大型企業組織級項目管理活動的實踐策略

向野 余婷

中國人民大學

一、引言

隨著市場競爭的日益激烈，各行業也充滿了機遇與挑戰。外部的環境因素促使企業在內部管理方面尋求突破，尤其是對于大型企業來說，為了應對時代的發展，快速響應市場需求，探尋新的管理模式成為其亟待解決的問題。組織級項目管理的目的是幫助公司快速調整業務方向和業務策略，最終實現企業的戰略目標，如何搭建符合企業整體戰略目標的項目管理體系已成為急需解決的問題。目前國內外對組織級項目管理已有了諸多研究成果，但更多地集中在理論層次，各行業的實踐策略應用研究不多。如何豐富組織級項目管理實踐經驗，是值得進一步探尋的重要課題。

二、組織級項目管理的概述及理論分析

項目管理是為完成某一預期目標而對任務和資源進行計劃、組織、管理等一系列過程的總稱。項目管理通常是在時間、范圍、成本等各項約束限制下進行的。項目管理不僅以各種數據、圖表為依據來分析問題，還在進行過程中對溝通談判、統籌規劃、人際交往提出一定要求。目前項目管理已應用在各行各業，雖然在不同的行業有不同的側重點，但它們都是由不同要素集成的一種活動。項目管理的本質是在一定的成本、時間和范圍內，按照相應流程和規范將不同的人員、系統、資源整合在一起來完成預定目標的一種管理過程。相較其他管理模式，項目管理更強調管理的整體調控性和系統性，運用當前有限的資源在一定時間內達成最大效果是其追求的目標。

組織級項目管理指的是：在企業戰略的指導下，在項目管理的基礎上，通過實施各項目來落實企業的戰略目標，通過對業務、組織架構、人員等多方面的調整來實現企業項目化管理，通過完善流程制度、方針政策等來提升企業運行效率的管理方法。組織級項目管理的管理對象已不僅是單一的項目，還拓展到了多項目集合和企業的項目管理組織結構。組織級項目管理立足于戰略層面，是一種有效實現企業戰略的管理方式，具有靈活性強、協調度高、布局迅速等諸多優勢。因此，組織級項目管理的水平代表著一個企業管理的軟實力，是大型企業多部門協同工作、多項目同時開展狀況下提升企業能力的最佳選擇。此外，組織級項目管理的目的包括以下三點：一是實現組織資源的最優化配置；二是規范項目管理工作，使項目管理體系化，提高項目成功率；三是為管理層提供決策支持，加強落實公司戰略，提高企業運行效率。

組織級項目管理體系要同時考量單個項目的項目管理內容和多項目管理的平衡方法，從而保證項目的順利開展，提升企業業務能力。主要內容包括項目管理組織團隊建設、項目管理流程體系建設、項目管理制度體系建設、項目管理績效評估體系建設以及項目管理培訓體系建設等。

組織級項目管理體系搭建的一般過程如下所示：

1.明確企業戰略目標與短期規劃。戰略目標是企業發展方向的指示燈，是制定項目目標和項目計劃的基礎，企業所有項目的開展都是為實現戰略目標而努力，組織級項目管理也為實現戰略目標而存在；

2.分解企業戰略性關鍵任務，制定任務實施方案。分解任務制定實施方案是將戰略目標落地成為現實的地基，是實現短期目標的第一步，也是組織級項目管理必須實現的基本任務；

3.分析企業現狀、資源。組織級項目管理的體系必須基于企業現狀，因地制宜，不可照搬照抄，分析企業基本情況、組織架構、項目管理現狀、項目管理需求可以更好地發現問題，便于后期針對性地提出解決辦法，規避出現體系與業務不匹配的情況；

4.搭建組織級項目管理體系的組織結構。適合的組織結構可以使公司業務更順利地進行，公司的項目管理組織結構應與項目管理現狀相匹配，避免矛盾和摩擦的發生，減少不必要的協調；

5.制定項目管理的制度與流程。沒有制度就沒有約束，制度是公司約束員工規范化運作的根本，有利于降低出錯率，培養員工處事準則；流程規定了員工工作先后順序，是企業運作的基礎，各相關方依靠流程相互協作，項目管理流程應包括各個種類各個等級項目的全過程；

6.搭建項目管理團隊考評體系。考評體系應反映員工的工作態度、業績完成情況和能力高低，是企業管理的有效手段之一。組織級項目管理的考評體系最重要的是將項目進展與員工表現相關聯，達到提升項目體系地位的目的；

7.制定項目管理人才培訓和選拔機制。人才培訓與選拔都是打造高效項目團隊的方法，制定合適的培訓計劃和規劃明確的職業發展路線是提高員工素養，降低離職率，打造穩固優秀的項目團隊的兩大法寶。

本節對項目管理的內涵、外延做了分析，同時介紹了組織級項目管理體系搭建的一般過程與組織形式。

三、組織級項目管理的體系構建

1.組織級項目管理組織架構建設

PMO（Project Management Office）是一種項目管理組織機構，是為了實現和監督整個管理系統而創造出來的一種組織形式，通過整合項目資源和協調項目資源間的分配，保證多項目的順利實施從而使組織的目標得到實現。PMO 在近幾年國內項目管理行業中迅猛發展，因此其在各行各業中均得到了非常好的應用。PMO 是為了管控整個組織項目運行而創造出的，是將組織內項目計劃、執行、調控等工作標準化和規范化的部門，是協調多項目管理、平衡資源沖突、優化項目管理體系的利器，同時也是提高公司管理水平的重要資源。

大企業的組織級項目管理體系應以PMO 為核心，采用自上而下的管理方式，結合現有項目管理體系，并設計各層PMO 的職能和崗位，保證組織聯系緊密，方向一致。PMO 與項目執行團隊共同構建起企業的項目管理體系。引進PMO管理模式，可以將散落在不同職能部門的各項目團隊通過PMO 集合起來，變得有組織有領導的管理模式，由此相互間溝通得到加強，有效避免了項目間溝通困難的情況；此外，PMO 增強了整體項目管理的職權級別，提高了項目資源調控能力和項目管控力度；以及PMO 搭建了項目管理人員的提升通道，提高了項目管理人員的歸屬感和積極性，為整體項目團隊能力提升奠定了基礎。

2.項目分級制度建設

項目分級制度與項目優先級排序和資源分配相關聯，對于項目等級，可根據項目效果、項目利益、項目難度這三方面進行評定，由此項目等級可劃分為5 級：戰略級項目、重大級項目、重要項目、普通項目、日常項目。

其中，戰略級項目是對公司發展方向具有重要意義且長時間起到重要影響作用的項目，因此戰略級項目可在最大權限內調配公司資源，優先級最高；

重大級項目是指填補公司行業或業務空白，提升公司品牌知名度的項目，重大級項目一般是多部門協作項目，其可整合多部門資源，因此重要程度僅次于戰略級項目；

重要項目是指客戶為重要合作伙伴或合同金額較高的項目，雖然重要項目通常由單個部門負責，但在部門承接項目中優先級最高；

普通項目是指普通盈利性項目或普通研發項目，通常會依照項目重要和緊急程度分配資源；

日常項目指依照制度流程而進行的常規性工作，如系統的日常性維護，日常類項目一般無需額外調配資源。

3.組織級項目管理流程建設

項目管理流程的構建主要應圍繞如下目標：（1）提升項目管理組織地位，依據項目層級建立適用的項目評審機制；（2）優化流程環節，提高項目執行質量；（3）整合公司資源，提高資源利用率和解決資源矛盾問題；（4）降低溝通成本，搭建跨部門共同協作平臺。

通常項目啟動后進入項目規劃階段，PMO 與項目負責人來確定項目管理計劃、梳理項目相關人員、制定項目進度計劃、分配工作任務、估算活動資源。需要注意的是，在制定項目計劃時，PMO 就需要考慮多項目的情況下，對資源的合理利用，即錯開使用，避免因關鍵資源多重占用而影響項目進度，并且需要預備在多重占用情況下的替代資源。

項目準備工作完成后，進入執行階段，項目團隊成員依照項目進度計劃完成各項任務，實現項目目標。在項目執行過程中，如因需求、技術等原因產生了項目范圍、人員、進度、資源的變動，影響了項目基線，且糾偏困難，則要進行項目變更管理，調整項目的基線和基準。此時，負責項目基線的管理的PMO，就要發揮重要的作用，當基線變更時則應經由PMO組織變更審核會議討論應對方案。

項目監控工作應貫徹整個項目周期，PMO 除組織參加項目立項、變更評審會議外，還要全程參與戰略級項目和重大級項目，并定期向領導層匯報項目進展，依照項目基線確認項目成果，發現問題則及時糾正；對于重要項目和普通項目，部門級PMO 應定期匯總各項目的進展情況。

項目結項時，PMO 對結項審核提供協助，協助項目經理整理項目輸出成果，歸檔項目結項報告。結項報告包括項目完成情況、項目成本控制情況、項目質量評估、項目管理創新情況等內容，報告中要對比各模塊的初設目標和實際完成度。后將結項報告提交給項目負責人審核，審核通過即項目結項。成功結項后，項目經理撰寫項目經驗總結，提交給PMO，PMO 整理項目全過程資料和項目經驗總結。

4.組織級項目管理團隊建設

在項目管理過程中，“人”是一項重要的資源，項目管理人員的專業能力和職業素養直接影響著項目管理結果。建設一支配合默契、專業素質強、積極向上的項目管理團隊一直是公司努力的方向。這支隊伍的建設主要從兩方面入手：首先是通過培訓提高現有項目管理人員能力，通過明確的職業發展通道提高員工動力，其次是不斷吸納新的優質項目管理人才，從而保證團隊活力。

組織級項目管理團隊培養包括項目定制化培訓、專業能力培訓和團隊意識培養。其中項目定制化培訓需在重點項目開展前對項目相關人員進行項目的定制化培訓。此時，PMO根據項目實際情況和團隊成員具體需求為項目團隊管理過程中所需要的知識技能、方法理論、相關經典案例、難點解決方案等制定培訓計劃，確定培訓時間、培訓方法等，設計培訓課程，根據培訓計劃開展培訓，以便團隊成員盡快融入項目開展工作。對于專業能力培訓，項目管理從事人員專業技能水平良莠不齊，PMO 應通過調研訪談等方式摸底員工知識層面、欠缺技能，對成員的薄弱環節進行針對性技能培訓，補足團隊短板。團隊意識培養的重要性無需多言，企業應定期組織項目管理團隊建設，展示成員的工作貢獻，交流個人想法，通過活動環節增加團隊默契。在團建過程中，不僅打破員工間的隔閡，還可以宣傳公司的價值觀、戰略，統一專業概念，保證團隊目標一致，使團隊成為有機整體。組織級項目管理團隊的培訓體系不僅提升了員工的知識技能、綜合素養，而且讓項目成員可以快速進入項目使用工作崗位，另外還提高了員工對公司的向心力乃至降低了人員流動率，可見，組織級項目管理團隊培養是項目管理的助推劑，也是跨部門溝通的潤滑劑，同時是公司組織結構的固定劑。由此認為，PMO是企業的靈魂組織，是現代企業發展進步的重要組織結構。

本節陳述了組織級項目管理組織架構建設、制度建設、管理流程建設和團隊建設，剖析了其流程與內容。

四、組織級項目管理的應用與實踐

組織級項目管理的實踐過程需要不斷探索，在實際應用過程中需注意以下關鍵性問題：

1.高層參與

發動高層領導參與到建設過程中。高層領導的參與起到了帶動作用，員工會加強對組織級項目管理體系的重視程度；另外，高層領導對企業戰略有更深刻地認識，可以更緊密地連接戰略和項目；還有高層領導可以更好地協調各相關人員和資源，為體系推進創造更加優良的環境。

2.加強培訓

加強組織級項目管理培訓。在體系實施過程中，由于員工不了解導致工作量增加的情況時有發生，加強培訓有利于在企業內部統一方向、統一認識，減少不必要工作，降低推行成本。

3.重視與人力資源的溝通

做好與人力資源部門的溝通工作。體系是在高層領導帶領，PMO 主導，人力資源輔助，公司各部門共同參與下推行的，人力資源部門的重要性不言而喻。人力資源部門不僅協助PMO 部門的組建，還參與制定各項制度流程、協助推行新的績效評估體系等內容，體系的每一步實行都離不開人力資源部門的支持，所以做好與人力資源部門的溝通協調工作尤為重要。

成功實踐組織級項目管理對大企業的經營管理有著重要的意義。通過項目管理體系的優化，公司內責權進一步明化，流程更加清晰，資源利用率提升，團隊專業水平上升，能夠實現項目的動態管理，為管理者提供強有力的支持。以PMO為核心的組織架構是資源利用率提高的關鍵，PMO 整合所有公司項目，再立足企業戰略和組織目標統一分配項目資源，規避資源沖突和資源限制情況的發生，針對各個項目的難點痛點逐一提出解決方案，有效地利用有限資源解決問題。

此外，體系的成功實踐可以有效打破大型企業原有的跨部門溝通壁壘，員工間無效溝通時間減少，溝通成本降低。PMO 模式打通了各部門項目團隊的溝通渠道，PMO 組織的活動集結各項目團隊，員工溝通頻度上升，協作默契度上升，提高了團隊凝聚力。另外PMO 為項目經理和公司管理層搭建了溝通通道，提高了兩者的溝通效率。

還有，組織級項目管理對項目完成率的提升也起著重要作用。項目的分級制度更好地分配資源，減少了因資源短缺而出現的項目爛尾狀況；項目的定制化培訓使員工更快更好地適應工作崗位，降低了團隊融合和項目適應難度，也有助于降低團隊成員的流動率，員工離職率降低有賴于培訓體系、職業規劃、績效評估體系的施行，組織級項目管理體系提供了有競爭性的福利待遇和職業發展前景，提升了團隊凝聚力。

組織級項目管理體系下，項目成員專業技能、溝通協調能力、匯報表達能力均得到了鍛煉，公司整體的專業水平提升取得了顯著的效果。首先項目定制化培訓、專業能力培訓，使員工主動或被動地吸納了理論知識，并在培訓過程中鍛煉了員工的溝通協調能力，最大程度上提升了員工的技能和素養。

為管理層提供決策支持數據是組織級項目管理的重要功能之一，PMO 制定了項目管理制度與流程，定期匯總項目進展和資源情況，跟進項目風險和問題，重點跟蹤戰略級、重大級、重要級項目，當項目發生狀況時及時處理及時匯報。

五、結語

傳統的項目管理模式更適合單項目管理，并不滿足多項目管理需求，而對于大型企業來說，項目眾多，多項目并行的現象廣泛存在。此時，組織級項目管理應運而生，并逐漸受到了眾多企業的重視。組織級項目管理體系從企業戰略目標出發，協調管控項目、項目群的運行方向和項目成果，以保證戰略目標的實現，是解決多項目管理問題的最佳選擇。

此外，本文分析了組織級項目管理的相關理論，提出了在大型企業中該體系的構建方案，并對其在實踐和應用中的相關事項進行了策略和優勢分析，旨在提高大型企業的項目管理水平和市場競爭力。