全國中等職業學校學生信息管理系統高效操作的研究與實踐

陳建強

文/廣東工貿職業技術學院

為提高中等職業學校學生信息管理的信息化水平，教育部于2014年啟用全國中等職業學校學生信息管理系統(以下簡稱全國中職學籍系統)，該系統采用國家和省兩級部署服務器的模式，為國家、省、地市、縣區、學校等五級用戶提供網絡訪問服務。全國中職學籍系統為每一名中職學生建立全國唯一電子檔案，實行學生“一人一號，終身使用”，實現在全國范圍內中職學校招生注冊、升級轉學、學籍異動、實訓實習、畢業就業等全過程學籍業務的信息化管理，根據系統能夠跟蹤全國中職學生流動，為教育管理和決策、學生資助等提供準確的數據支撐。本文在信息化教育管理的思想指導下，筆者在實際使用全國中職學籍系統的過程中，研究利用信息技術手段，針對學籍信息采集、電子照片命名、信息錯誤處理等常見且工作量大的問題，提出實用、高效且廉價的處理辦法，為中職學校學籍管理員提高工作效率提供借鑒和參考。

一、采用刷身份證方式，快速、準確收集學生身份證信息

全國中職學籍系統確定學生身份的關鍵信息是由姓名、性別、出生日期、證件類型及身份證件號碼這幾項組成。如果采用手工錄入Excel表的方式，容易出現信息錄入錯誤，因為有很多文字是非常相似，例如“德”與“徳”。可以采用刷身份證原件的方式，由計算機準確收集學生身份證上記錄的信息。刷身份證采集信息，就像刷公交卡坐車一樣方便快捷。

要實現自動采集學生身份證信息，在硬件上需要配備身份證閱讀器設備。身份證原件含有RFID芯片，通過身份證閱讀器，身份證原件內部芯片存儲信息，包括姓名、地址、照片等信息都可以自動獲取。由于第二代身份證內置加密智能芯片，加密芯片無法復制，可以高度防偽，所以通過身份證閱讀器,還可以驗證居民身份證真偽，因此通過刷身份證收集到的信息，非常準確可靠。市面上身份證閱讀器的品牌型號眾多，現以《華視電子CVR-100N》硬件型號為例子，介紹如何刷身份證采集信息。

(一)連接硬件設備并安裝相關驅動程序

將《華視電子CVR-100N》硬件連接Window7的操作系統，并按照硬件廠家的說明安裝好硬件驅動程序，驅動安裝完畢后，計算機系統將會增加一項硬件密碼設備。檢查方法：右鍵點擊“我的電腦”選擇“設備管理器”，查看是否添加了密碼設備選項。

(二)安裝相關軟件工具

首先安裝MicrosoftOfficeAccess2007或更加新版本的軟件，用于記錄管理數據，如系統已經完整安裝了Office2007或以上版本的軟件，那么已經滿足這一條件。接著安裝.NETFramework4.0或以上組件。在“C:WINDOWSMicrosoft.NETFramework”目錄下檢查系統是否安裝了4.0或以上的dotnet組件。

(三)獲取身份證閱讀器專用軟件

購買身份證閱讀器會隨機附送數據管理軟件，但是軟件功能不是非常適用于學籍信息的數據采集，為此筆者基于華視電子SDK開發包的基礎上，研發出身份證閱讀器專用軟件，方便按班級為單位進行身份證信息管理。學籍管理員可以在廣東中職學籍系統管理群共享下載“身份證閱讀器專用軟件V1.3版”軟件。

(四)讀取身份證原件數據信息

運行“身份證閱讀器專用V1.3版”程序，輸入班級名稱后刷身份證原件。軟件將會自動讀取身份證的信息，并將信息顯示在軟件界面上，同時把數據信息記錄在Access數據庫中。

(五)導出身份證數據到Excel文檔

使用Access軟件打開“DB”文件夾中的CVR_ID.mdb文件，選中Citizenbyxq數據表進行導出，設置數據導出的路徑，指定導出為Excel文件格式即可，數據導出完畢后，就可以通過Excel工具瀏覽學生的身份證上的信息。

通過刷身份證方式，不僅可以100%準確采集學生身份證信息，而且采集效率也非常高效。以一個人獨立采集1000名新生身份證信息計算，如果采用手工錄入信息方法，大約需要工作40個小時，如果采用刷身份證方式，大約只需要1個小時，而且采集到的數據不需要校對，極大地提高了工作效率。身份證閱讀器硬件設備的采購資金大約在一千元左右，一次投入就可以長期使用。

二、巧用批處理命令，實現電子照片的準確命名

在全國中職學籍系統上完成學籍數據上傳步驟后，需要上傳學生的電子照片，照片文件需要以學生身份證號命名。通常學籍管理員會把這項工作布置給班主任，要求班主任將以身份證號命名的學生電子照片統一交給學籍管理員。這種工作方式容易產生“張冠李戴”、身份證號碼不正確等錯誤，對這些錯誤進行糾正會耗費大量的時間與精力。在此筆者介紹兩種批量準確修改文件名的方法。

(1)如學校沒有統一組織學生拍照，可以要求班主任收集電子照片，將照片統一放在一個文件夾內，所有照片均以“學號+姓名”的方式命名。從全國中職學籍系統中導出新生數據Excel表，表中保留學號、姓名、身份證號碼等三列，在單元格D2輸入：=A2&B2，然后自動填充D列，在單元格E2輸入：="ren"&D2&".jpg"&C2&".jpg"，然后自動填充E列。在存放照片的文件夾內創建一個文本文件，將Excel表中E列數據粘貼到文本文件中，然后把文件的擴展名改為BAT類型，鼠標雙擊運行這個BAT文件，文件夾內的所有照片文件將自動批量以身份證號碼進行命名。

(2)如學校統一組織學生進行拍照，可以組織學生按照學號的順序進行拍照，這樣得到的電子照片是按照學號順序排列的。在照片文件夾內，新建一個記事本文件，輸入“dir/b>照片列表.txt”，然后把文件的擴展名改為BAT類型，鼠標雙擊運行這個BAT文件，執行后會產生一個“照片列表.txt”。把照片列表文件內容復制到Excel文件的A列中，把學號、身份證號整理在B、C列，讓A、B、C這三列的同一行是同一個學生，順序上做到一一對應。在D2單元格輸入公式：="ren"&A2&""&C2&".jpg"，并用填充柄自動填充D列，具體如圖1所示。

圖1

參照前一種方法，制作對應的BAT批處理命令文件并執行，這樣文件夾內的所有照片文件將自動批量以身份證號碼進行命名。采用此種方法，照片文件的命名可以做到一步到位，學籍管理員可以獨立完成，無需班主任的協助，直接為班主任工作減負。如果擔心照片順序與身份證號碼有錯位情況，可以把C列更換為學生姓名，把電子照片的文件名設置為學生姓名，再請班主任核對姓名與照片是否相符。

上述兩種批量更名的方式，關鍵點就是建立電子照片名稱與身份證號碼的一一對應關系，利用Excel批量生成“ren”指令，由計算機執行批量指令實現批量修改文件名。

全國中職學籍系統要求上傳的電子照片必須為jpg格式、尺寸120px(寬)*160px(高)、文件小于60KB。為符合這些要求，可以使用光影魔術手軟件的批處理功能，選擇指定的照片文件夾，設置批處理的動作和輸出要求等內容，然后由計算機完成批量的照片格式設置。

三、采用表單收集數據，提高數據的收集效率

每逢收集學生學籍信息、學生就業信息等數據的時候，通常學籍管理員會把相關工作布置給班主任，由班主任收集整理后再統一交給學籍管理員。這種方式分工合理、職責明晰，但工作效率不高，可以通過讓學生填報表單進行收集數據信息，從而大幅度提高信息收集的工作效率。比較常用的表單工具有問卷星、騰訊問卷、金山表單、表單大師等，基本上使用免費的功能就能滿足我們收集信息的需求。

本文以問卷星網站為例介紹如何快速采集畢業生就業信息。訪問問卷星系統(www.wjx.cn)，完成注冊賬號等基礎工作后就可以開始設計表單了。新建表單開始添加題目，首先增加一道下拉選擇題，選項設置為班級名稱，這是為了方便后續收集到的信息進行按班級進行分類管理，然后添加收集填報學生的個人信息填空題，接著按照系統的《就業信息批量處理模板》要求逐項添加題目，Excel表中采用下拉選擇的項目對應在表單中設置為選擇題，其他的設置為填空題，在Excel表中有前后關聯的選項，在表單里面也逐一設置關聯。表單設計完畢后先進行試填測試，確認無誤后發布表單通知學生填報。學生收到通知后，可以方便地通過手機或電腦進行數據填報，學生填報完畢后，管理員從問卷星系統上導出的結果文件已經是Excel格式的數據，把收集到的結果按班級分發給各班主任審核把關，經審核無誤后可以按照全國中職學籍系統的要求整理數據上報。

除了通過表單的方式進行快速收集學生信息之外，還可以考慮使用在線共享文檔的方式進行收集信息，在線共享文檔有金山共享文檔、騰訊共享文檔等可以選擇。在線共享文檔的方式，節省了設計表單的工作，但是在線共享文檔不適合收集隱私數據，也容易發生相互修改數據，導致數據錯誤。對于新生學籍、實習、就業等信息收集任務，筆者建議使用表單方式進行數據收集。在信息收集的過程中，學籍管理員需要提高信息安全意識，例如身份證號碼、電話號碼、家庭住址等非常隱私的學生信息，建議不要通過互聯網表單方式安排學生填報。

四、利用VBA編程實現Excel文件的自動拆分與合并

在日常的工作過程中，學籍管理員經常需要給班主任分發資料和收集匯總班主任交來的資料。例如需要班主任核對學生名單的時候，學籍管理員從全國中職學籍系統導出全校的在校生名單，系統導出一個Excel文件包含了全校學生名單，如果把系統導出的原文交給班主任，信息擴散范圍太大，容易造成信息安全風險。比較妥當的做法是：學籍管理員把包含全校學生名單的Excel表按班級為單位拆分為若干個文件，每個Excel文件只包含一個班級的學生名單信息，學籍管理員逐一單獨分發各班級學生信息表，這個過程可以稱為拆分。學籍管理員向各班主任收集相同格式的Excel文件，把各班級的信息表合并匯總到一個總的Excel文件中，這個過程可以稱為合并。當學校規模不大，班級數量不多的情況下，這種拆分、合并的工作量不會很大，但如果學校班級數量有幾十上百個，那么拆分與合并的工作量將會變得很大。筆者經過探索，研究利用VBA編程實現Excel文件的自動拆分與合并，以下為VBA編程的核心思路。

圖2

當需要對一個Excel文件進行拆分的時候，先對表格進行如下處理：保留首行(第一行)作為整張表格的表頭，表格的首列(A列)放置班級名稱信息，整張表格按A列關鍵字進行排序。從A列的第2行往下判斷，每當遇到一個新的班級名稱，就創建一個新的Excel文件，把原文件首行表頭拷貝到新Excel文件的首行位置，把原文件班級名稱相同的行拷貝放置在新Excel文件的A2位置處，重復上述步驟，直到原文件A列的所有班級都創建了Excel文件，至此文件拆分操作已經完成。合并過程就是拆分過程的反操作，把需要合并的Excel文件都放置在一個文件夾內，遍歷文件夾內的每一個文件，把每個文件的表格內容拷貝到匯總文件中。由于篇幅的關系，具體的VBA代碼就不在這介紹了，筆者把拆分和合并功能做成Excel宏文件，分享在廣東中職學籍系統管理QQ群，文件里面包含實現拆分與合并功能的VBA代碼。

五、利用VLOOKUP函數，實現快速準確查表

學籍管理員掌握著全校學生的學籍信息，經常需要使用學籍信息填報各種各樣的表格，往往填報要求時間緊、任務重、難度大，如果是采用人工查詢、復制粘貼等方式，不僅工作效率低，而且容易產生數據錯誤。經過分析總結，填報Excel數據表格的核心環節是從另外一張Excel表中查找需要的數據填入表格中，恰好Excel軟件中的VLOOKUP查找函數可以實現數據的快速精確查找，可以幫助學籍管理員從不斷重復的復制粘貼中解放出來。

Excel軟件中的VLOOKUP函數是一個縱向查找函數，作用是按列查找，最終返回該列所需查詢序列所對應的值，與HLOOKUP函數按行水平查找是相對的，該函數在辦公自動化中經常用到，可以用于核對數據，多表格間的數據快速引用等等。VLOOKUP函數的函數結構是VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，函數的4個參數可以形象地理解為：“查找對象”“在哪區域找”“區域位置”“匹配度”。參數1是lookup_value，是兩個表同時存在且唯一的，例如身份證號或學號等，須是唯一的；參數2是table_array，是指定查找數據的區域，lookup_value的值必須在table_array中處于第一列；參數3是col_index_num，是參數2查找范圍的數據表中要引用數值所在列序號；參數4是range_lookup，指明函數VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配，精確匹配應寫0或FLASE，近似匹配則寫1或TRUE。如圖2所示，以F列的學號為依據，在A:D列范圍內查找對應學號學生的入學成績，把入學成績填入到G列中。選中G2單元格，輸入=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$7,4,0)，用填充柄自動填充G列即可。這里第二個參數使用絕對引用($A$1:$D$7)，目的是鎖定查找的范圍，避免因為自動填充造成查找范圍的變動。在實際工作中，一般是不同Excel文件之間的查找數據，系統會自動設置為絕對引用。圖2中G3顯示查詢結果為#N/A，原因是找不到對應的學號記錄。如果要斷開VLOOKUP函數連接仍然顯示查詢結果，選中查詢結果后復制，然后在原處按右鍵，選擇性粘貼，粘貼為數值類型即可。

六、結語

以上是筆者在中職學籍管理的實踐過程中，研究利用計算機信息技術手段，對中職學籍管理進行批量化操作，較好地提高了中職學籍管理工作的效率。本文介紹的批處理命令、VBA編程等技術操作對于不熟悉計算機操作的老師來說，有些許難度，但正所謂“磨刀不誤砍柴工”，掌握批量操作技術后，工作效率會顯著提高。