醫院檔案管理信息化建設的有效策略探究

李 慧

（中山市人民醫院）

醫院強化檔案管理信息化建設，不但能提升對患者的診療效率及診療質量，還能促進我國醫療衛生資源的合理配置，推動國家各項醫保政策的貫徹落實，因此，有必要研究和探討有效的醫院檔案管理信息化建設策略[1]。

一、醫院檔案管理信息化建設的作用

（一）方便檔案歸檔，服務臨床診療

醫院加強檔案管理信息化建設后，醫生能借助患者病歷檔案機查看醫療信息，如患者的藥物禁忌和過敏史等信息；患者也能避免在不同醫院間重復建檔、重復掛號、重復開處方、重復化驗等環節[2]。

（二）實現檔案共享，促進醫療水平提升

醫院加強檔案管理信息化建設，能簡化患者就診流程，還能利用互聯網共享檔案，在兩家醫院或多家醫院間實現醫療銜接，為患者提供求診便利。患者的病歷中記錄了患者的所有就診資料，加強檔案管理信息化建設后，醫院能歸咎問診的責任來源，在認定責任明確的情況下用最短的時間了解掌握患者各項身體指標，為患者提供最好的醫療服務，使患者在最佳時間內得到救治，切實提高醫院醫療水平和醫療治愈率[3]。

（三）給患者提供正確指引，防止患者權益受到損害

醫院加強檔案管理信息化建設，能實現醫院檔案信息的共享，還能實現各醫院醫療資源、醫療信息和聯系方式等資源的共享，使各醫院的歷史診療水平、資質信息都能在互聯網上向社會展示[4]。受經濟利益驅使，部分私立醫院會將虛假資質和虛假信息散布到互聯網上，誘導不明真相的患者通過互聯網問診，再到黑心私立醫院去就診，不但浪費了患者錢財，還會延誤患者病情，給患者造成不可挽回的重大損失。開展檔案管理信息化建設工作后，患者能通過網絡及時查詢自己的醫療信息，到正規權威醫院就醫，防止到黑心私立醫院受騙，也增強了公立醫院的核心競爭力，患者對權威正規醫院的信賴度會逐步提升。

加強檔案管理信息化建設，還能使患者快速了解診療信息，看病時能明明白白[5]。以往，醫生大多以手寫的方式給患者開具處方，大部分人很難辨認醫生的字體，看不出自己得了什么病，也不知道醫生開了什么藥。在加強檔案管理信息化建設后，不管是患者處方，還是檢查報告，在醫院診療系統中都以電子文件方式儲存著，可以讓醫生隨時給患者打印出來，各種診療信息數據都一清二楚，非常明了[6]。例如，患者在保險理賠辦理過程中需要調取醫療檔案時，能隨時到醫院管理病案的科室進行打印，還能通過醫院提供的自助設備自行打印，非常方便。

（四）服務政府決策

當今社會生活節奏加快，社會人口頻繁流動，再采用原來那種定期人工統計、普查、上報方式已無法準確、及時地體現不同群體、不同地區的健康狀況。借助醫療信息建設平臺，能實現醫療檔案的共享，從而達到對全體人員健康醫療數據進行實時動態、有效管理的目的，同時還能把繁雜、龐大、分散的信息有效整合成大數據，借助對大數據的分析整理等功能全面、準確和快速地掌握各種傳染病、流行病等的分布情況，有的放矢地開展預防和控制工作，防止像突發“非典”等公共衛生事件時，無法快速獲得基本的統計信息。此外，通過醫療大數據還能體現出不同年齡段、不同地區、不同職業、不同民族等群體的計劃生育情況、健康狀況和人口壽命等情況，在宏觀層面為國家各項政策的制定提供數據參考，為政府決策服務[7]。

（五）便于行政管理

公立醫院是由國家財政進行差額撥款的單位，具有公益性質，國家會在財政上給予一定的支持，醫院在使用國家財政撥付資金時也要定期接受審計部門的審計?，F階段，我國新型農村合作醫療和城鎮醫療保險已涵蓋了絕大部分人群，患者在公立醫院就診時通常會使用這兩類保險資金，個別醫院為謀取私利會想盡各種辦法騙取國家醫保資金，對醫保資金的正常使用造成了嚴重影響，因此國家逐步加強了對使用醫保資金的管理，通過審計的方式強化醫保資金使用管理是最為常見的手段之一。在實現醫療檔案管理信息化建設后，更便于對醫療數據的分析、統計和對比，查找問題的速度也加快了，問題更容易被發現了，更加方便了政府對醫院的管理[8]。

二、醫院檔案管理信息化建設的現狀

（一）檔案信息化認識不足

在對醫療機構建設情況進行調查時發現，盡管目前絕大多數醫院已實行了自動化辦公，但相對而言檔案管理信息化建設還比較薄弱，水平不高。原因在于醫院領導重視程度不夠，再加上一些檔案管理人員缺乏責任心，在檔案的整理、審查監督等方面落實不到位，檔案管理信息化相關措施未得到有效落實，工作流于形式，嚴重影響和阻礙了醫院檔案管理信息化建設的進程，也阻礙了醫院檔案的使用和查詢。

（二）檔案信息化手段不先進

近年來，雖然各個醫院不斷提高檔案管理信息化水平，但各醫院之間的檔案管理信息化建設工作都是獨立開展的，各種患者診療檔案保存于不同的醫院中，檔案非常分散，無法實現檔案信息的共享。首先，醫院建設的檢驗信息系統（LIS）等信息系統，有效提升了醫院的服務效率及質量，但由于醫院缺乏完善的區域信息化建設，造成生成的各種醫院檔案不能進行有效的共享及兼容。其次，現階段，醫院在檔案管理信息化建設方面還不能與醫院的檔案管理體系實現良好融合，存在“各自為政”的情況。

（三）檔案安全管理不到位

一是管理制度不健全。近年來，我國科學技術發展迅猛，信息化建設水平不斷提高，部分醫院逐步開始開展檔案管理信息化建設，然而一些醫院在進行檔案管理信息化建設方面并不規范，缺少完善的規章制度，導致在檔案管理信息化建設方面無章可循，無制度可遵守，對檔案安全管理工作帶來很大風險，在檔案管理信息化建設中出現一些這樣或那樣的問題。另外，有一些醫院為應付上級要求才開展檔案管理信息化建設工作，各項檔案管理信息化建設制度形同虛設，不具有實用性，存在醫院檔案信息資料缺失嚴重的問題，對醫院檔案管理信息化建設工作效率的提高造成了不利影響。二是醫院檔案管理范圍沒有明確規定。國家對醫院有較高的管理要求，醫院的管理范圍較廣，盡管在多次醫改中不斷對醫院管理范圍進行明確，但很多醫院檔案信息化管理工作有管理范圍缺乏明確規定的現象，同時由于醫院檔案管理制度不規范、不完善，造成一些工作開展范圍不明確、不清晰。一些醫院出于對檔案信息來源分散的考慮，把每一次事件都進行詳細的記錄，盡管這樣做在很大程度上確保了檔案的內容量，但檔案保存缺乏規律性，只是大幅增加了檔案管理工作量，并未收到良好的管理效果。例如，某醫院在管理宣傳檔案的過程中，因為檔案歸檔范圍不明確，缺乏準確性，檔案管理人員需要記錄醫院對外宣傳的所有信息，近幾年醫院高度重視對外宣傳工作，宣傳力度不斷加大，宣傳檔案逐步增加，由原來10年前的每年幾百件，迅速猛增為現在的每年3000余件，工作量成倍增加，然而留存這些宣傳檔案其發揮的作用是非常有限的。

（四）檔案服務能力不強

現階段，醫院中兼具信息化知識和檔案管理知識的專業技術人才匱乏，尚未建立健全有效的常規業務技能培訓機制，檔案服務能力較弱。通常都是實行被動的服務方式，通常不能主動開發醫院檔案。另外，再加上缺乏完善的檔案管理制度，導致存在檔案材料缺失、綜合利用檔案信息能力低下、深層編研檔案內容不足等情況，在醫院改革發展過程中無法很好地發揮檔案應有的作用。

三、醫院檔案管理信息化建設的有效策略

（一）樹立檔案信息化理念

第一，檔案信息化管理是一種全新管理理念。一些專家指出，現階段檔案權利要實行“范式的轉換”。也就是說，在當前信息社會中，為滿足人們在檔案在數量和質量方面的要求，需要由質量管理范式轉化成知識管理模式；為滿足互聯網技術以及通信技術的要求，形成的醫院檔案信息要由事后收集范式轉化成實時共享共建的范式；為更好地滿足現代社會管理模式不斷創新的要求，檔案管理理念應由被動服務范式轉化為主動服務范式[9]。

第二，牢固樹立信息化建設觀念，充分認識在目前信息技術快速發展時代加強檔案管理信息化建設在助推醫院發展戰略制定，提高醫院現代化水平中的重要意義。首先，針對目前廣大群眾面臨的看病就醫難、診療費用高昂、就醫手續繁瑣等醫療服務突出問題，醫院要借助為患者建立信息化病歷的方法，實時共享患者住院診療、檢驗檢查、既往病史等信息，建立完善的患者診療電子病歷檔案管理系統，為廣大人民群眾提供優質、便捷的診療服務。其次，醫院可構建集病歷、文書、人事、會計、科技（包括科技論文、醫療設備、科研成果）等綜合檔案管理信息化體系，深入挖掘檔案數據資源，給醫療管理與服務、醫院文化的發展提供準確的檔案信息支撐。此外，醫院應不斷提高檔案社會化服務能力，為患者、健康人群等提供身體健康方面的宣教、醫保依據等信息，積極構建優質的醫患診療關系，實現社會和諧發展作出積極貢獻。

（二）建立健全檔案信息化管理系統

醫院檔案信息化管理系統有利于促進醫院穩定發展，醫院要結合實際情況，合理規劃醫院檔案信息化管理系統，全面做好醫院內部部門間的協調工作，逐步提高信息化建設的水平。醫院在建立健全檔案信息化管理系統的過程中，應著重解決以下問題：一是高度重視加強醫院檔案管理信息化建設，且嚴格根據規范化、標準化、系統化的原則建立健全醫院檔案管理信息化建設系統。二是堅決落實歸檔雙軌制度相關要求，醫院檔案管理要從以檔案實體為中心轉變為以檔案信息為中心的管理模式，并在轉變時積極運用多種現代信息技術，同時不能忽視紙質檔案的重要作用。三是醫院檔案管理的信息化、標準化和現代化需要經歷相當長的一段時期，應在管理檔案的進程中逐步進行改進和落實，如此一來才能不斷信息化程度，體現現代醫療服務的水平[10]。

（三）加強檔案信息安全建設

《檔案事業發展規劃綱要》指出，我國檔案事業發展目標是要構建安全、高效的檔案，即在確保檔案安全的基礎上，構建物防、人防、技防的“三位一體”系統，建立健全檔案安全管理應急機制，全面提高檔案信息的風險管理水平。眾所周知，醫院檔案長時間保存，可有效助推我國信息化建設的進程，有利于醫院檔案管理實現可持續發展，防止重復的不必要資金投入。所以，在醫療檔案日益增多的今天，醫院要和專業的檔案管理軟件企業積極建立合作關系，構建起完善的檔案加固安全防范體系，通過現代科學技術的有力支撐，保證醫院檔案的安全。與此同時，醫院還應建立健全檔案信息備份，最大限度地減少醫院檔案信息丟失、毀壞等風險[11]。

（四）加快構建區域檔案服務平臺

有條件的醫院可率先嘗試建立開放、統一的區域檔案服務平臺，一邊完善一邊建設，其他地區應及時學習借鑒先進地區的教訓和經驗[12]。就目前我國醫院區域檔案服務平臺的搭建而言，盡管區域信息化工作已開始進行，規劃從一個中心、一張卡、一個網以及六大體系等方面進行搭建，但從醫院檔案管理信息化建設現狀來看，檔案管理部門和信息部門之間還缺乏協同管理，在對接方面還不夠緊密、協調。除了病例檔案以外，其他的科技、人事以及會計等方面的檔案軟件功能非常單一，融合性不強，但以電子病歷為核心的信息化建設重點包括醫院管理信息系統改造建設（HIS）、醫院電子病歷信息平臺建設、醫院全結構化電子病歷系統改造升級系統建設（EMR）、院級影像系統改造建設（PACS）、便民查詢系統建設、心電信息系統建設（ECG）以及醫院資源管理計劃系統建設（HRP）等多個應用模塊的建設，另外還有醫療數據中心、物聯網、“一卡通”就醫等項目。因此，信息化時代，醫院應構建多部門共同協調發展的統一開放型檔案信息化管理系統，建立完善點面結合、分工明確、科學有效的檔案信息化管理平臺。

（五）對檔案管理人員開展全面培訓

醫院開展檔案管理信息化建設，離不開高素質的專業化人才，所以，醫院應注重開展針對檔案管理人員的專業知識業務培訓，通過組織開展專門的檔案管理知識業務培訓、組織檔案管理人員學習業務理論知識、邀請檔案管理專業人士開展專題講座、派送外出學習等形式多樣的學習培訓方式，逐步全面提升檔案管理人員的檔案管理專業能力和業務水平，有效調動其工作積極性，保證醫院檔案信息化管理水平再上新臺階。

四、結語

目前，在信息化時代，醫院強化對檔案管理的信息化建設，可有效提高檔案管理工作的現代化水平，具有非常重要的意義。各級醫院應高度重視檔案管理信息化建設工作，徹底轉變思想理念，切實履行有關義務，不斷提高檔案管理信息化建設的水平，全面助推我國醫療衛生事業健康可持續發展。