企業檔案管理應注意幾個問題的研究

范恩風

本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司

一、序言

當前，鞍鋼集團與本鋼集團的合并重組，鋼鐵產能大幅度提升，互補性增強，市場占有率擴大。這是在市場環境條件下，鋼鐵企業合并重組是鋼鐵企業發展的趨向。全面加強企業管理，特別是全面加強企業檔案管理，推進企業管理上水平，這對目前企業管理創新加快，科學技術應用加速的今天，顯得突出重要了。對于建筑施工企業而言，由于施工地點分散，施工人員流動性大，施工機械設備搬移頻繁等特點所決定，對建筑施工企業加強企業檔案管理增加難度。又加之據筆者所知，有的建筑施工企業的高管，只重視企業生產經營，而忽視企業的檔案管理，企業檔案利用率不高，這些問題影響了企業檔案管理的加強和改進，必須引起重視。東北老工業基地正在進入全面振興、全方位振興的關鍵時期。企業要振興發展，必須緊緊咬住全面加強企業檔案管理不放，不斷夯實企業檔案管理基礎工作，開發利用企業科技檔案、文書檔案、產品檔案、人事檔案、財務檔案……，提供企業發展支撐。為企業全面加強管理，提高生產經營決策能力，提高生產經營能力，擴大企業市場占有率和把企業做大做強，注入強大推動力，促進企業通過新材料、新工藝、新技術的應用，吸取成功的技術、管理經驗，提高生產能力，推進企業進入發展的快車道。檔案管理作為一門學科，它的利用價值是顯現的，是企業管理的重要組成部分，對此，企業的高管必須有清醒的認識，形成共識。現代心理學揭示并提出了意識產生需要，需要產生動機，動機導向行為，是事物的發展的客觀規律。筆者在長期的施工企業檔案管理工作中，特別是在擔任企業檔案管理負責人的實踐中，深刻地體會到，意識對行為導向的重要意義和作用。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司，是本鋼全資子公司，是主要為本鋼礦山建設服務的建筑施工企業，是本鋼的正處級單位。該公司為了本鋼集團的振興和發展，為全面加強本鋼集團礦山建設，即本鋼南芬露天鐵礦和歪頭山鐵礦以及后續新礦山的建設而組建。特別是本鋼南芬露天鐵礦，是亞洲第一，世界僅有的2 座低磷低硫露天鐵礦之一，是本鋼“人參鐵”的主要原料供應生產基地。本鋼是我國的特大型鋼鐵聯合企業，迄今已有110 多年的發展歷史。建國初期本溪市被確定我國直轄市，就是因為本溪市是本鋼的所在地。本鋼歷史悠久，本鋼礦山更為悠久，歷史越悠久，檔案管理越重要，檔案管理的重要作用凸顯，為了全面、全方位地抓好企業檔案管理，本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司的企業高管極為重視企業檔案管理。并依據現代心理學的意識——需要——動機——行為的規律，從抓提升企業檔案管理意識入手，利用各種會議、板報、墻報、簡報等多種形式，向全企業職工宣講《檔案法》，宣講檔案管理相關知識，宣傳企業檔案管理的必要性、重要性。進一步提升了企業全員管理檔案工作的數字化、網絡化意識，從而極大地推進了企業檔案管理工作的開展。使企業檔案管理取得了良好的成效。

二、企業的檔案管理人員要與時俱進，學習檔案專業理論知識不停止

企業檔案管理是要用科學的理論和方法來管理企業檔案，提供檔案為企業加強企業管理，促進生產經營加速發展和職工個人服務。企業檔案管理的基本任務是收集、完整、齊全、妥善科學管理、保管、整理和開發利用各種門類的檔案，承擔記錄歷史，傳承社會重任。實踐證明：檔案管理是一門學科。從宏觀上講對人類社會的生存發展，對人類歷史文化的傳承和延續都具有重要作用。從微觀上說，檔案與各種信息一道為企業生產經營服務，產出不可替代的重要作用。特別是當今時代是信息與信息技術高速發展和可利用時代，早已有人把信息就是財富，把信息和物質能量相提并論，稱之為世界三大資源。建設數字化企業，檔案管理數字化、網絡化，這對企業提高檔案管理提出了更高要求，對企業檔案管理出現的新情況、新問題，必須要與時俱進，進行深入的探討和研究。亟待需要企業檔案管理人員，要全面加強檔案管理的專業知識理論學習，緊跟檔案管理創新的加快，跟蹤世界上發達國家先進的檔案管理理論，不間斷地加強學習。習近平總書記倡導的“一帶一路”建設，共建、共利、共贏，鞍鋼集團與本鋼集團合并重組，加速為推進了本鋼集團融入“一帶一路”建設。建立世界命運共同體，經濟全球化，世界經濟一體化已成全球經濟發展趨向。企業檔案管理也要緊跟時代數字化、網絡化發展，始于學習，學習永遠在路上，這是對企業檔案管理的基本要求。

1.努力學習《檔案法》，切實掌握其基本內容、屬性特征、作用，并把功夫下在企業檔案管理過程中的執行和落實上

在我國建設現代化強國的進程中，建設法治國家，作用和意義重大。正是基于這一指導思想，加強我國檔案法規建設，強化企業乃至社會的檔案管理法律意識，增強人們法制觀念，這對我國檔案管理的健康發展是非常必要和重要。《檔案法》是我國檔案管理實現“以法治檔”的重要保障。《檔案法》的法律宗旨是：為加強對檔案管理的收集、整理，為有效地保護和利用檔案，社會主義現代化服務。《檔案法》的基本內容包括：對檔案機構及其職責；檔案管理；檔案的利用和公布；法律責任等進行了法律規定。筆者通過對《檔案法》的學習研究認為：按照檔案法的性質也可以劃分為義務性規范、授權性規范和禁止性規范等來理解和掌握。《檔案法》的屬性特征表現在：社會性；綱領性；創建性；民主性和強制性。社會性表現在廣泛性，是對中國整個國家和社會的立法。國家、企事業單位、所有行為和企業，都必須嚴格執行《檔案法》。綱領性主要表現在《檔案法》所做出的法律規定簡明扼要。創建性就要表現在管理創新，用現代管理手段、方法來管理檔案。民主性主要反映在任何公民都可依照法律規定利用開放或未開放的檔案。強制性，《檔案法》是必須共同遵守的法律規范，具有強制性。《檔案法》的作用主要是，用法律的手段規范檔案管理。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司，在企業檔案管理實踐中，極為重視企業檔案管理人員對《檔案法》的學習，并依據本鋼集團對學習《檔案法》的學習和組織宣貫要求，加強了對企業檔案管理人員學習《檔案法》的領導和研究指導，提升了企業檔案管理人員對《檔案法》的理解和掌握。學習掌握《檔案法》是為了在企業檔案管理工作中貫徹、執行、落實《檔案法》。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司，在抓好《檔案法》學習的過程中，更加注重《檔案法》的執行落實上，按照《檔案法》的法律要求為依據，結合企業檔案管理實際，凝心聚力，抓好企業對《檔案法》的貫徹落實、落地。

2.與時俱進，努力學習掌握檔案管理理論知識

理論對實踐有著重要的指導作用。可以設想，如果企業的檔案管理人員，在檔案管理理論知識上懵懵懂懂，是非不清，就不可能管理好企業檔案。所以抓好企業檔案管理人員的檔案管理理論知識的學習顯得突出重要了。檔案管理是一門學科，它與會計、統計、企管、法律等專業管理一樣，具有科學性。企業的檔案管理人員要立足于學習，學習檔案理論知識不能停止和中斷，要與時俱進，不斷通過學習，豐富檔案管理知識，從而提高企業檔案管理水平。

三、抓好企業檔案管理，就要注意抓好企業檔案整理與企業檔案鑒定和檔案統計

本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司，在全面加強企業檔案管理的工作中，高度重視不斷夯實企業檔案管理基礎工作，按照本鋼集團的檔案管理文件要求，一方面咬住對企業檔案管理工作人員的業務培訓；另一方面及時聘請本鋼集團檔案館的檔案管理專家到企業做檔案管理指導，共同商榷和研究解決企業檔案管理工作中存在的實際問題，旨在加強和改進企業檔案管理。在探討和研究企業檔案管理的工作中，筆者認為：要注意抓好企業檔案整理，要學習掌握應用企業檔案整理的工作程序、內容和基本原則；全宗的組織與編號方法；全宗內檔案分類的原則與方法；立卷的內容與方法；檔號的結構與功能等。檔案整理，是通過一系列科學手段，將收集來的檔案科學地組織，使之條理化和系統化。一般情況下，企業收集來的檔案處于相對零亂、無組織狀態，加上檔案數量日益增加，成分越來越復雜，如果不加以整理，就會給日常管理和實際利用檔案帶來很大的困難。只有整理好的檔案，才能為檔案的保管、統計、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，為準確地鑒定檔案的價值提供全面、系統的依據。此外，經過整理充分發揮檔案的憑證、參考作用，體現檔案的利用價值。因此，檔案整理工作是整個檔案管理工作的基礎，對其他檔案工作環節有著很大的推進作用。檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值。據筆者所知，不少企業完全按文件的形成時間或文號對文件進行排列，編制大流水號，不強調事由原則，利用計算機進行關鍵詞檢索。這樣確實很省事，能夠暫時滿足一定的現實利用需要。但是，文書人員和檔案人員在整理文件和檔案時應盡量保持檔案文件之間固有的聯系，不宜隨意分散文件，割裂這種聯系。

企業檔案鑒定，是指按照一定原則、標準和方法，分析和判定檔案的價值，決定檔案是否保存及其保存期限的一項檔案管理業務。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司，為了做好企業檔案鑒定工作，依據本鋼集團檔案鑒定要求，并結合本企業檔案工作實際，制定了“企業檔案鑒定制度”。并按照“企業檔案鑒定制度”要求，壓實責任，貫徹執行。“本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司檔案鑒定制度”對鑒定企業檔案要用全面、歷史、發展的觀點和檔案的來源、內容、形成時間、可靠程度、相對價值、利用情況等科學鑒定，都有明確規定。

企業檔案統計，是按照國家檔案統計制度，對企業檔案工作中各種現象的數量關系進行調查、分析和研究，從而揭示和研究企業檔案管理的現狀和檔案管理規律。抓好企業檔案統計要認真抓好：一是把握企業檔案統計原則。認真、準確、及時、科學地做好企業檔案統計工作，保證檔案統計資料的準確性、客觀性和及時性與科學性。二是明確企業檔案統計范圍。三是明確企業檔案的統計內容。包括檔案管理機構、檔案管理人員、檔案編目、檔案室、檔案室設備及年度利用檔案、利用資料、編研檔案資料、投資數量等。檔案數量統計。包括室存全部檔案數量，年度接收、移出、銷毀檔案數量及室存資料數量。全宗下按檔案類別建立統計臺賬，包括室存各類檔案統計表、室存全部檔案資料一覽表、各類檔案編目情況統計表、檔案工作基本情況統計表、檔案工作統計年報表等。四是企業檔案統計要求。統計數據真實、準確，檔案、目錄、系統相一致。五是企業檔案統計分析。企業檔案統計分析是對反映企業檔案工作現象的大量統計數據進行科學分析，從中發現問題，從而有針對性制定整改措施，改進和加強企業檔案管理。企業檔案統計分析主要有三種方法：動態分析法；分組分析法和綜合分析法。

四、抓好企業檔案管理，就竭力推進企業檔案管理標準化

據筆者所知：我國近些年來正在著力推廣標準化管理，我國標準化管理起步比較晚，大約是始于20 世紀80 年代初期。而美國、英國、德國等發達國家早已是國際標準化組織（簡稱ISO）的成員國。在世界命運共同體，經濟全球化，經濟一體化和“一帶一路”共建的大趨勢下，企業檔案管理向檔案管理標準化邁進，凸顯重要了。筆者對企業檔案管理實現檔案管理標準，進行學習研究認為：要組織企業檔案管理人員，全面學習掌握檔案管理專業教材，掌握檔案管理標準化的基本內容；檔案管理標準體系的構成；與檔案管理有關的標準化機構及制訂的相關標準；檔案管理標準的制訂、修訂與發布實施。檔案管理標準化的基本原理主要是包括統一化、簡化、通用化和最優化。檔案管理的標準化的內容主要包括：檔案專業名詞術語與代號代碼標準；檔案業務標準化；檔案信息處理標準化；檔案管理技術標準化；檔案管理設備標準化。為了使企業檔案管理實現管理標準化。企業要根據檔案管理國家標準和行業標準的概括性，又要依據企業檔案管理的具體性和實踐性，制訂企業檔案管理管理標準和企業檔案管理工作人員的崗位工作標準。研究表明：檔案管理標準是對事而言；檔案人員工作崗位標準是對人而言。檔案管理標準主要是縱向結構，檔案的工作標準主要是橫向結構。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司制訂并發布實施了“企業檔案收集管理標準”。包括檔案接收標準、檔案交接交據格式標準、歸檔標準等。“企業檔案整理管理標準”。包括全宗劃分標準、全宗內檔案標準、案卷格式標準、案卷質量標準、歸檔文件整理標準、檔號編制標準。“企業檔案鑒定標準”。包括檔案密級劃分標、檔案保管期限標準、檔案銷毀標準等。“企業檔案數據庫設計標準”。包括數據單元標準、信息分類編碼標準、數據加密標準、磁帶交換格式標準等。“企業檔案管理系統設計標準”。包括軟件開發標準、文檔編制標準、程序語言設計標準、輸入輸出格式標準、系統測試與評價標準等。“企業檔案信息檢索標準”。包括檔案著錄、標引標準、檢索語言標準、檔案目錄編制標準、機讀目錄格式標準等。“企業電子文件的管理標準”。包括：電子文件收集與歸檔標準、電子文件整理與分類標準、電子文件元數據標準等。企業實現檔案管理標準化，是企業檔案管理實現科學化管理的要求，是企業檔案管理實現高水平的提升。

五、結束語

筆者始終認為：隨著我國經濟發展由速度型向質量型轉變；隨著我國改革開放的步子越邁越大；隨著鞍鋼集團、本鋼集團參加“一帶一路”建設融入發展；隨著數字化、5G、互聯網建設與本鋼集團OA 電子文件管理等上線，科學管理方法、手段的不斷推廣應用到企業檔案管理之中來。科學技術創新的加快，企業管理創新的加快，促進了企業集約化管理，推進了企業檔案管理要與時俱進，不斷探討和研究企業檔案管理出現的新情況、新問題，這對不斷改進和加強企業檔案管理是極為重要和必要的。企業檔案管理要加強對《檔案法》的學習和研究，企業檔案管理人員要學習研究我國與世界發達國家的檔案管理理論，應用科學檔案管理來指導企業檔案管理工作，助力企業參加“一帶一路”建設，參與國際市場競爭。要加強對企業檔案整理和企業檔案鑒定與企業檔案統計分析的研究，從而改進和加強企業檔案管理基礎工作。企業檔案管理標準化的研究，是對推進企業強化檔案管理的要求。除此之外，要強化對企業檔案管理技術應用的研究，企業計算機檔案管理技術、企業檔案信息存儲技術、企業檔案多媒體技術、企業檔案網絡技術、企業數字檔案技術等都亟待深入分析、探討和研究。