如何提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量

羅雯楠

（太原市農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法隊小店區(qū)大隊，山西 太原 030032）

農(nóng)業(yè)檔案記錄了各類農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和研究活動的情況，在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中起著重要作用。提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量對農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化、規(guī)范化有著十分關(guān)鍵的推動和促進(jìn)作用。因此，不斷探索和研究提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的方法和對策是一項十分重要的工作，可以為推動農(nóng)業(yè)發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

1 農(nóng)業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)檔案管理工作的相關(guān)人員缺乏工作意識，未能清晰認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和緊迫性，使農(nóng)業(yè)檔案管理工作在開展過程中容易出現(xiàn)漏洞和失誤[1]。再加上工作人員專業(yè)水平的參差不齊，專業(yè)化團(tuán)隊建設(shè)不到位，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量不能滿足現(xiàn)代化的工作需求。

部分從事農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員依然在沿用傳統(tǒng)的工作理念和方法手段，并未根據(jù)時代發(fā)展和社會進(jìn)步對舊的體制進(jìn)行革新和改進(jìn)，這在很大程度上阻礙了農(nóng)業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的差異和技術(shù)水平的限制，部分農(nóng)業(yè)檔案管理工作未能及時配備現(xiàn)代化的信息設(shè)備，農(nóng)業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較低，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)檔案管理工作的效率相對較低。

個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部未能深入理解農(nóng)業(yè)檔案管理工作的重要意義，沒有根據(jù)工作實際制定相應(yīng)的農(nóng)業(yè)檔案管理工作方案和方針政策，在農(nóng)業(yè)檔案管理工作方面投入的資金、人力、技術(shù)等各項資源嚴(yán)重不足，致使農(nóng)業(yè)檔案管理工作停留在初期狀態(tài)，阻礙了農(nóng)業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)穩(wěn)步邁進(jìn)。

2 提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的方法和對策

2.1 提高檔案管理意識

2.1.1 集體建設(shè)

思想意識的提高是農(nóng)業(yè)檔案管理工作得以高質(zhì)量開展的必要條件。農(nóng)業(yè)檔案管理部門應(yīng)該定期開展集體學(xué)習(xí)活動，提高工作人員對農(nóng)業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識。單位可以開展研討會，在會上學(xué)習(xí)黨中央和政府部門對農(nóng)業(yè)檔案管理工作的最新指示和目標(biāo)要求，觀看相關(guān)會議的視頻資料和文件，分析和研究農(nóng)業(yè)檔案管理工作的發(fā)展道路、前進(jìn)方向、工作方法、技術(shù)應(yīng)用、理念革新等，思考農(nóng)業(yè)檔案管理工作的實施路徑和方法，為農(nóng)業(yè)檔案管理工作的開展奠定思想基礎(chǔ)。

另外，單位也可以通過豐富多彩的活動對工作人員的思想意識進(jìn)行提升。如開展農(nóng)村檔案管理工作相關(guān)為主題的閱讀活動，鼓勵員工主動收集和閱覽與農(nóng)業(yè)檔案管理工作有關(guān)的視頻、影像、書籍、文件等資料并撰寫心得體會，與廣大工作人員進(jìn)行分享，擴(kuò)大對農(nóng)業(yè)檔案管理工作的知識儲備，增進(jìn)理解，進(jìn)而在工作實際中重視農(nóng)業(yè)檔案管理工作，積極進(jìn)行相關(guān)工作及建設(shè)。

2.1.2 日常宣傳

農(nóng)業(yè)檔案管理工作相較于其他的信息資源和檔案管理工作有著更高的專業(yè)性和保密性[2]，因此需要工作人員有著極高的思想認(rèn)識。農(nóng)業(yè)檔案管理工作主管部門應(yīng)該在單位內(nèi)部設(shè)置公告欄、宣傳展板、標(biāo)語等，向工作人員滲透農(nóng)業(yè)檔案管理工作的原則、重要性、意義和必要性，向工作人員展示農(nóng)業(yè)檔案管理工作的優(yōu)秀成果，利用這種事例刺激工作人員對農(nóng)業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識和積極性。

2.2 建立專業(yè)工作團(tuán)隊

2.2.1 人才引入

農(nóng)業(yè)檔案管理工作有著較高的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力要求，因此，在人才引入環(huán)節(jié)，要注重工作人員的實踐能力和專業(yè)水平，對應(yīng)聘者的專業(yè)知識儲備、應(yīng)變能力、應(yīng)急處突能力、職業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力等進(jìn)行全面考查，盡可能選擇復(fù)合型的高素質(zhì)人才加入農(nóng)業(yè)檔案管理工作中來，為實踐工作提供更多的發(fā)展可能。

2.2.2 業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在工作人員正式上崗、投身到農(nóng)業(yè)檔案管理工作環(huán)節(jié)之前，主管部門應(yīng)該對工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓他們充分熟悉農(nóng)業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容、工作流程、具體要求、規(guī)章制度、崗位技能等各種與農(nóng)業(yè)檔案管理工作相關(guān)的信息，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

除了對剛剛?cè)肼毜膯T工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，農(nóng)業(yè)檔案管理工作單位也要定期對全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，目的是隨時保證處于工作崗位上的工作人員能夠擔(dān)負(fù)起農(nóng)業(yè)檔案管理工作的重任，符合工作要求。常規(guī)培訓(xùn)的主要內(nèi)容是對農(nóng)業(yè)檔案管理工作流程、環(huán)節(jié)、方法、技術(shù)的總結(jié)和反思，當(dāng)檔案管理人員在工作過程中遇到困難、障礙或其他問題時，應(yīng)該及時記錄下來，在培訓(xùn)時就這些問題進(jìn)行分析和探討，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

2.2.3 思想教育

農(nóng)業(yè)檔案管理工作單位一定要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員的職業(yè)道德和思想素質(zhì)教育。農(nóng)業(yè)檔案管理工作的主管部門可以通過官方的網(wǎng)站、微信公眾號、微博等社交平臺向檔案管理工作人員推送農(nóng)業(yè)檔案管理工作的實例，在此基礎(chǔ)上，還要向工作人員介紹農(nóng)業(yè)檔案管理工作失誤造成的嚴(yán)重后果，引導(dǎo)工作人員以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、高度負(fù)責(zé)的態(tài)度面對農(nóng)業(yè)檔案管理工作。

2.3 健全檔案管理制度

2.3.1 考核獎懲

管理單位應(yīng)該設(shè)立考核和獎懲制度。考核制度的建立需要全面分析農(nóng)業(yè)檔案管理工作的具體內(nèi)容，確定不同工作的重要等級和價值序列，引導(dǎo)農(nóng)業(yè)檔案管理人員在工作過程中著重完成檔案農(nóng)業(yè)管理工作的核心內(nèi)容。同時也要重視一般性工作的完成度，這類工作在農(nóng)業(yè)檔案管理整體工作中占有非常大的比重，對工作質(zhì)量的提升有著極大的影響。獎懲制度可以依托考核制度進(jìn)行規(guī)劃，為考核細(xì)則進(jìn)一步發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)管理人員的工作情況進(jìn)行獎勵或懲罰[3]。考核制度規(guī)范了管理人員的工作行為，獎懲制度通過物質(zhì)或精神獎勵激發(fā)員工的積極性，加強(qiáng)了農(nóng)業(yè)檔案管理工作的建設(shè)水平。

2.3.2 制度規(guī)范

農(nóng)業(yè)檔案管理工作事關(guān)重大，在工作過程中需要建立嚴(yán)格的制度規(guī)范。首先需要對工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范，明確農(nóng)業(yè)檔案管理工作的正確操作流程和行為規(guī)范，引導(dǎo)工作人員正確開展工作，不能打折扣，不能隨意簡化工作流程。要對農(nóng)業(yè)檔案管理工作實行集中化管理，根據(jù)工作實際和政策指示構(gòu)建農(nóng)業(yè)檔案管理工作體系。

2.3.3 監(jiān)督管理

在農(nóng)業(yè)檔案管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督管理工作。工作單位需要定期對階段性的農(nóng)業(yè)檔案管理工作進(jìn)行檢查和回溯，判斷工作實際是否符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。發(fā)現(xiàn)問題時，需要及時進(jìn)行追溯和問責(zé)，解決工作問題，對失誤和漏洞進(jìn)行補(bǔ)救和處理。監(jiān)督管理人員主要負(fù)責(zé)糾正各個部門在工作過程中出現(xiàn)的問題，降低工作失誤。

2.4 推進(jìn)工作信息建設(shè)

2.4.1 技術(shù)人才

在農(nóng)業(yè)檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)方面的人才作為實施主體，對農(nóng)業(yè)檔案管理的具體工作進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。技術(shù)人才可以從現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員中進(jìn)行培養(yǎng)和選擇，為具有一定信息技術(shù)基礎(chǔ)和專業(yè)知識儲備的管理人員提供培訓(xùn)和進(jìn)修的途徑，將其培養(yǎng)成合格的技術(shù)人才。除此之外，也可以在招聘環(huán)節(jié)注重應(yīng)聘者的信息技術(shù)水平和能力，吸收專業(yè)人才。技術(shù)人員應(yīng)該具有專職性，而不是由其他工作人員兼任。

2.4.2 硬件設(shè)備

農(nóng)業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)需要以現(xiàn)代信息設(shè)備為依托，其中最為重要的就是計算機(jī)設(shè)備的配備。管理單位需要對現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行清點，篩選其中可以繼續(xù)進(jìn)行使用的設(shè)備，進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù)，淘汰陳舊的設(shè)備。進(jìn)行設(shè)備采購時，采購人員需要根據(jù)管理單位的資金情況和工作需要選擇合適的設(shè)備類型。不應(yīng)該盲目選擇高配置的計算機(jī)設(shè)備，這樣會給管理單位帶來不必要的資金支出，也不能在最大限度上發(fā)揮硬件設(shè)備的作用，造成資源浪費。

在計算機(jī)設(shè)備的安裝配備之外，打印機(jī)、掃描儀等在檔案管理信息化工作過程中會使用到的設(shè)施，為信息化建設(shè)提供設(shè)備支持。

2.4.3 軟件建設(shè)

農(nóng)業(yè)檔案管理工作單位可以從第三方公司引進(jìn)成熟的辦公軟件對農(nóng)業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)。如果想更加貼合農(nóng)業(yè)檔案管理工作的實際情況，管理單位可以與科技公司進(jìn)行合作，由管理單位提出要求，科技公司完成要求，針對管理單位的實際需要進(jìn)行軟件開發(fā)的工作。在資金、技術(shù)、人才等各方面條件支持的情況下，管理單位可以自行進(jìn)行辦公軟件的開發(fā)，將農(nóng)業(yè)檔案管理工作的各項信息和工作內(nèi)容在線上平臺上進(jìn)行體現(xiàn)和展示。

2.5 優(yōu)化工作服務(wù)機(jī)制

新時期的農(nóng)業(yè)檔案管理工作需要創(chuàng)新管理觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)機(jī)制，這樣可以在很大程度上為農(nóng)業(yè)檔案管理工作提供便利，提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。

農(nóng)業(yè)檔案管理單位應(yīng)該設(shè)置專門的組織機(jī)構(gòu)和工作小組，主要目的是對農(nóng)業(yè)檔案管理的整體工作進(jìn)行協(xié)調(diào)規(guī)劃，使農(nóng)業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。在此基礎(chǔ)上，工作小組需要對農(nóng)業(yè)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)、流程、工作內(nèi)容上的工作人員進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分[4]。

當(dāng)前社會發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、思想創(chuàng)新的速度較快，農(nóng)業(yè)檔案管理工作單位需要時刻關(guān)注國家在農(nóng)業(yè)檔案管理工作方面的新思想、新指示、新政策和新舉措，關(guān)注相關(guān)單位、機(jī)構(gòu)和個人的官方賬號，了解最新的科學(xué)研究成果和技術(shù)創(chuàng)新實踐，對現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

除此之外，農(nóng)業(yè)工作還應(yīng)該加強(qiáng)成果轉(zhuǎn)化及其開發(fā)。為了達(dá)成這一目標(biāo)，農(nóng)業(yè)檔案管理工作在日常的工作環(huán)節(jié)中需要在符合相關(guān)規(guī)章制度要求的情況下對農(nóng)業(yè)科研活動中的一手資料進(jìn)行收集和整理，分門別類進(jìn)行立卷歸檔。與此同時還需要對資料進(jìn)行分析，為科學(xué)研究工作提供信息。單位可以使用公司加農(nóng)戶的形式推進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化。

2.6 政府各項資源支持

2.6.1 資金

鑒于農(nóng)業(yè)檔案管理工作的重要性，政府及相關(guān)部門應(yīng)該給予農(nóng)業(yè)檔案管理工作充足的資金支持。政府部門在制定年度預(yù)算時，應(yīng)該考慮到當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)檔案管理工作的實際情況和客觀條件，在政府預(yù)算中為農(nóng)業(yè)檔案管理工作設(shè)立專項基金，專門用于農(nóng)業(yè)檔案管理部門的活動經(jīng)費和支出。管理單位在出現(xiàn)資金需要時可以將實際情況向有關(guān)部門作出匯報，申請資金支持并說明具體原因。有關(guān)部門在核查情況之后決定要不要撥款以及撥款數(shù)額，支持農(nóng)業(yè)檔案管理單位更換設(shè)備、培養(yǎng)人才、開展活動等工作的進(jìn)行。

2.6.2 人才

政府部門可以通過官方力量召集和吸引農(nóng)業(yè)檔案管理工作方面的人才，源源不斷向基層農(nóng)業(yè)檔案管理工作單位輸送高質(zhì)量人才，對農(nóng)業(yè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和建設(shè)。另外，政府部門可以對現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員對農(nóng)業(yè)檔案的認(rèn)識化水平，提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)化素質(zhì)，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

2.6.3 政策

政府可以制定相應(yīng)的優(yōu)惠政策支持農(nóng)業(yè)檔案管理工作的開展。在鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略背景下，積極發(fā)展農(nóng)業(yè)檔案管理工作，為農(nóng)業(yè)檔案管理工作的開展提供便利。積極回應(yīng)基層農(nóng)業(yè)檔案管理科室向政府部門提出的要求，幫助基層實現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)檔案管理工作的重要性

3.1 提供工作信息

農(nóng)業(yè)檔案記錄了農(nóng)業(yè)活動的具體信息，不僅整合了已經(jīng)建設(shè)完成的工作內(nèi)容，方便工作人員進(jìn)行回溯和追蹤，并且為以后的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科研活動提供了真實細(xì)致的數(shù)據(jù)信息和實踐案例，指出了新的發(fā)展方向，為農(nóng)業(yè)活動提供了依據(jù)和參考。

3.2 降低工作風(fēng)險

由于相關(guān)數(shù)據(jù)信息的不準(zhǔn)確、不全面和不及時，農(nóng)業(yè)活動的進(jìn)行存在一定的盲目性、風(fēng)險性和滯后性，這種情況對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科學(xué)研究活動的推進(jìn)十分不利。農(nóng)業(yè)檔案管理工作的順利開展可以為生產(chǎn)者提供詳實、有效、全面的農(nóng)業(yè)信息，幫助生產(chǎn)者判斷投資方向或項目的可行性與科學(xué)性，盡最大可能規(guī)避農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中的風(fēng)險[5]。

3.3 推廣農(nóng)業(yè)技術(shù)

農(nóng)業(yè)檔案管理可以利用線上平臺和信息技術(shù)對農(nóng)業(yè)生產(chǎn)信息進(jìn)行跨時間、空間的傳輸和交流，將農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中應(yīng)用的技術(shù)及相關(guān)信息及時送達(dá)到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者手中。另外，農(nóng)業(yè)檔案管理工作的高質(zhì)量開展還可以讓農(nóng)業(yè)管理部門實時掌握農(nóng)業(yè)市場的經(jīng)營狀況和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的具體發(fā)展，這為農(nóng)業(yè)管理部門接下來的技術(shù)研發(fā)、投資方向等指明了發(fā)展道路。

4 結(jié)論

要想提高農(nóng)業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平，首先要加強(qiáng)各個責(zé)任主體的工作意識，建立專業(yè)的檔案管理工作團(tuán)隊，為農(nóng)業(yè)檔案管理工作提供堅實的思想和人才基礎(chǔ)。其次，要健全檔案管理的相關(guān)制度，補(bǔ)齊制度短板和漏洞，推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，優(yōu)化農(nóng)業(yè)檔案管理工作的服務(wù)機(jī)制。最后，政府應(yīng)該給予農(nóng)業(yè)檔案管理工作充足的支持，為農(nóng)業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行提供保障。