編撰企業志的資料搜集工作實施策略

河南能源焦煤公司供電處 邱慶穎

企業志是記錄企業自然和社會歷史和發展現狀的資料，而如何做好企業志編制工作，對工作人員提出了新的要求，特別是應做好資料搜集工作。資料搜集的好壞關乎企業志編制的質量，做好企業志編撰，目的是為了為企業撰寫留存珍貴文獻，同時也能夠幫助企業樹立良好的形象，得以在瞬息萬變的市場立足不敗之地。筆者就編撰企業志資料搜集工作實施策展開分析，并通過提出一些個人觀點，希望可以提高企業志編撰工作質量。比如：注重資料搜集補充，以及完善激勵獎懲制度調動人員工作積極性，從而為公司可持續發展奠定基礎。

一、編撰企業志的資料搜集范圍

目前很多企業在發展中都開始了解到，做好企業志編撰的重要性，它發揮著不可估量的作用，它主要是記載了歷史，使文明得以延續，使文化得以傳承，所以相關工作人員要提高工作責任心，應充分了解企業志編撰的好壞，往往與資料搜集工作質量高低有著直接關系，所以應以高度熱情參與到企業志編撰中。其中資料搜集范圍比較廣泛，具體我們從以下分析：第一，地方志資料，地方志資料是指客觀反映、記錄本行政區域內自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀的信息體，它的形式也是比較多樣化的，其中主要包括檔案資料、文字資料、圖表資料、音像資料和實物資料等[1]。第二，各部門要搜集15年間的地方志資料，如遇到篇目中未涉及的重要資料也應充分搜集，進而提高企業志編撰質量。

二、編撰企業志的資料搜集主要內容

首先，編撰企業志的資料搜集主要內容包括很多，比如：大事記、綜合年鑒和各項專業年鑒，同時也包含重大事件、重大活動的文件、當事人的記述和回憶、會議記錄、報刊等資料，可見，資料搜集工作量之大，對工作人員提出新要求，應全身心地投入其中，做好每一個環節的工作。再者，還會涉及全局性工作的專題資料、年度總結和年度數據統計資料以及有關的重要人物的專門記述材料、有關領導人、著名人士的工作、部門工作的重要活動記錄及相關圖片資料。其次，資料搜集還應包括以下內容，比如：口述資料記錄（包括文字、錄音、錄像），也應包含與發展有關的圖表、照片、地圖、像資料等。另外，企業在編撰企業志時，應將注意力放在承載歷史信息、曾具有社會功用資料搜集上，以便于確保資料的全面性，而其他載體形式往往是不好替代的、易于保存的實物[2]。

三、編撰企業志的資料搜集方式

首先，編撰企業志的資料搜集工作有一定難度，工作人員應采取合理方式去搜集更多資源，比如：可通過查閱、摘抄、復制、征集、購買等方式進行。同時也可以通過建立資料卡片的方式，通過資料搜集工作的質量和效率，資料搜集時，要做到一事一卡，避免盲目、重復和遺漏。在資料搜集過程中，工作人員還應將所搜集到的資源進行整理，應注明建卡人、建卡時、頁序、卡片編號及類別以及資料的來源和出處，包括卷宗字號、文件名稱、發文單位、時間或者名、作者、版本、卷冊頁碼等。其次，應將口述資料和實物資料緊密結合起來，通過互相印證、反復比較，最后得以確保所得資料成為有效資料。另外，對于有復印件或者照片的資料，工作人員可將復印件或者照片附貼在資料卡后面，更要合理地安排工作步驟，此時可以按照先易后難、先急后緩的原則加大力度，從而提高搜集效率。

四、編撰企業志的資料搜集相關要求

首先，在資料搜集時，工作人員應確保各種資料要求內容真實、準確且完整，以便于提高企業志編撰質量。同時資料應必具備時間、地點、事件、人物、過程諸要素，從而得以更加真實反映本部門的基本情況與主要特點[3]。其次，資料搜集過程中，管理人員在收錄時應重點記載略評議，整理時對其中的人物、年、數據要核實無誤，報告、總結、重要指示、講話、訪談記錄及表格等要注明來源，標明時間；照片、圖表、實物等要有詳細的文字說明；對一些新詞語、行業術語、專用名詞、外來語等。再者，錄音、錄像、光盤、數碼存儲介質等形式的資料要完整清晰，可復制和使用，而照片要按規定標準保存。其次，資料的處理應遵循相應的原則。比如：前后一致原則，當遇到來自幾個部門、說法不一的情況，此時應以內部資料為準，依據距離事件發生時間、地點較近的資料與距離事件發生時間去注明資料，再或者，也可以以較近者為準。當親歷資料與旁證資料發生矛盾，管理人員應以親歷者為準。另外，對搜集到的資料要按時間和內容分類整理建檔，通過獨立存放實現規范管理的目的，在整理時應注意補充資料短缺的要素，做到專人、專責、專柜保管，便于查找使用。

五、編撰企業志的資料搜集工作實施策略

（一）明確資料搜集方向

為促進企業更好的發展，在資料搜集時，我們還需要明確資料搜集的方向，這樣才能夠企業志的編撰具有較高質量，這顯得尤為重要，不容管理人員忽視和小覷。工作人員應根據企業志情況制定修治目錄資料清單，要明確劃分人員崗位職責，只有將責任落實到具體人頭之上，才能夠推動工作順利開展，通過上下齊心協力，做好企業志編撰工作。當然管理者要不斷地總結工作經驗，應做到朝著正確的方向去搜集相關資料。同時在搜集資料時，我們也可以借助現代信息技術手段提高資料搜集工作的質量和效率，相比于傳統員工搜集，所獲得的效果更加顯著，最重要的是要進行周密的部署，以此來高效優質的開展企業志編撰工作。其次，在資料搜集過程中會搜集到很多資料，此時工作人員應對資料的好壞進行辨別，這直接影響著企業志編撰的質量，也決定了企業志的成敗，應將有用的資料整合在一起，進一步為企業志編撰工作提供更多支持。以往在資料搜集過程中會面臨一些困難，比如：因企業志編撰時間跨度較大，所以在資料搜集過程中對工作人員也會帶來挑戰，很多數據資料往往存在不完整，單靠人員去搜集并不能夠保障資料的全面性，所以為了避免企業志處于不完善狀態，還需要通過加強各部門的互動交流，切實做好資料搜集工作，只有各部門人員努力做好資料搜集工作，才能夠保障企業志編撰質量和效率得到極大的提高。

（二）加強人員組織管理

截至目前，很多企業都開始認識到資料搜集質量的好壞，決定著企業志編制的質量，所以在明確資料搜集方向的同時，也要加強人員組織管理。本身資料搜集系統性就比較強，只有加強人員管理，才能夠為自身發展奠定基礎。第一，可以完善考評溝通機制，以便于加速各部門之間的交流，讓每一個人員都能夠了解到資料搜集工作，對企業志撰寫質量的影響。同時要注重對人員專業技術、職業道德品質的培養，可以在內部積極展開技術講座，對于各方面能力較強的人員可以給予適當的獎勵，讓他們得到不斷的關懷和尊重，能夠在企業志編撰過程中能夠充分地表現自我[4]。第二，可以通過采取精神物質相結合的獎勵方法，以此來提高他們的工作質量，對于違規操作人員也要給嚴厲的懲罰，應采用耐心說服做好思想工作，這樣才能夠讓他們認識到自身行為舉止的錯誤性，能夠做好資料搜集工作，以便于為企業志編撰工作提供更多新思路。現如今，企業志編撰工作也備受重視，它是記載歷史，也是中華民族的優良傳統，更是企業最寶貴的精神文化財富，需要內部管理人員高度重視，只有做好企業志編撰工作，才能夠將企業的歷史以及企業文化有效地傳承和發揚出去。除此之外，企業要注重心理環境建設，應重視和尊重員工，不要打擊他們，要不斷地給予鼓勵贊揚，以此來提高工作士氣，更要讓員工明白，企業志編撰工作要想做好需要搜集相關資料，自身應提高工作能力，通過做好充分的準備工作，將資料搜集工作有效落實下去，這對于企業后續發展都有著至關重要的作用。而企業可以在內部成立資料搜集聯絡員隊伍，通過明確資料搜集的重點，制定搜集資料任務對接表，以此來更好地展開資料搜集工作。

（三）創新資料搜集方法

對于企業來講，做好企業志編撰工作，對管理人員提出新的要求，還需要創新資料搜集方法，而資料搜集過程中也要遵循先易后難、先簡后繁、先近后遠的原則，只有通過循序漸進地做好資料搜集工作，才能夠做到不漏不缺，確保資料搜集工作一次成功。其中資料搜集的方法是非常多樣的，這就需要企業根據自身實際情況合理的去選擇。常用的方法有試錯法、六頂思考帽法、大腦風暴法，不同的方法也發揮著不同的作用。其中試錯法，是追求目標的通過不斷試驗和消除誤差，探索具有黑箱性質的系統的方法[5]。這種方法在動物的行為中是不自覺地應用的，在人的行為中則是自覺的。而六頂思考帽法，不同于試錯法，它是英國學者愛德華·德·博諾博士開發的一種思維訓練模式，也比較適用于企業志編撰，應用此方法，可以避免將時間浪費在互相爭執上，因為提高可以為工作人員資料搜集提供了“平行思維”的工具，主要強調的是“能夠成為什么”，而非“本身是什么”，是尋求一條向前發展的路，而不是爭論誰對誰錯。除此之外，大腦風暴法是將少數人召集在一起以會議的形式，對于企業志編撰同樣可以帶來幫助，此方法可以將團隊的智慧有效地結合利用起來，進而提高資料搜集工作的質量各水平，為企業志編撰工作的順利進行注入生機與活力。

（四）注重資料搜集補充

在進行資料搜集時企業管理者應注重資料搜集的補充。因為資料搜集工作量較大，在進行過程中難免存在著疏漏，導致數據資料不全面，而無法提高企業志編撰的質量，因此，新時期下企業要想更好地立足于市場中，在資料搜集時應注重資料搜集補充，其中資料補充，是提高企業志編撰工作質量不容忽視的內容，需要工作人員認真對待。首先，公司應要求聯絡員切實盡到搜集資料的責任，在資料搜集過程中應以較高的責任心去展開工作，這是提高工作質量和效率的重要內容。當發現所搜集的資料與所提示的內容存在不相符問題，也要及時地糾正，要做到及時查缺補漏，做好修改和調整，從而得以保障資料過關，保障企業志編撰工作質量得到提高，使其朝著更好的方向可持續發展。再者，相關工作人員應按照企業實際情況對資料加以分析，比如：在審視制稿資料構成時，應對其資料及時進行彌補，確保資料更加全面且系統化，保障企業志撰寫工作更具備真實姓。更要積極拓寬資料搜集途徑，以往單一獲取資料的方式已經不能滿足企業志編撰實際需求，故而，要想在市場競爭趨勢日漸加劇的時代背景下更好的發展，應拓寬資源搜集途徑。而資料補充搜集，也是企業志編撰的一個重要流程，它起著一個承上啟下的作用，管理人員在初步完成企業志編撰工作之后，還需要進行資料補充工作，它的目的是為了提升企業志資料的價值，如此一來，為企業的發展奠定基礎，同時也能夠保障企業自從形式上更加穩定，并為后續管理和經營得以創下良好的條件。

（五）完善激勵獎懲制度

隨著企業發展規模的逐步擴大，企業志撰寫工作難度系數也變得越來越高，所以應做完前期資料搜集工作，還需要完善激勵獎懲制度，調動各部門人員工作積極性。其中工作人員工作積極性高低，也關乎資料搜集工作質量的高低，所以完善激勵獎懲制度勢在必行，有助于他們能夠以良好的狀態參與到資料搜集工作中。適當的激勵，可以激發員工內在潛能，讓員工保持持續的激情和工作狀態，從而使工作更具效率，切實做好資料搜集工作，全面提高企業志編撰工作。同時也要立足于自身實際情況完善獎懲激勵制度，幫助內部員工樹立競爭意識。當然獎懲機制的構建也要遵循公平公正的原則，要做到獎罰分明，這樣才能夠充分發揮人的潛能，使他們能夠以最佳的狀態參與到資料搜集工作中，以便于確保搜集資料的質量，提高企業志編撰工作水平，做好企業志編撰工作對企業發展至關重要，通過從多方角度入手，得以促進員工成長和發展。更要了解內部員工的實際需求，通過建立一套透明公開的人才聘用機制，督促員工不斷地學習，通過積極做好資料搜集工作，保障企業志編撰工作質量得到極大的提高。比如；企業可以選擇階段性評價，它是對員工已經取得的階段性成果和工作進展及時進行評判，以便管理者和員工雙方再做適應性調整。應根據企業志編撰需求，可以一周、一個月或者一個季度或半年進行一次[6]。要完善績效考核機制，通過建立快速反饋渠道，掌握每一個員工的實際工作情況，更要加強對人力資源的投入和開發，要增強員工對企業的忠誠度和歸屬感。本身企業志編撰工作就是一個復雜的過程，需要完善的獎懲激勵機制作為支持，通過提高員工的工作能力，得以提高自身服務水平以及市場競爭力。另外，企業還可以實施年終評價與獎酬分配獎懲方式，需要員工要配合管理人員對自己的工作成績進行評價。而管理者要善于聽取員工自己對工作的評價，針對不足可以及時優化，進而以良好狀態參與到企業志編撰中，更要與員工之間保持友好交流，以便于促使資料搜集工作更具效率。

六、結語

綜上所述，目前為止，企業志編撰工作難度系數提高，在前期資料搜集過程中會遇到一些困難，無法實現提高編撰質量的目的，這對于企業的可持續發展是不利的。故而對管理人員提出新的要求，應明確資料搜集方向并加強人員組織管理，要創新資料搜集方法并注重資料的補充，同時要完善激勵獎懲制度，讓員工清楚資料搜集工作的重要性，適當地進行獎勵可以使員工工作更具目的性，從而更具激情，可以為企業志編撰提供新的思路，同時還應提供人員團隊服務意識，應對公司有認同感，同時激勵本就是再給員工工作增加動力，以此來激發員工內在潛能，并在瞬息萬變的市場競爭中立足不敗之地。