高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)研究初探

文/北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 張海東

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校實(shí)施檔案?jìng)€(gè)性化信息服務(wù)，對(duì)提高高校檔案管理效率和質(zhì)量具有基礎(chǔ)性作用，有助于更好地為用戶提供服務(wù)，促進(jìn)高校全面發(fā)展。本文在研究的過(guò)程中，以高校檔案管理個(gè)性化信息服務(wù)的特征為基礎(chǔ)進(jìn)行分析，對(duì)高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)開(kāi)展的價(jià)值以及策略進(jìn)行探討。

一、高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)特征

（一）針對(duì)性。高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)以用戶為中心，以用戶的需要為基礎(chǔ)，以滿足用戶的需求為主要目標(biāo)。在進(jìn)行管理的過(guò)程中能利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的興趣、愛(ài)好以及習(xí)慣等內(nèi)容的查詢和分析，以用戶的差異性因素為基礎(chǔ)，制定個(gè)性化的服務(wù)，使得高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)在開(kāi)展的過(guò)程中更具有針對(duì)性。

（二）可定制性。高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)的管理具有可定制性，在管理過(guò)程中，允許用戶根據(jù)自己的需要和閱讀的習(xí)慣，對(duì)用戶界面進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的定制，并能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源、服務(wù)方式等內(nèi)容的動(dòng)態(tài)定制，使得相應(yīng)的信息服務(wù)工作能滿足用戶個(gè)性化差異，實(shí)現(xiàn)“量身訂制”的服務(wù)方式。

（三）主動(dòng)性。高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)在對(duì)用戶服務(wù)的過(guò)程中，利用人工智能以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，以“信息找人”的方式，打破傳統(tǒng)管理方式下“人找信息”的服務(wù)方式，在信息管理中，能針對(duì)用戶的需求進(jìn)行主動(dòng)的信息服務(wù)，體現(xiàn)服務(wù)工作的主動(dòng)性。

（四）特色性。高校檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，利用信息化管理技術(shù)，在進(jìn)行管理的過(guò)程中能夠針對(duì)不同用戶的需求以及習(xí)慣定制具有特色的服務(wù)，既能夠針對(duì)單一的用戶進(jìn)行信息服務(wù)，也能夠針對(duì)特定群體進(jìn)行信息服務(wù)。在進(jìn)行管理中能將不同的信息資源推送給不同的用戶群體，使得高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)工作更具有特色性。

二、高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)開(kāi)展的價(jià)值

（一）簡(jiǎn)化流程，提高管理效率。紙質(zhì)化管理是傳統(tǒng)檔案管理中最主要的管理方式，存在流程繁瑣、工作量大等缺點(diǎn)。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息化、智能化等技術(shù)改革的腳步越來(lái)越快，也實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理服務(wù)工作的技術(shù)革新。高校檔案館在進(jìn)行信息服務(wù)中，采用個(gè)性化信息服務(wù)，能滿足不同用戶的需求，在管理的過(guò)程中利用大數(shù)據(jù)以及人工智能等信息化管理技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)以及實(shí)時(shí)提取，簡(jiǎn)化了管理的流程，減少了管理的工作量，有助于提升管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）優(yōu)化存儲(chǔ)，保障信息安全。高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)工作的開(kāi)展，利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)能節(jié)約空間，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的大規(guī)模存儲(chǔ)，確保信息存儲(chǔ)的完整性。且采用信息技術(shù)進(jìn)行保管，能避免反復(fù)復(fù)印檔案造成的紙張浪費(fèi)和對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，從而有效防止隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)信息記錄受損的情況，保障信息的安全性。

（三）規(guī)范流程，實(shí)施人性化管理。高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)工作，在信息化技術(shù)背景下，對(duì)信息的記錄以及存儲(chǔ)工作的規(guī)范性要求更高。在管理中，需要按照相應(yīng)的要求以及流程進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和提出，在保障信息安全與完整性的同時(shí)，能提高管理工作的科學(xué)性。且個(gè)性化信息管理工作的開(kāi)展能為檔案館提供一個(gè)更為舒適的管理環(huán)境，為檔案的使用者和提取者提供更具個(gè)性化、人性化的服務(wù)。

三、高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)開(kāi)展的策略——以北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院為例

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案館要加快實(shí)現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù)工作，應(yīng)轉(zhuǎn)變信息管理的觀念，在對(duì)基本理論知識(shí)的學(xué)習(xí)中實(shí)現(xiàn)管理觀念的創(chuàng)新；要進(jìn)一步提升高校檔案館管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平；要建立健全高校檔案館管理制度，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；要規(guī)范個(gè)性化信息服務(wù)管理流程，加快檔案信息化建設(shè)；還要整合檔案資源集中管理。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念。學(xué)院在檔案工作中，強(qiáng)調(diào)檔案人員對(duì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)調(diào)以理論指導(dǎo)實(shí)踐。加強(qiáng)對(duì)《北京市“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的分析和參考，全面推進(jìn)檔案治理體系，加強(qiáng)學(xué)院黨委對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，推動(dòng)檔案工作與中心工作同研究、同部署、同推進(jìn)。檔案管理人員應(yīng)提高對(duì)檔案信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識(shí)，在管理的過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變信息管理的觀念。比如，學(xué)院在進(jìn)行檔案工作中，要求檔案人員掌握最新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，以改革中優(yōu)秀的高校為例，學(xué)習(xí)其管理的理念和開(kāi)展工作中的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況制訂可行性改革方案。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量。比如，學(xué)院檔案管理人員的工作素養(yǎng)以及信息化管理能力是影響個(gè)性化信息服務(wù)工作開(kāi)展的主要因素。高校檔案管理中，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù)應(yīng)以提高檔案管理人員的工作能力和素養(yǎng)為基礎(chǔ)，高校檔案管理中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1.積極組織專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《高校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案人員的檔案知識(shí)與法律意識(shí)，加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，確保檔案管理人員熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)工作，了解檔案信息化建設(shè)中信息安全的重要性，保障檔案工作的科學(xué)性。

2.加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理人才的引進(jìn)。信息化檔案管理人才是個(gè)性化信息服務(wù)工作開(kāi)展的助推力。傳統(tǒng)檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)有抵觸心理，高校在進(jìn)行人力資源管理中，需將信息化檔案管理意識(shí)以及能力納入人才選拔中，通過(guò)內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進(jìn)等渠道多措并舉，加強(qiáng)檔案信息管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

3.構(gòu)建激勵(lì)評(píng)價(jià)機(jī)制。將信息化管理能力納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)中，將信息化管理工作納入人員薪資構(gòu)成中，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理人員對(duì)信息化管理能力的重視程度，推動(dòng)檔案管理人員的自我能力提升，提高自身信息化管理能力。

（三）建立健全高校檔案管理制度。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容包括檔案的“收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研”工作，相關(guān)制度的制訂是做好各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)。

1.《學(xué)院檔案管理辦法》的制訂與修訂工作。制度是行為活動(dòng)的依據(jù)與保障，學(xué)院2006年制訂了《北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）并先后于2016年與2018年兩次對(duì)原有的《辦法》進(jìn)行修訂，《辦法》共計(jì)1.7萬(wàn)字余字。修訂后的《辦法》包含了文件歸檔制度、檔案安全保管制度、檔案保密制度、檔案利用和借閱制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、文書(shū)檔案保管期限表7個(gè)制度，內(nèi)容翔實(shí)，對(duì)學(xué)院檔案工作更具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。學(xué)院對(duì)《辦法》開(kāi)展了形式多樣的宣傳工作，確保宣傳到每一位教職員工。各部門(mén)依據(jù)《辦法》開(kāi)展本部門(mén)的檔案工作，確保學(xué)院的檔案工作有據(jù)可依，有章可循。

2.加強(qiáng)檔案收集、整理與利用等基礎(chǔ)性工作。學(xué)院在檔案管理工作中，嚴(yán)格把控收集與整理的質(zhì)量關(guān)，近5年共收集整理文書(shū)、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、基建、招投標(biāo)、科研等各類檔案約1.38萬(wàn)卷。在檔案整理過(guò)程中，傳統(tǒng)方式與信息化手段相結(jié)合，充分利用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范檔號(hào)設(shè)置。同時(shí)，將檔號(hào)相關(guān)的要求納入管理制度中，錄入管理軟件的檔案做到精準(zhǔn)無(wú)誤。服務(wù)利用過(guò)程中，做全做細(xì)借閱臺(tái)賬的記錄工作，根據(jù)記錄對(duì)各部門(mén)及各類群體使用檔案的內(nèi)容、使用頻率以及使用方式的習(xí)慣進(jìn)行總結(jié)分析研究，為制訂個(gè)性化服務(wù)打好基礎(chǔ)。

（四）規(guī)范個(gè)性化信息服務(wù)管理流程，加快檔案信息化建設(shè)。在高校檔案管理中，為確保個(gè)性化服務(wù)工作的順利開(kāi)展，應(yīng)規(guī)范個(gè)性化信息服務(wù)的管理流程。

1.制訂健全的管理制度，采用責(zé)任制管理方式，將檔案管理人員的具體責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確，針對(duì)不同需求制訂相應(yīng)的服務(wù)流程。

2.在檔案數(shù)字化工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)案卷分類進(jìn)一步核實(shí)，對(duì)案卷整理進(jìn)一步規(guī)范，確保數(shù)字化的檔案與紙質(zhì)檔案完全一致。

3.根據(jù)檔案利用情況分析結(jié)果，對(duì)有個(gè)性化服務(wù)需求的部門(mén)或個(gè)人分別制訂有針對(duì)性的、靈活多樣的個(gè)性化的服務(wù)方案，從而提高檔案工作效率與利用者的滿意度。

4.學(xué)院先后開(kāi)展了三次檔案數(shù)字化工作，共掃描文書(shū)、教學(xué)、基建、招投標(biāo)、科研、學(xué)籍、會(huì)計(jì)檔案等各類檔案共計(jì)122萬(wàn)頁(yè)，其中文書(shū)檔案數(shù)字化率達(dá)到了98%。同時(shí)，完善了檔案管理系統(tǒng)的功能，加強(qiáng)個(gè)性化信息服務(wù)流程的安全保障。通過(guò)以上舉措，實(shí)現(xiàn)部分檔案資源共享，查閱方便快捷。學(xué)院招生就業(yè)部門(mén)在2020年暑假期間開(kāi)展學(xué)生篩查工作，需篩查21年的招生情況，根據(jù)此項(xiàng)工作的需求，檔案部門(mén)制定了專門(mén)的服務(wù)方案，對(duì)檔案應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)設(shè)了32個(gè)內(nèi)網(wǎng)查閱端口，32個(gè)用戶可同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)中相應(yīng)檔案類別進(jìn)行查閱，工作效率大幅提升。

（五）構(gòu)建集中管理管理模式。高校檔案?jìng)€(gè)性化信息服務(wù)工作在開(kāi)展的過(guò)程中構(gòu)建集中管理模式，有助于全面了解掌握檔案資源、利用全面分析研究、統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行集中化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在集中管理的基礎(chǔ)上，更有助于推進(jìn)個(gè)性化信息服務(wù)工作的開(kāi)展。北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院由原北京市農(nóng)校、北京市農(nóng)干院、北京市城鄉(xiāng)建設(shè)學(xué)校和北京市八一農(nóng)機(jī)校共4所學(xué)校組建而成，各校區(qū)檔案管理具有一定的獨(dú)立性。為提高檔案管理工作水平，集約資源，充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案工作，于2019年將其他3個(gè)校區(qū)檔案共計(jì)約1.8萬(wàn)卷／件全部搬遷至南校區(qū)（主校區(qū)）集中管理。集中管理后，對(duì)4個(gè)校區(qū)的檔案進(jìn)行重新梳理，進(jìn)一步精準(zhǔn)分類、規(guī)范整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已錄入系統(tǒng)的檔案條目進(jìn)一步規(guī)范題名及各類錄入信息，為個(gè)性化信息服務(wù)打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是社會(huì)的重要組成，其管理方式隨時(shí)代的變化而變化。高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)以滿足不同層次用戶的需求為目標(biāo)，在管理的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案的個(gè)性化管理，優(yōu)化管理模式，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。在數(shù)字化校園建設(shè)不斷推進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，個(gè)性化信息服務(wù)為解決檔案信息管理的滯后性提供了有效途徑，它突出了信息服務(wù)的主動(dòng)性，開(kāi)拓了信息服務(wù)的新思路，能夠有效滿足用戶的需求，最大限度地實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的社會(huì)價(jià)值。