從人事檔案工作談加強大學生檔案意識的培養

雷興梅

（貴州省黔西南州晴隆縣人力資源和社會保障局）

高校人事檔案是高等院校學生在校學習、工作、生活的真實記錄，是反映畢業生個人學習經歷、品德修養和綜合素質等方面情況的重要憑證和依據，也是國家人力資源管理的基礎工作之一。作為學校教育教學管理工作的一部分，高校人事檔案工作擔負著為高等院校培養符合國家建設需要和社會發展需要的高素質人才。

一、目前大學生檔案意識現狀

目前，高校畢業生就業人數逐年增加，這就給高校檔案工作帶來了巨大的壓力和挑戰，使得高校檔案管理工作中存在許多問題。從學生個人角度來講，大學生往往對檔案的重要性認識不足，不重視人事檔案的收集、整理和歸檔工作，存在著僥幸心理。當他們畢業后需要辦理落戶手續或者與用人單位簽訂勞動合同時，才發現自己的人事檔案已經丟失或者忘記保管了。部分大學生在畢業前根本就沒有考慮過這些問題。他們往往把檔案視為“私貨”，認為自己已經將檔案扔在學校里了，不需要再進行任何的保管和整理工作了。從高校檔案管理部門角度來看，由于對大學生檔案重要性認識不足，部分學生的檔案意識較差。一些學生在辦理落戶手續時發現自己的人事檔案丟失后不知所措或者不愿意承擔責任，認為“反正我畢業了也就不用再管我了”。還有一些學生由于在申請出國留學時沒有將自己的人事檔案及時交給學校保管或者沒有及時進行人事變更申請。這些都使得學生無法準確了解自己的實際情況和政策法規要求，影響了人事工作人員對學生個人信息的了解[1]。從學校角度來講，學校對大學生的人事檔案管理不夠重視。絕大多數高校沒有統一的管理機構或指定專人負責這一工作。有的高校僅由學生工作處代管人事檔案；有的學校雖然有專門的檔案室，但卻不能規范地管理和使用人事檔案；有的高校甚至沒有專門的檔案室。他們一般會認真填寫自己的個人資料表并且將自己的求職簡歷、成績表等有關材料裝入自己的人事檔案中。同時他們一般不會去保管他人的人事檔案。即使部分大學生存在僥幸心理或粗心大意時把別人的學籍、考試證等資料裝入自己的檔案中，也不會主動要求去移交或妥善保管，甚至他們可能認為學校和有關部門對此也沒有硬性要求。

二、大學生檔案意識淡薄的原因分析

（一）高校對人事檔案工作不夠重視

有些高校檔案工作人員在思想上沒有真正樹立起“管好”學生檔案就是“服務”的意識，片面強調“檔案服務”而忽視了“檔案管理”。同時，有些學校對人事檔案工作的宣傳不到位，導致學生對人事檔案工作缺乏了解，以至于學生畢業后對自己的歷史缺乏基本的認識，畢業后對于自己人事檔案的使用也沒有具體的規劃和目標[2]。

（二）管理體制不夠健全，制度不夠完善

隨著高校擴招和高校招生規模的不斷擴大，學生數量急劇增加，特別是在一些高校，學生檔案管理相對薄弱，一些學校人事管理部門還沒有充分認識到做好畢業生人事檔案工作對保護畢業生個人權益、維護社會穩定的重要意義，還沒有把高校畢業生人事檔案工作作為一項重要工作來抓。

（三）缺乏完善的信息技術支持

隨著現代信息技術不斷發展并廣泛應用于各行各業，同時也給檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰。但是有些學校仍沿用傳統管理方式，由于缺乏計算機系統的支持和對新技術、新設備應用能力水平有限，導致學生人事檔案信息失真和丟失。

三、人事檔案工作加強大學生檔案意識培養的幾點措施

（一）加強檔案意識教育

首先，加強檔案宣傳，讓學生了解檔案的重要性。一方面，高校可通過校園網絡、校園廣播、宣傳欄等渠道向學生宣傳檔案的作用和意義，讓學生了解自己個人的各類信息都屬于個人檔案。另一方面，可以定期組織有關檔案方面的講座、報告會等，普及檔案知識。此外，還應利用各種節日和紀念日開展一些有意義的活動，使學生加深對檔案工作的認識，進一步增強對檔案工作的理解。其次，加強指導服務工作。對于學生而言，學校和用人單位都應該為學生提供指導服務和幫助。學校可以利用班會、組織參觀等形式向學生宣傳檔案工作知識和人事檔案管理常識。要使每一個大學生都認識到人事檔案對于個人、社會和國家發展的重要作用。最后，提高認識，加大投入。高校應加大對大學生人事檔案工作的支持力度，加強與人事部門的合作交流，明確學校對大學生人事檔案管理的職能和責任。同時要建立健全各項規章制度，并組織相關人員學習有關人事檔案管理的法律法規和業務知識[3]。對于高校而言，首先要改變觀念，加強對大學生的人事檔案宣傳教育力度。要定期舉辦各種形式的座談會、討論會、報告會等活動向大學生宣傳有關人事檔案工作的政策法規等相關知識。要讓學生從思想上重視自己人事檔案的作用和價值；其次，要健全制度并強化管理制度建設。可以通過制定具體詳細和可操作性強的規章制度來規范大學生人事檔案管理工作中的一些重要環節；最后，要加大資金投入力度。由于大學生在就業時對自己個人信息并不重視或是對自己未來發展方向不明確容易產生檔案意識淡薄等現象，因此，學校可以在教學經費中擠出一定比例經費用于加強對大學生人事檔案管理工作人員的培訓和教育，通過舉辦業務培訓班、經驗交流會等形式來提高他們對人事檔案工作重要性及必要性的認識。從而提高他們對人事檔案管理工作的重視程度及認真程度。

（二）加大宣傳力度，提高學生的檔案意識

為了提高大學生的檔案意識，高校需要加大對檔案工作的宣傳力度，使大學生了解檔案對自身發展的重要性。同時，高校還要注重提高學生的檔案意識，引導學生正確對待自己的人事檔案。例如：我們可以采取舉辦講座、宣傳冊、發放傳單等形式在全校范圍內宣傳檔案知識，使他們認識到高校人才培養過程中形成的具有保存價值的各類資料，以為他們在今后就業、創業方面提供方便。對于大學生來講，高校應該注重提高他們對人事檔案重要性的認識。我們可以通過各種渠道為他們提供就業信息服務，并在學校網站上定期更新就業信息。同時學校還應該增加大學生就業指導課，指導他們正確對待自己的人事檔案，并積極鼓勵學生及時將自己的人事檔案上交學校統一管理[4]。另外，高校也應該對檔案管理工作給予充分重視，建立起完整的檔案管理體系和制度。同時要建立學生個人人事檔案跟蹤服務制度。高校還要加強對畢業生人事檔案進行定期檢查和抽查工作，確保畢業生人事檔案規范、有序地管理和使用。

（三）加強人事檔案信息化建設

隨著互聯網技術的高速發展，高校檔案管理部門應該盡快完成信息化建設，建立高校檔案管理系統。這樣一方面可以使學生能方便快捷地查閱自己的個人信息；另一方面，也能使檔案信息安全得到保證，避免了檔案信息丟失或者被篡改等問題。在網上收集畢業生信息和個人簡歷時，我們應特別注意學生的真實身份和學籍信息，如果學生信息有誤，我們可通過電子郵件或其他方式通知學生本人及時修改。這樣可以防止個人信息泄露或被篡改等情況的發生。而且還可以通過人事檔案網站隨時向需要查詢的人員提供所需的個人簡歷等材料。另外高校檔案管理部門還應該定期對已畢業或即將畢業的大學生進行檔案意識教育，幫助他們樹立正確的人生價值觀和職業價值觀，使他們明白自己在學校中學習成長的過程就是不斷完善自我、發展自我的過程，也是不斷向社會和他人展示自我、充分展現個人價值的過程[5]。只有這樣才能使他們自覺樹立正確的人生價值觀和職業價值觀，才能為建設和諧社會做出自己應有的貢獻。另外高校檔案管理部門還應提高對大學生檔案信息安全問題的重視程度，并加強對學生個人檔案信息安全和保密教育。這樣不僅能夠提高大學生對自己個人信息的保密意識，還能夠避免因用人單位利用檔案為其他人員提供虛假信息而引發的不必要糾紛。另外高校檔案管理部門還要對畢業生畢業后進入社會工作后的個人檔案進行有效管理和及時歸檔。

（四）加強檔案法律法規的宣傳教育，提高大學生檔案意識

隨著就業形勢的日益嚴峻，大學生就業問題成為社會關注的熱點問題，為了幫助學生解決就業過程中遇到的困難和問題，教育部等五部門聯合下發了《關于進一步加強普通高等學校畢業生就業工作的通知》（[2008]31號）、《關于加強人事檔案工作的通知》（教檔[2008]4號）、《關于加強和改進新形勢下高校檔案工作的意見》（教檔[2012]6號）等文件，明確了高校檔案工作的地位、作用、范圍、內容等，強調了檔案工作是國家基礎性戰略資源的重要組成部分，是社會主義精神文明建設和加強社會管理的重要內容。各級各類高等學校要按照《檔案法》和《保密法》等法律法規以及中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，從貫徹落實科學發展觀、構建社會主義和諧社會、推進社會主義新農村建設和促進社會穩定發展的高度，充分認識高校檔案工作在構建和諧校園中不可替代作用，切實增強做好高校人事檔案工作的責任感和使命感。同時，各地各高校要充分利用課堂教學時間和校園網、宣傳欄、板報等多種形式加強宣傳教育，增強學生依法保護人事檔案合法權益的意識；加強對學生檔案法制教育和職業道德教育，引導學生依法維護自己權益；針對大學生就業過程中遇到困難，缺乏自我保護能力和維權意識等特點，針對不同年齡層次學生進行有針對性的宣傳教育。使大學生了解依法保護人事檔案權益，保障自身合法權益的重要性。

（五）創新服務理念，增強人事檔案意識

要想增強大學生的檔案意識，就必須創新服務理念，變“管理”為“服務”。高校人事檔案管理部門應首先轉變傳統的管理觀念，摒棄傳統的管理方法，使大學生的人事檔案管理從被動接受變為主動接受，增強大學生檔案意識。首先，要加強宣傳力度。高校應對新生進行宣傳教育工作，讓新生認識到人事檔案在畢業生就業過程中的重要性及在個人發展過程中所發揮的作用。其次，要注重服務意識的培養。高校在對新進大學生進行就業指導時要注重培養他們的服務意識和大局觀念；要不斷提高高校人事檔案管理人員的素質，增強他們的服務意識；要改變高校人事檔案管理人員原來“坐堂”式服務態度，樹立主動服務意識[6]。最后，要有針對性地開展宣傳教育活動。通過組織培訓等方式加強對新生和畢業生就業指導工作人員的培訓工作，使他們樹立正確的檔案觀念和服務意識；通過舉辦培訓班、研討會等方式提高大學生檔案意識，并要同時令學生明白檔案意識的重要性和必要性；通過個別訪談、實地參觀等方式開展對學生及畢業生人事檔案知識培訓工作。通過多種途徑增強大學生“我要檔案”理念。

高校應注重通過多種方式開展宣傳活動，使大學生了解人事檔案對自身發展和成長過程中所具有的重要作用以及人事檔案工作對高校發展和人才培養所發揮的重要作用。例如，組織學生參加人事檔案知識競賽、座談會等形式多樣、生動活潑、具有吸引力又容易接受的宣傳教育活動，通過對學生進行思想教育、職業道德教育和心理健康教育等內容來增強學生人事檔案意識；也可以結合高校教育教學實際和學生所面臨的就業問題，利用專題講座等形式，從多角度來增強學生的人事檔案意識。

（六）加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務素質

（1）提高認識，轉變觀念。目前，高校人事檔案工作還存在很多問題，如制度不健全，人員素質不高等問題。要解決這些問題，首先，必須提高高校領導的重視程度，學校要加大對人事檔案工作的支持力度，從根本上改變和加強人事檔案工作。同時要強化檔案人員的隊伍建設，提高其政治、業務素質和職業道德修養，讓他們了解高校檔案工作的重要性和必要性。只有這樣才能使他們深刻認識到自己所擔負的職責，增強他們做好人事檔案工作的責任感和使命感。

（2）加強業務培訓和繼續教育，不斷提高業務素質和技能。根據人事檔案的特點和管理要求，不斷更新知識、完善業務培訓計劃。建立以老帶新、以強帶弱的制度。積極開展政治學習、業務學習活動，邀請檔案管理專家或兼職教師來院指導工作，幫助其不斷提高理論水平和業務水平。通過各種方式進行業務培訓。使他們掌握檔案管理制度、管理方法、基本技能等專業知識；使他們能熟悉學生在校期間的基本情況，明確人事檔案的作用和意義；使他們了解人事檔案管理中存在的問題；使他們了解在人事檔案管理工作中需要注意的問題等。同時要求各單位、各部門認真做好資料收集、整理和歸檔工作。

（3）強化學習意識，提高綜合素質。高校檔案部門要以“與時俱進”為重點，加強學習，更新知識。在新形勢下完善制度，規范管理，加強現代化設備的應用；不斷提高自身素質，完善管理制度和業務流程；以新時期下對人事檔案工作新要求為出發點制定工作計劃；以提高人員素質為關鍵環節努力做到“人盡其才”。

（4）建立健全人事檔案管理規章制度。首先，要加強對人事檔案的收集、整理及保管等環節中應注意問題的指導；其次是對各學院負責人事檔案管理人員的職責、業務范圍、操作程序及相應工作紀律等作出明確規定；最后是對各學院人事檔案管理人員進行相關業務培訓。

（七）以“互聯網+”思維做好新時期大學生檔案管理工作

“互聯網+”時代的來臨，給高校學生檔案工作帶來了巨大的變革和創新發展機遇。作為學校檔案工作管理者，應積極應對、主動作為，在積極響應“互聯網+”行動計劃的基礎上，用“互聯網+”思維做好新時期大學生檔案管理工作。

一是要通過建立“互聯網+”高校人事檔案共享服務平臺，實現高校人事檔案的信息共享。二是要加強與相關部門的合作，通過與公安部門、勞動保障部門、教育部門和銀行等相關部門合作，實現學生學籍檔案和銀行工作檔案的雙向轉遞服務。三是要通過互聯網開展多種形式的宣傳活動，充分利用微信、QQ等新媒體工具，把大學生人事檔案管理的相關知識宣傳給學生和家長，提升他們對高校人事檔案工作的認識。

四、結束語

綜上所述，隨著我國高校招生規模的不斷擴大，畢業生數量也在不斷增加，高校對大學生檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作任務也越來越繁重，而由于國家相關法律法規的不健全和缺乏檔案意識等原因，給高校檔案工作帶來了一定的困難和挑戰。因此，提高高校檔案意識勢在必行。高校要從培養大學生的檔案意識入手，要加強宣傳教育、重視制度建設、完善檔案管理體系、健全管理制度、規范操作流程。同時高校要通過各種形式加強對大學生檔案工作的宣傳教育，讓更多的學生認識到自身所肩負的責任。