建設(shè)符合地區(qū)發(fā)展的數(shù)字檔案館

蘇小麗

（撫順市檔案館，遼寧 撫順 113000）

數(shù)字檔案館建設(shè)即是對傳統(tǒng)檔案館的升級，也是檔案館新發(fā)展的強(qiáng)大動力。它打破了傳統(tǒng)檔案館查找不便、需要大量庫房儲存并且需要大量人力財(cái)力進(jìn)行保護(hù)等弊端，在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)也為建設(shè)數(shù)字檔案館提供契機(jī)。由于檔案專業(yè)的特殊性，加之檔案館的館藏檔案存量非常大，數(shù)字檔案館建設(shè)不是短時(shí)間內(nèi)完成的，是一項(xiàng)長期的、投資巨大的工程，這就在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)對技術(shù)和管理的要求也就相應(yīng)的增加，同時(shí)在檔案館中如何做好數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案之間的銜接，地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀與人才需求的供給也是數(shù)字檔案館建設(shè)需要思考和處理的課題。

一、加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的制度化，是數(shù)字檔案館建設(shè)的第一要素，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的首要前提

檔案數(shù)字化不是孤立存在的，他與社會信息化的發(fā)展也能夠同步發(fā)展，我們要對各級各類綜合檔案館的數(shù)字檔案建設(shè)制定各種制度，來確保館藏檔案數(shù)字化有條不紊地實(shí)施，首先要制定數(shù)字檔案館建設(shè)中長期規(guī)劃，把該項(xiàng)工作納入館每年的重要工作，制定中長期規(guī)劃時(shí)最好按三年中期、五年長期規(guī)劃。三年規(guī)劃由于人員、資金等客觀因素相對穩(wěn)定，就要結(jié)合館藏實(shí)際優(yōu)化館藏?cái)?shù)字化工作，如：撫順市檔案館就是根據(jù)社會利用檔案的重要程度來優(yōu)先開展涉及人事、土地、勞動、工資等館藏民生檔案數(shù)字化，快速實(shí)現(xiàn)檢索，使利用效果最大化，即不會因領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、資金變動等情況而使數(shù)字化工作充滿變數(shù)，也不會打亂館藏檔案數(shù)字化的整體步伐。五年的長期規(guī)劃除在優(yōu)先館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，按照館藏全宗順序有條不紊地開展數(shù)字化工作，使館藏檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)；其次是完善實(shí)施數(shù)字化工作的各種制度，如：軟件操作、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)庫維護(hù)、信息發(fā)布、保密安全、接收利用、人員管理、監(jiān)理與驗(yàn)收等制度，這些制度規(guī)范了在館藏?cái)?shù)字化過程中所有工資程序，使我們有章可循；第三是對接收進(jìn)館全宗單位檔案數(shù)字化調(diào)研要經(jīng)常性，館藏增量檔案的來源是同級基層檔案室的檔案，不但接收紙質(zhì)檔案同時(shí)還要接收電子檔案，由于基層單位的業(yè)務(wù)主體不是檔案工作，只是本部門行政工作的一部分[1]。特別是近年來退休人員增多，人員銳減，基層檔案工作人員基本都是兼職的，有的甚至是臨時(shí)工作人員，文書、檔案、保密、財(cái)務(wù)、人事等行政工作統(tǒng)攬一身，無暇兼顧檔案工作，再者檔案工作鼓噪乏味，很難有人干時(shí)間長，一年換幾人檔案人員的單位現(xiàn)象存在，有的單位幾年都沒有整理檔案更別提檔案數(shù)字化工作了，這就造成檔案人員素質(zhì)、完成時(shí)限、案卷質(zhì)量等差異給進(jìn)館電子檔案質(zhì)量構(gòu)成威脅，而我們在工作中往往忽略館藏增量檔案調(diào)研經(jīng)常化的重要性，只是一味盯住館藏存量檔案各種制度的建立，使我們在數(shù)字檔案館建設(shè)的路上永遠(yuǎn)在做基礎(chǔ)工作[2]。

二、加大資金投入是數(shù)字檔案館建設(shè)的保證

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)依靠技術(shù)支撐、投資巨大的復(fù)雜系統(tǒng)工程。不僅需要購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備、大型復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備，而且需要投入大量的人力作保障[3]。例如，初步統(tǒng)計(jì)，撫順市檔案館館藏檔案16.5 萬卷，按每卷120 頁計(jì)算共有1990 多萬頁，需要15-20年時(shí)間，約800 萬資金，館藏檔案數(shù)字化工作還需要大量的、穩(wěn)定的數(shù)字化加工人員和現(xiàn)代化設(shè)備，要將如此大量的文字、圖紙、照片、音像等一點(diǎn)一滴輸入、校對、修改、管理、維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等，轉(zhuǎn)換成電子文件，以便于檔案的檢索。目前館藏檔案數(shù)字化資金只列在了檔案保護(hù)費(fèi)中，沒有專項(xiàng)資金保障，造成有資金就干，沒有資金館藏檔案數(shù)字化工作停滯的尷尬局面。這樣繁重的工作，需耗時(shí)數(shù)年甚至更長時(shí)間，況且數(shù)字檔案館建設(shè)也不是一勞永逸的工程，其維護(hù)和使用費(fèi)用極高，需要后期不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)行，所以在實(shí)踐工作中操作起來困難重重，受經(jīng)濟(jì)條件約束極大[4]。各級各類綜合檔案館要爭取到各級領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案館建設(shè)工作的重視和支持，這樣才能有資金來加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)、人員、辦公、設(shè)備等的完善和更新，尤其是要保障數(shù)字檔案館建設(shè)工作有專項(xiàng)資金，否則，這一工作將會受到很大制約，數(shù)字檔案館建設(shè)將是一句空話。而對于大部分的檔案館來說，目前館藏檔案數(shù)字化資金都相當(dāng)有限，省級行政管理部門要積極為數(shù)字檔案館出臺政策，對各市“檔案數(shù)字化”要有具體的進(jìn)度要求。近年來國家、省檔案行政管理部門出臺了《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》保證此項(xiàng)工作有據(jù)可依。我館積極參加《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》，在工作中找出數(shù)字檔案館建設(shè)中的差距與不足，并及時(shí)向市委、市政府打報(bào)告爭取資金和政策的支持，如果得不到相關(guān)部門的資金保障和政策支持，數(shù)字檔案館建設(shè)工作無法開展下去。在“十三五”期間，國家下發(fā)了《“十三五”時(shí)期國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)工作總體規(guī)劃》，2017年-2019年我館積極爭取國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)資金208 萬元，用于館藏國家重點(diǎn)檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)29.5 萬條，全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)326.8 萬張幅，基本完成館藏檔案數(shù)字化量的五分之一，通過此次的國家重點(diǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的任務(wù)實(shí)施，使館藏的歷史檔案更好地為信息資源開發(fā)服務(wù)，為深度挖掘館藏資源打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此項(xiàng)目沒開展前，歷史檔案除在確保檔案實(shí)體安全的情況下，小范圍為編史修志服務(wù)，無法更廣泛地滿期足社會各界想要利用歷史檔案的需求，制約了撫順地區(qū)歷史的研究與發(fā)掘。此次任務(wù)的開展使我們更細(xì)、更深的了解館藏，尤其是挖掘館藏紅色資源，利用紅色資源，傳承紅色基因提供了便利條件，如：挖掘館藏?fù)犴樖奈桓锩攘业纳绞论E完成《撫順英烈年譜》，再如：在檔案局館網(wǎng)站、微信公眾平臺上開辦了“檔案發(fā)現(xiàn)”欄目介紹館藏歷史檔案，受到社會各界觀展人員的認(rèn)可。再者，館藏的新中國成立前紙質(zhì)檔案（1900-1948年）歷經(jīng)120年之久，紙張有變脆、發(fā)黃、發(fā)霉等情況，在數(shù)字化后封存紙質(zhì)檔案利用電子檔案，最大限度地延長了民國紙質(zhì)檔案壽命，提高了館藏檔案的科學(xué)管理水平，使開發(fā)和利用新中國成立前的檔案更準(zhǔn)確和高效。因此，加大資金投入，完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和穩(wěn)定館藏?cái)?shù)字化隊(duì)伍是數(shù)字檔案館建設(shè)的有力保障。

三、規(guī)范館藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本

數(shù)字檔案館建設(shè)中檔案數(shù)字化是重要內(nèi)容，其包含館藏存量和接收的增量檔案。第一，館藏存量檔案要選擇合適的檔案進(jìn)行數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的有效途徑。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長期的艱巨的工作，必須從一開始就確保它能穩(wěn)定運(yùn)行[5]。對于市級檔案館來說，要在短期內(nèi)大規(guī)模地進(jìn)行全部館藏檔案數(shù)字化是不可能的，難度極大，它需要將館藏存量紙質(zhì)檔案，通過檔案數(shù)字化采集設(shè)備進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，并結(jié)合相應(yīng)的圖像處理技術(shù)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)可識別的格式供人們使用。這就要求檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)共享，應(yīng)有一個(gè)可遵循的標(biāo)準(zhǔn)，不至于到數(shù)字化加工完成后形成數(shù)據(jù)孤島，棄之可惜，用之不上。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，就不僅要有彼此兼容的硬件環(huán)境，還要有一致的文件格式，統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、目錄數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等。雖然國家、地方檔案行政管理部門近年來紛紛出臺了針對數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際操作上還大相徑庭，如：“十三五”期間，國家出臺了《“十三五”時(shí)期國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)工作總體規(guī)劃》，主要任務(wù)是對各級各類綜合檔案館館藏民國檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)也出臺了民國檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范和接收標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際工作中與現(xiàn)有的檔案館館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不同，給這部分?jǐn)?shù)據(jù)的資源共享造成一定的困擾。所以在由數(shù)字檔案館的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的體系中，既要確保每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致，又要保證各項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間在內(nèi)容與技術(shù)方面的協(xié)調(diào)一致，這就要適時(shí)地增加備注項(xiàng)和必著項(xiàng)，還要有項(xiàng)目增加或減少功能，只有這樣才能有效地維護(hù)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)在整體上的系統(tǒng)性及與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)間的一致性。第二，嚴(yán)把接收增量檔案入館質(zhì)量關(guān)，提高檔案整體質(zhì)量是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，依據(jù)《檔案法》要求，隨著時(shí)間的推移，存放在基層的館藏全宗檔案應(yīng)陸續(xù)接收進(jìn)館，但是這部分增量檔案數(shù)字化的情況參差不齊，我館館藏檔案全宗大部分截止到1990年，近年來由于我館搬遷等客觀因素影響，使接收進(jìn)館檔案工作滯后。根據(jù)調(diào)研，應(yīng)進(jìn)館檔案近16 萬余卷（件），一部分檔案由于形成的時(shí)間較長。21世紀(jì)初，檔案數(shù)字化還沒有普及，有的是手寫目錄，好一點(diǎn)的是機(jī)打目錄，但是元數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，這部分檔案基本沒有全文數(shù)字化；另一部分是2018年機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革后（撫順市城建檔案館與我館合并），的檔案，很多撤并單位的檔案無人整理更沒有把檔案數(shù)字化工作提到議事日程，更有甚者有的單位這部分檔案無人管理，用麻袋裝著放在庫房角落里無人問津，當(dāng)作閑置的文件材料。加之檔案局和檔案館職能分開，檔案局人員和功能有待完善，指導(dǎo)沒有及時(shí)到位，檔案館接收又不符合接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，如果接收進(jìn)館增加了檔案館館藏?cái)?shù)字化的難度，不接收就散落在基層單位無人問津，再過一段時(shí)間這部分檔案很可能有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，而且這部分檔案的數(shù)量不在少數(shù)，根據(jù)撫順市檔案館的調(diào)研，僅在2018年機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革中撤并單位就有79 家，近十萬余件文件材料，幾乎涉及了整個(gè)機(jī)關(guān)團(tuán)體和事業(yè)單位，在2018年--2021年因進(jìn)一步鞏固和完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的成果，又有幾家撤并或單獨(dú)成立了新的單位，進(jìn)一步弱化了檔案的管理。即使新成立的單位領(lǐng)導(dǎo)有很強(qiáng)的檔案意識想把檔案數(shù)字化承接起來，但是文件材料數(shù)量巨大，缺少必要的檔案數(shù)字化人員，又不熟悉原撤并單位工作性質(zhì)職能，而且還需要大量的資金來完成此項(xiàng)工作，在既沒有資金又沒有人員的情況下，只有把這項(xiàng)工作暫時(shí)擱淺起來，進(jìn)館檔案質(zhì)量都不符合要求，檔案數(shù)字化基本無從談起，更加劇了丟失或損毀的風(fēng)險(xiǎn)，也有的檔案數(shù)字化的單位經(jīng)過機(jī)構(gòu)或人員的更替，數(shù)據(jù)已經(jīng)遺失或部分損壞，使以前檔案數(shù)字化工作前功盡棄，還得重新進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。鑒于此，首先要加強(qiáng)局、館對接收進(jìn)館檔案的指導(dǎo)與協(xié)作。在新形勢、新情況下結(jié)合館藏檔案數(shù)字化實(shí)際，聯(lián)合下發(fā)檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)和接收范圍，標(biāo)準(zhǔn)和范圍的制定既不能過高，也不能夠過低。檔案接收標(biāo)準(zhǔn)過高，由于基層單位的檔案工作只是政務(wù)工作的一部分，不是本單位的主流業(yè)務(wù)，人員和資金都很匱乏，如果檔案接收標(biāo)準(zhǔn)要求過高，無形中增加基層單位檔案數(shù)字化的難度，使他們怎么努力都達(dá)不到檔案的進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，只有放棄該項(xiàng)工作；檔案接收標(biāo)準(zhǔn)過低又增加了館藏檔案數(shù)字化的壓力。

四、加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心

數(shù)字檔案館建設(shè)工作的核心是人才的建設(shè)，人才是基礎(chǔ)。沒有人才作為支撐，數(shù)字檔案館建設(shè)將無從說起。就算是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入，僅懂得計(jì)算機(jī)的一般操作也是不行的，還需要具備一定的檔案專業(yè)知識，更需精通計(jì)算機(jī)知識，才能掌握不斷更新的檔案管理軟件，才能更好地運(yùn)用和操作檔案軟件系統(tǒng)。此外，還需要懂得軟件系統(tǒng)的維護(hù)、管理、完善及系統(tǒng)升級的專業(yè)人才。因?yàn)闄n案數(shù)字化管理是一個(gè)跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。數(shù)字化管理不僅需要精通計(jì)算機(jī)的，而且要懂檔案管理的復(fù)合型人才。撫順市檔案館在開展館藏檔案數(shù)字化過程中一直注重檔案與計(jì)算機(jī)專業(yè)知識復(fù)合型人才的培養(yǎng)，也在逐步完善和優(yōu)化，積極儲備檔案數(shù)字化復(fù)合型人才[6]。首先館藏檔案數(shù)字化加工人員無論是本單位招聘人員還是通過第三方進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化加工的，實(shí)際檔案數(shù)字化工作并不復(fù)雜，但是某些環(huán)節(jié)卻需要豐富的經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的專業(yè)知識，撫順市檔案館指定專門部門，指派一名具有高級職稱的專業(yè)人員具體負(fù)責(zé)館藏?cái)?shù)字化工作，通過市人才市場招聘公益崗位人員來實(shí)施館藏檔案數(shù)字化工作，但是這些人員對檔案專業(yè)比較陌生，存在邊學(xué)習(xí)邊工作的現(xiàn)象，而且工作報(bào)酬普遍不高，極易離職，人員的頻繁更迭和邊學(xué)習(xí)邊工作模式無形中忽略了安全防范，甚至在特定環(huán)節(jié)會出現(xiàn)因?qū)I(yè)上的問題而出現(xiàn)差錯(cuò)并忽略過去，這對館藏檔案數(shù)字化安全將是一個(gè)嚴(yán)峻考驗(yàn)。因此，在實(shí)際工作中提高現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)，開展零散培訓(xùn)與集中培訓(xùn)相結(jié)合的方法，即在工作中如果是個(gè)性問題隨時(shí)遇到問題隨時(shí)解答，是共性的問題在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行集中培訓(xùn)。只有改變現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)，更新檔案工作者知識領(lǐng)域，形成強(qiáng)有力的人才支撐，才能推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。

結(jié)語

21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)主導(dǎo)的世紀(jì)，數(shù)字檔案館的建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢，市級綜合檔案館要抓住這個(gè)契機(jī)，制定合理的規(guī)劃，在重點(diǎn)做好數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作外，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字檔案館有關(guān)規(guī)范的完善，努力解決數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸，使數(shù)字檔案館建設(shè)向著快速、健康和良性的方向發(fā)展。