建筑工程資料收集與整理重要性及常見問題分析

施金秀，李哲玲，羅濤，羅林波，楊林華

（中國建筑第七工程局有限公司，鄭州 450000）

1 建筑工程資料收集整理的重要性

建筑工程資料是記錄施工過程、施工進(jìn)度、施工安全、施工質(zhì)量的技術(shù)文件，是建筑工程項(xiàng)目綜合管理水平的體現(xiàn)，工程項(xiàng)目管理人員應(yīng)重視工程資料的收集整理工作。建筑工程項(xiàng)目的完成都是隨著時(shí)間有序地進(jìn)行，工程施工資料的制作、收集與整理應(yīng)及時(shí)、規(guī)范，必須與工程施工同步，并真實(shí)記錄工程施工的實(shí)際情況，以便整理、檢索和查閱。工程技術(shù)資料的形成與工程質(zhì)量密不可分，通過查閱工程施工資料記錄的內(nèi)容，能夠全面了解工程施工的全過程，為建筑工程第三方在建評(píng)估體系檢查、創(chuàng)名優(yōu)、創(chuàng)文工程項(xiàng)目檢查提供數(shù)據(jù)支撐。工程資料是工程項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，資料的進(jìn)展情況直接影響到工程的竣工驗(yàn)收和結(jié)算。工程資料是工程建設(shè)和工程竣工交付使用的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是城建檔案館中的重要資料[1]。

2 建筑工程資料收集整理的常見問題

2.1 工程施工管理資料

建筑工程項(xiàng)目開工管理越來越規(guī)范，新項(xiàng)目需要從源頭上把好項(xiàng)目開工建設(shè)關(guān)。工程施工管理資料的審查越來越重要，政府對(duì)創(chuàng)優(yōu)、創(chuàng)文項(xiàng)目資料的檢查，農(nóng)民工工資專戶的檢查，都要審查工程項(xiàng)目開工建設(shè)是否符合已經(jīng)完成審批、審核或備案手續(xù)。

工程施工管理資料收集常出現(xiàn)的問題：

1）開工報(bào)告日期與施工許可日期不符。

2）各企業(yè)資質(zhì)證書及相關(guān)專業(yè)人員崗位證書及特殊工種證書不在有效期內(nèi)，證書過期未按照相關(guān)要求進(jìn)行繼續(xù)教育。

3）備案管理人員與實(shí)際管理人員持證數(shù)量不符，專職管理人員不夠，沒有人證合一，例如，質(zhì)量員、安全員現(xiàn)場(chǎng)管理人員數(shù)量低于備案人員，檢查時(shí)出現(xiàn)證書與人員不符現(xiàn)象。

4）報(bào)審的試驗(yàn)、計(jì)量設(shè)備檢測(cè)、校驗(yàn)合格證不齊全或不在有效期內(nèi)[2]。

2.2 工程施工技術(shù)資料

2.2.1 施工方案

工程質(zhì)量是多因一果的問題，影響因素涉及很多方面，其中一個(gè)重要因素是施工方案的選擇。在GB/T 50326—2017《建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范》中提到了技術(shù)方案的編寫，施工單位在施工前組織工程技術(shù)人員編制施工技術(shù)方案，審核、審批，加蓋印章后方可實(shí)施。在實(shí)際情況中，施工方案出現(xiàn)審批手續(xù)不全，方案審批不及時(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)交底時(shí)間和方案審批時(shí)間邏輯錯(cuò)亂，或技術(shù)交底無交底日期。施工方案審批完成后沒有及時(shí)蓋章，專項(xiàng)施工方案沒有加蓋總監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)印章，危險(xiǎn)性較大，工程施工方案無專家論證表[3]。

2.2.2 技術(shù)交底

建筑工程安全事故、質(zhì)量事故時(shí)常發(fā)生，使施工人員對(duì)工程特點(diǎn)、技術(shù)質(zhì)量要求、施工方法與措施和安全等方面有一個(gè)較詳細(xì)的了解，便于科學(xué)地組織施工，避免技術(shù)質(zhì)量及其他事故的發(fā)生，技術(shù)交底內(nèi)容越來越精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化。政府部門、建筑工程第三方在建評(píng)估、公司各層級(jí)巡查，安全、質(zhì)量技術(shù)交底資料都是必查資料。但建筑企業(yè)施工的特點(diǎn)是人員流動(dòng)大，在交底過程中，經(jīng)常出現(xiàn)交底不及時(shí)，技術(shù)交底無交底日期，被交底人簽字不夠，現(xiàn)場(chǎng)交底照片人數(shù)與簽字人數(shù)不符，安全技術(shù)交底簽字后未按手印等問題。技術(shù)交底內(nèi)容簡單，無針對(duì)性，未按分項(xiàng)工程分階段性交底，技術(shù)交底缺乏詳細(xì)的做法要求[4]。

2.3 工程施工記錄資料

建筑工程施工過程中，施工記錄資料應(yīng)是施工過程的真實(shí)寫照，各種記錄資料應(yīng)與施工過程同步形成，施工記錄形成時(shí)間必須與施工順序吻合，因此，要求施工員、質(zhì)檢員根據(jù)實(shí)際施工情況編制施工記錄資料。然而，施工員、質(zhì)檢員對(duì)工程施工記錄資料重視程度不高，在編制過程中存在以下問題：

1）未及時(shí)跟進(jìn)施工進(jìn)度編制過程資料，導(dǎo)致施工工序資料填寫時(shí)出現(xiàn)時(shí)間提前、顛倒，施工順序邏輯不符，出現(xiàn)上道工序未施工完成就進(jìn)行下道工序驗(yàn)收。

2）工程的各種中間驗(yàn)收記錄、隱蔽驗(yàn)收記錄不全，特別是涉及重要分部分項(xiàng)的部位，書寫不規(guī)范，字跡潦草，填寫內(nèi)容、部位不夠明確，未留置影像資料，例如，主體結(jié)構(gòu)工程的鋼筋隱蔽驗(yàn)收，屋面工程的防水隱蔽驗(yàn)收；預(yù)埋預(yù)留線管的隱蔽驗(yàn)收。

3）施工試驗(yàn)記錄未編制，或試驗(yàn)記錄無，例如，防水工程蓄水、淋水記錄，設(shè)備安裝記錄，管道沖洗、消毒記錄。

2.4 施工物資資料

建筑工程施工物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收是為了確保工程所用材料的合格性、可追溯性。對(duì)材料的數(shù)量、品種、規(guī)格型號(hào)，產(chǎn)品資質(zhì)和內(nèi)在材料的驗(yàn)收，是控制質(zhì)量以滿足工程建設(shè)活動(dòng)相關(guān)要求的過程，施工材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收在工程項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。施工進(jìn)場(chǎng)材料的驗(yàn)收對(duì)工程質(zhì)量有一定的監(jiān)督和促進(jìn)作用，認(rèn)真進(jìn)行材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題，也可以提高項(xiàng)目單位質(zhì)量管理水平[5]。

施工物資資料存在的問題包括以下幾方面：

1）施工材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)，合格證、檢測(cè)報(bào)告未隨車攜帶，一般都是復(fù)印件，復(fù)印件未注明原件存放處，未加蓋廠家鮮章，抄件單位未加蓋公章，存在內(nèi)容失真、數(shù)據(jù)有明顯錯(cuò)誤、弄虛作假現(xiàn)象。

2）質(zhì)量保證書、檢驗(yàn)報(bào)告不全，可追溯性差。鋼筋、水泥、防水材料主要通過合格證和檢測(cè)報(bào)告反映材料的質(zhì)量，質(zhì)保資料提供不全，導(dǎo)致無法及時(shí)報(bào)驗(yàn)監(jiān)理單位對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料進(jìn)行驗(yàn)收，現(xiàn)場(chǎng)見證取樣不及時(shí)，材料未能及時(shí)復(fù)驗(yàn)。特別容易忽略輔材的合格證，質(zhì)保書未注明材料、設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、使用部位、代表數(shù)量。例如，某集團(tuán)工程材料報(bào)驗(yàn)管理制度要求鋼筋原材料首批報(bào)驗(yàn)必須有廠家營業(yè)執(zhí)照、出廠合格證、質(zhì)檢證明及明細(xì)、全國工業(yè)生產(chǎn)許可證及明細(xì)，且加蓋廠家鮮章，進(jìn)場(chǎng)材料才可以不是報(bào)驗(yàn)。

3）規(guī)范規(guī)定進(jìn)場(chǎng)物資應(yīng)進(jìn)行抽檢的沒有相應(yīng)的檢查記錄，或抽檢批次不夠，部分材料沒有按要求進(jìn)行復(fù)驗(yàn)。例如，有防火要求的材料沒有防火指標(biāo)、保溫材料缺絕熱系數(shù)指標(biāo)等，并將復(fù)驗(yàn)報(bào)告直接附在工程材料報(bào)審資料后面。

2.5 施工試驗(yàn)與檢驗(yàn)資料

建筑工程施工試驗(yàn)與檢驗(yàn)資料是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的主要依據(jù)，對(duì)確保工程結(jié)構(gòu)安全和使用有著重要意義，也是工程創(chuàng)優(yōu)、第三方評(píng)估體系必查資料，因此，施工試驗(yàn)與檢驗(yàn)資料的真實(shí)、有效、可追溯對(duì)建筑工程極為重要。然而，建筑工程施工試驗(yàn)資料經(jīng)常出現(xiàn)施工及第三方試驗(yàn)、檢驗(yàn)資料不齊全，現(xiàn)場(chǎng)取樣次數(shù)、試驗(yàn)頻率、檢測(cè)數(shù)量不足，試件、試塊未及時(shí)取樣等問題，第三方檢測(cè)資料提供不及時(shí)，分段施工、分樓棟施工后未及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)及出具第三方檢測(cè)報(bào)告，例如，主體結(jié)構(gòu)施工完成后要出具第三方工程實(shí)體檢驗(yàn)報(bào)告，才可以進(jìn)行裝飾裝修工程的施工，但由于樓棟施工進(jìn)度不一致，主體全部施工完成才開始實(shí)體檢測(cè)，導(dǎo)致部分樓棟已進(jìn)行下道工序施工。

2.6 質(zhì)量驗(yàn)收資料

檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收劃分不合理，簽字及內(nèi)容不規(guī)范，原本應(yīng)該由施工員、質(zhì)檢員、技術(shù)人員等分別簽字的資料，基本都由一個(gè)人代簽，失去了資料的真實(shí)性；施工員、質(zhì)檢員對(duì)質(zhì)量驗(yàn)收資料重視程度不高，編制的驗(yàn)收記錄不完整，未按施工工序編制檢驗(yàn)批，出現(xiàn)檢驗(yàn)紕漏編、滯后現(xiàn)象，失去了資料的及時(shí)性；質(zhì)量驗(yàn)收資料報(bào)驗(yàn)及簽字蓋章不及時(shí)，導(dǎo)致做好的質(zhì)量驗(yàn)收資料丟失，失去了資料的嚴(yán)肅性。

3 建筑工程資料收集與整理的措施

將資料收集與整理工作作為工程項(xiàng)目管理中的重要部分之一，建筑工程項(xiàng)目要編制資料收集與整理方案，進(jìn)行方案交底，提高工程項(xiàng)目管理人員對(duì)施工資料管理的重視程度。建筑工程項(xiàng)目建立完善的資料管理組織結(jié)構(gòu)圖及責(zé)任分工表，明確資料編制、收集、整理責(zé)任。

3.1 資料管理員的崗位責(zé)任制

建筑工程項(xiàng)目配備專業(yè)的資料管理員，要具有豐富的資料管理工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)業(yè)務(wù)崗位工作經(jīng)驗(yàn)，并持證上崗。資料管理員要落實(shí)國家、地方以及各級(jí)資料管理制度，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料檔案管理，保障實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料管理目標(biāo)。了解并及時(shí)傳達(dá)工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)部門及當(dāng)?shù)貦n案館等資料，管理部門對(duì)工程技術(shù)資料管理要求的最新動(dòng)態(tài)。開展工程技術(shù)資料管理培訓(xùn)，指導(dǎo)施工員編制施工過程資料，質(zhì)檢員編制質(zhì)量驗(yàn)收資料，實(shí)驗(yàn)員編制試驗(yàn)資料，及時(shí)收集、審查資料的編制情況，確保工程資料的真實(shí)性。

3.2 工程資料收集與整理精細(xì)化

施工方案在編制和制訂過程中按有關(guān)規(guī)章制度有序地進(jìn)行，報(bào)審、報(bào)批流程合格，簽字蓋章手續(xù)齊全，方案與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況一致，相關(guān)專家論證方案簽字、存檔手續(xù)齊全。技術(shù)交底應(yīng)在工序開始前進(jìn)行，交底內(nèi)容詳細(xì)，包括不限于：圖紙要求、設(shè)計(jì)變更及圖紙會(huì)審、施工工序、操作要點(diǎn)、質(zhì)量要求、安全要求、應(yīng)急措施、附圖等，交底簽字齊全，交底留有影像資料。

施工質(zhì)量驗(yàn)收資料按建筑文件形式規(guī)范化、統(tǒng)一化編制，施工員、質(zhì)檢員在編制過程中自檢自查，保證資料不缺項(xiàng)、不漏項(xiàng)，編制與施工現(xiàn)場(chǎng)同步進(jìn)行，工序施工時(shí)間順序填寫不倒置，重要工序隱蔽驗(yàn)收資料不出現(xiàn)同一張照片，簽字蓋章手續(xù)齊全，及時(shí)把辦理完畢的工程資料移交資料室，不得借故拖延或私自留存。

施工物資材料編制進(jìn)場(chǎng)臺(tái)賬，復(fù)檢材料嚴(yán)格按規(guī)范要求批次送檢復(fù)驗(yàn)。施工物資材料的合格證、檢測(cè)報(bào)告至少要廠家提供一份原件隨車進(jìn)場(chǎng)，保證物資材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收的及時(shí)性。進(jìn)場(chǎng)物資材料驗(yàn)收時(shí)要留有影像資料，照片中體現(xiàn)施工方、監(jiān)理方、建設(shè)方的參與、使用部位、材料名稱，驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等。

施工試驗(yàn)與檢驗(yàn)資料編制臺(tái)賬，及時(shí)取樣送檢，在試驗(yàn)與檢驗(yàn)完成后1個(gè)工作日內(nèi)將記錄資料報(bào)送建設(shè)（監(jiān)理）單位簽字確認(rèn)，及時(shí)追回匯總、組卷、歸檔。需要第三方檢測(cè)的工程部位，根據(jù)施工進(jìn)度編制檢測(cè)計(jì)劃，提前協(xié)調(diào)安排檢測(cè)工作。

最后，建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)每月組織內(nèi)部資料檢查并形成檢查記錄，做好工程資料的編制、收集、整理、標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、編目等工作，使工程資料的充分性、完整性和有效性得以體現(xiàn)。

4 結(jié)語

總而言之，建筑工程資料管理專業(yè)水平不斷提高，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料一致性、及時(shí)性、專業(yè)性，使建筑行業(yè)建設(shè)單位、施工單位對(duì)自身資料的收集和整理工作也提出了更高更新的要求，工程信息化管理平臺(tái)、數(shù)字項(xiàng)目平臺(tái)、資料云平臺(tái)推廣，使得工程資料管理的重要性越來越顯著。工程資料管理越來越信息化，項(xiàng)目管理人員必須意識(shí)到工程資料對(duì)建筑工程項(xiàng)目的重要意義，做好工程資料的收集與整理責(zé)任分工工作，責(zé)任落實(shí)到項(xiàng)目每一個(gè)人，提供工程資料管理水平。