大數據視角下人事電子檔案管理的問題探討

文/石家莊市疾病預防控制中心 朱曉曼

隨著現代化市場經濟的深入發展，數據成為將信息轉化為生產力的重要資源。在檔案管理領域，個人電子檔案的建立成為數字化時代提高檔案工作效率的關鍵。但是伴隨著大數據在人事電子檔案中的應用，數據倫理道德問題應運而生。數據倫理問題指的是在收集個人信息和分析的過程中，檔案用戶的隱私權力在信息傳播和開發過程中受到侵犯，進而導致個人利益與公共利益產生沖突。而數據倫理是在人事電子檔案建設過程中理應遵循的基本準則，一旦檔案中的數據被非法分子盜用，將對社會和檔案管理工作內部產生無法估量的損失。

一、大數據視角下人事電子檔案中存在的問題

（一）電子檔案主體的隱私易泄露。檔案用戶隱私是人事電子檔案數據倫理問題的核心，尤其是隨著社會的發展，人們基本的物質需求已經得到了滿足。根據馬斯洛的需求理論，此時人們便開始追求更高級的精神滿足，體現在人事電子檔案領域便是人們更加關注在智能時代自身隱私權力的實現。就人事管理工作而言，在大數據對人員的信息進行整合和分析的過程中，會給予人事信息收集系統相應的經濟利益，這就成了人事電子檔案用戶隱私泄露的根本原因。2021年信息安全與戰略中心的年度數據分析表顯示，以獲取經濟利益為主要目的的數據泄漏事件占比高達75%以上。可見，由于人事電子檔案資源存在獲利性，導致用戶隱私易泄露。以疾控中心的人事檔案管理工作為例，越來越多的信息收集系統通過提升自身的技術和業務范圍來獲得人事電子檔案的使用權。但是信息收集人員的身份卻有著多樣性的特點，一旦在人事電子檔案管理工作過程中出現隱私泄露事件，難以在第一時間找到負責人，這便給了一些道德素養較低的主體以可乘之機。同時，疾控中心人事處的管理人員也必須通過互聯網等相應技術手段來錄入和整合相關用戶信息，但在經濟利益的驅使下，存在一些人事處管理人員利用自身職務之便販賣用戶資料的現象，這都成了人事電子檔案中用戶隱私易泄露的誘因。另外，為使人事電子檔案管理工作更加人性化和高效化，在進行用戶相關信息采集的過程中，也會對檔案用戶的行為軌跡和偏好進行標記，以便提供更加精準的檔案信息服務。除此以外，為完善電子檔案用戶的信息完整性，會在檔案館之外的環境下進行信息追蹤，以便更好地掌握相關人員的心理動態和行為走向。在這一過程中難免要利用到第三方應用進行用戶信息采集，這就增加了信息泄露的風險。所以，在人事電子檔案管理的過程中，如何將用戶隱私訴求和工作效率統一平衡，成了當前數據倫理背景下電子檔案信息工作的重點。

（二）電子信息檔案安全保障存在滯后性。在數據時代，為使檔案用戶數據隱私安全得到保障，近年來我國連續推出了《數據安全法》《個人信息保護法》等法律法規以規范相關行業的操作。但是與西方國家相比，我國人事電子檔案的法規設定仍存在滯后性。法規中并未對檔案數據信息制度作出具體而明確的規定，很多條款也散落在其他的法規細則中。2020年修訂的《檔案法》中也并未對用戶數據隱私進行明確的規定。當前，在全國三十多家省級檔案館中，僅有寥寥幾個檔案館對人事電子檔案中的數據隱私問題做出了聲明，可見在法律法規方面，人事電子檔案數據安全保障仍存在滯后現象。例如，在人事檔案管理的技術層面上，即使各類新技術層出不窮，但卻難以充分實現人事電子檔案的保密性。同時，人事電子檔案對互聯網技術有著高度的依賴性，這也使得檔案安全非常容易受到外界的威脅。很多惡意攻擊都通過隱藏技術手段等方式來發送更高級別的請求，進而占用檔案信息中的資源，或者通過發送大量的資源請求來占據檔案信息安全系統中的數據庫，迫使系統的響應速度變慢，影響工作運行。另一方面，全國各個疾控中心檔案館均為人事電子檔案用戶建立了專屬的數據庫，伴隨著疾控中心檔案管理領域得到越來越多學者和工作人員的重視，數據庫的規模也越來越大。但是，由于疾控中心檔案數據庫技術無法統一，所以各地數據庫建設往往出現內容重復較高、規范化程度較差等問題。而人事電子檔案的安全保障技術，也是在各地疾控中心數據庫與新興的技術產生矛盾過程中發展起來的，這種制度的延續，意味著人事電子檔案的安全保障將永遠存在滯后性，而這種滯后性將帶給數據庫更大的隱患。

（三）人事電子檔案中的數據鴻溝背離隱私公平。數據鴻溝指的是在現代化信息技術時代，一些技術人員在專業化領域中所掌握的信息領先于其他個人的現象。在人事電子檔案的管理中，數據鴻溝現象表現在檔案館的技術管理人員所掌握的信息與社會普通群體之間存在一定的差異。這種數據鴻溝在一定程度上造成了數據壁壘，使得尚未掌握相應技術和資源的人員難以實現對自身數據隱私權的完全控制。根據國家檔案館中公共參與欄目數據顯示，全國僅有20%左右的檔案館為用戶提供隱私保護相關服務，大部分檔案館由于技術和管理體制的原因尚未落實人事電子檔案用戶隱私權的透明。很多人員并不了解建立人事電子檔案后，單位將會如何處理數據。這種情況更拉大了用戶與專業管理者之間的數據鴻溝，甚至在大數據技術相互交叉的情況下，為提高用戶瀏覽信息的高效性，往往會默認用戶同意大數據相關技術平臺使用個人信息。很多用戶由于缺乏對相關隱私權、法律法規的知識，在對隱私權進行決策過程中，產生了信息和行為的偏差。在信息和市場地位并不對等的條件下，這種權力的授予使得人事電子檔案管理工作在背離隱私公平的道路上越走越遠。

二、大數據視角下人事電子檔案管理對策

（一）提升檔案主體的數據倫理與隱私意識。在數據倫理視角下，實現人事電子檔案管理的現代化轉型，要先從提升檔案主體的數據倫理與隱私意識開始。造成數據鴻溝和信息不對等現象的出現，是由于檔案主體對人事電子檔案管理中隱私權的相關法律法規并不了解導致的。另一方面，人事電子檔案存在泄露的風險，也是由貪圖經濟利益的主體盜取用戶個人信息資源導致的，所以從源頭上切斷人事電子檔案用戶資源泄露的風險，必須引導信息收集人員和檔案用戶不斷加強自身的權利意識和道德水平修養。以疾控中心的人事管理工作為例，首先，檔案主體要加強自身的隱私權利意識，在瀏覽和登錄疾控中心相關網頁和軟件時，詳細查看網頁最底端的授權條款，避免在自身不知情的狀況下產生其他權利授權。同時，檔案管理主體應為用戶提供個人隱私信息具體流向和應用的調查表，保證疾控中心的人事管理工作公開透明。在互聯網時代，人們往往通過瀏覽各大主流媒體來獲取信息，人事管理工作不應局限于具體的信息收集與分析工作中，還應充分利用當下信息快速發展的特點，建立專屬于各地區的人事管理工作主流媒體賬號，以便提升公眾對數據倫理隱私的認知。其次，針對疾控中心的人事管理工作者，要將數據倫理道德教育貫穿于整個檔案職業生涯中，不斷增強工作者社會責任感與職業道德感，加強檔案工作管理過程中的保密性與安全性。在對疾控中心的人事管理人員進行職業教育培訓時，要以網絡倫理、道德教育為主要內容，設置專門的課程講解管理人員在收集個人信息過程中所須承擔的法律責任，以此將道德倫理責任內化于心、外化于行。與此同時，加強行業內的監督，展開多樣化的工作測評和考核制度，提升行業內的技術規范化程度，避免出現在黑客攻擊時，管理人員無法第一時間解決等問題的出現。

（二）完善人事電子檔案相關的法律法規。在法治社會進一步發展的背景下，切實保障用戶在人事電子檔案中的隱私安全，必須完善相關領域的法律法規。以疾控中心的人事管理工作為例，首先，在政府層面上而言，數據和檔案領域的立法要以數據倫理道德意識作為基本框架，將社會規范作用轉化為電子檔案信息工作的具體行為。要將必要收集的檔案用戶基本信息和需要進行保護的敏感信息區分開，并以立法的形式劃定隱私邊界，使疾控中心人事管理工作有法可依、有法可循。同時，要設置針對人事電子檔案隱私安全中的保護條例，根據現實情況制定個人數據信息保護法規等。當前，人事電子檔案中的倫理隱私問題已經成為檔案管理工作中迫切需要進行改革的內容。所以，在制定相關隱私安全保護條例時，要將用戶信息的采集、使用、保管、分析、銷毀等環節分別建立具體的保護機制，將用戶數據隱私保護納入《檔案法》中。其次，在疾控中心的人事管理工作過程中，切實落實檔案法中對用戶隱私數據安全保護的規定。在用戶登錄人事電子檔案管理系統之初，提供隱私保護的選項，以便用戶可以及時查看相關網絡數據信息授權的情況，并了解當前最新檔案法中有關個人信息隱私安全保護條例。要設置人事電子檔案用戶權利保障的綠色通道，保證用戶進行數據隱私意識申訴時，可以及時找到相關部門和渠道。例如，在受理公眾侵權申訴的窗口，設置對法律法規具有專業化理解的工作人員，以便對公眾提出的法律法規問題進行規范化解答。

（三）創新人事電子檔案的安全保障技術。在大數據信息時代，人事電子檔案的安全保障技術需要涉及廣泛的領域內容，這其中不僅包括廣義上的數據庫安全和遠程訪問系統，還包括防火墻、病毒查殺以及安全技術檢測等，只有將各領域的技術手段綜合應用起來，搭建以網絡安全技術防御為主的安全監測預警系統，才能切實保障電子檔案信息檔案用戶的隱私安全。當前，電子檔案的安全保障技術有了一定程度上的發展，但是要想在數據倫理視角下真正實現現代化的隱私預警機制，要先從數據安全審計開始。在本文語境內，安全審計主要指的是涉及數據倫理安全的有關網絡行為，其中包括數據的儲存、收集、分析和銷毀等行為。實現安全審計往往通過智能型日志來檢查各環節痕跡中遺留的問題，并通過劃分不同專業化領域之間的職責范圍，對系統安全進行評估。例如，我國人事管理工作通常采用的是“看門狗”軟件安全預警系統，以此來減少網絡病毒和黑客的攻擊。在此基礎之上進行安全保障技術的創新，可以通過加入防火墻技術來提高安全預警機制，減少電子檔案用戶內部非法授權活動的出現。同時，為避免出現隱私侵犯后用戶檔案信息數據的丟失，要在人事安全管理系統中加入身份認證以及密碼技術的應用，以此來實現檔案信息資源的備份與恢復。在互聯網數據背景下，電子信息安全保障工作體制仍具有一定滯后性，相關技術不完善或者網絡大范圍攻擊均會導致信息檔案管理系統的癱瘓和失真，在原有的技術系統中創新性加入其他領域的相關技術，可以實現“一加一大于二”的效果，避免數據的丟失，推進人事電子檔案安全保障系統的升級。

三、結語

伴隨著人們隱私權利意識的提高，人事電子檔案管理中出現了數據倫理層面上的一些問題。如何在保障檔案信息檔案用戶數據權利的同時，實現管理工作的高效性和便民性，成了當前檔案管理工作迫切需要解決的問題。在人事電子檔案管理的數據倫理層面，檔案用戶隱私是研究的主要內容。保障人事電子檔案中檔案用戶隱私權，要先從提升大眾的數據倫理與隱私意識入手，相關部門要采取媒體宣傳和職工教育培訓等多樣化的手段來提升大眾對數據倫理道德意識的認知。同時，政府應從立法的角度來規范電子檔案信息管理工作的規范性，實現檔案管理工作的法治化治理，依法懲治相關違背數據倫理道德的信息收集人員。在技術層面，要以綜合系統的視角實現全技術領域的融合，將傳統安全保障技術與現代化技術相融合，提升人事電子檔案的安全保障效率。