重大活動和突發事件檔案管理的難點及對策

李敏

（恩陽區委黨政網絡管理中心，四川 巴中 636063）

0 引言

社會經濟的發展，歷經了很多重大活動、突發事件，這些都將成為發展歷程。檔案是對黨委政府中心工作的真實記錄，也是國家檔案資源的主要部分之一。積極開展重大活動、突發事件檔案管理工作，是為服務于國家治理體系及治理能力現代化而存在的[1]。鑒于此，此次針對重大活動、突發事件進行了深入研究、分析，為了能夠從根本上解決重大活動、突發事件檔案管理難題，對目前存在的不足總結了相應的解決對策。

1 重大活動、突發事件檔案的特點

1.1 價值的特殊性

重大活動、突發事件檔案有其獨特性，它更體現了“重大”“突發”，本身與一般事件有區別上的不同，而且影響極為深遠，更具有查考價值，通常形成歷史節點，歷史概括，更積累了大量突發事件、重大活動等有關事件的應急經驗，在關鍵的時刻能夠起到重要的作用[2]。例如，武漢新冠肺炎疫情發生后，相關部門參照利用了北京小湯山醫院建立形成的檔案，迅速建造了火神山醫院。這足以說明開展重大活動、突發事件檔案管理工作，能夠給突發事件應急提供有力的借鑒及經驗，保證防控工作的有序開展。

1.2 形成的階段性

北京奧運會、上海世博會、國際園博會、青奧運等重大活動，“5·12”大地震、南方雪災、臺風“莫拉克”等突發事件，有些事件及活動發生數天，甚至長達幾個月，事件檔案的形成都體現了階段性特征，所以，檔案收集也存在特定時間規定。

1.3 來源的廣泛性

重大活動的開展，或者是突發事件的處理，需要很多部門、單位共同參加，如開展的“世界運河城市論壇暨世界運河大會”，參與此次活動的部門超過20 個。為了能夠防控新冠肺炎疫情，國家在不同地區建立防控指揮部，衛健、應急等多個部門，不同行業領域與社會的其他成員也參與在其中，涉及的單位部門較多，事件形成過程中形成的資料檔案，都是與經濟、社會、生活息息相關，不僅來源范圍廣，而且相對更為復雜[3]。

1.4 載體的多樣性

由于社會信息呈現多元化特性，所以，檔案載體也突出了多樣化特性，將文字、照片、音頻、音像、實物、網頁平臺等不同的資料都歸入至檔案范圍中，才能充分地體現重大活動、突發事件的原貌。

2 重大活動、突發事件檔案管理存在的難題

2.1 收集不完整

一般在檔案的形成過程中，收集不齊全是主要的問題，因此重大活動、突發事件檔案的產生有階段性，而且來源相對較廣等特性，活動結束，突發事件處理完畢，會在部門、個人存儲大量的檔案材料，這會導致材料不能第一時間完整收集，時間一久會出現丟失的情況，不管部門或者是單位，有些對檔案管理工作非常重視，有些卻不是很在意，檔案收集情況存在極大的差異性。有些工作人員本身認知不足，在管理檔案期間，將紅頭文件認為是檔案，其他照片、音頻等不作為管理范圍，再加上部門條件的影響，不能將大量電子檔案進行完整收集。

2.2 管理缺乏集中性

開展重大活動，處理突發事件形成的檔案管理工作，通常都是安排參與單位對材料進行收集并做歸檔，參與單位的多少決定了檔案全宗的數量，而分散歸檔、管理會導致特定檔案缺乏完整性。

2.3 利用不便捷

檔案本身數量較少、保存較為分散、沒有構建專題數據庫等，任何一類問題都會導致檔案的使用受到影響，黨委政府在對照借鑒，相關部門學習以往經驗，社會各界進行研究工作期間，檔案部門可能無法給其提供全面的檔案資料，難以發揮自身的檔案信息服務，更不能實現跨地區、跨部門的檔案調用及共享。例如，新冠肺炎疫情早期階段，部分地區綜合檔案館尋找非典處理的檔案，但是館藏內容極少，無法給此次疫情防控提供更為有利的借鑒[4]。檔案過于分散，導致檔案深度開發受到影響，通過調查顯示，不同地區的檔案部門通過非典檔案產生的研究成果極少。

3 解決重大活動、突發事件檔案管理的對策

為了從根本上解決重大活動、突發事件檔案工作中存在的問題，必須攻克常規模式，應實行“特事特辦”，要對發生的重大活動、突發事件進行細致的規劃和運作，將每一件事件都當作“戰場”進行系統的籌劃和落實。

3.1 加強組織，形成管檔治檔合力

對于檔案管理方面，應該建立各項工作機制，如檔案管理部門歸口管理、主辦部門牽頭承擔責任、相關部門參與等。檔案管理部門應該將重心放在重大活動開展、突發事件發生狀況，提前介入，主動地開展協調工作，并能積極宣傳，規范指導，嚴格監督，使重大活動、突發事件檔案工作能夠順利開展。檔案館應該履行自身的職責、積極服務，安排專業人士參與到管理工作當中，對重大活動、突發事件檔案工作進行指導、審核與移交。主辦及承辦單位需要第一時間和檔案部門進行溝通，根據實際情況建立檔案工作機構，或者安排檔案管理責任部門，開展檔案工作協調會議，一起探討制定檔案歸檔范圍、整理規則、管理工作計劃等，保證文件材料能夠符合歸檔要求和時間。還需構建工作網絡，針對相關的工作人員定期開展檔案管理培訓學習。讓各個部門、單位都達成共識，步調統一，責任到人，保證檔案管理工作能夠順利開展[5]。

加強組織方面，檔案部門發揮著十分關鍵的作用。檔案部門應該“不忘初心”，開展重大活動、突發事件檔案管理工作時，應承擔自身的責任。首先，職責所系，落實好指導、管理工作，是檔案部門必須履行的行政管理、保管利用職責要求，也是檔案工作以服務為大局的需要，對促進檔案事業的發展有著十分重要的意義。其次，效能突出，有效開展檔案管理工作，能夠讓檔案在社會事務中更有影響性，也能發揮其的價值作用，能夠讓檔案資源更加豐富，對館藏結構起到優化作用，能夠讓檔案人員的各方能力及水平得到有效提升，保證其能夠具有良好的綜合素養。最后，促進發展，不管是黨委，或者是政府直接領導，都要對重大事件、突發事件高度重視，因為這些都是國家大事及要事，檔案部門需要主動出擊，有關領導必須給予各方支持，通過構建良好的有利條件促進檔案管理事業的進步及發展。

3.2 以事行策，拓展檔案收集途徑

對于重大活動、突發事件檔案管理工作當中，檔案收集完整顯得尤為關鍵。必須運用和一般檔案收集有區別的手段、操作流程，但是也不能運用完全一樣的模式，應該以事件的實際狀況，對工作方法進行創新和調整，適宜事件的處理。

（1）事前參與，跟進整個過程。有些重大活動、突發事件本身有著較高的規格，發生、持續時間較久，需要多方部門、單位參與，同時對社會有深遠的影響，作為檔案部門需要積極進行信息搜集，掌握事件發展的各個動態情況，主動和有關部門進行聯系，籌備及立項期間，需要及時加入至組委會等指揮部門，建立檔案資料小組，構建專職或者兼職檔案小組團隊，制定相應的檔案管理工作方案，必須對檔案資料進行全面收集、整理和歸檔，還需要對檔案人員做好培訓工作等。

（2）事中參與，嚴格規范。當發生有重大公共衛生事件等突發事件，檔案部門需要以事件的發展狀況、處理過程，積極和指揮部門等進行聯系，第一時間構建檔案工作網絡，對相關部門、單位召開工作會議，對檔案工作方案等提出要求，有效指導檔案收集范圍及手段。

（3）事后協調，加強指導。如舉行重大節慶活動、舉辦重大賽事等重大事件，對于檔案部門來講，開始可能都是不知情的，不能早期參與其中。鑒于此需要在事后開展協調會、上門指導等方式與有關單位進行對接，保證檔案收集、整理、歸檔工作的順利開展，這樣能夠在要求的時間內將檔案轉移至館藏[6]。

（4）接收征集，同時開展。應該針對重大活動、突發事件形成的檔案，可以利用官方途徑進行收集，綜合檔案館也應該面向社會發布征集公告，從多個方面對檔案資料進行系統的收集，讓重大活動、突發事件檔案更加完善。例如，慶祝新中國成立70 周年活動當中，很多檔案部門都面向社會征集了不同的檔案資料，群眾也積極地將家庭檔案、個人檔案進行了捐贈，真正地推動了檔案管理工作的有效開展。

（5）緊跟時代，全面收集。在檔案管理工作當中，對于資料的收集不僅包括文書檔案，還應該對照片、音頻、音像、電子檔案等進行積極收集，讓檔案數量變得豐富，也能增加檔案類型。我們處于一個新的時代，不僅需要對報紙、廣播等傳統新聞媒體報道進行收集，還應該針對政府網站、官方微博等新媒體、自媒體的信息進行有針對性地收集，讓檔案能夠突出立體性，也要豐富多樣化。

3.3 統一管理，突出檔案內在價值

在對重大活動、突發事件的檔案進行整理期間，通常有下面幾類方式，一類是由檔案部門安排有關工作人員，或者建立小組團隊參與整個過程，工作團隊主要進行整理歸檔；如果檔案數量偏多，可以以外包服務方式歸檔；還有一類是安排給參與部門開展整理歸檔工作，檔案部門作為引領，根據進館要求對檔案進行組件、分類、排列、編號、編目等。

完成歸檔工作后，需要第一時間將其轉交至國家綜合檔案館進行統一管理。在重大活動結束之日開始90d 內，突發事件處理后60d 內必須將檔案進行移交。為了能夠從根本上處理檔案資源零散、利用效率低的問題，綜合檔案館建立專門的重大活動及突發事件全宗，保證單一活動及事件檔案能夠統一管理[4]。

檔案被移交進館后，同一時間也要將電子檔案進館，電子檔案可以從紙質、實物等數字化中收集，也可以通過電子文件單套制歸入檔案。例如，有較多數量的照片、音頻等。電子文件電子化單套制歸檔技術也逐漸運用普遍，電子檔案憑證效力法律法規也逐漸完善化，所以，能夠利用電子文件電子化單套制歸檔管理。另外，應該在相應的要求下，將重大活動、突發事件檔案資源進行收集，形成專題數據庫，這樣能夠促進檔案的開發。

檔案的存在的目的就是能夠被合理地利用。因為一些情況的需要，部門需要準確并迅速地給出相應的檔案資料。應帶領專業力量進行專題調研，開展展覽會、拍攝專題視頻等。或者針對黨政機關等開發數據庫，讓其能夠在線搜索、檢索資料等，這樣能夠實現智慧檔案管理目的[7]。

3.4 系統推進，加強檔案治理能力

部門在針對重大活動、突發事件檔案進行管理期間，應該系統推進，保證自身的檔案治理能力得到有效提升，這需要從下面幾方面入手。首先，構建和諧的內外部環境，應該對檔案相關法律法規內容進行積極宣傳，定期組織單位分管檔案工作的領導、工作人員培訓學習，增強整個社會的檔案意識，保證檔案工作人員有良好的業務能力、綜合素養。制定適宜當地的管理方案，有效處理重大活動檔案管理過程中出現的問題，讓該期間產生的成本都歸為部門預算。其次，實施科學的推進措施，在檔案部門引領下，積極落實重大活動、突發事件檔案管理工作，還需要通過專項監督、執法檢查等，對有關單位落實檔案管理工作情況進行實時監督，更在規定時間內將其移交進館。如果工作人員未按照規范執行，需要讓其在規范時間內及時整改，否則將通報[8]。最后，制定適宜的激勵機制，重大活動、突發事件檔案管理工作的開展，還需要將其歸為各部門、單位年度目標考核當中，讓部門及單位能夠充分意識到檔案管理的重要性，讓其承擔相應的責任。開展檔案交接儀式、表彰大會等，對檔案管理表現突出的部門或個人，可以給予相應的獎勵。

4 結語

總體來講，重大活動、突發事件檔案管理工作尤為重要，應該針對管理中存在的難點、問題進行深思，注重檔案管理建設工作，讓其逐漸現代化、規范化，這樣才能保證檔案管理成效，讓檔案真正的體現其的價值性。