制造企業財會信息化建設中的問題及完善方法

喬青鋒

（鵬馳五金制品有限公司，廣東 東莞 523750）

全球互聯網IT技術迅猛發展、半導體技術及5G技術的突破、數字化與云計算概念的提出及應用，促使企業加快信息化建設步伐，提升企業核心競爭力，搶占行業創新風口。實體經濟是經濟基礎，制造企業是實體經濟基石。財會信息化有助制造企業經營管理和決策。本文基于制造企業財會信息化建設所面臨的問題，提出有效的解決措施以保障企業財會信息化建設質量，提升核心競爭力。

一、財會信息化的內涵及制造企業的特點分析

（一）財會信息化的內涵

財務會計信息化，簡稱財會信息化，是運用先進的信息化技術對接企業從投入到產出各環節數據，整合生成財務資金管理、應收管理、應付管理、存貨管理、資產管理、報表管理等數據，提高財務管理效率和會計信息處理效率，進而提高財務工作水平的工作方式。比如運用ERP總賬、應收、應付、資產、成本模塊，實現與ERP銷售業務、采購業務、倉儲配送業務、生產業務信息化數據無縫對接。實現財務管理深入到采購、存儲、制造加工、包裝、配送、銷售業務各環節中，確保投入產出比最優化。比如開發財務BI報表，整合包括子公司、分公司的集團數據（資產、應收賬齡、到期應收、到期應付、部門費用、資金管理、預算管理、財務報表等），以便企業管理層決策。

（二）制造企業的特點分析

制造企業是通過整合各種資源（包括人力、能源、物料、設備、廠房建筑、工具、信息、技術等），生產并出售市場所需的產品，實現價值增值的企業，歷經采購、倉儲、加工、包裝、配送、銷售各流程環節，并不斷革新優化各環節，如此循環反復。

當前，制造企業生產經營呈現出以下特點：一是資金投入大、生產周期長、從投入到產出各環節環環相扣多且復雜。二是隨著消費市場呈現多樣化、個性化特點，制造企業趨于小批量、個性化定制生產，產品種類越來越繁多、工藝越來越復雜、競爭也越來越激烈；三是制造企業在生產經營過程中，各業務產生大量的財務和業務數據，按照會計準則規定，不僅要求及時記錄、匯總和報告部分數據，而且從企業內部管理與決策角度，需要及時分析這些數據，以動態、實時掌握制造企業的經營運行狀況，了解企業經營成果，優化企業各業務流程，管控企業經營與財務風險。通過財會信息化建設，制造企業可以實現這一目標，即實時處理生產經營中產生的海量數據，及時為企業經營、管理、決策提供有價值的信息。

二、制造企業財會信息化建設存在的問題

（一）制造企業高級財會人才缺失

制造企業財會信息化建設需要一批高級財會人才，然而目前制造企業普遍面臨財會專業人才特別是精通財會專業及IT技術的復合型人才缺失，導致制造企業財會信息化建設無法順利開展下去。

導致該問題的原因主要有以下幾點：一是制造企業難以吸引到高素質人才。目前，知名高校財會人員畢業首選是國家機關、金融機構、知名會計師事務所、大型國企。而占絕對數量的制造企業，特別是中小制造企業很難招到合適的中高級財會人員。二是中國制造企業大多數為節省成本，建立在比較偏僻的郊外，對高端人員的吸引力有限。三是制造企業人員流動性比較大，而精通財會專業及IT技術的復合型人才往往需要在較好的環境中，通過多年實踐獲得經驗成長為高級財務人才，但絕大多數制造企業人員流動性大、環境較差，企業不具備提供長期積累經驗的條件。目前，制造企業高端財會人員每年缺口都高達上萬人，高級財會人才缺失嚴重影響了制造企業財會信息化建設質量。

（二）制造企業信息化資金投入不足

目前，制造企業普遍存在信息化資金投入不足的問題，導致財會信息化建設難以盡如人意，導致該問題的原因在于：制造業企業信息化投入所需投入資金很大，大型制造企業一套ERP軟件動輒幾千萬上億，中小型企業也要百萬以上。后期每年需要大額軟件服務費及多名IT開發人員維護。對競爭壓力大、效益較差的企業來說，資金壓力很大，上線信息化需要拿出很大決心。財會信息化作為企業信息化的組成部分，并且是在企業各業務模塊信息化建立之上實施的，實際投入主要依賴企業高層決策者的重視程度和企業承受能力。多數中小制造企業對財會信息化資金投入很有限，達不到財會信息化建設預期目標。

（三）缺乏有效的信息化建設溝通和長效管理機制

目前，制造企業普遍缺乏有效的信息化建設溝通和長效管理機制。產生該問題的原因在于：一是制造企業在信息化建設上線前，未能建立各環節部門負責人參與的信息化小組。或者建立了小組，但由于企業事務繁忙，負責人及關鍵崗位人員未能參與，相互推諉，在實施中不能有效溝通。二是信息化小組人員職責和信息化目標不明確，沒有制度化，缺乏長效管理機制。信息化前的準備工作未能落實，導致信息化建設周期拖長或者進度受阻。

（四）財會信息化數據管理風險大

互聯網IT技術是把雙刃劍，它對企業信息化推動作用不言而喻，同時黑客攻擊企業網站竊取數據，其風險巨大。現階段制造企業已有重視信息化建設意識，但對于信息化數據保密意識不夠；信息化數據訪問權限設置不合理，企業系統軟件防病毒能力弱等都將帶來財務數據泄露的巨大風險，如若數據落入競爭者或惡意第三方手中，將給企業帶來巨大經濟損失。

三、制造企業財會信息化建設完善措施

（一）建立專業人才培養激勵機制

首先，建立專業人員有吸引力的薪酬體系和配套服務。對既精通財會知識又掌握信息化技術的復合型人才，考慮協調高端人才的子女入學，住房需求。可以聘用已離退休的原大中型企業財務總監或財務經理擔任財務顧問，指導解決財務難題，培養企業財務梯隊人才。

其次，建立企業專業知識培訓及崗位晉升機制。可以儲備高校財會優秀畢業生，進行考察培養，使其成長為中高端財會人才。也可以對現有財會部門評估制定培養計劃，內訓加外訓形式幫助其成長。

最后，建立人才激勵機制。企業提取一定的人才培養激勵基金，對有突出貢獻的專業人員給予獎勵。比如：對于優化業務流程，節約成本費用的人員給予獎勵和晉升機會。

（二）加大資金支持力度的同時多種方式實現信息化

面對市場競爭壓力大，資金投入有限；但又迫切需要建設信息化的制造企業，可以在加大資金支持力度的同時，采用多種方式實現信息化。可以按企業管理目標分期分階段實施信息化，根據企業自身業務特點和管理需要可以先就重要業務模塊實施信息化，財會先電算化等業務理順后實施財會信息化；可以與信息化軟件商協商分期付款方式購買相關信息化軟件；也可以以租相關管理軟件使用的方式實施信息化。

（三）完善企業信息化職責及長效管理機制

企業信息化是一個系統工程，制造企業必須完善企業信息化職責及長效管理機制。

第一，成立信息化組。如果企業財會信息化建設隨企業信息化建設一起實施，應由高層管理者擔任組長，各業務模塊負責人擔任組員。如果企業財會信息化建設是后期單獨實施的，則應成立財會信息化建設組，由高層管理者擔任組長，財務機構負責人任副組長，各對接業務模塊信息負責人為組員。建立企業信息化組職責制度，確立企業信息化目標，規范組員職責內容，獎懲措施。明確企業信息化實施前數據準備工作分工、實施過程中部門間溝通協調辦法、信息化流程數據測試及運行質量要求、信息化建設驗收標準以及信息化驗收后數據維護及問題解決方案。使得信息化管理能形成長效管理機制，確保信息化數據及時、準確。

第二，做好財務信息化建設需求調研及上線前的準備工作。堅決反對倉促上線，邊干邊準備邊改的方式來實施信息化。有些基礎設置運行使用后是不允許改的；如果推倒重來代價是相當沉重的。企業要與信息化實施顧問充分溝通企業管理需求，使得信息化設計能實現企業的管理需求。企業為集團公司的，要站在集團公司管理的角度上，討論確定集團組織架構管理功能在信息化系統中的靈活體現（考慮預留組織變更的拓展功能），集團內部間業務往來的結算方式及規則；確定企業成本中心、費用中心和利潤中心；規范確認統一財務核算的會計科目代碼及名稱、根據業務特點統一規范確定AAI自動會計科目及業務生成科目規則、規范確定客戶應收賬付款條款及交易方式、規范確定供應商應付賬付款條款及交易方式、規范確定資產類型編碼和名稱、規范確定資產凈額與折舊年限及年折舊率、規范確定核算本位幣、規范確定匯兌設定方法；確定成本費用歸集方法及規則。財務應與各業務模塊負責人討論確認產品料號及類別的設置規則（要考慮預留新業務料號）、產品所屬總賬類別規則、工藝路線、倉庫、工作中心、各業務單據類型。

第三，在財會信息化上線時，要準備好對接財務數據。制造企業基本都是在成立運行一段時間后實施信息化建設的。信息化上線前確定好系統財務數據對接時點，核實對接期初數據并確定數據對接方案，做好數據的銜接。特別是存貨數據，制造企業產品繁多，數量和單價要準確。期初應收賬款、應付賬款、其他應收款與其他應付款要掛子賬（科目余額落實到具體的客戶與供應商）。制造企業在財會信息化上線前最好能進行全盤，確認期初資產數據與企業實物一致，以保障期初數據真實準確。

第四，確定好財會信息化內部財務管理報表的格式，符合企業管理者查看習慣。比如資金管理報表，應收、應付對賬單格式，應收賬齡表、應付賬齡表格式，到期應收、到期應付表格式，企業資產管理報表，部門費用管理報表等。

第五，制造企業財會信息化建設，實施中一定要測試數據的準確性，未經測試驗證的數據不能正式運行采用。要考慮因各業務環節錄入錯誤、網絡異常、異常斷電等因素造成數據異常，制定處理應對措施。

第六，按照資金管理、應收賬款管理、應付賬款管理、存貨管理、成本管理、票據管理、資產管理、支出審批管理等財務管理目標和制度要求，分解到各業務環節。列好各業務環節管控要求，優化各業務流程。比如銷售回款，管控壞賬成本，要求客戶要建立信用評估機制，從賒銷額度及賬期兩個維度授信，若客戶貨款超過信用額度或賬期的，系統停止開單此客戶，特殊情況必須按權限要求審批后處理；比如企業規定按部門考核費用，系統倉庫發料時、其人員領料必須顯示領料部門，系統管控領料人必須為系統顯示領料部門人員，不能跨部門領料；比如資產管理規定責任到人員，則系統建立資產卡片時，要記錄資產編號、資產名稱、資產規格型號、資產類別、資產使用部門、資產存放地點，資產責任人。

第七，建立財務管理指標預警機制。企業內部可以規定相關財務管理指標預警值，對于超過預警值的財務指標要及時進行分析，出具相關的解決方案。比如存貨周轉天數預警值為90天，結果管理報表顯示100天，系統指標數據就要報紅；相關部門要分析材料儲存時間、生產時間、產品儲存時間及配送時間，以及產品銷售狀況，哪個環節出了問題。以問題為導向，可以提高管理效率。

第八，企業信息化建設是一個系統化工程，需要全員參與配合，各業務部門要制定系統操作手冊，并定期培訓。制造業企業ERP及其他管理軟件對企業系統使用者要求較高，需要及時、準確錄入相關數據。延遲、錯誤錄入各流程業務數據，傳遞生成的財務數據時效性、可靠性就會大打折扣。制定相應的考核制度，對數據錄入操作及時限做要求；對數據錄入錯誤的或未按操作手冊操作的，要給予一定處罰，減少甚至杜絕人為原因錯誤。確保系統數據的及時準確。

第九，企業要形成IT審計機制，監控系統重點流程執行和數據異常工作。定期對未能及時處理數據形成審計報告或報表；不定期篩選系統異常數據形成審計報告或報表；定期檢查是否存在瓶頸業務環節，造成系統堵塞風險。責成各責任部門分析改進。確保整個系統暢通健康運行。

（四）建立企業數據防火墻

首先，制造企業IT部門負責維護與保障信息化數據安全。企業建立財務信息化數據訪問或操作權限審批制度和訪問日志保存記錄制度。每個接觸信息化的崗位都要經相應管理層審批后設置相應訪問或操作權限；崗位人員變更的，根據企業規定變更人員名稱或重新審批設置權限。保存每次訪問信息化數據日志記錄。

其次，安裝全天候防病毒監控軟件，防止互聯網黑客攻擊。

再次，對可接觸敏感或核心數據的崗位，企業與相關員工簽訂保密協議；要求按協議規定使用信息化數據，不得對外泄露。

最后，定期宣導、培訓員工，樹立信息化數據保密意識。讓信息化數據在企業內部安全、健康的環境里流轉。

四、結束語

財會信息化建設可以打通對接企業財務與采購、倉儲、生產、配送、銷售各業務環節數據，用問題導向思維優化各業務流程，大大提高經營管理效率，從而提升企業核心競爭力。制造企業進行財會信息化建設是制造企業新時代改革創新、轉型升級的必然趨勢。本文深入研究了制造企業在財會信息化建設中存在的問題，提出了建立專業人才培養激勵機制、多種方式實現信息化、完善企業信息化職責及長效管理機制、建立企業數據防火墻等應對措施，以推動企業在市場競爭中脫穎而出。