法治環境下檔案管理工作體系建設研究

文/航空工業昌飛公司 李益樂 李小春

堅持全面依法治國是檔案職業發展面臨的新環境，企業檔案工作要全面推進依法治檔，提升檔案管理法治化水平。新一代信息技術與企業生產制造的不斷融合，進一步導致企業檔案面臨的法律環境更加復雜、多變。2019年修訂的《檔案法》總體思路中明確提出要加強檔案信息化建設，明確電子法律效力，完善監督檢查措施，使《檔案法》適應國家治理體系和治理能力現代化建設戰略部署。檔案事業要想長久生存和發展，就必須立足實際完善相關制度，尋求新時代檔案管理工作體系模式，告別“頭痛醫頭、腳痛醫腳”的管理思維模式，形成一個不斷應變、不斷發展的“生命體”。

一、依法治檔的基本內涵

企業依法治檔是指在發展中國特色社會主義法治過程中，堅持以全面依法治國為指導，建立完善的檔案工作法律法規體系，以法律為尺度和準繩，嚴格按照檔案各方面的工作制度執行，形成檔案管理依法而治的法治工作狀態，促進企業發展。

檔案法治是依法治國在檔案事業領域的重要體現，也是檔案事業發展的必然選擇。一方面，依法治檔要建立一個完善的檔案管理工作體系；另一方面，檔案管理要做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，最終創造一個檔案工作法治化的健康發展生態環境。

二、依法治檔的必要性

新時代在全面依法治國環境下，全面推進依法治檔工作，是貫徹落實依法治國戰略的重要體現，有利于檔案工作法治化，推進新時代檔案管理工作體系構建。

（一）依法治檔是檔案事業發展的必然選擇。在依法治國戰略、建設法治企業全面深入實施的新背景和新環境下，依法治檔是保證新時代檔案工作健康有序發展的要求，也是貫徹落實依法治國方略的重要體現。依法推進檔案工作建設，助推法治深入企業的方方面面，提升企業市場的競爭力。

（二）依法治檔是構建新時代檔案管理工作體系的客觀要求。檔案法治建設，是新時代檔案工作健康開展的重要依據。依法治檔要求我們不斷完善相關法律法規體系，促使企業檔案工作規范化、健康化、信息化，推動檔案工作適應新時代企業“走出去”戰略的進一步推進和企業智能制造發展的要求，化解和防范檔案工作中遇到的新問題、新情況，構建新時代檔案管理工作新模式體系，促進檔案事業的可持續發展。

三、法治環境下檔案管理工作體系構建

目前，在法治環境下，企業制造向著數字化、網絡化、智能化的方向主攻，智慧檔案管理成為企業發展的必然趨勢。建立智慧型檔案管控模式，規范化管理檔案資源，形成法治環境下生態健康的檔案管理工作體系，成為檔案職業發展研究的方向。

要在依法治檔的環境下智慧管控檔案工作。其本質在于檔案數據被賦予背景后成為信息，規則化的信息經過整合形成知識，知識運用于決策形成智慧，從而實現檔案管理的自組織、自驅動、自適應、自創新、自進化、自約束。智慧檔案管理工作體系（見圖1）要求把部門當作一個智慧生命的組織，建立起檔案業務域綜合管理的數據、信息、知識和智慧系統，不斷整合積累各業務域的大數據，防范業務域管理的風險，分析業務域管理工作的失誤與員工狀態特征的相關性，逐步形成管理的智慧，走向落細落小、抓易抓早的預防式管理，最終提升管理的效率，對價值創造形成有力的支撐，為企業核心能力建設工作保駕護航。

圖1 智慧檔案管理工作體系“五步走”模式

（一）構建依法治檔工作體系環境。根據全面依法治國的要求，要強化依法治檔在檔案工作中的主導作用，積極構建依法治檔工作體系環境。一是以標準化業務建設為抓手，規范化管理企業檔案。通過規范企業檔案管理的種類，方便檔案的收集、整理和查閱利用。加大企業檔案管理與信息化技術規范的融合，推進檔案資源在新技術環境下的數據融合、業務融合，實現跨部門、跨業務的檔案協同管理服務，建立規范化的檔案數字資源管理。如在規范化管理工具方面推行綜合平衡積分卡、管理者標準化作業、管理信息化；在規范化管理業務流程方面，按照業務模塊之間的關系運用表單傳統業務流程，使業務工作顯性化，讓“表單辦事”成為全員行為準則，推動企業檔案管理“法治化”真正落地，實現流程中的“事找人”，并從“流程、規范、表單、制度、信息系統”五個維度管理檔案，固化管理標準。二是以制度化管理舉措為重點，健全檔案管理制度和流程，檔案業務融入企業科研生產流程中去，使檔案工作在法律法規中健康運行。

（二）構建檔案管理工作業務域的“生命組織”。人才是檔案管理的主體，在檔案法治管理工作體系構建中起建立作用，要不斷完善體系，使之成為一個不斷應變、不斷發展的“生命體”。規范化檔案人才管理開發標準，建立起一套完善的檔案人才管理開發系統，規范化檔案管理主體之間的關系、職責、發展方向，使之能健康生存和長久發展，而不是改造自己，使自己成為一個“超人”。按照檔案工作各業務發展方向及需求，修訂完善檔案部門人才發展規劃，包括組織架構、人員分工、工作職責、長短期目標、獎勵機制等內容，建立起生命組織的“脈搏”，將檔案人才發展納入企業人才發展的標準化內容中去。培養檔案法治人才，保證企業檔案法治建設的進度和質量。目前，隨著時代的發展，對檔案人員提出了更高的要求，由于對先進信息技術掌握能力的缺失和依法治檔理解的偏差，造成檔案館復合型人才比較欠缺，導致法治環境下企業檔案管理工作體系建設中出現需求與設計脫節。另外，部分檔案管理人員缺乏學習專業知識的主動性，碰到實際問題時，缺乏創新意識。構建合理的人才發展規劃，加強依法治檔人才的可持續培養。在實施依法治檔的過程中，依“法”是前提，而依“法”的前提是要檔案人員學習知道“法”，懂“法”，了解“法”，才能依法治檔。在工資待遇方面，不斷提升檔案人員待遇，肯定工作內容，激發檔案人員潛力。這些都直接加快了企業檔案管理工作體系建設。提升企業人員法治意識，有利于依法治檔工作的持續開展。通過“6·9”國際檔案宣傳日、檔案培訓等強化檔案法治宣傳，豐富企業員工對依法治檔的知識，營造和諧的企業檔案法治環境。

（三）構建檔案管理工作業務域的“數據系統”。企業規范化檔案數據系統建設包括檔案數據的產生收集和數據資源結構的開發利用兩方面。檔案數據接收必須清楚企業有哪些業務流程，每個業務流程中有哪些數據需要歸檔保存，檔案管理人員要在哪個業務流程環節管控數據歸檔，歸檔由哪個責任者完成，并由誰來對數據進行審核等一系列問題。如構建流程引擎，將檔案數據收集定義到企業流程引擎中，完成與企業各流程信息接口搭建，實現數據歸檔，收集單位各流程信息系統的數據。

企業業務流程是公司生產運營管理的現在反映，也是公司進行管理創新活動的基礎，只有對管理現狀徹底了解，完全掌握，才能發現檔案數據管理工作中的問題，找出影響效率、質量、成本的關鍵瓶頸和環節，進而有針對性地進行改善，最終徹底解決問題。加強業務流程梳理，建立企業基于流程驅動業務模式的信息系統。將檔案工作納入企業信息化流程當中，實現各業務數據自推送到企業檔案數據資源管理系統。企業可以通過編制各業務域相關“應知應會”手冊、各業務域涉及人或物等動態維護工作信息庫；通過整理集團、公司及部門的各業務域檔案利用類型、次數，把部門和同行業需求納入部門的各業務域問題大數據庫；通過采集部門各業務域管理小組和全員的各業務域相關行為數據，形成部門各業務域行為事件庫，方便檔案資源的開發和利用。

（四）構建檔案管理工作業務域的“信息系統”。把有背景的數據轉化為信息，搭建檔案信息知識化表現平臺，活化檔案信息，從管理驅動到利用驅動的角度，促使檔案數據全周期一體化，即充分利用現代科技手段和信息技術對這些非結構化信息、多媒體信息和用戶信息進行分析。高效組織數據，從單一平面到立體多維形式化表達數據，及時傳遞出業務域綜合管理工作的狀態信號。制訂各業務域綜合管理評價辦法，自主開展各業務域管理。

（五）構建檔案管理工作業務域的“知識系統”。把有規則的信息轉化為知識，形成管理經驗。信息的知識化是知識與信息技術融合起來應用到數字檔案館建設中去，匯集企業各業務域檔案信息，通過數據挖掘分析與各業務域相關檔案，形成各業務域知識庫；在各業務域知識庫的基礎上，及時修訂二級管理制度；完善部門各業務域培訓教材、試題和各業務域相關手冊，提升各業務域相關知識的傳承效率。檔案管控系統將深度感知的數據通過檔案平臺，展現共享給利用者，把信息變成知識，把知識變成智慧，形成活檔案，吸引和滿足利用者需求。

（六）形成法治環境下檔案管理工作的“智慧系統”。在數據、信息和知識系統的基礎上，通過特點研究，結合利用者實際情況，建立多種檢索方式，逐步走向精準管控。按照設定好的要求自動匯總各類文件，定期推送給相關人員利用；將數據庫中數據進行結構化分析，深入挖掘檔案知識，為檔案人員編研工作提供素材；建立面向企業檔案服務對象的信息庫，分析利用者利用數據進行預測性服務，能夠明確企業智慧檔案建設重點。選用標準性、有效性和高效性組號的數據檢索方法，筆者推薦自適應ACA算法，高效推進檔案利用效率。

面對不確定的時代，企業檔案工作堅持在“依法治國”的框架下依法治檔，在新一代信息技術的沖擊下開展“智慧檔案管理”探索研究，永遠走在服務企業戰略目標和檔案事業規劃發展的路上。技術是把“雙刃劍”，物聯網、云計算、大數據等新一代信息技術加大了企業檔案管理工作的風險。同樣，我們也可以借助新技術及其思維，完善檔案管理法治環境，推動企業檔案工作順應時代，在依法治檔環境下實現“智慧檔案管理”，推動法治化的檔案管理工作體系構建。企業檔案管理工作只有在新時代順應歷史潮流，找準發展定位，吸收先進管理理念，運用新技術，不斷努力完善管理體系，檔案事業才能突破自我，更上一層樓。