經(jīng)財務(wù)共享下內(nèi)部控制問題研究

占海笛

（徐州市銅山區(qū)水利機械化施工有限公司，江蘇 徐州 221116）

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，越來越多大型企業(yè)已不滿足于在同一地區(qū)發(fā)展，而是通過建立分支機構(gòu)實現(xiàn)跨地區(qū)經(jīng)營，業(yè)務(wù)單元的增加導(dǎo)致企業(yè)的組織機構(gòu)分散，每增加一處，業(yè)務(wù)單位都需要配備財務(wù)人員，導(dǎo)致財務(wù)機構(gòu)和人員的冗余，在一定程度上影響了企業(yè)的財務(wù)管理效力，久而久之容易使集團形成機構(gòu)的臃腫等問題，不利于實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

為了解決大型企業(yè)管理效率低、成本高等一系列問題，財務(wù)共享模式也應(yīng)運而生，通過將各業(yè)務(wù)單元的財務(wù)業(yè)務(wù)集中到共享中心統(tǒng)一處理，為各分支機構(gòu)提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的服務(wù)。在財務(wù)共享模式下，傳統(tǒng)的會計管理模式有了較大的變革，關(guān)鍵控制點在改變。因此企業(yè)需要思考如何改善財務(wù)共享下企業(yè)的內(nèi)部控制水平，以促使財務(wù)共享中心健康運作。

一、財務(wù)共享中心內(nèi)部控制存在的問題及成因

（一）內(nèi)部控制存在的問題

第一，風(fēng)險管理不合理。很多企業(yè)在建立財務(wù)共享中心之后，沒有根據(jù)財務(wù)共享中心的流程梳理各類風(fēng)險點，也沒有優(yōu)化風(fēng)險評估程序，沒有通過定量分析與定性分析相結(jié)合的方式實現(xiàn)對風(fēng)險的有效管控與調(diào)整。再加上財務(wù)共享中心涉及的業(yè)務(wù)繁多、流程復(fù)雜，若某個環(huán)節(jié)存在問題將給企業(yè)整體帶來較大風(fēng)險。

第二，財務(wù)審核工作不到位。很多共享中心的人員在審核時，對發(fā)票內(nèi)容以及工作的合理性缺乏必要的審核，財務(wù)共享中心的人員不清楚業(yè)務(wù)的具體情況，可能導(dǎo)致財務(wù)共享中心內(nèi)部存在隨意報銷的風(fēng)險，損害了企業(yè)的利益。

（二）內(nèi)部控制問題的成因

第一，財務(wù)共享中心遠離業(yè)務(wù)單位。在財務(wù)共享中心的背景下，一個財務(wù)共享中心要面對較多的成員企業(yè)，不同成員企業(yè)的工作情況有所差異，各成員企業(yè)難以實現(xiàn)與財務(wù)共享中心及時的信息共享，財務(wù)共享中心與成員企業(yè)之間還可能存在信息不對稱的問題，信息不對稱會導(dǎo)致企業(yè)工作效率下降以及產(chǎn)生風(fēng)險。

第二，員工的職業(yè)發(fā)展受限。財務(wù)共享中心背景下，員工長期從事同一板塊的工作，工作內(nèi)容較為單一，重復(fù)而枯燥的工作影響了員工工作的積極性，再加上晉升渠道受限，很多集團的財務(wù)共享中心工作人員會產(chǎn)生懈怠情緒。同時，財務(wù)共享中心的工作人員難以晉升到管理崗位，流水線式的作業(yè)容易使財務(wù)共享中心工作人員產(chǎn)生心理落差，影響其工作積極性，長此以往產(chǎn)生懈怠心理，無意中引發(fā)了各類風(fēng)險。

第三，跨部門溝通存在障礙。財務(wù)共享中心作為企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的工廠，通過財務(wù)共享服務(wù)能夠提高集團整體的財務(wù)工作效率。但是由于財務(wù)共享中心和各業(yè)務(wù)部門相分離，部分業(yè)務(wù)人員不了解財務(wù)共享中心的財務(wù)政策，財務(wù)人員也無法感受業(yè)務(wù)的具體環(huán)境，容易產(chǎn)生信息方面的偏差。

二、財務(wù)共享中心內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）優(yōu)化控制環(huán)境

第一，拓寬財務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域。財務(wù)共享中心要結(jié)合財務(wù)涉及的領(lǐng)域，判斷是否將財務(wù)納入財務(wù)共享服務(wù)范圍內(nèi)，對決策相關(guān)程度和差異性進行分類。例如，對于采購活動等相似度較高，且擁有成本壓縮空間的活動，為了降低企業(yè)的總體成本，可以由財務(wù)共享中心統(tǒng)一管理，實現(xiàn)集團與供應(yīng)商的集中談判，提高議價能力，并與核心供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

第二，加強對財務(wù)共享中心人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。財務(wù)共享中心的人員長期從事重復(fù)性高的工作，長此以往容易挫傷員工工作的積極性。因此應(yīng)該加強對財務(wù)共享中心人員的激勵管理，通過崗位流動和晉升進行管控。

首先，要重視對企業(yè)文化的建設(shè)。財務(wù)共享中心的人員需要認識到自身的責(zé)任并認同企業(yè)文化，對財務(wù)共享中心的人員要明確職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和晉升渠道，并為其做好職業(yè)生涯規(guī)劃。

其次，需要對財務(wù)共享中心的人員采用科學(xué)的績效評價指標(biāo)，使其明確財務(wù)共享中心管理的要求，不斷朝著財務(wù)共享中心目標(biāo)前進。企業(yè)需要定期考察財務(wù)人員的專業(yè)知識，并且企業(yè)管理層也應(yīng)該每年對財務(wù)人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)進行考評，分析其職業(yè)道德是否跟得上企業(yè)發(fā)展需求，判斷財務(wù)人員的專業(yè)能力是否在不斷進步，并定期組織財務(wù)人員進行學(xué)習(xí)。

再次，財務(wù)共享中心內(nèi)部的人員需要定期輪崗，掌握不同專業(yè)的知識，避免長期在同一崗位工作產(chǎn)生懈怠情緒，形成豐富的知識內(nèi)容，并注重在日常工作中的培訓(xùn)工作[1]。

最后，提高財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。在財務(wù)共享平臺建設(shè)的背景下，財務(wù)人員需要提高自身的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。財務(wù)共享下的財務(wù)會計已經(jīng)轉(zhuǎn)型為管理會計，財務(wù)人員不僅需要了解如何操作信息系統(tǒng)，還要為企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的升級與優(yōu)化提供建議，從而達到動態(tài)改進企業(yè)信息系統(tǒng)的目標(biāo)。

企業(yè)需要提高對財務(wù)人員的培訓(xùn)，通過聘請高校講師、行業(yè)專家等人才到企業(yè)內(nèi)部解讀最新的政策，有助于企業(yè)內(nèi)部的成員更好地理解財務(wù)共享下的管理目標(biāo)與管理要求，并結(jié)合自身的工作完善管理體系。

（二）健全風(fēng)險評估

第一，健全風(fēng)險管理機構(gòu)。企業(yè)要重視風(fēng)險管理機構(gòu)的職責(zé)，明確各方的責(zé)任和義務(wù)。財務(wù)共享中心要認識到自身的職責(zé)，配合風(fēng)險管理部門對共享中心工作過程中可能存在的各類風(fēng)險進行檢查，并配合審計部門對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行審計。

第二，完善風(fēng)險評估體系。首先，要確定風(fēng)險評估目標(biāo)。在經(jīng)營層面，風(fēng)險評估的目標(biāo)是確保企業(yè)的應(yīng)收、應(yīng)付、報銷等各項流程運作符合企業(yè)管理的需求，并要求有關(guān)預(yù)算、決算等方面的報告及時、準(zhǔn)確，確保財務(wù)信息的質(zhì)量得到保障。

其次，重視風(fēng)險識別。在共享服務(wù)中心要根據(jù)內(nèi)外環(huán)境動態(tài)對風(fēng)險進行識別，對各類風(fēng)險進行有針對性的調(diào)查。例如：變革風(fēng)險，在財務(wù)共享中心推行的過程中，使傳統(tǒng)會計管理模式得到轉(zhuǎn)變，原有的組織架構(gòu)和管理流程被打破，容易給財務(wù)共享中心的工作帶來一定阻力；制度風(fēng)險，財務(wù)共享中心若操作制度不完善，將給財務(wù)共享服務(wù)的運作效率帶來影響。

最后，需要針對不同的風(fēng)險進行分類管理，按照風(fēng)險發(fā)生的可能性和風(fēng)險的影響程度加強管控，確保各類風(fēng)險得到有效管理，降低風(fēng)險的影響。

（三）重視控制活動

第一，優(yōu)化財務(wù)崗位設(shè)置。財務(wù)共享的模式雖然降低了企業(yè)的成本，但也可能導(dǎo)致會計信息質(zhì)量下降的問題，因此應(yīng)該在各分支機構(gòu)設(shè)置財務(wù)初審崗，財務(wù)初審崗與分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)部門溝通更為便捷，能夠降低溝通成本，規(guī)避由于財務(wù)共享中心和分支機構(gòu)分離導(dǎo)致的各類風(fēng)險。同時，財務(wù)與業(yè)務(wù)隔斷的目的是使分支機構(gòu)所提交的各類單據(jù)隨機分配給財務(wù)共享中心的責(zé)任人，避免報賬人與審核人串通舞弊的可能性，確保財務(wù)共享中心的審核人員在審核單據(jù)時具有真實性、合理性，提高財務(wù)共享中心的管控水平。

第二，優(yōu)化憑證的處理效率。財務(wù)共享中心在確保自身職能發(fā)揮的前提下，應(yīng)盡可能減少憑證的處理環(huán)節(jié)，在共享中心內(nèi)部加強防火墻建設(shè)和電子備份，實現(xiàn)各類信息的自動化管控，避免審核效率低下的問題[2]。

第三，加強業(yè)財融合。財務(wù)共享中心要讓財務(wù)與業(yè)務(wù)實現(xiàn)有效融合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式下財務(wù)被動接收數(shù)據(jù)的弊端，主動收集企業(yè)的業(yè)務(wù)部門信息，了解業(yè)務(wù)工作流程，第一時間獲取所需要的業(yè)務(wù)信息并實行業(yè)財融合。

首先，改進憑證報銷審核機制。財務(wù)共享中心的人員為了有效了解業(yè)務(wù)的實際，掌握費用報銷工作的要求，需要到一線的崗位定期進行輪崗，熟悉業(yè)務(wù)的流程，了解前端業(yè)務(wù)工作的要求，從而加大對費用報銷審核的力度，更加準(zhǔn)確地辨識出憑證的真實性與合理性。通過改進財務(wù)管控機制，防范財務(wù)和業(yè)務(wù)相分離導(dǎo)致費用報銷工作不合理的風(fēng)險。

同時在費用報銷的環(huán)節(jié)，為了避免由于財務(wù)共享中心遠離業(yè)務(wù)發(fā)生地，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確審核各項業(yè)務(wù)真實性的問題，需要落實各成員企業(yè)的首簽責(zé)任制。各部門負責(zé)人需要對本部門人員費用報銷工作的真實性、合理性、完整性負責(zé)，如果報銷之后相關(guān)單據(jù)被財務(wù)共享中心退回需要追責(zé)，并納入對部門負責(zé)人的考核過程中，以督促其重視票據(jù)的審核。通過對費用支出的精細化管理，實現(xiàn)對工作的有效管控，從而提高報銷單據(jù)的完整性和真實性，以有效改進企業(yè)的會計信息質(zhì)量以及信息處理速度。

其次，加強財務(wù)共享中心和各業(yè)務(wù)單位的溝通。財務(wù)共享中心的目標(biāo)是高質(zhì)量地為各業(yè)務(wù)單位提供服務(wù)，各業(yè)務(wù)單位作為服務(wù)對象，財務(wù)共享中心需要加強與業(yè)務(wù)單位的溝通，滿足其工作的要求。財務(wù)共享中心可以在內(nèi)部設(shè)置專門的人員與各業(yè)務(wù)單位進行溝通，在各業(yè)務(wù)單位工作過程中出現(xiàn)問題時，可以及時與財務(wù)共享中心進行交流，并了解財務(wù)共享中心的工作制度以及管理要求，鼓勵各業(yè)務(wù)單位提出自己的工作意見，以提高財務(wù)共享中心對各業(yè)務(wù)單位的服務(wù)水平。

第四，加強對各類原始憑證的管理。財務(wù)共享中心的銷售與收款、采購與付款、費用報銷等方面的業(yè)務(wù)在開展的過程中，都必須保障相關(guān)票據(jù)具有完整性。例如：在采購與付款工作中，要求有效監(jiān)控各項工作合理性，對采購入庫單、驗收單、采購訂單等方面的憑證進行管理，防范票據(jù)遺失的問題；在銷售與收款業(yè)務(wù)中，銷售部門的人員簽訂合同之后，需要將合同信息及時通過掃描以電子檔的方式傳遞給財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心分析合同中的單據(jù)是否全部收回，是否符合收入確定條件，防范管理過程中的風(fēng)險。通過確保各項憑證都得到有效管理，能夠最大程度降低風(fēng)險。

第五，合理控制資金的集權(quán)與分權(quán)管理。首先，集團對重大資金的事項需要具有直接決策權(quán)，集團要控制各業(yè)務(wù)單位資金使用情況，并加強對資金管理工作的掌握，對各業(yè)務(wù)單位重大資金使用有直接決策權(quán)，實現(xiàn)對貨幣資金的集權(quán)管理。

在財務(wù)共享中心內(nèi)部由專業(yè)的人員開展資金管理，并負責(zé)重大資金使用事項的分析。重大資金使用決策必須由財務(wù)共享中心的資金管理小組負責(zé)，并且財務(wù)共享中心要通過預(yù)算系統(tǒng)實現(xiàn)對各單位研發(fā)、采購、制造、銷售等方面資金使用的控制，實現(xiàn)對資金運作的一體化管理。同時針對各單位的融資事項需要加強審批控制，要求各單位的融資必須經(jīng)過共享中心的批準(zhǔn)或由集團總部進行統(tǒng)一融資。

其次，適當(dāng)賦予各業(yè)務(wù)單位資金自主決策權(quán)。集團的財務(wù)共享中心若過度干預(yù)各單位的資金事項，不利于提高各單位資金管理工作的積極性。集團的財務(wù)共享中心應(yīng)該適當(dāng)給予各單位一定自主決策權(quán)。財務(wù)共享中心要設(shè)置各單位資金管理權(quán)限，額度允許成員單位在額度內(nèi)使用資金，無須上報集團財務(wù)共享中心，實現(xiàn)自主審批。但是對于重大資金事項支出，要經(jīng)過財務(wù)共享中心的審批才可使用。同時一旦各業(yè)務(wù)單位在經(jīng)營過程中出現(xiàn)資金短缺的情況，需要及時報告財務(wù)共享中心，根據(jù)財務(wù)共享中心的指示可以自主貸款，也可以由財務(wù)共享中心負責(zé)資金調(diào)度。

（四）改善信息溝通

財務(wù)共享中心的人員要加強對財務(wù)制度的宣傳，完善對員工的報銷手冊，盡量使用專業(yè)的術(shù)語增強各類信息的可理解性。同時為了提高財務(wù)共享中心獲取的各類信息的準(zhǔn)確性，應(yīng)該加強與外部客戶、供應(yīng)商、工商稅務(wù)等相關(guān)部門之間的聯(lián)系，因為財務(wù)共享中心直接和外部相關(guān)部門對接，能夠降低溝通成本。財務(wù)共享中心也需要構(gòu)建多種便捷有效的溝通渠道，在提高溝通效率的同時降低溝通成本[3]。

（五）重視內(nèi)部監(jiān)督

第一，設(shè)置內(nèi)部控制自我評價小組。為了確保內(nèi)部控制評價獨立性，企業(yè)可以在審計部下設(shè)內(nèi)部控制的自我評價小組，財務(wù)共享中心的工作要接受內(nèi)部控制自我評價小組的審核。內(nèi)部控制自我評價小組配合審計部門完善內(nèi)部控制自我評價報告，并對財務(wù)共享中心內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行管控。

第二，加強對績效考核的重視。財務(wù)共享中心要明確管控目標(biāo)的具體要求，識別出管理環(huán)節(jié)中的薄弱點，提高信息的透明度。財務(wù)共享中心要側(cè)重考核服務(wù)滿意度、成本、時效、服務(wù)質(zhì)量等方面的工作，并將財務(wù)共享中心的考核與內(nèi)部成員的績效相掛鉤。

三、結(jié)束語

財務(wù)共享服務(wù)模式作為現(xiàn)代化的企業(yè)財務(wù)管理模式，世界500強中的企業(yè)有一半以上建立了財務(wù)共享中心，并且越來越多企業(yè)認識到財務(wù)共享中心的重要性。未來將會有越來越多的企業(yè)集團參與到財務(wù)共享中心的建設(shè)中，并對傳統(tǒng)的會計流程進行重大改變。但是在財務(wù)共享服務(wù)的模式下，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了重大變革，內(nèi)部控制的關(guān)鍵點在改變，因此有必要對內(nèi)部控制機制進行優(yōu)化。本文認為在財務(wù)共享中心下企業(yè)開展內(nèi)部控制，需要優(yōu)化控制環(huán)境、健全風(fēng)險評估機制、優(yōu)化控制活動、改善信息溝通、重視內(nèi)部監(jiān)督。企業(yè)在未來開展財務(wù)共享中心建設(shè)時，也需要認識到內(nèi)部控制工作的重要性，積極建立與財務(wù)共享體系相匹配的內(nèi)部控制體系，促使企業(yè)實現(xiàn)健康發(fā)展。