高位推動 精心組織 扎實推進紅河州機關電子公文歸檔管理

■李劍武

紅河州檔案局在州委、州政府的關心支持下，在州委辦公室的領導下，順利完成機關電子公文歸檔管理試點工作任務，成功構建了州級機關電子公文歸檔管理的支撐平臺，初步形成制度體系和行之有效的工作模式。

一、主要做法

（一）強領導、明任務。紅河州高度重視機關電子公文歸檔試點工作，充分發揮黨管檔案的優勢，健全機制，有力推進。2022 年，省檔案局布置了州市機關電子公文歸檔試點任務，紅河州委分管領導立即作出批示，建立由州檔案局館、州數據發展中心、州機要保密局等部門組成的領導小組。州委分管領導、州委辦公室領導班子多次聽取機關電子公文歸檔工作推進情況匯報，實地調研，及時幫助解決經費、人員等問題。州委辦公室印發《關于在州級機關開展電子公文歸檔和電子檔案移交接收工作的通知》，明確要求一體推進電子公文處理與歸檔管理。

（二）強責任、聚合力。州檔案局按照省檔案局指導意見和州分管領導要求，擬定《紅河州州級機關電子公文歸檔試點工作方案》，明確工作內容和要求，細化責任分工，任務落實到人，將機關電子公文歸檔工作列入檔案監督指導和執法檢查的重要內容。州檔案館進一步完善相關制度和電子檔案管理系統，為開展機關電子公文歸檔提供了有力支撐。州級相關部門積極配合，及時保障條件，形成共同推動州級機關電子公文歸檔工作的格局。

（三）部系統、對接口。紅河州依托省辦公云平臺部署了“紅河州非涉密電子檔案在線歸檔移交接收系統”，該系統嚴格落實國家相關規定和標準要求，滿足電子公文歸檔與電子檔案整理、保存與利用、移交與接收以及四性檢測、在線監督指導等功能，并與紅河州協同辦公平臺成功對接，實現電子公文在線推送與采集，電子公文辦理和歸檔一體推進。

（四）重培訓、力推廣。州檔案局館多次組織局館干部職工開展電子檔案在線歸檔移交系統培訓，反復進行系統操作演練，確保全員具備指導機關電子公文歸檔的能力；組織133 個州級立檔單位參加電子公文歸檔管理培訓，對紅河州協同辦公系統收發文、電子公文處理、在線歸檔、在線移交等操作方法進行專題講解，并對電子公文歸檔工作作出安排；組織四個業務指導小組，分片包干監督指導州級單位的電子公文歸檔、電子檔案移交工作；建立線上業務交流群，及時答疑解惑，提供技術支持。目前，已有85 家單位登入電子檔案在線歸檔移交系統，系統訪問3320 次。

二、主要成效

（一）有效提升機關電子檔案管理意識。試點單位的公文處理與檔案管理工作一體推進，機關工作更加規范，提高了辦事效率，降低了工作成本，初步顯現了電子檔案管理的示范效應，各單位更加重視檔案工作，進一步明確檔案管理部門，配強了檔案管理人員。

（二）探索了電子檔案管理制度。州檔案局結合實際，制定了《紅河州州級機關單位電子公文歸檔與電子檔案移交接收辦法》，明確了電子文件收集歸檔、電子檔案移交接收等責任和要求，明確了歸檔數據接口、元數據、歸檔格式等標準。制定了《紅河州非涉密檔案在線歸檔與移交接收系統使用辦法》，對系統管理維護、使用規范、安全管理、應急處理等做出明確要求。

（三）提升了機關電子公文應用水平。紅河州機關電子公文在線歸檔，實現從文件形成、辦理到歸檔管理的全生命周期管理，形成電子公文處理閉環。截至2023 年9 月，紅河州州級機關已有48 家州級單位完成1549 件電子公文收集整理，16 家州級單位完成2934 件電子公文歸檔，州檔案館接收電子檔案78 件。

三、存在問題

（一）制度有待完善。州檔案館在電子檔案接收進館后的管理和利用等方面的制度有待完善。各機關單位在電子公文歸檔和電子檔案管理制度建設方面較為薄弱。

（二）電子檔案門類不齊全。各機關目前僅開展了機關電子公文歸檔，電子照片、聲像電子文件、公務電子郵件等各門類電子檔案還未有效納入管理。

（三）機關公文辦理水平與電子公文要求不適配。一些機關電子公文應用不全面、不完整、不規范，檔案工作人員專業技能較為欠缺，影響電子檔案的質量。

四、下一步打算

（一）規范引領，完善制度體系建設。紅河州檔案局將牢固樹立系統思維，進一步建立健全各項規章制度，規范機關電子公文歸檔和電子檔案管理工作。

（二）問題導向，強化業務監督指導。對州級立檔單位開展一輪全覆蓋監督指導，針對問題進行面對面培訓，協助有關部門舉辦公文處理培訓班，推動各單位電子公文規范處理和隨辦隨歸。

（三）目標導向，向“單套制”管理邁進。按照電子檔案管理“單套制”有關要求，進一步規范電子檔案管理業務，強化電子檔案長期保存的保障條件，積極探索電子檔案管理單套制的紅河經驗，全力推動全州檔案工作信息化、現代化。