如何提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性研究

石家莊市職教園區(qū)管理服務保障中心 閆建強

基建工程檔案就是在工程建設活動中所直接和間接形成的一些資料，這些資料對企業(yè)的發(fā)展具有重要推動作用，很多資料是由文字、聲音、圖像、視頻等各種載體文件資料組成，作為一種重要的信息鏈條，基建工程檔案是當前項目發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也貫穿于項目的整個推進環(huán)節(jié)，無論是從前期的設計還是到后期的驗收，都需要做好基建工程檔案的存放和管理，只有不斷提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性和科學性，才能夠為基建工程未來的經(jīng)營和建設提供科學的決策依據(jù)。

一、基建項目檔案歸檔的意義

任何項目工程在開展工作過程中都會產(chǎn)生諸多檔案資料，對檔案進行收集和整合能夠為企業(yè)的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。檔案收集工作是各項工作的核心，由于大部分基建工程項目比較大、涉及人員多、部門多，對于檔案收集和歸檔工作既是一個難點，也是一個挑戰(zhàn)。基建工程的任何施工過程產(chǎn)生的檔案都是整個施工活動的真實記錄表現(xiàn)，其檔案歸檔的完整性和規(guī)范性對于基建工程的順利發(fā)展具有重要作用，檔案工作與工程建設不同，很多基建工程的檔案工作滯后于工程建設，收集資料不及時，不完整，這樣會影響后續(xù)工作的正常開展。很多檔案在歸檔過程中所收集的材料不夠準確，對于后續(xù)更改的檔案沒有及時更新，歸檔管理混亂，久而久之就會使檔案的真實價值受到影響[1]。近年來，我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展對我國基建工程也提出了更高的要求，建設項目的數(shù)量以及規(guī)模不斷加大，只有加強檔案歸檔工作，使其跟上當前的項目建設水平，這樣才能夠促進我國基礎(chǔ)建設的快速發(fā)展。信息化時代的到來給我國基建項目檔案歸檔提供了更多可能，通過計算機技術(shù)以及其他數(shù)據(jù)處理方式，能夠使歸檔工作更加高效地開展，滿足不同基建項目的實際需求，在查詢和閱讀時也能夠更加便捷，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔難度大、整理耗費時間長、儲存要求多的問題。所以，做好歸檔工作，對我國基礎(chǔ)建設項目以及人民的生產(chǎn)和建設生活具有十分重要的作用，必須要引起當前基建部門的重視。

二、基建項目檔案歸檔存在的難題

（一）歸檔檔案資料收集困難

近年來，我國基建項目數(shù)量不斷增加，檔案歸檔的重要性也被逐漸認可，但是在實際項目開展期間仍然存在檔案歸檔不規(guī)范的問題。首先，基建項目是一個大型項目，一般來說施工周期長、分包商多、工程量大、項目復雜，無論是從設計環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)還是到最后的驗收環(huán)節(jié)，都會涉及諸多檔案資料，這就對當前的檔案資料收集和歸檔的規(guī)范性提出了更多的挑戰(zhàn)。在進行建設過程中，施工團隊為了保障工程的順利進行，需要嚴格按照施工要求進行施工，而很多施工單位之間為了追趕工期，沒有嚴格按照當前檔案資料收集的要求進行檔案整合，設計、施工、監(jiān)理、技術(shù)檢測等單位參與工程建設的人數(shù)眾多、流動性強，在對人員管理、設備管理和各個項目的開展過程中一些檔案資料流轉(zhuǎn)速度較快，沒有經(jīng)過及時梳理。此外，一些檔案資料需要通過很多施工人員和施工隊進行簽字確認，施工人員流動性強，施工隊伍管理混亂，這樣就會對檔案資料的真實性和完整性產(chǎn)生了一定的影響，也給后續(xù)的檔案歸檔規(guī)范性帶來了困難。

（二）企業(yè)移交的基建檔案材料整理不規(guī)范

一般來說，我國當前基建項目工程都是公共基礎(chǔ)工程，是利國利民的項目工程，在這個過程中，很多工程需要有建設方、施工方和不同主體之間共同開展，不同主體之間在檔案歸檔和檔案收集時沒有統(tǒng)一的管理模式，對于一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計以及材料的整合缺少系統(tǒng)性和規(guī)范性。長此以往，導致企業(yè)移交的基建檔案材料整理不夠規(guī)范，在最終進行檔案整理時也會存在材料遺失，材料混亂，難以通過系統(tǒng)的方式對其進行整合。

對于一些大型的基建工程項目來說，一般是通過招投標的方式對不同類型的項目進行區(qū)分，通過劃分為若干個子項目加快施工周期，滿足當前的建設要求。同時，很多基建工程內(nèi)部分為電氣工程、樓房建設、預防工程，不同工程的經(jīng)理人不同，施工單位不同，管理內(nèi)容不同，不可能實現(xiàn)對基建檔案的統(tǒng)一管理。此外，很多基建項目工程在前期沒有對檔案資料進行統(tǒng)一的收集，導致很多檔案整理不規(guī)范，也容易出現(xiàn)檔案丟失和檔案真實性存疑等問題[2]。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高

要想實現(xiàn)檔案歸檔規(guī)范性的提高，就需要有專業(yè)的檔案管理人員進行相關(guān)工作，而由于大多數(shù)基建項目開展時檔案管理人員的專業(yè)度不高，很多檔案管理人員都是其他行政人員進行兼任，不同管理人員的素質(zhì)和對檔案管理的工作認可度存在一定的差異，這樣就會導致檔案管理出現(xiàn)較多問題。一些管理人員在進行檔案的收集和歸檔時，由于自身對于管理知識不夠全面，在進行檔案收集和整合時不能很好地歸類，導致檔案管理效果大大降低。很多檔案管理人員只注重對紅頭文件的收集，而對于一些其他的文件隨意存放，這種方式嚴重影響了后續(xù)檔案資料的正常使用。此外，很多檔案管理人員沒有責任意識，也沒有明確檔案人員的崗位重要性，崗位管理不受單位領(lǐng)導重視，這樣就會在進行資料歸檔時無法按照實際情況進行文件資料的整合，后續(xù)借閱時也沒有做好相關(guān)的登記和備注，這樣也容易出現(xiàn)一些檔案借走之后很難尋回，一些重要的資料丟失等問題。

三、基建項目檔案歸檔存在難題的原因

（一）觀念需更新

針對當前檔案歸檔不規(guī)范情況，究其根本是大多數(shù)基建工程對于檔案管理的重視程度不強，沒有良好的檔案規(guī)范管理觀念，這樣就會使得很多工程人員在開展基建工程時忽視檔案管理的重要性。大部分工程管理人員認為檔案管理工作不夠重要，管理意識淡薄，在項目完工之后缺乏對檔案細致的管理和后續(xù)的探究，一些部門在選擇檔案歸檔人員時都是由臨時工和不專業(yè)人員進行，檔案人員流動性大，能力不足，而造成當前檔案歸檔不規(guī)范。長此以往，產(chǎn)生的一些檔案隨意擺放，在使用過程中產(chǎn)生了遺失、破壞等情況，缺乏有效的管理。同時，要想實現(xiàn)整體歸檔效果的提升，就需要提高檔案管理人員的歸檔意識，不斷增強業(yè)務水平和實踐能力，才能夠?qū)崿F(xiàn)當前檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[3]。

（二）制度缺乏保障

盡管當前很多基建工程已經(jīng)認識到檔案歸檔的重要性，但是很多公司仍然缺少完善的制度，缺少整個體系的保障，這樣就會導致很多檔案歸檔工作缺少執(zhí)行保障機制，在相關(guān)工作開展過程中也影響了資料歸檔的規(guī)范性和系統(tǒng)性。一些基建公司在進行基建檔案歸檔時缺少檔案保障計劃和應急計劃，沒有結(jié)合基建工程的實際情況進行規(guī)范管理，這樣就會導致很多項目檔案管理只有方向性的條款，卻沒有具體的落實細則，這樣就會造成檔案管理缺乏制度依據(jù)，缺少制度保障?；üこ虣n案管理工作十分重要，也需要加大人力、物力、財力的投入，但是很多項目工程對于檔案管理的預算投入十分有限。信息化時代對檔案管理也提出了更高的要求，應用計算機軟件對于檔案進行存檔效果十分明顯，但是由于其前期投入較多，對人員的專業(yè)性較大，很多項目管理沒有引入缺少足夠的物質(zhì)保障和制度保障，這樣就會使得檔案管理和收集過程中存在諸多問題，耽誤檔案歸檔的信息化和數(shù)字化建設。

（三）質(zhì)量有待提升

檔案歸檔工作是一項系統(tǒng)的工作，在進行基建工程資料的整合過程中，一定要結(jié)合實際情況，加強基建檔案的分析，根據(jù)實際情況不斷提高質(zhì)量?；üこ虣n案的資料內(nèi)容比較多，設計方面比較廣，所以對其整合過程中一定要提高檔案歸檔的專業(yè)性，將一重要的資料進行分級歸檔，而一些無足輕重的檔案資料可以放在其他相應位置，這樣能夠有效提高整體檔案利用的效率。在歸檔過程中有一些紙質(zhì)檔案，在保存和管理時難度較大，所以當前也可以通過掃描的方式對檔案信息進行儲存，而目前很多檔案管理部門仍然是以人工檔案管理為主，檔案的存儲和查詢要耗費大量的人力，缺乏先進的管理手段和系統(tǒng)的管理方式，這樣也會使檔案的利用效果大打折扣。

（四）載體相對單調(diào)

結(jié)合基建項目在實際施工過程中的情況，很多基建項目都會留下數(shù)字文件，要結(jié)合檔案管理歸檔的規(guī)定，對各項數(shù)字文件進行整合，但在實際檔案管理過程中，很多檔案管理的載體比較單調(diào)，對于一些特殊的檔案內(nèi)容很難通過系統(tǒng)和科學的方式進行存儲，這樣給公司的檔案管理帶來了巨大的難題。目前，大多數(shù)基建工程在開展前期調(diào)研時需要拍攝很多照片和視頻，而大多數(shù)工程沒有結(jié)合工程的實際情況，在前中后期進行拍攝，這樣就會導致很多影像資料留存不夠齊全，不夠系統(tǒng)。同時，很多工作人員工作繁忙，缺少足夠的精力和意識去做好各項檔案資料的收集，只是做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔，而忽視了一些影像聲音和圖片資料，這樣就會使一些工程項目的信息不夠完整，無法真正實現(xiàn)建項目全過程的把控[4]。

四、基建工程檔案歸檔規(guī)范性發(fā)展對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，同步管理

對于當前基建工程項目來說，一定要加強檔案工作的綜合管理，無論是設計階段還是到最后的驗收階段，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，積極轉(zhuǎn)變觀念，通過同步管理，結(jié)合項目開展的各個環(huán)節(jié)由專人進行檔案收集，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。我國近年來基建工程項目逐漸增多，投資數(shù)額越來越大，項目工程規(guī)模的增大也對檔案管理提出了更高的要求，為了更好地實現(xiàn)工程建設的穩(wěn)定性和全面性，就要將檔案資料準確系統(tǒng)的歸檔，為后續(xù)項目工程的維護、改造、擴建提供更加準確的信息依據(jù)，讓企業(yè)能夠真正地考慮到檔案管理的重要性，在項目組建之初要對檔案管理的各項內(nèi)容進行確定，擴大工作范圍并對檔案收集內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容的分析，提高檔案管理人員的責任意識，定人定崗。對于各級各類檔案都需要通過分類管理，進一步加強收集的效果，通過與各個相關(guān)主體之間加強聯(lián)系，應用統(tǒng)一的檔案管理方式，主動的溝通，將檔案管理工作滲透到各個環(huán)節(jié)當中去，才能避免檔案管理工作產(chǎn)生漏洞。此外，企業(yè)管理人員應該加強檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓，通過開展實地觀摩和培訓等方式，提高每一個人員對于檔案的重視程度，明確管理流程，不斷實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）齊抓共管，建立管理網(wǎng)絡

基建工程檔案收集是否齊全，今后能否作為發(fā)展的基礎(chǔ)，就需要通過建立管理網(wǎng)絡，通過齊抓共管的方式，確保每一個檔案內(nèi)容信息完整和準確，加強各個環(huán)節(jié)的管控，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一化。同時，要加強制度建設，加強頂層設計，明確檔案管理的重要性，只有做到職責分明，層層把關(guān)，嚴格做好檔案管理人員的各項工作，這樣才能確保檔案文件的真實性和準確性，實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化發(fā)展[5]。

（三）根據(jù)基建工程的特點，拓寬檔案收集渠道

結(jié)合當前的基建項目工程來看，做好工程項目的檔案收集和管理工作，一定要拓寬收集渠道。為了完成好基建檔案管理工作，為今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，在當前一定要將所有檔案進行收集，對于一些重要檔案進行重點管理。所以，要提高檔案收集工作的科學性和準確性，不僅要提高檔案收集的數(shù)量，還需要提高檔案收集的質(zhì)量，對于一些重點檔案來說應該提前做好存儲的方案，只有收集到豐富的資料才能幫助后續(xù)工程正常推進，更好地為企業(yè)建設服務，從當前的實際情況來看，很多工程項目從申報到竣工會有很多環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)都會形成復雜的文件材料且內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員多，經(jīng)歷時間長，這對檔案管理人員就提出了更高的要求，加強檔案管理意識不能僅要數(shù)量而不要質(zhì)量，只有加強檔案材料和項目建設同步開展，這樣才能夠提高工程項目的有效性。同時，為了保證檔案資料的齊全和完整，要改變檔案管理滯后的問題，提前做好檔案資料的整合方案，按照具體的檔案操作流程和程序做好各項工作[6]。

（四）做好竣工文件的收集與管理工作

對于基建項目來說，工程竣工文件也是反映整體工程建設實際情況的重要內(nèi)容，所以對竣工文件進行收集和管理，能夠給今后的項目工程帶來重要的數(shù)據(jù)支持。很多項目工程在推進過程中具有設計圖紙、施工安裝、竣工圖紙，不同的圖紙對于項目的影響有所區(qū)別，而對于竣工文件的質(zhì)量控制，能夠有效加強整體工程項目的把控，如果項目存在問題都能在竣工材料上找到相關(guān)數(shù)據(jù)，更好更快地解決當前項目中的問題。所以，做好竣工文件的歸檔工作，一定要保障其完整性、系統(tǒng)性、準確性、全面性，將整個項目全過程進行真實的記錄和反應，提高數(shù)據(jù)的可靠性，做到圖像和各類資料的齊全性，這樣才能夠滿足當前規(guī)范標準的歸檔要求，為今后檔案管理提供有力保障。

（五）加強檔案人員的業(yè)務培訓

為了更好地實現(xiàn)檔案管理的科學性和規(guī)范化，就需要提高檔案管理人員的業(yè)務水平。檔案管理工作要求較高，面對業(yè)務量大，信息源多的工作一定要做好做到位。所以，從事基建工程檔案管理人員一定要提高綜合能力，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識，還需要對工程基建建設內(nèi)容進行了解，對于每一個階段所產(chǎn)生的檔案都了如指掌，這樣在后續(xù)的分類整理時才能更加清楚。此外，公司也要定期對檔案管理人員進行培訓和教育，學習先進的管理內(nèi)容，這樣才能夠為今后的工作奠定基礎(chǔ)，使當前檔案管理向著標準化和規(guī)范化發(fā)展[7]。

五、結(jié)語

當前應該加強檔案工作的集中統(tǒng)一管理，做好基建工程的檔案歸檔和審查工作，對于一些重要檔案要做好保存。同時，對于一些保密檔案也應該嚴格限制查詢和存儲的方式，通過統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一制度，嚴格按照當前的管理要求建立管理網(wǎng)絡，明確管理責任，設立專用的檔案室，配備專門的檔案管理人員，由專人進行監(jiān)督和管理，使當前單位建設中產(chǎn)生的各個檔案都能夠很好地利用。