如何提高抽水蓄能電站工程項目檔案服務利用效果

文/安徽響水澗抽水蓄能有限公司 李思儀 周婷 李亞平 曹嵐

隨著行業標準的不斷提升，在實際的工作中，抽水蓄能電站工程檔案管理往往存在破損丟失情況嚴重、無法快速有效查找、生產期一線人員無法及時利用檔案等情況，影響了檔案對于項目的服務效能。因此，需要采用一定的優化措施，讓檔案服務效能既解決當前遺留問題，還能滿足新行業標準要求，從而讓項目保質保量進行。

一、抽水蓄能電站工程項目檔案的特點

（一）來源復雜且數量龐大。工程項目建設的特點之一就是周期長，在整體的建設周期中，又包含了較多工序和流程，如立項、設計、審批、招標、施工、生產、運維等階段。在項目各個周期，又會和政府部門、施工單位、設計單位、運維單位等其他部門或項目相關組織產生信息交互，這樣就會產生來源不同的大量文件。比如抽水蓄能電站工程在立項審批時，需要完成項目可研報告、環評報告、取水審批等，而這些文件和審批又來自于不同的行政部門。除此之外，在施工決策中，分建單位經常高達幾十家，而期間形成的招標、合同、工程建設等資料更是數目龐雜。

（二）與工程項目同步形成。工程項目和工程檔案可以同步進行，由于工程項目的流程都需要記錄，因此當項目開展的時候，對應的資料或文檔或標準化文件就會隨之形成。隨著流程的復雜化，檔案信息的數量必然會逐漸上升。所以說，工程檔案收集工作和工程建設項目是雙生關系，檔案信息的整理應該在該階段完工后及時進行。

（三）涉及專業和行業較多。工程項目的復雜體現在其包含的組成工序較多，如電路工程、防水工程、基建工程、綠化工程等，而各個工序的檔案呈現形式又不盡相同，因此需要對龐雜的資料進行分類管理；但同時各道工序又緊密相關，比如在抽水蓄能站的設備檢修中，檢修人員的作業流程必須依靠設備安裝人員提供的對應參數進行。這讓最終的檔案管理不僅要把各個環節的參數核對無誤，還需要對各個工作環節之間的銜接流程非常明確。抽水蓄能電站工程流程復雜，設備種類多，在歸檔管理時需要保證各個流程資料的原始性和完整性。同時，需要對各個流程進行有序管理，保證其關聯性和易查性。

二、抽水蓄能電站工程項目檔案管理服務問題

（一）檔案生命期管理工作隨意性強。根據實際情況來看，抽水蓄能電站工程建設周期較長。工程檔案在保存中容易出現裝訂開線、內容模糊等問題，保存周期越長，工程檔案由于風化程度和借閱程度的提高更容易出現破損情況。比如，對于5年以上的項目檔案，檔案資料信息的完整度僅為40%左右。除此之外，仍有25%左右的檔案存在不同程度的破損情況。對于抽水蓄能電站工程這種重大工程項目，檔案完整度會高于常規項目，同樣以5年以上的項目舉例，其破損率也接近7成，再利用價值已不復存在。已經批準校對的技術數據通常隨機存儲或簡單裝訂。結果，不僅最終項目中的檔案質量標準不統一，而且在后期項目應用檢索檔案時，查找成本會不斷提高。還有一點就是存檔混亂，以及因主次文件無法分離而損壞重要文件的問題。同時，在借用項目文件時，審批流程復雜，文件難于查找，歸還文件時不檢查完整性和損壞情況，這種不合理的使用和查找流程都會降低文檔壽命。

（二）檔案管理服務流程混亂。抽水蓄能電站工程規模較大，涉及勘察、設計、施工等諸多單位同時合作的情況。當參建單位過多時，一旦沒有明確的工程檔案的歸檔、整理規范，結果是各個公司生成的項目文件的內容、結構、質量不一樣，沒有統一的歸檔，各個部門職能和流程之間銜接程度低，“信息孤島”問題發生，導致文檔的利用率遠遠低于正常情況。由于參建單位諸多，各個部門之間的工作協同程度低，參建單位的相關資料審核標準也是五花八門，就會導致檔案管理服務流程混亂的情況發生。在工程項目驗收過程中，一般都會成立驗收小組進行驗收工作，但在驗收過程中，沒有根據項目設計施工流程進行驗收，而抽水蓄能電站工序復雜，沒有根據項目完成時間，也就是資料形成的周期、分類進行分類管理審核，最終會導致檔案驗收效率不高的情況發生。大部分項目檔案管理工作中，審核標準較為粗糙，一般會按檔案歸檔范圍和保存期限表的時間要求、保存是否完好等粗糙指標進行判定，一旦沒有達到這些標準，就會直接對未通過審核的檔案進行銷毀。與此同時，在現有的管理模式中，存在諸如檔案價值鑒定、銷毀記錄等中間流程缺失的情況。這種流程上的漏洞，會造成一些不可逆的檔案管理危機事件，如部分永久保存類文檔，由于其他文檔的原因而被銷毀，而銷毀行為又沒有銷毀記錄這一流程存在，后續在查找和利用上又會出現紕漏。

（三）檔案管理服務信息化程度低。目前部分抽水蓄能電站工程檔案的管理僅存在于紙質檔案的傳統管理手段上。工程檔案的形成和工程建設基本保持同步，但檔案收集都需要以項目或工序結束為節點，也就是說，在節點未來臨之前，紙質文件只是簡單地收集整理，電子文檔的拍攝記錄等工作存在缺失的情況。與此同時，項目中的電子文檔、設計圖紙等資料無法徹底歸檔。這就形成了信息化中的傳統模式，一旦項目未達到歸檔節點，大部分項目資料只能以紙質形式存在。而在此過程中，一旦出現項目檔案的借閱移交情況，檔案損毀丟失的概率大大提高，不僅會導致檔案管理服務利用工作價值大打折扣，對于后續的歸檔也造成極大的困難。這種和實際需求不匹配的方式會導致原始檔案頻繁借出，其破損率自然會提高，從而導致原始檔案資料的使用價值和周期大大縮水，也不利于后續的編研工作。另外，這種單一的方式無法滿足多群體借閱，由于原始檔案僅有1份可借閱，當多部門需要時，就只能滿足其中一方，這和檔案服務項目的初衷背道而馳。當電子檔案未歸檔或者電子檔案信息系統無法工作的情況下，使用者必須借閱原始紙質檔案，借閱效率大大降低。

三、檔案管理服務利用效果提升措施

（一）檔案管理生命周期管理優化措施。在項目的檔案評估階段，如果項目數據具有較高價值，檔案辦公室首先根據檔案價值表對項目數據進行評估。歸檔期間，檔案館將根據項目文件類型繼續對具有歸檔價值的資料進行分類，形成項目最終文件。如果文檔生成部門判定對應文檔沒有歸檔價值，需要將文檔還原到制作部門，文檔制作部門繼續對知識庫進行分類。沒有價值的技術資料需要根據流程開展銷毀工作，稍微重要的資料由文件創建部門保存。在工程檔案歸檔階段，施工單位項目管理人員將通過驗收的工程檔案根據檔案類型、形成時間等原則進行分類、排序后，經施工單位檔案負責人和項目負責人雙方確認無誤，交給檔案室，監理單位技術人員、檔案管理人員以及業主單位技術人員、檔案負責人逐層審查，檢查無誤后，完成統一裝盒、編輯打印標簽、文件按序編號等歸檔工作，形成正式的工程檔案，并存入業主單位檔案室。在技術檔案的存儲階段，建設單位的項目管理人員按照檔案格式和形成時間的原則，對批準的技術檔案進行分類和歸檔。在歸檔時，需要結合各方利益主體形成對應組織，由組織內所有人員參與核查工作。檢查無誤后完成統一裝箱、標簽編輯打印、編號等歸檔操作。對應標簽信息需要根據項目需求的個性化進行，基礎需求如文件格式、項目名稱、責任部門等。對于已經歸檔保管的檔案，檔案的任何需求都需要保管部門進行，如查找、借閱等。當其他部門需要借閱時，經過系統提出借閱審批，審批完成后，檔案室提供對應歸檔檔案并進行記錄，當人力資源較為充足時，可以按照檔案存儲分類進行人員分類，人員各司其職，加大歸檔管理的效果。

（二）檔案管理服務流程優化措施。隨著工程檔案管理水平的不斷提升，現有的抽水蓄能電站文件管理現狀基本合格，但仍有較多方面需要優化，如流程不精簡、重復審查等。對于工程文檔資料來說，由于參建單位不同、歸檔時間節點不同等因素，文檔編輯部可以對不同資料進行增查刪改操作，對于缺失的資料，溯源對應部門進行補充。保證文件生命期管理流程脈絡清晰，審批環節簡潔、高效。結合現有項目實際情況可以發現，檔案管理問題在檔案生命期集中出現。因此，在該流程環節，需要對原有的工序進行優化和補充。如圖1所示，在原有基礎上，增加檔案價值鑒定的環節，并且優化補充檔案分類歸檔的步驟，最好可以設立檔案室作為專職機構，由于參建部門較多，標準化難以實施，在檔案收集的終點部門，也就是檔案室進行標準作業較為合理。

圖1 檔案生命周期管理流程

（三）檔案管理服務信息化優化措施。檔案管理服務信息化能夠有效提高檔案使用壽命，對于工程檔案信息龐大的項目來說，可以通過大數據平臺建設、智慧搜索管理等方式進行優化，使檔案管理服務更加靈活輕便。在實際工作中，可以通過以下幾點進行優化。1.建立紙質檔案、電子檔案雙軌制。對于抽水蓄能電站而言，可以制訂紙質電子雙軌制的方式，紙質檔案封存處理，當電子檔案由于不可抗力被損壞，紙質檔案可以作為備份，而這種流程和模式需要制訂對應的制度和措施。這包括電子文件管理組織和工程項目成員的責任、工程項目的電子文件管理流程以及獎懲。2.原始檔案使用信息化。對于工程項目而言，審批環節諸多，因此可以利用管控系統，增加智能、智慧化審批，如云端面部識別、在線審批等功能，打破空間阻礙，提高檔案服務效率，同時在各級審批中，應該保留對應信息數據，在后期可以根據積累的數據檢查，發現系統BUG等問題及時優化。3.建立電子工程檔案信息系統。工程檔案信息量巨大，保存的媒體形式多樣化，如現場照片、軟件信息模擬、技術參數計算等。因此在檢索中，可以利用大數據技術設置智慧搜索功能，如輸入“設備+圖片”，即可出現對應的設備圖片信息，而文檔等信息則不會出現，這樣就可以提高檢索的高效性。另外，在檔案管理部門對檔案審核過程中，可以增加電子審批，參照歸檔的完整性和正確性，進行批注，對于不合規的可以返回原部門，原部門人員可以清晰了解需要補充或修改的內容。

四、結語

抽水蓄能項目流程諸多，參建部門復雜，各個流程和部門對接的關鍵就是項目檔案，提高項目檔案服務利用效果，對于項目建設大有裨益。因此，對于建設項目而言，必須提高項目檔案服務流程的合理化、信息化和標準化，以此提高檔案服務利用效能。