地勘單位地質檔案資料信息化建設管理及實踐策略

劉鴻敏 廣東省地質科普教育館

經濟建設水平的快速提高，大幅縮短了各種科研成果從研發到應用的時間，其中，信息技術成果投入使用的影響尤為顯著，在很大程度上幫助各個單位及機構實現了管理效率的提升。作為對檔案資料應用要求較高的行業，地勘單位的地質檔案資料表現出內容繁雜、工作負擔大、難度系數高的特征，因此對實現信息化建設管理有更加迫切的需求。現基于此，圍繞地勘單位地質檔案資料信息化建設進行探討，希望能為其管理工作的開展提供可靠的理論支持，進而推動整個行業的發展。

地質檔案的相關工作在社會發展過程中具有先行性、基礎性，能夠為建設、投資、規劃、開發等多種工作提供詳盡的數據支持，其重要性不言而喻。地勘單位相關工作的價值是通過地質檔案資料實現的，而地勘過程中形成的地質檔案資料又具有內容繁雜和復雜性高的特征，僅靠人力管理時常面臨效率低下的問題。在我國社會經濟高速發展的當下，人力管理已經無法滿足地勘單位地質檔案資料的管理需求，因此地勘單位急需實現地質檔案資料管理工作的信息化建設，從而提升管理效率及管理工作的全面性，充分發揮地勘單位相關工作的價值，使之能夠在社會發展建設中發揮相應的作用。

地質檔案資料信息化建設的重要意義

地質檔案資料是包括地勘在內的各種地質工作及礦產勘察工作的成果，同時也是重要的信息資源。這些資料的載體包括文本、圖表、聲像、電磁介質、標本、樣品等各種數據資料及實物資料，其中，數據資料占了非常大的比重，且在類型上非常豐富。無論是國家工程建設，還是社會經濟發展，對地質檔案資料的應用都非常普遍，而在信息技術被廣泛應用于各個行業的當下，其在數據管理工作中所表現出的高效率也開始受到廣泛關注。結合地質檔案資料的數據信息特征來看，信息化建設能夠充分滿足其在檔案接收、目錄編制、統計、檢索等方面的需求，還能在此基礎上建立快捷高效的檔案信息管理系統，為地質檔案資料線上管理及應用提供相應的功能支持，并最終實現地質檔案資料管理水平及管理效率的全面提升。對于地勘單位來說，地質檔案資料信息化建設能夠推動檔案管理工作職能轉變，使之從原本的管理型轉向服務型，并顯著減少各項檔案管理工作的耗時及人力資源支出，此外，還能在檔案檢索上保證精度、效率和準確性。由于不再沿用傳統實物性材料管理檔案的管理形式，因此能夠避免環境因素導致的檔案損毀等問題。地質檔案資料的信息化建設還能以其高水準的統計分析能力，發掘出現有檔案信息的深層價值，并由此創造出更大的經濟效益及社會效益。

地勘單位地質檔案資料信息化建設的方向

文本、圖像的數字化

對于地勘單位而言，地質檔案資料的信息化建設必然會實現文本、圖像資料的數字化。以傳統紙質形式保存的文本與圖像資料的管理工作，在當前已經逐漸表現出越來越明顯的局限性，其不僅會消耗大量資源，紙質材料對保存環境的要求也使其管理保存風險始終處于較高水平，且紙質材料的統計、整理也會造成較大的工作負擔。而文本、圖像的數字化能夠將管理工作轉移到線上，應用信息技術即可開展，在建立相應信息化管理系統的前提下，其管理工作更側重前期的錄入與對信息準確性的審查，檔案的檢索、保存及其他相關工作依靠系統就可以徹底完成，且系統的高算力也使得相關管理工作的效率得到大幅提升。

檢索流程信息化

信息化的檢索流程能夠顯著提升地質檔案資料的檢索效率，在合理設計開放權限的前提下，還能通過自助檢索的方式同時滿足不同單位的材料應用需求，有效避免了多個相關單位使用同一份資料時資料數量不夠的尷尬局面，因而也能推動相關工作執行效率的提升。具體的方法是相關工作人員通過內網或互聯網進入數據庫，并利用檢索功能在短時間內獲取自己需要的資料，同時，檢索流程的信息化意味著地質檔案資料的共享程度達到了較高水平，依靠信息技術進行的資料管理工作還能夠突破時空的限制，只要擁有相應的終端及權限，就能確保任何相關單位在有具體需求時即時獲取相關資料。

電子閱覽室建設

電子閱覽室是地質檔案資料信息化建設中的重要部分，其能直觀地體現出檔案資料自動化、智能化及信息化的發展程度。在數據庫及管理系統等相關技術的支持下，電子閱覽室可以通過不同終端以各種形式展示不同的檔案資料內容，具體內容包括文本、圖像、數據、模型等。在此基礎上還可以通過加入相關的渠道及途徑支持，對電子閱覽室中存疑或存在誤差的數據加以修正完善，確保資料的準確性與有效性，而權限設置則保證了檔案資料應用的合法性與規范性，為資料安全提供了可靠保障。

信息管理系統研發

地質檔案資料要想實現信息化建設，就需要為之匹配相應的信息管理系統，以確保管理工作能夠獲得足夠完善且精細化的功能支持。在具體的功能上除常見的借閱服務、目錄檢索、檔案日常管理、系統運行維護等之外，還需要在上述功能的基礎上進行進一步細化，圍繞不同檔案的應用需求開發不同的個性化及自定義功能，同時要重視在技術層面對管理工作內容的信息化及規范化處理。另外，信息管理系統雖然能使檔案避免因環境因素造成的損壞及威脅，但同樣會導致檔案面臨一定程度的網絡安全風險，因此還需要匹配加密、防火墻、數據流限制及數據流追蹤等安全防護功能，全面確保檔案資料的安全性及應用可靠程度。

地勘單位地質檔案資料信息化建設面臨的問題

缺乏系統化水準

當前地勘單位已經對地質檔案資料的信息化建設予以應有的重視，但受信息化認知程度、功能開發應用及其他客觀因素的影響，采取的策略難以全面保證檔案資料信息化建設工作的完善性，也因此導致檔案資料管理工作缺乏應有的系統化水準。具體表現為一些地勘單位及相關部門在檔案資料的信息化管理工作上缺少統一的規劃，各單位及相關部門完成的檔案資料信息化建設內容分別由建設單位各自保管，這導致不同類型的檔案資料在應用過程中需要遵循不同的操作流程及操作方法，未能發揮出信息化建設應有的管理效率及管理水準，其本質只是對信息技術的簡單應用甚至套用，故其整體的檔案資料管理情況不甚理想。

資料開發效果不理想

地質檔案資料的信息化建設在某種程度上是為了促進對資料的深入開發，然而，就地勘單位對地質檔案資料的信息化建設及開發程度來看，很多檔案資料的開發及利用尚處于初級水準，未能完全挖掘出資料的深層價值。造成這種情況的原因與地勘單位對信息化的認知程度有直接關聯，部分單位實際上只實現了相關資料從紙質版向數字版的轉化，并未將轉化后的資料應用在更多領域中，同時缺乏對數字版地質檔案資料的深度整合與開發，導致資料價值的開發僅僅停留在淺層，不僅未生成二次信息化開發的線索，而且對已有資源的開發也存在明顯不足。

安全權限界定不明確

由于地質檔案資料反映了地勘工作在不同層面的不同工作內容，且其中一部分工作內容與國家戰略資源直接相關，因此需要制定安全、完善的保密策略，通過規范權限等方式保證相關資料開發及應用的安全性。但由于地質檔案資料整體體量非常龐大，且不同安全層級的資料在檔案的保密層級、解密權限上有不同的規定與流程，導致部分地質檔案資料安全權限的界定工作量巨大且煩瑣，且難以充分界定其保密等級，這使得檔案安全權限的界定及公開程度很難得到有效處理，同時影響了檔案信息化建設的進度與效率。除此之外，一些舊檔案多以紙質形式保存，但由于這部分檔案生成時間較早，其準確性還需進一步深入考究核驗，在得到確切的核驗成果之前，這部分地質檔案資料的信息化處理程度，也是困擾地勘單位地質檔案資料信息化建設的重要問題之一。

地勘單位地質檔案資料信息化建設管理的實踐策略

合理優化管理體制

地質檔案資料信息化建設過程中出現的強獨立性及功能分割問題，需要從管理體制上加以優化和解決，進而有效減少檔案資料信息化建設過程中出現的功能分割問題。要實現這一點，要從全局層面明確不同的管理體制及管理層級，在系統化、全局化視角下明確完成信息化建設后的檔案資料管理需求，并按照不同層級的管理需求匹配不同的管理崗位。在具體的策略上，可以尋求國家地質檔案資料最高管理部門的支持，并向其下屬單位尋求管理機制的建立、完善策略，做好地質檔案資料信息化建設的整體統籌協調工作，以統籌協調工作的原則、要求為基礎建立地質檔案資料信息化建設工作體系。在此基礎上，還需尋求司法及法學界的相關支持，從已有的法律條文中查找、篩選支持地質檔案資料信息化建設的相關內容，并對地質檔案資料信息化建設管理體制及具體工作行為規范加以明確，使信息化建設及其后續管理工作擁有完善的硬性要求，進而整體能夠實現平穩運行。在管理體制中應針對相關材料、檔案、信息的應用流程予以統一化處理，并規范不同部門地質檔案資料的管理策略及方法，確保地勘單位在推動地質檔案資料信息化建設的過程中形成系統化的管理體系，提升檔案在實現信息化之后的應用、管理效率。

加大資料開發深度

從原則上來說，現有地質檔案資料開發深度的加大不是對資料中的內容加大勘察開采力度，而是通過對資料的整合、分析、歸納，以科學的方法探索資料中的地質情報及狀況的開采價值，這部分內容可以借助地質檔案資料的信息化建設實現。在信息技術的支持下，對各類地質檔案資料中相關內容的總結、歸納效率能大幅提高，也能實現對多類型、多來源資料的同時處理，因此，地勘單位實際上是可以借助信息化建設過程完成這方面工作的。考慮到地勘單位在信息技術領域會與以此為主的企業存在客觀差距，因此在技術上可嘗試獲取有關企業的支持，在信息化建設中選擇性地強化地質檔案資料整合、分析、處理的功能，并通過這種功能對已有的地質檔案資料進行深入分析，以科學的理念及方法對信息內容加以歸納，探索其中的價值及形成其他地質構造的可能，進一步將地質檔案資料轉化為生產力，實現對其深層價值的有效開發。從另一個角度來說，即使對這些地質檔案資料進行分析后沒有發現有深入開采或二次開發的價值，但對其進行整理分析的過程也能提升地勘單位工作人員的信息技術素養，進而為地勘單位地質檔案資料信息化建設奠定更堅實的人力基礎。

合理制定信息化策略

信息化策略的制定將在很大程度上影響地勘單位地質檔案資料信息化建設的程度及有效性，同時也能用于解決安全權限界定、保密層級設置及舊有資料建設深度等問題。地勘單位在推動地質檔案資料信息化建設的過程中，必然會面臨不同保密層級地質檔案資料處理的問題，從滿足資料應用及推動信息化建設的角度來看，這些具有不同保密層級的地質檔案資料同樣有數字化應用的需求，因此不能因具有保密層級而被區別對待，要注意，需要區別對待的不是這些資料本身，而是這些資料的價值及保密層級上的要求，因而需要給這部分地質檔案資料設置相應的權限，并確保權限設置與資料的數字化轉化同步進行，以保證資料的安全性。在具體安全權限設置上，需要參考這部分地質檔案資料在紙質狀態時的保密等級，按照保密層級的不同制定不同的安全管理策略，并參考相關法律法規中的要求，對這部分資料的應用權限與應用途徑予以多重防護，為之匹配標準化的公開流程及評價體系，同時也要對涉密地質檔案資料降密、解密內容保持高度關注，積極按照相關要求，對資料的公開權限進行設置。對于舊有的地質檔案資料，則需要加快其數字化轉化進程，可以邀請專業的數字化建設團隊進行有關工作，并由地勘單位提供專業支持，加速傳統介質地質檔案資料中有效信息的轉化與處理，使信息化建設能夠覆蓋不同類型、不同方向、不同年限的地質檔案資料，保證地勘單位地質檔案資料信息化建設的全面程度和系統化水準。

匹配后援支持

地勘單位為地質檔案資料信息化建設匹配的后援支持主要包括資金和技術兩方面。就地勘單位已有的地質檔案資料體量來看，其信息化建設工作無疑需要可靠、完善的技術支持及龐大的資金支持，整個建設過程勢必需要投入大量的資金，且需要保證資金與技術支援的持續性，直至整個信息化建設徹底完成。技術上的支持主要包括軟硬件兩個方面，軟件上需要針對地質檔案資料的管理需求開發出各種與之匹配的功能，且各功能模塊需要具備延展性，方便加入其他更具體的功能；硬件上則需要對各功能加以完善，同時高度重視具體硬件設備的優化升級，從而為地質檔案資料的信息化建設創造良好的運行環境，確保用于地質檔案資料信息化管理的軟件能夠獲得可靠的算力支持。

綜上所述，地勘單位地質檔案資料的信息化建設能夠全面促進資料管理效率的提升，也能在很大程度上幫助地勘單位實現成本控制，還能使地質檔案資料實現全方位的共享，因此，信息化建設無論是在社會效益、經濟效益的獲取上還是地勘單位自身的發展上，都具有非常重要的意義。