精細管理效能 提升服務品質
——高校二級學院黨政辦公室主任應具備的素質

文/北京建筑大學電氣與信息工程學院 師洪洪

二級學院黨政辦公室是高校基層綜合性管理機構，是融管理于服務中的一體化綜合性機構。作為二級學院黨政辦公室主任，要具備過硬的政治思想素質、熟練的業務能力素質、扎實完備的職業素質、終身學習的進取素質、良好的心理壓力管理素質，將二級學院的黨政職能和人才培養功能集中化，搭建起教育教學、人才培養、科學研究和社會服務過程中的橋梁。

一、二級學院黨政辦公室的職責定位

（一）全面服務功能。二級學院黨政辦公室的各項事務工作離不開“服務”，服務于各職能處室、服務于學院領導、服務于教師、服務于學生，務實創新，規范管理，不斷提高辦公室服務水平，從而在管理崗位上發揮服務育人功能，全面服務于學院和學校的發展。

（二）溝通協調功能。二級學院黨政辦公室作為綜合辦事機構和校務院務運轉樞紐，溝通協調是其重要功能，協調好與職能處室的關系、協調好學院內部教職工之間的關系、溝通協調好與外部之間的關系、溝通好與企業校友之間的關系等等，從而為二級學院的正常運轉創造良好的條件和環境，助力高水平特色型學院建設和發展。

（三）統籌規劃功能。二級學院黨政辦公室作為學院各項育人事務運轉的中樞，需要發揮好統籌規劃功能。平時要做足功課，厘清各職能部門、各科室、各崗位業務的條條框框，做到心中有數。對于并行發生的各類事項要突出重點領域和抓住關鍵環節，抓好落實。主動牽頭不越位，積極協調不錯位，查漏補缺不遺漏。

（四）檔案收集功能。二級學院的發展歷史、年度取得的成績，教師的聘任、考核、評優評先，都需要有完整的記錄。在工作實踐中全過程跟蹤落實，收集整理好檔案，在每項工作完成之時，及時做好復盤和總結，做好文件材料的收集整理立卷工作并梳理成冊。如果歸檔不及時，就會造成檔案資料“據為己有”，每個崗位的材料無法有效整合，很難形成檔案資源。

（五）督辦管理功能。二級學院黨政辦公室要加強對學院內部各個部門工作進度的督查督辦，通過布置、督促、中檢、回收、終檢等保證各項任務和決策在規定時間內順利執行和高質量完成。同時，在督辦的過程中，還要充分調研，及時發現相關決策在落實的過程中出現的問題和遇到的困難，并及時與決策層溝通反饋，以使各項工作落到實處。同時要總結經驗，推廣經驗，保證決策的可行性、科學性。

二、辦公室主任的工作現狀和職責定位

二級學院黨政辦公室主任在二級學院的各項事業運行中發揮著承上啟下、協調左右、溝通內外的中樞作用，其工作的優劣直接影響二級學院的整體形象。

（一）二級學院黨政辦公室主任的工作現狀。隨著高校綜合改革的推進和學校學院各項事業發展的需要，各項管理職責下放、管理中心下移，二級學院承擔的業務越來越多、業務量越來越大。二級學院黨政辦公室作為學院與各部門與教職工的協同窗口，在學校及學院管理中起著至關重要的作用，工作范圍分布在黨建、行政、人事、科研、財務、工會、統戰、離退休、安全、會議接待等各類綜合性事務上。相應的，辦公室主任工作范圍也是廣泛、復雜且繁瑣的，既要眼觀六路、面面俱到，又要三頭六臂、樣樣精通。

（二）二級學院黨政辦公室主任的職責定位。二級學院黨政辦公室主任是學院黨政工作的實際執行者。在學院黨委和行政的領導下綜合協調各系、辦公室、實驗室、研究室實際開展工作，受學院領導授權處理有關事項，是一個協調員；在學院黨政管理事務中，辦公室主任管理著各類來往信件、文件、期刊等，廣泛收集內外信息，不斷增加信息儲備，是一個信息員；同時，辦公室主任起著上情下達、下情上報、左右協調的作用，是各項政策決策和計劃的執行者，是一個助理員；在制定學科、專業和人才建設的近期目標和遠景規劃時，辦公室主任要提供真實可靠的數據和有效的工作建議，為領導的科學性、正確性、可行性和前瞻性決策出謀劃策，是一個參謀員；在對外交流過程中，辦公室主任是學院的窗口，要準確恰當地把學院信息傳送出去，是一個宣傳員；在遇到各類突發事件時，要及時迎難而上，充當一個“救火”員。

三、辦公室運行中存在的主要問題

（一）一人多職，工作效率受到影響。高校二級學院黨政辦公室除了處理學院內部人、財、物等相關事務外，一般還要對接學校各職能處室，比如黨政辦公室、組織部、宣傳部、統戰部、人資處、財務處、國資處、工會、基建處和后勤處等很多業務部門。另外，為適應社會發展需要、深化教育改革、擴大辦學規模，高校還會成立一些新的業務部門，或者對原有職能處室進行重組，而這些新的部門相關業務的開展，都需要二級學院黨政辦公室承擔。換言之，二級學院黨政辦公室的工作范圍不斷拓寬、工作任務也隨之不斷加大，而某些市屬高校在二級學院黨政辦公室的崗位設置上只能有1個編制，可謂一根針萬條線，一人多職。從而，在客觀上導致黨政辦公室對工作人員的協調能力和業務能力提出了很大的挑戰，工作開展的困難越來越大，工作效率受到極大影響。

（二）加班加點，工作成果難以量化。二級學院黨政辦公室通常綜合性、事務性的工作多，小到辦公用品的采購發放、會務服務、送溫暖、發慰問品，大到教職工的聘任、考核、評職、績效、成果梳理等，量大活細，多數需要加班加點才能完成。時不時得處理各種突發事件，忙得像陀螺，但工作業績的顯示度不高，不易出成果，在學年考核和績效考核評定時所作的工作無法量化成業績分值，在評先評優評獎等方面的競爭力也不強。

（三）制度受限，職務上升渠道窄。目前，很多高校的管理崗人員依舊沿襲傳統的勞動人事制度，強調身份管理、忽視崗位管理，管理崗位人員晉升的途徑多為職務上的晉升，但受職務數量的限制，晉升機會少之又少。對于二級學院某些高級職務還有職稱或學歷的限制，以至于二級學院黨政辦公室人員的晉升機會更少，發展渠道更窄。

（四）成果凝練不夠，職稱晉升有難度。二級學院黨政辦公室工作人員埋頭于各項綜合性、輔助性、事務性的工作中，事無巨細。這就壓縮了黨政辦公室工作人員的科研時間，更不容易出教研科研成果，導致他們在評定行政管理系列職稱的競爭中優勢不強，職稱晉升難度大，大批人員停留在中級，影響了自身發展。

（五）崗位認同感低，自我成就感差。高校二級學院黨政辦公室主任同其他行政管理人員一起肩負著管理育人和服務育人的重任，職業認同感很強。但在高校的二級學院，工作重心放在影響學校及學院核心競爭力的教學與科研上，對行政辦公人員的工作重視不夠，處于“重使用、輕培養”的邊緣化地帶，加之辦公室人員工作繁重瑣碎、日常加班加點、成果不易量化、職務上升通道窄，職稱晉升難度大，再加上因深化教育改革及辦學規模的擴大引發的工作范圍不斷擴寬、工作任務不斷加大，使二級學院辦公室主任面臨的心理壓力隨之增加。長期處于付出多、回報少的狀態，導致其精神方面對崗位認同感低、自我成就感差，從而引發他們對自身崗位的價值和期待產生懷疑，嚴重影響辦公室人員的工作積極性，有的人甚至想方設法離開現有崗位。

四、二級學院黨政辦公室主任應具備的素質

（一）過硬的政治思想素質。二級學院黨政辦公室主任的工作內容涉及方方面面，這就要求他們思想品德過硬，政治敏銳度高，應對危機和輿情的意識強。

在思想上要保持絕對的對黨忠誠，要始終與黨組織保持一致，牢牢把握政治方向、嚴守政治紀律，不斷增強黨性立場，時刻保持清醒的政治頭腦，同時還要提升政治敏銳度和政治鑒別力，在大是大非面前堅持原則、堅定立場、旗幟鮮明、絕不隨波逐流。

（二）熟練的業務能力素質。二級學院黨政辦公室工作事無巨細，大事小事統籌兼顧，這就要求管理精細、服務到位，具有較高的職業道德素養。1.急事慢慢干。要緊的事情要按照時間順序羅列出來，需要干什么？什么時間干？哪些步驟流程細節和注意事項，都是誰來干？先做到心中有數、了然于胸，待勾勒出框架和方案后，按著同頻共振、穩步推進、按部就班的原則，號召相關人員一起干，才能事半功倍。2.難事盡力干。工作中既需要量力而行、穩扎穩打，遇到難事也要有方法與智慧，膽識與魄力，想辦法盡全力去克服、去解決。所謂難事，不過是因為自身閱歷尚淺、能力不夠、人脈不足所導致，一定要養成“不為失敗找理由，只為成功找方法”的責任感和擔當，更要有“不到黃河不死心”的決心和勇氣。3.要事謹慎干。在日常工作中，如果遇到非常重要的事項，堅決不能馬虎、不能出錯、不能掉以輕心。工作方法要得體得當，工作態度要嚴肅端正，要始終有“抓鐵有痕，踏石留印”的決心，拿出“務實、謹慎、細心”等行事風格，做出風格、做出特色、做出成績。4.生事警惕干。黨政辦公室工作雖然見多識廣，三頭六臂，但在面對自己陌生的領域或處理陌生的事情時，一定要沉住氣、靜下心，保持“泰山崩于前而色不變”的氣定神閑和坦蕩胸襟，多留個心眼，提高警惕，小心謹慎，切忌自高自大、盲目盲從，草率行事，從而避免因為著急而慌亂，因為慌亂而出錯，因為出錯再更加慌亂。5.雜事帶著干。黨政辦公室除了辦急事、難事、要事、生事外，還有一堆雜事、破事、爛事、看不上眼的事。比如快遞、報銷、報修、衛生等，這都是常態，再小的事情，也要慎重、周密處置，要不厭其小、不厭其碎、不厭其煩，因為辦公室的一大職責就是服務，再小的事情也不能忘不能漏，對于小事情，在寫材料休息的空當就能辦了，在起身倒水的空當也能安排了，但心態一定要平和。

（三）扎實完備的職業素質。二級學院黨政辦公室主任要善于謀劃全局，理清輕重緩急，抓大事、抓長遠、抓中心，有前瞻性、預見性和主動性。《左傳·襄公十一年》曰：“居安思危，思則有備，有備無患，敢以此規。”凡事多想多做“一步”，不管做什么事情都會有收獲。凡事計劃性強，做事想三步，現在工作干得怎么樣了、下一步打算干什么、什么時候完成，先謀后動、計劃先行、深思熟慮、有備無患。

（四）終身學習的進取素質。二級學院黨政辦公室主任處在管理育人和服務育人的重要崗位上，“育人”隨著時代的發展和進步，不斷有新的內容。在素質教育的今天，要確立“不斷學習、邊學邊干、邊干邊學、終身學習”的進取素質。特別是遇到不了解、不熟悉的領域時，要有針對性地去請教和學習，這樣才能充實自己，提高自己，增強自身素質，緊跟時代發展，做適應時代發展的合格教育工作者，在崗位上實現管理育人價值。

（五）良好的心理壓力管理素質。鑒于當前形勢下二級學院黨政辦公室主任的工作現狀，工作頭緒多，臨時性、突發性工作多，導致他們的思想壓力大，這就要求他們具有良好的心理壓力管理素質，從容理性地對待工作中的各項問題，沉著冷靜地應對各種突發工作，遇到困難工作迎難而上，以積極良好的心態處理每項工作，更好地服務人才培養。

五、結語

根據二級學院黨政辦公室主任所處的兵頭將尾的特殊位置和職能特點，決定著辦公室主任必須是一個多面手，就是因為要在同一時間協調、統籌各類雜七雜八的事情，久久為功，辦文、辦會、辦事要審時度勢，辯證、全面、多層次地分析與實踐，要有辯證思維，因勢而動、因事而變，成為辦文的強手、辦事的快手，辦會的能手。