美國常青藤盟校檔案館網(wǎng)站信息組織分析與啟示
——以哈佛大學(xué)、賓夕法尼亞大學(xué)、哥倫比亞大學(xué)和耶魯大學(xué)為例

■ 黃芮雯

一、概述

檔案網(wǎng)站作為高校檔案館發(fā)布檔案信息資源、宣傳檔案知識(shí)、提供檔案利用服務(wù)的重要平臺(tái)，其核心是網(wǎng)站的信息資源。網(wǎng)站如何組織和管理這些信息資源，讓用戶可以方便快捷地利用檔案信息資源是高校檔案工作者必須解決的重要問題。隨著館藏資源的逐步數(shù)字化，高校檔案網(wǎng)站的信息資源將不斷得以豐富，因此，檔案網(wǎng)站的信息組織就成為網(wǎng)站信息服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。國外各高校的檔案館網(wǎng)站起步早，經(jīng)驗(yàn)相較我國高校檔案館網(wǎng)站更為豐富，發(fā)展更為成熟，在探究國外高校檔案館網(wǎng)站的過程中，可以認(rèn)識(shí)到自身的不足并借鑒其信息組織模式，結(jié)合高校自身特色為用戶提供更好的信息服務(wù)。

對(duì)于信息組織的定義，目前尚未有統(tǒng)一定論。宋彩萍、霍國慶認(rèn)為“信息組織是將處于無序狀態(tài)的特定信息，根據(jù)一定的原則和方法，使其成為有序狀態(tài)的過程，其目的是將無序信息變?yōu)橛行蛐畔ⅲ奖闳藗兝眯畔⒑陀行У貍鬟f信息。”[1]黨躍武認(rèn)為“信息組織是在信息搜集基礎(chǔ)之上進(jìn)行的信息系統(tǒng)的信息整理和有序化工作。[2]尚克聰認(rèn)為“信息組織就是指采用一定的方式，將某一方面大量的、分散的、雜亂的信息經(jīng)過整理、序化、優(yōu)化，形成一個(gè)便于有效利用系統(tǒng)的過程。”[3]信息組織雖然未有統(tǒng)一的定義，但可以確定的是，信息組織就是使信息由無序向有序轉(zhuǎn)變的過程。檔案網(wǎng)站信息資源組織，可以定義為:根據(jù)用戶的利用需求，結(jié)合檔案網(wǎng)站信息資源的特點(diǎn)，以檔案網(wǎng)站的各類信息資源為對(duì)象，利用先進(jìn)的技術(shù)，按照一定的原則、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案網(wǎng)站信息資源的分類、檢索和揭示，提供有序的、動(dòng)態(tài)的、實(shí)用的檔案信息資源利用方式的過程。[4]

在CNKI 中將“信息組織”和“網(wǎng)站”作為關(guān)鍵詞和主題詞分別搜索，去重后得到結(jié)果358 條結(jié)果，剔除與結(jié)果不相關(guān)的文獻(xiàn)后的到相關(guān)檢索結(jié)果167 條。通過將節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)頻次設(shè)置為10 次后得到的關(guān)鍵詞共現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)圖可以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)關(guān)鍵詞出現(xiàn)最多的還有網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)站信息、信息構(gòu)建、類目設(shè)置等，且出現(xiàn)時(shí)間在2000年以后。

圖1 關(guān)鍵詞共現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)圖

本文選取美國常青藤盟校八所大學(xué)中有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的哈佛大學(xué)、賓夕法尼亞大學(xué)、哥倫比亞大學(xué)及耶魯大學(xué)的四個(gè)檔案館網(wǎng)站作為研究對(duì)象。作為世界學(xué)術(shù)水準(zhǔn)及教學(xué)質(zhì)量一流的美國高校，其檔案網(wǎng)站的建設(shè)較為成熟，值得借鑒。

二、網(wǎng)站信息組織分析

本次研究從美國高校檔案網(wǎng)站的類目設(shè)置及信息檢索結(jié)果兩個(gè)方面作為重點(diǎn)來分析信息組織。類目設(shè)置包括網(wǎng)站導(dǎo)航與檔案分類；信息檢索結(jié)果則包括搜索結(jié)果的類目顯示方法及檢索時(shí)的類目選項(xiàng)。

（一）類目設(shè)置與導(dǎo)航系統(tǒng)

哈佛大學(xué)檔案館（Harvard University Archives）網(wǎng)站導(dǎo)航欄共設(shè)置五個(gè)一級(jí)類目，分別為：查與找、研究咨詢、圖書館與檔案館、關(guān)于我們和幫助。每個(gè)類目下又設(shè)二級(jí)、三級(jí)類目。以“查與找（Search &Find）”大類為例，其子類目錄結(jié)構(gòu)如圖2所示：

圖2 哈佛大學(xué)檔案館網(wǎng)站一級(jí)類目分類示例

在網(wǎng)站的首頁又分為三個(gè)部分，分別為資源鏈接、關(guān)于檔案、新聞與館藏。資源鏈接下設(shè)兩個(gè)二級(jí)目錄，分別為利用館藏檔案、捐贈(zèng)檔案和管理以及管理檔案，每個(gè)二級(jí)目錄下又設(shè)有不同的三級(jí)目錄。

賓夕法尼亞大學(xué)檔案與文件中心（Pennsylvania University Archives and Records Center）網(wǎng)站首頁導(dǎo)航中有兩類并列的一級(jí)目錄，一欄將檔案館與文件中心區(qū)分開來，一欄則為館藏指南、原始文件、校史資料、數(shù)字圖片資源、研究咨詢以及聯(lián)系我們，不設(shè)二級(jí)目錄。在首頁的左側(cè)有局部導(dǎo)航欄（圖3）將檔案和文件中心的二級(jí)類目列出來。

圖3 賓夕法尼亞大學(xué)檔案與文件中心網(wǎng)站首頁局部導(dǎo)航

哥倫比亞大學(xué)檔案館（Columbia UniversityArchives）網(wǎng)站首頁導(dǎo)航設(shè)有六個(gè)一級(jí)目錄，分別為位置、查詢、研究咨詢、服務(wù)、電腦技術(shù)及關(guān)于我們。每個(gè)一級(jí)目錄下又設(shè)二級(jí)目錄。在首頁下方，一欄顯示學(xué)校檔案和文件，分別有建筑檔案、辦公文件、圖書館資料、教務(wù)文件等。另一欄則顯示學(xué)校歷史檔案，包括學(xué)校榮譽(yù)、學(xué)校報(bào)道、網(wǎng)上展廳、校長檔案、學(xué)校文件等。

表1 各檔案網(wǎng)站首頁導(dǎo)航的一級(jí)類目

耶魯大學(xué)手稿與歷史文件室（Yale University Manuscripts &Archives）網(wǎng)站首頁導(dǎo)航設(shè)有五個(gè)一級(jí)類目，分別為研究咨詢、服務(wù)、館藏資源、來館須知以及關(guān)于我們。下設(shè)二級(jí)類目：

從上述的對(duì)比中可以發(fā)現(xiàn)，四所高校的檔案館網(wǎng)站導(dǎo)航的一級(jí)類目將主題法與分類法相結(jié)合。單一的主題法或分類法已難以滿足用戶的信息需求，各高校檔案網(wǎng)站由于其職能的特殊性，需要為研究者提供相關(guān)資料，因此在網(wǎng)站導(dǎo)航中，研究咨詢（Research）都單獨(dú)作為一個(gè)一級(jí)類目列出來。與傳統(tǒng)分類法不同，一級(jí)類目下的二級(jí)、三級(jí)類目會(huì)出現(xiàn)相互重疊的部分，例如哈佛大學(xué)檔案館導(dǎo)航中的“查與找”下的二級(jí)類目“數(shù)據(jù)庫及電子資源（Database &E- Resource）”下分別有主要數(shù)據(jù)庫、所有數(shù)據(jù)庫和電子期刊等。這些類目之間有所重疊，但符合用戶思維邏輯習(xí)慣，增加信息接入口，能夠幫助用戶更快地查詢到所需信息。在網(wǎng)絡(luò)信息組織中，各類目之間已沒有明確的界限，它們可以相互結(jié)合、相互融合、相互補(bǔ)充，建立起網(wǎng)狀或立體的網(wǎng)絡(luò)信息組織體系。

（二）信息檢索

哥倫比亞大學(xué)檔案館首頁的檢索入口依據(jù)信息的來源和形式分成了9 類，用戶不僅能夠查詢檔案，也可以根據(jù)需要選擇文章、數(shù)據(jù)庫、電子期刊名稱、網(wǎng)頁、學(xué)術(shù)評(píng)價(jià)、電子圖書、論文以及最新資源檢索。其快速檢索結(jié)果信息按照12 大類顯示，并附有不同大類的檢索結(jié)果和數(shù)目。不僅顯示出有關(guān)信息的類目所屬，更便于用戶進(jìn)行擴(kuò)展瀏覽和檢索。

耶魯大學(xué)手稿與歷史檔案室的信息檢索入口在首頁的中上方，較為醒目。用戶可通過檢索入口進(jìn)入檢索結(jié)果頁面進(jìn)行高級(jí)檢索。網(wǎng)站將檢索結(jié)果依據(jù)來源劃分為十個(gè)不同的類目，分別為手稿與檔案、藝術(shù)圖書館、醫(yī)學(xué)歷史圖書館、音樂圖書館、虛擬展覽館等。耶魯大學(xué)檔案館網(wǎng)站不僅提供了案卷級(jí)和文件級(jí)的關(guān)鍵詞檢索，同時(shí)也提供檔案的全文檢索，用戶無需登陸即可瀏覽已開放檔案。

哈佛大學(xué)檔案館及賓夕法尼亞大學(xué)檔案與文件中心通過在網(wǎng)站上內(nèi)嵌Google 的全文檢索功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)站信息的全文檢索。賓夕法尼亞大學(xué)檔案與文件中心網(wǎng)站的檢索結(jié)果頁面將結(jié)果分類為包括“全部”在內(nèi)的八個(gè)選項(xiàng)，其中部分與導(dǎo)航的一級(jí)類目相同。同時(shí)在檢索類別中，用戶可以選擇檢索整個(gè)網(wǎng)站，也可以選擇檢索數(shù)字化圖片館藏檔案。

三、啟示

通過以上分析，我們可以看出美國四所高校的檔案館網(wǎng)站的信息組織方式多樣且各具特色，對(duì)于我國高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)具有很大的借鑒意義。具體表現(xiàn)如下：

（一）堅(jiān)持以用戶需求為中心的導(dǎo)向原則

從美國四所高校檔案館網(wǎng)站的信息組織分析中不難發(fā)現(xiàn)，各個(gè)高校檔案館在導(dǎo)航系統(tǒng)的類目設(shè)計(jì)上都是從用戶的角度出發(fā)，根據(jù)用戶不同的需求劃分導(dǎo)航板塊。例如哥倫比亞大學(xué)檔案館網(wǎng)站的導(dǎo)航，一級(jí)類目的設(shè)置就可基本滿足用戶查檔利用的需求，在“查詢”下拉的二級(jí)類目中，用戶不僅能夠發(fā)現(xiàn)檔案的相關(guān)資料，也可查找到圖書和其他資料，極大地方便了用戶的查詢。哈佛大學(xué)不僅提供一次文獻(xiàn)信息，且對(duì)編研都十分重視，讓不同層次的用戶都可以及時(shí)得到滿足。反觀我國部分高校檔案館，在導(dǎo)航設(shè)置時(shí)大多以工作新聞為主，忽略了用戶查詢利用的需求，無法發(fā)揮檔案網(wǎng)站作為高校文化傳播、檔案資源利用平臺(tái)的特色。在用戶需求趨于多元化、個(gè)性化的環(huán)境下，高校檔案館網(wǎng)站應(yīng)對(duì)用戶的信息需求和使用習(xí)慣進(jìn)行調(diào)研、分析，設(shè)計(jì)符合用戶習(xí)慣的合理的導(dǎo)航系統(tǒng)及檢索系統(tǒng)。我國高校檔案館網(wǎng)站可通過問卷、訪談等方式了解用戶的需求和習(xí)慣，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合館藏資源，構(gòu)建合理的導(dǎo)航系統(tǒng)及檢索系統(tǒng)。

（二）全面提升網(wǎng)站檢索便捷度

哥倫比亞大學(xué)檔案館及耶魯大學(xué)手稿與歷史檔案室的信息檢索類別按照檢索結(jié)果的來源將其分成不同大類，以自然語言作為基礎(chǔ)的分類體系，避免了在檢索界面上出現(xiàn)專業(yè)性和學(xué)術(shù)性很強(qiáng)的詞匯，用戶使用起來十分便捷。另外，用戶在檢索結(jié)果頁面又可根據(jù)時(shí)間進(jìn)行二次檢索。在開放檔案和現(xiàn)行文件的檢索方面，美國四所高校都實(shí)現(xiàn)了全文檢索。我國部分高校檔案館網(wǎng)站并未設(shè)置信息檢索入口，又或設(shè)置信息檢索入口但無法使用，更無檢索分類可選。用戶在使用高校檔案館網(wǎng)站通常會(huì)有查詢需求，如若不提供或無法使用信息檢索功能則會(huì)增加用戶獲取信息的難度。我國高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)中應(yīng)當(dāng)結(jié)合館藏檔案，將數(shù)字化后的開放檔案結(jié)合用戶的需求分類標(biāo)引以提供檢索。

（三）重構(gòu)檔案網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容

高校網(wǎng)站信息科學(xué)、有序、高效的組織活動(dòng)是以豐富的檔案內(nèi)容為前提的。所以豐富檔案內(nèi)容是高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的核心所在，美國上述四所高校歷史悠久，豐富多樣的歷史檔案成為檔案館網(wǎng)站信息整合的基礎(chǔ)，此外，美國這些高校網(wǎng)站與學(xué)校的圖書館、博物館相結(jié)合，內(nèi)容十分豐富，涵蓋人文、地理、戰(zhàn)爭、文學(xué)、音樂等多個(gè)方面，很多信息特色鮮明，新穎有趣，十分吸引人。基于檔案開發(fā)的各種資源和其他呈現(xiàn)在高校檔案館網(wǎng)站的各種服務(wù)信息也成為高校網(wǎng)站信息資源整合的重要對(duì)象。而豐富內(nèi)容的重要方向之一就是注重搜集自身的特色檔案，如哈佛大學(xué)的特色檔案“哈佛奴役與檔案”展現(xiàn)17世紀(jì)的美國生活背景，并在此基礎(chǔ)上梳理出哈佛大學(xué)與美國社會(huì)的種族束縛制度之間的聯(lián)系。我國高校檔案館網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)目前仍存在定位不清，館藏貧乏，形式單一和訪問量低的問題。因此，高校檔案館應(yīng)明晰自身的服務(wù)性質(zhì)和服務(wù)方向，豐富檔案信息資源，重構(gòu)檔案網(wǎng)站建設(shè)內(nèi)容。首先，豐富館藏要能充分體現(xiàn)自身的特色。檔案館的資源建設(shè)應(yīng)以發(fā)掘本校優(yōu)質(zhì)特色資源為方向，在校內(nèi)外多渠道多范圍內(nèi)開展檔案資源體系建設(shè)，不斷擴(kuò)充館藏資源專題數(shù)據(jù)。并對(duì)一些特色題材的檔案進(jìn)行深度挖掘，如圍繞歷史上的重大事件、知名人物的史料或故事，力求從各個(gè)層面揭示和整合厚重的地域文化和人文精神，同時(shí)，可加強(qiáng)檔案館與圖書館、博物館資源的共享，以增加獲取民生檔案、故事性檔案、特色檔案的機(jī)會(huì)。其次，整合檔案館網(wǎng)站信息資源是重要途徑。檔案網(wǎng)站信息資源整合是將檔案網(wǎng)站信息資源組織成一個(gè)集關(guān)聯(lián)性、動(dòng)態(tài)性和實(shí)用性于一體的有機(jī)整體或統(tǒng)一的利用平臺(tái)。要將高校檔案資源整合納入校園文化建設(shè)中，積極探索與校內(nèi)圖書館、宣傳部門等相關(guān)單位的協(xié)同創(chuàng)新，同時(shí)，注重與地方檔案館的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的文獻(xiàn)分類法已經(jīng)不能完全滿足網(wǎng)絡(luò)信息組織的需要，尤其在面對(duì)用戶多樣化、個(gè)性化的檔案需求的情況下，網(wǎng)絡(luò)信息組織需要“新舊結(jié)合”來滿足其要求。美國四所高校檔案館為我國高校檔案網(wǎng)站的信息組織起到了借鑒作用，將信息由“拉”的方式向“推”的方式轉(zhuǎn)變，以更加合理有效地為用戶提供檔案信息，傳播檔案文化。