及時溝通，這很大程度上也影響了相關(guān)合同風險的有效管控。從合同風險監(jiān)督的角度來講，在如今規(guī)模化的機電工程項目現(xiàn)狀中，一些單位沒有針對合同風險防范建立相匹配的數(shù)字化分析體系，關(guān)于風險的識別、防范和緊急處置更多還是依靠相關(guān)人員的專業(yè)能力、經(jīng)驗及應變能力，而這本身也是一種潛在的風險。

(四)人才培養(yǎng)不到位，隊伍建設管理水平低

機電工程的合同風險管控需要大量專業(yè)人員參與，并且需要多個單位、部門及崗位人員的配合。但是如今部分機電工程項目方針對合同風險管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進不到位，無法組建專業(yè)素質(zhì)可靠、職業(yè)水平高的管理隊伍。同時，在將項目實際情況和管理隊伍進行結(jié)合的過程中，也缺乏相應的方法，導致合同風險防范與控制工作無法有序推進。

四、機電工程合同風險防范與控制思路及措施分析

(一)重視合同管理工作，樹立科學理念

針對機電工程合同管理工作，項目方應當深刻認識到該項工作的重要性，從組織架構(gòu)設立到制度建設，對該工作引起足夠重視。在此基礎上，應當改變傳統(tǒng)模式化的管理模式，而將風險管理的科學理念引進到實際的項目管理工作之中。然后，從基層員工到領(lǐng)導層，基于風險管理理論樹立科學的事前管理理念，在工作前期對對數(shù)問題及風險進行有效處置。

(二)建立精細化管理機制，完善風險管控制度

在機電工程項目的籌備、設計、招標等環(huán)節(jié)，積極組織相關(guān)人員從各自代表的單位及專業(yè)職能角度，對項目合同存在的各類風險進行識別，并將這些風險因素進行量化處理。通過全面、動態(tài)化的合同風險識別工作，對相應的影響因素進行分析[5]。然后，在擬定合同條款及內(nèi)容時，有效識別項目合同執(zhí)行中可能存在的問題，并和合作方進行全面溝通、權(quán)衡，將合同風險降至最低。針對一些合同風險，根據(jù)實際情況制定相應的防范及緊急處置措施，并落實相關(guān)責任，做好人員培訓。另外，結(jié)合合同風險管理的相關(guān)要求，完善工作制度、人員管理制度，結(jié)合精細化的責任機制，將風險管理與項目工作考核結(jié)合起來，為合同風險防范和控制打下堅實的基礎。

(三)加強技術(shù)投入，建立信息化風險管理機制

機電工程項目方應當針對項目的合同管理建立完善的信息化管理平臺，落實相應的數(shù)據(jù)庫及資料庫建設，并利用現(xiàn)代化工程管理軟件，全面提高管理效率。在此基礎上，針對合同材料進行數(shù)字化分析，落實多個單位及崗位之間的信息化溝通和協(xié)同管控。另外，項目單位應當在合同執(zhí)行期間，對風險防范與控制效果進行動態(tài)化分析，這不僅有助于為風險管理工作考核提供可靠依據(jù)，還能及時發(fā)現(xiàn)風險管理中存在的問題，并進行有效處理。針對機電工程合同管理中比較常見的變更問題，應當基于信息化平臺做好多方溝通，由專業(yè)人員利用軟件系統(tǒng)對合同變更產(chǎn)生的問題和風險進行量化分析，再以此為依據(jù)落實合同變更，盡可能保障合作雙方的權(quán)益。

(四)重視人才培養(yǎng)，加強隊伍建設

針對機電工程合同風險防范與控制工作的人才隊伍建設，應當重視專業(yè)人員的培養(yǎng)、引進，加強相關(guān)培訓審核，確保責任人員的專業(yè)能力及職業(yè)素質(zhì)都達到合同風險管理工作的相關(guān)要求。同時，通過科學的組織架構(gòu)搭建和完善的制度建設，將責任落實到相關(guān)管理人員頭上，增強其責任意識。另外，應當組織相關(guān)人員進行培訓，讓合同管理涉及到的部門及崗位人員具備足夠好的合同風險識別及應對能力，這不僅有助于提高合同風險防范控制水平，也能夠全面提升項目單位團隊的綜合素質(zhì)[6]。

五、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，機電工程項目的規(guī)模也在不斷擴大，給項目管理帶來了一定的考驗。在新形勢下，項目單位應當重視機電工程項目管理中的合同管理工作，并且建立科學的風險管理理念。在此基礎上，通過科學、完善的風險識別，建立精細化的合同管理機制，并完善相應的組織架構(gòu)及制度建設。同時，也應當加強在合同風險管理方面的技術(shù)投入，建立信息化、數(shù)字化的管理模式，提高管理效率和質(zhì)量。再結(jié)合科學嚴謹?shù)暮贤L險管理執(zhí)行機制，以及到位的人才培養(yǎng)、隊伍建設機制，進一步提高合同風險防范與控制效果，充分保障項目單位的權(quán)益，提高項目效益。