新形勢下物業企業內部控制優化策略分析

古凱文

摘 要：物業企業通過建設完善的內部控制體系，可以有效規避風險，規范各項運營活動，建立良好的發展秩序。受疫情影響，經濟形勢復雜多變，因此，物業服務企業要重視利用內部控制手段，提升自身發展的持續性。物業企業要依據實際情況，分析內部管理問題，探索相應的優化方案，此外，內部控制需依據企業實際情況動態調整，建立適宜各階段的內部控制體系，全面提升自身服務質量。本文分析新發展形勢下內部控制工作對于物業企業的重要意義，研究物業企業較為常見的內部控制問題，針對問題制定針對性優化方案，幫助物業企業提升自身管理水平。

關鍵詞：物業企業；內部控制；優化方案

最初，物業企業是以房地產企業附屬業務出現的，隨著經營發展，其逐漸獨立，形成產業。物業企業主要為小區居民提供服務，是服務行業的重要組成部分，在新的發展環境下，為提升物業服務企業的適應能力，應當加強重視內部控制，促進自身穩定發展并提供良好的社會服務。

一、新形勢下物業企業加強內部控制的重要性

（一）有利于提升財務管理水平

在物業企業中加強內部控制，能夠全面提升企業財務管理水平，物業企業開展財務管理工作，其全面涉及核算、稅務、預算、票據以及臺賬等多方面的管理，在應收賬款、臺賬管理中，其對資金安全影響較大。物業企業要嚴格分析發展進程，控制好財務管理工作開展，管理好公共收益、大修基金，全面提升財務管理工作質量，并做好財務監督、核算工作，通過建立完善的財務內部控制系統，促進企業長遠、穩定發展[1]。

（二）有利于資金管理

物業企業重視在資金管理環節加強內部控制，有效提升內部資金利用效率。通過內部控制，能夠有效保障企業科學利用內部資金，減少資源浪費，實現持續發展。通過合理規劃資金，做好資金分配，在提供物業服務中能夠具備充足的支撐，充分發揮企業資金管理價值。

（三）有利于提升管理效率

當物業企業擴張到一定規模，企業領導指令下達到一線需要經過多人傳達，這就導致信息傳遞容易產生偏差，也難以依據領導層預期想法執行，內部管理效果不理想，此外，一線的情況也難以到達高層的視線中，管理者無法依據企業內部真實情況，制定科學的經營管理決策。通過加強內部控制，完善架構和優化崗位，可使信息傳達更加有效，管理更加暢順。

（四）有利于對市場發展趨勢進行預測

通過加強內部控制建設，物業企業能夠有效地分析市場未來發展趨勢，執行相應的財務計劃。近年來，物業推動城市建設工作開展，疫情時期，物業在抗擊疫情工作中發揮著建設性作用，新時期，物業企業也要重視提升自身發展質量，對市場發展趨勢進行預測，提升企業發展的持續性[2]。

二、新形勢下物業企業內部控制存在的問題

（一）內部組織結構體系不完善

物業企業需要完善的組織結構承擔各項工作職責，發揮內部控制工作作用。但實際工作問題較多，例如，缺乏內部控制巡檢崗位，若出現相應的執行偏差，未能及時發現并糾正，可能導致物業企業產生較多的損失。此外，增加太多無效管理崗位，使得各崗位工作量不飽和，責任劃分不明確，出現問題容易推諉扯皮，增加運營成本降低管理效能。部分物業企業缺乏獨立的審計部門，導致工作落實不到位且科學性無法保障，最終影響到企業決策。在整改環節并未落實好監督職責，內部控制工作難以形成閉環式發展，是影響物業企業內部控制效果的重要因素。

（二）缺乏有效的內部控制制度

首先，企業缺乏規范的內部控制流程，由于管理機制科學性不足，崗位之間的職責也難以明確劃分，各部門之間缺少溝通，導致內部控制工作順利開展具備一定的難度。其次，物業企業較為特殊，其重點是人員應用，由于內部控制體系缺陷，影響著人員配置工作，導致各項工作開展混亂，出現問題并未及時采取應對措施，導致企業工作效率低下。最后，物業企業為實現規模化發展，使得管理人員必須重視提升經濟效益、擴大發展規模，但忽視了內部控制，難以滿足企業現階段的管理需求[3]。

（三）風險管理機制與內部控制機制不夠統一

風險控制是物業企業內部控制工作的重點，也是重要薄弱環節，部分企業雖然具備風險管理部門，但部門的職責難以充分發揮，僅承擔相應的數據傳輸、分析工作，職能權利并未應用到位。物業企業開展內部規劃工作，其對經營利益較為關注，但在內部管理環節，不具備完善的管理機制，并未進行有效的風險評估，內部控制機構不夠合理，與風險管理機制的結合性不足，影響企業的長遠發展。

（四）缺乏有效的監督機制

物業企業必須重視完善內部監督機制，保障各項工作依據內部控制規范開展。但企業實際運營中，由于缺乏管控力，導致內部控制工作建設不到位，究其原因，是物業企業監督過程形式化，導致內部控制價值難以發揮。此外，物業企業審計工作是落實監督職責的重要途徑，但由于部分管理人員錯誤的認知，導致在內部控制中，審計價值難以充分發揮，也使部分物業企業內部控制環境基礎薄弱、監督工作難以推進[4]。

（五）內部控制工作人員綜合素質不足

在物業企業運營中，其需要工作人員在各方面加強溝通、協調，因此，工作人員的素質至關重要。但在實際工作開展中，由于物業企業屬于服務行業，其在招聘過程中，對人員的技能、學歷要求較低，企業領導對人員素質層面較為忽視，在人員素質參差不齊的情況下，人員服務意識、服務能力都會受到影響。此外，由于內部缺乏人才培養機制，員工的專業素質、綜合素養參差不齊，內部人員流動性較強，也會嚴重影響物業企業內部控制工作有效開展。

三、新形勢下物業企業內部控制優化措施

以M物業企業為例，其在開展內部控制工作中，以“八大軍規”為依據，從各個環節入手，開展內部控制工作，全面涉及貪污受賄、不當關系、挪用公款、關聯交易、泄露機密、在外兼職、同業競爭、弄虛作假等多個方面。在財務資金關聯方面，為保障有效統籌內部資金，建立完善的資金運作、管理體系，在提升內部各層級風險管理意識的基礎上，依據內部規章制度嚴格要求，減少內部發生風險以及舞弊的現象，在財務資金管理中，對內部控制工作開展的范圍進行明確，并做好了相應的時間安排、明確巡檢內容、出具結果報告，并及時對結果報告進行公示，做好后續整改。在M物業企業風險管控方面，其提倡建立完善的風險管控體系，鼓勵員工人人參與風險管控，在風險管控中遵循四大風險原則：合規性、全面性、及時性、適配性。M物業企業建立相應的風險內控手冊，依據相關手冊要求，對運營、經營、美居、租售、工程、市場、財務、人力行政、IT等多個業務線制定合規性要求，保障員工在日常管理工作中學習并熟悉相應的內部控制工作要求。各物業企業也可以學習M物業企業的內部控制做法，同時，也可以從以下五個方面思考自身不足，及時進行完善。

（一）加強內部組織結構建設

物業企業需重視加強內部組織結構建設，首先，要加強內控綜合性巡檢，依據年度內控工作計劃，對業務線條展開全方位核查，需遵循各項工作開展原則，嚴格約束自身行為。重視評價現階段各項工作標準的合理性，確保切實落實。內部控制執行小組要重視分析、觀察、測試，采取多樣化的方式對相關制度的合理性進行驗證，要敢于審視企業內部職能劃分的合理性、崗位配置的科學性，保障各項機制的規范性作用能夠有效發揮，出現執行偏差，要及時修正，做好分析問題與實施調整工作。其次，要加強專項審計，依據重點事項，制定相應的審計方案，并在企業中嚴格落實，內控執行小組要及時向領導小組提交審計報告。最后，要成立專業部門加強整改與閉合，嚴格遵循工作開展原則，針對具有整改期限的各項工作定期回訪，監督整改工作的落實情況，避免企業出現相應的經營風險隱患。

（二）完善現有內部控制管理體系

物業企業要提升自身管理水平，就要重視完善現有的內部控制制度，搭建完善的內部控制體系，約束各個環節工作，使得物業服務質量更高，增強業主滿意度。在新時期，物業企業也面臨著嚴峻的競爭環境，更要通過內部控制，對內部資源進行合理規劃，控制好服務成本，實現有效的降本增效，提升物業服務企業的持續發展能力。在內部控制制度建設過程中，首先，要以物業企業員工為出發點，以實現良好的內部控制效果，增強企業發展優勢為前提，對內部權責進行規范，要對員工的職責進行明確劃分，各項職責有人承擔，工作落實規范、有序，全面提升內部工作效率。其次，企業內部控制制度要以戰略目標為導向，并結合企業實際工作現狀，對內部控制機制進行完善，在這個過程中也要重視完善內部組織結構，建設良好的內部控制環境，確保內部資源能夠快速共享，支撐企業制定內部決策。最后，管理人員要充分了解各部門現狀，深入分析內部控制工作，對內部控制內容進行優化，保障制度覆蓋范圍廣泛，提升企業發展的持續性。

（三）推動內部控制與風險管理有機結合

物業企業要意識到，運營風險是影響企業平穩運行的關鍵因素，因此，在內部控制工作開展過程中，要重視結合風險管理。企業可以定期組織人員開展內部控制講座，為內部人員普及相應的內部控制知識，分析內部控制案例，幫助員工在工作中養成良好的工作習慣，將風險管控日常化，通過良好的工作氛圍，為員工樹立相應的內部控制理念，提升員工風險管理意識，促進企業更好地發展進步。此外，企業還可以明確運營過程中的風險要素，針對各個風險要素，制定完善的風險管控計劃，做好員工普及，保障員工在工作開展過程中依據相關規范嚴格要求自己，保障企業安全、高效運營。

（四）完善內外部監督機制

當前，物業企業要重視完善內部監督機制，切實保障內部控制制度落實，提升管理以及服務質量。企業可成立監察中心，加強全員參與，鼓勵每位員工成為“風控員”，發現風險問題時，均可向監察中心實名舉報，幫助公司安全、健康發展。同時，也要重視外部監督，重視處理業主投訴問題，及時將處理結果反饋給業主，形成內部管理的閉環。在內部監督中，首先，物業企業工作人員要與業主溝通，保持聯系，因此，要嚴格控制工作人員的言行舉止，維護物業企業形象，增強業主的滿意度、信任感。物業企業加大監督力度，也要分離不相容崗位，避免徇私舞弊的現象。其次，重視完善企業內部權責制度，針對各部門、員工在監督過程中的問題，及時有人負責處理，避免各部門人員推卸責任，影響工作質量、效率，以此為基礎，管理人員的權限實現有效制衡，提高內部管控質量與效果。最后，企業管理者、員工要充分認識到內部控制機制、監督機制之間的關系，對內部各項工作進行協調，通過完善的業務流程，及時把控運營環節中的各項風險，提升企業經營管理的安全性、持續性。

（五）加強企業人才隊伍建設

當前，物業企業要全面加強自身人才隊伍建設，減少人員冗余，提升員工作為意識，有效控制內部人力成本，也是增強內部工作效能，合理控制運營成本的關鍵。首先，企業在人才招聘環節要加強嚴格控制，依據企業實際崗位需求，制定人才招聘方案，重視考量人才綜合素質、工作經驗。管理人員必須全面擯棄傳統的人才招聘理念，招聘人才不應注重數量，控制好質量才是關鍵。其次，物業企業也要重視員工的培訓教育工作，提供完善的崗前培訓，保障人員在上崗前了解企業經營情況、工作職責，更好地適應工作崗位，為業主提供高質量的服務。最后，物業企業要意識到人員流動給企業帶來的影響，過大的人員流動性也會增加企業成本。物業企業屬于服務行業，員工為業主提供服務，在服務的過程中逐漸熟悉，對小區情況、各項工作更加了解，頻繁的人事變更會降低業主的服務體驗，影響業主的滿意度，也會出現工作對接過程中的問題。因此，要建立良好的工作氛圍，為員工提供發展渠道，減少人員流失率，保障內部服務質量。

結束語

綜上所述，物業服務企業開展內部控制，能夠幫助企業控制成本，合理配置資源，有效規避風險，需要引起企業的重視。物業企業需完善內部組織結構，保障管理者制定的各項決策有人落實；重視完善企業內部控制管理體系，為各項工作開展提供依據，避免因人為因素影響，提高風險發生概率；推動內部控制與風險管理有機結合，風險是物業企業管控的重要方向，也是威脅企業安全經營的重要因素，因此，應當加強關注的重點；完善內外部監督機制，及時發現企業運營的各項問題；重視加強物業企業人才隊伍建設，采用多樣化的人才培養途徑，提升內部人員綜合素質，幫助物業企業事項降本增效，提升服務質量。

參考文獻：

[1]劉冰.新形勢下物業企業內部控制的有效策略分析[J].商業觀察，2022（22）：57-59.

[2]黃雪群.新形勢下小區物業企業內部控制策略分析[J].財會學習，2022（18）：167-169.

[3]方阿燕.新形勢下小區物業企業內部控制策略探討[J].經濟管理文摘，2021（20）：28-30.

[4]金凡凡.芻論關于物業企業內部控制的相關問題與對策[J].商訊，2021（8）：103-104.

（作者單位：上海永升物業管理有限公司廣州分公司）