以需求為導向的高校職稱評審系統優化實踐

文/武漢大學水資源與水電工程科學國家重點實驗室 蔡瑞；國網武漢供電公司漢口客戶服務中心 周黎；國網武漢供電公司信息通信分公司（數據中心） 龔幸妮

一、高校信息化建設現狀

高校信息化建設為高校教育的改革和創新注入新的活力，也為教育管理人員的工作提供了更多的便利。武漢大學于2013年著手進行人事信息化建設，力求搭建涵蓋人事管理全生命周期的一體化管理平臺——人事信息管理平臺。職稱評審系統作為人事信息管理平臺中最為核心的系統模塊之一，率先完成需求分析與設計，并投入使用。總體來看，系統的使用顯著提升了職稱填報和審核的工作效率，評審過程更加公開透明，系統運轉各方面反映良好。但隨著信息化需求的不斷提升和對信息化認識的不斷深入，原有系統逐漸不能適應發展要求，主要有以下三方面不足：

（一）業務融合的不足。通常在信息化建設初期，都會進入簡單化處理的誤區，即將業務直接從線下搬到線上，用信息化手段實現線下的所有操作和流程。對于簡單的業務可以很快轉化為需求文檔進行開發；但對于較為復雜的業務來說比較繁瑣，開發出來的系統體現不出信息化的優勢。

（二）數據融合的不足。數據融合不足一直是影響高校信息化建設成效的重要問題。不同于政府部門自上而下的一致性、權威性；也不同于企業通過數據整合形成數據資源；高校的數據融合從來不是一帆風順的事，在推進“智慧校園”過程中，數據融合管理成為高校普遍存在的困擾。

（三）服務融合的不足。服務融合包含兩層含義：一是管理本身對服務的理念，應充分利用信息技術的優勢，加強管理工作研究，提升服務質量；二是系統要站在用戶的角度去思考，去設計，把握好用戶的使用習慣，為用戶提供便利。

為應對以上不足，從2017年起，學校啟動職稱評審系統升級改造工作，從業務、數據、服務三個維度展開更為細致的需求調研和系統優化設計。

二、需求調研與分析

需求分析主要采取問卷調查和現場座談相結合的方式。問卷調查主要面向人事秘書和近五年申報職稱的教師，共發放問卷235份，收回有效問卷178份。組織現場座談6次。綜合問卷和座談，我們發現教師和人事秘書關注的問題主要集中在以下五個方面。

（一）重復填報問題。職稱評審有大量信息需要填報，其中有姓名、出生年月、學歷、資歷等基本信息，也有論文、項目、獲獎、專利等業績信息，一年申報不通過，來年還要再逐項填一遍，并且所填信息大多還會在各類考評以及獎勵獎項申報中重復填報。已有職稱系統內部各批次數據之間沒有融通，職稱系統與其他系統數據互通，“信息孤島”現象比較嚴重。

（二）材料認定問題。論文、項目、獲獎、專利等業績信息的真實、準確、有效是職稱評審工作的重要基礎和前提。院系、學校在審核認定時一般都需要教師提供業績材料的佐證，少則十余項，多則數十項，今年沒有通過評審，來年還要重復認定，這些重復性認定工作牽扯了教師們大量精力。已有職稱系統雖然提供了材料認定的線上審核，但缺少人性化設計，操作繁瑣且容易出錯。

（三）流程管理問題。職稱評審周期長且程序嚴謹，從個人填報、公開展示、院系審核、院系評審、學校復核、學校評議等各個環節都有操作規范和具體要求，但人事秘書崗位更換比較頻繁，新的人事秘書往往對整體控制與管理缺乏經驗，甚至會影響到整個評審工作的順利進行。已有職稱系統雖然也有基本控制，但表達不夠清晰，尤其是在認定程序和表樣的功能定位上還有歧義。

（四）公開展示問題。材料的公開展示可以更廣泛地調動群眾加以監督，為程序的公平、公正保駕護航。但公開展示一般由院系進行操作，已有職稱系統缺少對公開展示時間和范圍的監督和控制，有些院系敷衍了事，沒有將展示工作通知到位，導致觀摩材料的老師并不多，一些老師甚至根本不知道材料曾經展示過，展示沒有達到預期目的，效果并不好。

（五）評審投票問題。紙質投票容易產生廢票的情況，在候選人較多、評委也較多的情況下，唱票、計票、統票花費的時間比較長，也更容易出錯，會影響到評審會的流暢性，評委感受度也大打折扣。已有職稱系統雖然設計了會議投票的模塊，但在配票模板的靈活性、票選結果的保密性及可追溯性等方面還欠缺考慮。

三、職稱評審系統的優化方案

高質量的職稱評審系統需要豐富的業績數據做基礎，才能實現業績數據推送的精準化，進一步實現功能設計的人性化。經過分析，從以下三個方面提出針對性的優化方案。

（一）以業績數據為基底，建立并完善立體綜合的業績數據庫。當前高校科研信息系統普遍存在缺乏頂層設計的情況，無法有效適應當前的發展要求。但新建職稱系統必須解決科研成果的復用問題，在缺乏科研信息系統有效支撐的情況下，人事部建立了自己的教師業績數據庫（如圖1所示）。主要做法有：1.通過對接本科生院、研究生院、科發院、社科院、圖書館等相關部門，按照標準、完整、精準的要求，采集整理教師教學、科研、社會服務等業績數據。2.對于業績成果庫中已經收錄的數據，教師在進行業績填報時可直接引入；對于有時滯或有異議的數據，通過手動新增方式填報，上傳佐證材料并推送相關職能部門審核。3.所有填報并經審核認定的數據通過業績成果庫發布共享，教師在申報其他獎勵獎項或參加下一年度職稱申報時可直接調取使用，無須再次填報和認定。

圖1 職稱系統和教師業績數據庫關系示意圖

教師業績數據庫的建立解決了數據復用的問題，為教師申報職稱提供了便利。

（二）以用戶需求為牽引，調整優化業務工作流程。一是調整優化填報材料。系統進一步厘清審批表和評審一覽表的功能定位，審批表包含申報人的完整業績信息，用于資格審核和程序記錄；評審一覽表則主要呈現申報人的業績貢獻和成果綜述，作為上會材料提供給評委。根據表格不同的功能定位進一步優化字段設置。二是動態調整系統流程。進一步提高系統的靈活性，可以根據最新發布的政策，動態調整表樣相關字段及相關表述，以便于將政策的局部調整或政策引導的評價重點更加直觀地傳遞給申報人。三是強化公開展示。系統中設計了校院兩級公示環節，在每一級評審結束后都可以選擇公示的時間段和面向的對象范圍。教師登錄系統即可查看公示人選及相關材料，既方便又快捷。四是實現快捷表功能。系統為申報人設計了快捷表功能，申報人可以從以往已經填報審核過的批次中選擇需要的數據導入，實現信息一次填寫、隨處可用及信息復用的功能。五是開發在線審核功能。設計了在線審核模塊，審核結果可以及時反饋給申報人，申報人也可通過該模塊與院系和職能部門審核人再溝通，有效避免信息不對稱引起的來回奔波。

（三）結合評審要求，大力推進會議評審模塊建設。會議評審模塊借助現代化通信設備，將線下紙質瀏覽與線上平板投票相結合，實現按需配置選票和評審規則，并實現專家簽到、表決、統計、打印的全部流程。

會議評議系統功能結構如圖2所示，分為會議配置、流程管理和日志管理三個模塊。

圖2 會議評議系統功能結構圖

在會議配置模塊中，關鍵環節是投票規則管理。常用的投票有計票制和打分制兩種，會議評議系統要能兼容這兩種投票方式，同時對同票等特殊情況要有處置辦法，避免出現多票、廢票等情況。

流程管理模塊的設計更多考慮的是如何完美配合評審會的各個流程，增強會議評議的儀式感和流暢度。

日志管理模塊是會議評議系統被廣泛接受的重要保障，有三個重點必須實現：一是投票結果可追溯。二是投票異常值可分析。三是日志數據絕對安全。

四、建設成效

（一）全流程線上操作，實現了教師、管理人員的雙減負。職稱管理系統包含個人申報、院系審核、職能部門審核、院系公示、結果上報、學校復核、學校評審等多個模塊。除了上報結果時需要紙質材料留檔，其他各環節都實現了無紙化。同時職能部門線上審核、線上反饋審核結果也節省了大量的溝通成本。目前我校每年都有各系列3000多人申報職稱，所有申報、審核、評審工作都能在1個月內完成，職稱系統的支撐是必不可少的。

（二）完善的業績數據庫，提高了職稱工作的精細化水平。業績數據是職稱申報、審核的重要基礎條件。目前職稱系統的業績數據庫收錄的數據有36萬多條，每年約從本科生院、研究生院、科發院、社科院、圖書館采集、整理數據2萬多條，同時還會不定期對數據庫進行補充更新。通過引入教師業績數據庫的概念和“檢索—引入—審核—共享”的工作機制，教師業績數據越來越準確，標識越來越豐富，可以提前對教師業績成果表現進行評估分析，為指標分配等關鍵性決策提供參考。

（三）通過線上痕跡管理形成問題倒查機制，保障了職稱工作的公平公正。會議評審系統的建立保障了職稱評審會議的順利進行，形成了簽到、表決、統計、唱票、打印、簽字的全流程管理。同時會議評審系統的操作日志可以對投票的所有環節和操作進行記錄，會后結合公示的反饋信息對評審結果進行分析，判斷可能存在的問題和風險，進一步為優化評審機制設計、規避問題等提供參考依據。

五、結語

建設專業技術職稱信息化管理服務平臺能夠解決和實現平臺統一、快速申報、高效評審、及時統計等具體問題，同時管理方式的改變、管理的精細化水平和專業化水平也要隨之提高，作為高校的管理人員，要積極參與到系統設計中去，用信息化的思維去調整優化管理工作，將其推向更高的層次。