計(jì)算機(jī)給文秘工作帶來(lái)的影響和解決措施

文/蘭州市科學(xué)技術(shù)聯(lián)合服務(wù)中心 管若琰

傳統(tǒng)的文秘工作模式守舊，效率低下，過(guò)于依靠人工，很難完全滿足現(xiàn)代化辦公的要求。辦公自動(dòng)化是依靠于計(jì)算機(jī)技術(shù)而形成的一種新型工作模式，能保障工作的效率和質(zhì)量，為目前的文秘工作提供了極大的助力。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文秘工作的影響

（一）依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的辦公自動(dòng)化的功能。辦公自動(dòng)化的概念主要是指依托于計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)的軟件等技術(shù)，形成一套技術(shù)過(guò)硬的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，使傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務(wù)擺脫人為的工作模式，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化。文秘工作中最基礎(chǔ)最重要的工作是文字處理，包括對(duì)中外文字進(jìn)行編輯、排版、打印和識(shí)別等；數(shù)據(jù)處理則主要涵蓋數(shù)值型與非數(shù)值型兩大類(lèi)，以上主要是和文字?jǐn)?shù)字打交道。行政事務(wù)則包含人的因素，包括對(duì)人事、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)以及辦公用品的管理等。計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展極大地提升了網(wǎng)絡(luò)通信的效率，也是推動(dòng)文秘工作改革的強(qiáng)大動(dòng)力之一，加強(qiáng)了系統(tǒng)內(nèi)各部門(mén)間的緊密聯(lián)系，為信息的有效交流搭建起橋梁，使文秘工作者更便捷地共享辦公自動(dòng)化的資源。

（二）計(jì)算機(jī)對(duì)文秘工作的主要影響。早期的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文秘工作的影響主要集中在公文流傳、收發(fā)電子郵件和數(shù)字檔案管理等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用方面，面向的主要應(yīng)用群體是機(jī)關(guān)及企業(yè)的職能與文秘部門(mén)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，其在文秘工作中的應(yīng)用也有了更豐富更有層次的內(nèi)容，受眾群體也更加廣泛，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依靠程度也更大。

1.對(duì)日常工作的影響。文秘的主要工作中，大多以企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)、行政事務(wù)和日常管理類(lèi)的工作為主，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)大范圍的普及和應(yīng)用使文秘類(lèi)工作更加輕松、便捷。具體表現(xiàn)在幾下幾大方面：（1）資源共享。計(jì)算機(jī)技術(shù)使得各自的資源不再是信息“孤島”，更方便其他人共用共享，加強(qiáng)了彼此間的交流合作，為不同部門(mén)的人員共同處理項(xiàng)目提供了平臺(tái)。（2）縮減成本。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)架設(shè)之后，硬件成本雖然巨大，但整個(gè)網(wǎng)絡(luò)可以為企業(yè)內(nèi)的每一位員工服務(wù)，也大大提升了文秘工作的效率，是另一種開(kāi)源節(jié)流、縮減成本的方式。（3）提升辦公效率。過(guò)去的電子郵件，如今被廣泛應(yīng)用的飛書(shū)、騰訊會(huì)議等遠(yuǎn)程辦公會(huì)議軟件，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)可以和業(yè)務(wù)對(duì)象建立遠(yuǎn)程聯(lián)系，不必見(jiàn)面即可如常推進(jìn)工作，極大提升了辦公效率。（4）權(quán)限控制。計(jì)算機(jī)技術(shù)提高了企業(yè)信息控制的可靠性和安全性，內(nèi)部辦公系統(tǒng)可為重要崗位信息和核心資料的訪問(wèn)設(shè)定權(quán)限，并對(duì)關(guān)鍵的郵件及數(shù)據(jù)信息設(shè)定密碼，嚴(yán)格限制訪問(wèn)的人員，這也是對(duì)公司機(jī)密的一種有效保護(hù)。

2.對(duì)其他工作的影響。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于文秘工作，大大提升了秘書(shū)調(diào)研工作的效率。首先，網(wǎng)絡(luò)的時(shí)速便捷等優(yōu)勢(shì)更有助于秘書(shū)調(diào)研工作獲取第一手資料。調(diào)研中經(jīng)常會(huì)碰到緊急事件，處理此類(lèi)事件的關(guān)鍵是盡可能地收集有用且真實(shí)的材料信息，網(wǎng)絡(luò)在此種情況下能發(fā)揮巨大的作用。其次，目前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)發(fā)的信息集成庫(kù)，是可以快速準(zhǔn)確獲取信息的平臺(tái)，文秘工作者依靠網(wǎng)絡(luò)獲取自己需要的信息資料，為深入的調(diào)研工作積累素材，能更好地輔助工作，做出更加精準(zhǔn)科學(xué)的判斷，將領(lǐng)導(dǎo)助手的職責(zé)充分發(fā)揮出來(lái)。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)下的文秘工作

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)代如何開(kāi)展文秘工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)給文秘工作帶來(lái)了巨大的變革和創(chuàng)新。如何應(yīng)用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升目前工作的質(zhì)量和效率，是現(xiàn)代文秘從業(yè)者都應(yīng)該好好思考的問(wèn)題。應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)的方法，有規(guī)劃有步驟地去落實(shí)具體的文秘工作：首先，將依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的秘書(shū)工作的流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立起科學(xué)高效的工作流程，使文秘工作有制度、有章法。其次，靈活地應(yīng)用文秘工作中需要用到的信息處理功能，把工作內(nèi)容做主次排序，優(yōu)先處理重點(diǎn)問(wèn)題，將有限的計(jì)算機(jī)設(shè)備和辦公軟件集中用來(lái)處理難題，在文秘工作中將計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)徹底發(fā)揮出來(lái)。

（二）文秘工作如何適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的大規(guī)模普及從各個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)的文秘工作發(fā)起了劇烈的沖擊，過(guò)往的工作方式和技術(shù)儲(chǔ)備已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付新形勢(shì)下的文秘工作需求，身處挑戰(zhàn)階段的文秘工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，盡快適應(yīng)辦公自動(dòng)化的新要求。首先，要轉(zhuǎn)變思維方式和傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)行業(yè)的影響和變革，認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)和其帶來(lái)的巨大作用并真正接納、適應(yīng)這種變化；其次，將新技術(shù)應(yīng)用到日常的工作中去。文秘工作看似簡(jiǎn)單瑣碎，實(shí)則復(fù)雜繁重，涉及的內(nèi)容多、領(lǐng)域廣。文秘人員不僅需要精通電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等必備的辦公設(shè)備和技能，對(duì)計(jì)算機(jī)、信息通信和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)也要有基本的了解和掌握，至于文秘辦公中常用的軟件，包括Word、Excel、Powerpoint等，更是需要熟練掌握并靈活應(yīng)用。科技的更新與普及對(duì)文秘工作的要求只會(huì)越來(lái)越高，文秘人員應(yīng)在日常的工作中，應(yīng)將傳統(tǒng)常規(guī)的工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)辦公自動(dòng)化高效結(jié)合起來(lái)，以科學(xué)為助力，顯著提升辦公效率和質(zhì)量。和其他很多行業(yè)和領(lǐng)域相同，文秘工作的改革之路絕非一日之功，而是漫長(zhǎng)的逐漸進(jìn)步提高變化的過(guò)程。如果文秘工作的技術(shù)改革被動(dòng)消極，裹足不前，不但錯(cuò)失了發(fā)展的先機(jī)，還會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)。唯有早日建立并完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，方可開(kāi)創(chuàng)出文秘工作效率高、質(zhì)量?jī)?yōu)的新局面。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文秘工作的新要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)的大范圍普及和應(yīng)用引發(fā)了文秘工作顛覆性的變革。辦公自動(dòng)化不僅聚焦在信息的收集、歸納和處理上，而是向更深層次的應(yīng)用轉(zhuǎn)變。在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的獲取易如反掌，信息量也如井噴之勢(shì)，如何在最短時(shí)間內(nèi)獲取到真實(shí)可靠有價(jià)值的信息并善加應(yīng)用，是對(duì)文秘工作的巨大考驗(yàn)，也是文秘工作的新重點(diǎn)。文秘工作人員通過(guò)對(duì)信息的運(yùn)用，處理行政事務(wù)，也為管理層的決策提供支持。信息的處理與應(yīng)用已然成為文秘工作不可或缺的重要部分，它賦予了文秘工作更大的責(zé)任和任務(wù)，也將文秘工作推向了前所未有的高度，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，是轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的更新發(fā)展大大加快了辦公自動(dòng)化迭代的速度，新的工作環(huán)境下對(duì)文秘工作也有更高的要求：

1.文秘工作的內(nèi)容、質(zhì)量和效率都需要有質(zhì)的提升。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文秘辦公流程的科學(xué)化、系統(tǒng)化，準(zhǔn)確率和速度都有了質(zhì)和量的提升。而且，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)憑借著計(jì)算機(jī)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)量精確的統(tǒng)計(jì)分析。匯總各類(lèi)統(tǒng)計(jì)分析表時(shí)，直接對(duì)計(jì)算機(jī)獲取的數(shù)據(jù)做處理與分析，完成后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接上傳，方便共享和訪問(wèn)；遠(yuǎn)程會(huì)議等新的辦公方式也為不同區(qū)域的人員溝通交流提供了平臺(tái)。會(huì)議安排是文秘工作的主要內(nèi)容之一，以往的人工安排占用了大量人員精力，現(xiàn)在通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)安排電子會(huì)議，大大縮減了工作量。移動(dòng)化的辦公形式使文秘工作不再被局限在辦公室，只要有電腦和網(wǎng)絡(luò)，任何時(shí)間和地點(diǎn)均可以辦公，這是對(duì)傳統(tǒng)工作形式的一種變革，也將碎片化的時(shí)間充分利用了起來(lái)。

2.文秘工作者需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，強(qiáng)化對(duì)信息的處理能力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)之下，企業(yè)各部門(mén)之間的溝通和交流更加順暢頻繁，文秘工作也為加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系與合作助力。將管理類(lèi)工作集成在一個(gè)統(tǒng)一、開(kāi)放的平臺(tái)下，促進(jìn)企業(yè)各部門(mén)協(xié)同高效的辦公，不僅沖破了信息壁壘的阻礙，也幫助文秘工作人員之間消除信息上的盲點(diǎn)和漏點(diǎn)。在電子文件傳輸?shù)牧鞒讨校缬行枰呻S時(shí)查詢文件的當(dāng)前節(jié)點(diǎn)，及時(shí)反饋給處理人，避免了重要的文件不能及時(shí)被處理的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)技術(shù)帶給文秘工作的優(yōu)勢(shì)還有一點(diǎn)也很重要，且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義，就是節(jié)約資源、低碳環(huán)保。傳統(tǒng)的信息通知等，多需要打印出來(lái)多份進(jìn)行公示告知，會(huì)消耗了大量紙張筆墨，是對(duì)資源的極大浪費(fèi)，無(wú)紙化辦公已然成為文秘工作的發(fā)展趨勢(shì)。

3.文秘工作者的工作重心發(fā)生了改變，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬工作領(lǐng)域和技能。傳統(tǒng)的文秘工作主要包括文書(shū)、檔案、會(huì)務(wù)、協(xié)調(diào)等內(nèi)容，不屬于高腦力勞動(dòng)的范疇，對(duì)人員的要求多以善于溝通協(xié)調(diào)、穩(wěn)定認(rèn)真、處事圓融為主。計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，使文秘工作越來(lái)越成為一種高腦力高智力的工作，工作的內(nèi)容也比以往寬泛了許多。大量新興的辦公軟件和設(shè)備給了文秘工作人員更廣闊的施展才能的舞臺(tái)，如為維護(hù)公共關(guān)系，提高企業(yè)的公眾形象和影響力，文秘要處理好企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)運(yùn)營(yíng)的事物。文秘高效的工作可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)并分憂解難，充分發(fā)揮助手的作用。同時(shí)，大大提升了自身的工作價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展添磚加瓦。

4.文秘工作者需要將安全觀念牢記于心，真正做好信息保密工作。由于工作性質(zhì)和職責(zé)，文秘工作人員有機(jī)會(huì)接觸到公司的機(jī)密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，造成的損失也很難挽回。紙質(zhì)文件的保護(hù)相對(duì)容易，電子文件的傳播途徑眾多，被竊取的手段也防不勝防，各種信息載體都難以保證自己不會(huì)成為“黑客”攻擊的對(duì)象，唯有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全與防護(hù)，加倍小心謹(jǐn)慎才是上策。另外，電子文檔的修改和復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)極為容易，是信息安全的又一隱患。因此，文秘工作者如何做好保密工作，是目前以及未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間都要面對(duì)及慎重對(duì)待的課題。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)代文秘工作的改革措施

（一）文秘人員強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升專(zhuān)業(yè)技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化加速了人們觀念的變化，以文秘招募工作為例，字跡工整漂亮在過(guò)往是競(jìng)爭(zhēng)這一職位的有力優(yōu)勢(shì)，然而，目前這一優(yōu)勢(shì)現(xiàn)在已轉(zhuǎn)變?yōu)榫邆漭^高的計(jì)算機(jī)技能。調(diào)查顯示，大約80%的企業(yè)非常重視文秘工作人員的辦公自動(dòng)化水平，這已然成為能否勝任這項(xiàng)工作的重要考察指標(biāo)。文秘從業(yè)人員不單單需要學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化理論和實(shí)踐的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，這是提升工作能力和專(zhuān)業(yè)度的重要步驟之一。首先，企業(yè)應(yīng)組織文秘人員積極參與辦公自動(dòng)化的培訓(xùn)，使日常的文秘工作更加得心應(yīng)手。其次，在學(xué)有余力的條件下，要積極地向網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的領(lǐng)域深耕，這對(duì)日常工作極為有利，也會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有更加深刻的理解。

（二）文秘人員拓展知識(shí)面。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，大量自動(dòng)化與智能設(shè)備的涌現(xiàn)，是對(duì)體力勞動(dòng)的解放，也是腦力勞動(dòng)的崛起。首先，文秘工作者應(yīng)該廣泛涉獵多領(lǐng)域的知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重要信息的敏銳度，遇到特殊情況可以第一時(shí)間做出正確反應(yīng)，久而久之，獨(dú)立思考以及解決問(wèn)題的能力都會(huì)得到質(zhì)的提升。其次，在信息的搜索整理上，要轉(zhuǎn)變觀念，積極行動(dòng)，化被動(dòng)為主動(dòng)，努力地獲取第一手材料。閉目塞聽(tīng)已然不適合當(dāng)前的形勢(shì)，走出辦公室，廣泛地接觸上下層人員，深入調(diào)研，是獲取有價(jià)值信息的有力途徑。文秘工作者不是簡(jiǎn)單的信息搬運(yùn)工，領(lǐng)會(huì)透徹上層的文件和精神，進(jìn)行有效傳達(dá)也是必備的技能。

（三）文秘人員增強(qiáng)統(tǒng)籌全局的能力。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將企業(yè)變成了一個(gè)緊密聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)，文秘與各部門(mén)的溝通交流更加頻繁。文秘工作者需要具備強(qiáng)烈的時(shí)間、人文觀念與全局意識(shí)，妥善安排，事無(wú)巨細(xì)，保障整個(gè)企業(yè)的穩(wěn)定高效運(yùn)作。文秘工作的內(nèi)容繁雜，種類(lèi)較多，從上層領(lǐng)導(dǎo)至下層員工，都有溝通與接觸的機(jī)會(huì)，充當(dāng)著信息連接的角色。不同的場(chǎng)景，不同的人員，應(yīng)有不同的處理方式，這也是文秘工作的特別之處。文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通和信息傳遞的橋梁，一方面，若能善于聽(tīng)取員工的意見(jiàn)，及時(shí)體察到員工的情緒，必要時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)到員工內(nèi)心的聲音和真實(shí)的想法，做上下級(jí)關(guān)系的潤(rùn)滑劑，對(duì)調(diào)動(dòng)員工的工作積極性有很大的促進(jìn)作用；另一方面，盡好上傳下達(dá)的本分。有時(shí)候文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言人，將領(lǐng)導(dǎo)層的精神和意圖及時(shí)傳遞給廣大員工，盡力避免誤會(huì)和由于信息不對(duì)稱(chēng)造成的人心不安，使上下一心，齊心協(xié)力，共同營(yíng)造一個(gè)積極進(jìn)取、團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要文秘工作者具備出眾的情商，溝通與應(yīng)變的能力，以人為本，將領(lǐng)導(dǎo)和員工的需求謹(jǐn)記在心。

（四）文秘人員提升安全意識(shí)和工作的謹(jǐn)慎性。

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展雖然大大增加了工作的便利，但隨之帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和危害同樣不容小覷。信息公開(kāi)透明化的今天，保密工作的難度可想而知。文秘工作者需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和主人翁意識(shí)。“事關(guān)企業(yè)無(wú)小事”，要謹(jǐn)慎地把握好保密和共享的尺度，將保密的意識(shí)和行為貫穿工作的始終。日常辦公的過(guò)程中，針對(duì)比較重要的文件資料，應(yīng)做好加密和備份，密碼妥善保管，不遺失、不外漏；存有機(jī)密信息的電腦不可連入互聯(lián)網(wǎng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)上常見(jiàn)的陷阱要有識(shí)別和鑒別的能力。同時(shí)，協(xié)助公司完善安全管理制度。

四、結(jié)語(yǔ)

文秘工作關(guān)乎企業(yè)的日常管理運(yùn)營(yíng)，任重道遠(yuǎn)，現(xiàn)代化改革之路也絕非朝夕之功。計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文秘工作的改革和促進(jìn)作用巨大，深入推廣應(yīng)用辦公自動(dòng)化體系，使文秘工作呈現(xiàn)出高質(zhì)量、高效率的嶄新局面，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的文秘工作具有重要、深遠(yuǎn)的意義。