大數據背景下檔案的管理與利用探究

青先友 攀枝花市兒童福利院

隨著互聯網的不斷發展，信息搜索引擎的使用能夠幫助人們高效獲取數據資源，也可以在數據交換的情況下幫助人們完成信息目標。新時期，更多人關注對信息的高效挖掘，并通過數字技術來推動有關項目的實施。檔案管理工作人員要善于合理運用信息應用技術，改變傳統的檔案管理方式，同時隨著數字化管理的推進，還可以提升檔案管理工作的質量，從而發掘檔案數據的深層次價值，并通過發掘檔案數據的內在價值，為經濟社會的健康發展提供支持。

大數據與電子檔案

大數據背景下檔案管理工作現狀

1.信息可用性降低

信息時代，電子檔案的數量大幅增加，這使得檔案管理事業的發展面臨新的挑戰。由于檔案信息的來源日益豐富，因此，在查找相關數據時，需要在海量信息中通過層層篩選才能滿足人們的實際需要。而且，篩選的任意一個環節出現問題，都可能造成信息數據不符合人們的應用要求。

2.數據量增大

大數據時代，人們已經開始將紙質檔案轉化為電子檔案，這在一定程度上大大擴展了檔案存儲空間。同時，因為電子檔案不需要占用實質存儲空間，所以各部門在工作過程中，可以將每部分工作形成檔案資料并保存下來。以最常見的企業人員信息管理為例，由于各行各業在招聘、辦公的過程中會形成大量的信息，需要全部錄入并完成大數據跟蹤，會使基本信息量進一步擴大，而且數據共享還存在一定的復雜性，所以在當前階段，檔案存儲系統要確保可以有效容納大量的數據信息，這導致數據庫系統的建設成倍數增長。而面對如此巨大的數據管理工作量，必須全面加強對數據庫系統的有效構建與應用，不然就無法保障檔案管理工作的全面開展。

3.數據種類增多

互聯網信息時代的到來改變了傳統檔案采集與管理的方法。當前數據來源極其廣泛且種類繁多，這就導致檔案既有非結構化的信息，也有高度結構化的信息。大數據背景下，電子檔案和常規紙質檔案也存在明顯差異，電子檔案既能存儲聲音、錄像，也能掃描各種紙質檔案，并利用互聯網信息技術將其存儲到電腦訪問記錄中，突破了傳統檔案管理模式的局限。大數據背景下，采用科學的管理方法可以使管理人員能夠更有針對性地選擇檔案存儲類型。這就要求檔案管理人員必須具有較強的信息分類與應用能力，能夠挖掘已分類的信息價值。

檔案管理的概念及優勢

檔案必須具備以下三個特征：原件性、憑證性、價值性。而電子檔案指的是“按照檔案管理的有關要求，有針對性地留存出來的且有著特定使用依據、含有歷史內容、采用特定方式封存的電子文檔”。這一概念也表明電子檔案必須是經過存檔的電子文檔，并且必須具備原數據、認證數據和歷史數據等一系列特征。

現在，電子檔案管理部門已經普遍把對全過程的管理和前端的控制理論原則視為電子檔案管理部門的重點。但是從實際情況來看，不管是對全過程的管理還是對前端的控制理論，在現實工作中都難以實現。在大數據時代，檔案管理的原則就是盡可能地關注電子檔案管理工作的整個流程，讓電子檔案保留其相應的原始性、價值性、憑證性。

運用大數據技術進行檔案管理的優勢

第一，提高了工作效率。電子檔案可以大大提高檔案管理工作的效率。利用計算機進行檔案管理能夠節省工作時間，從而有效提升工作效率，這是現階段檔案管理數字化的重要趨勢。

第二，檔案的準確性更高。利用電子存儲可以保證檔案的嚴謹性。只需要通過智能檢索軟件查詢所需要的檔案，不但能夠讓審查過程更迅速、更簡單，而且可以有效防止在查詢過程中對檔案資料的信息變更，從而保證了檔案的準確性。

第三，利用電子存儲可以方便對檔案信息進行查漏補缺。在檢測檔案是否存在信息缺失情況時，必須采用人工方式對電子檔案進行解壓并采用傳統的檔案管理方式進行審核，工作人員可以直接在相應的系統中修改電子檔案，使工作效率更高。

第四，規范化管理。通過電子存檔并利用計算機進行規范編制，對檔案進行自動化保管，可以使檔案存儲過程更為合理，更加規范，不但顯著提高了檔案管理工作效率，而且減輕了管理人員的壓力。

大數據背景下檔案管理工作的變化

檔案管理機制更加復雜

傳統的檔案管理工作只是把檔案資料根據不同的類型進行細分，為管理和利用提供方便。在大數據背景下，數據信息十分豐富，數據類型涵蓋了結構化數據與非結構化信息，特別是非結構化的信息隨著網絡的發展呈現出幾何式的增加。檔案管理較以往更為煩瑣，海量信息也更為復雜。所以，傳統的檔案管理方法已不適合大數據背景下的檔案管理工作。這要求檔案管理人員必須具備一定的大數據基礎知識和使用技能，注重對信息的搜集和梳理，可以有效地甄別出有價值的大數據信息，從而進行檔案管理工作。

對檔案管理人員提出了更高的要求

傳統的檔案管理工作只要求檔案管理人員掌握相關檔案管理方法。在當前大數據背景下，檔案管理人員所面對的信息內容越來越多元化、海量化，數據信息的管理方法也越來越復雜，這對檔案管理人員提出了更高的要求。

除了基本的檔案管理方法之外，檔案管理人員還必須熟悉計算機和有效整合、檢索資料等技術。因此，為了更好地進行檔案管理工作，檔案管理人員必須及時掌握最新的專業知識以及新技能，提升自己的專業技能和邏輯思維，提高業務能力，以應對信息時代的新挑戰。

對檔案管理的安全性提出了更高的要求

大數據背景下，數字化檔案管理雖然使管理工作效率更高，但同時也增加了檔案信息泄露的風險。所以，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一個關鍵內容，特別是那些價值很高的重要檔案，更要確保其安全。檔案管理人員在檔案管理工作過程中要有安全意識，保障檔案的安全性，還要建立完備的智能安保系統，制定應急預警制度。

大數據背景下檔案管理和利用的問題

電子檔案管理軟件不統一

目前，電子檔案管理系統快速發展，幾乎全國各地各機關都構建了相對完備的電子檔案管理系統。但是，這些機關所采用的電子檔案管理系統軟件并不統一。這直接造成無法在電子行政系統和辦公自動化系統中開展統一的檔案管理工作。同時，電子檔案數據也很難實現跨地區跨部門共享，不利于電子檔案價值的發揮，降低了電子檔案的利用率。電子檔案管理系統在應用中有必要建立統一的管理規范條例。不過，目前的電子檔案管理仍缺乏系統標準化管理，電子檔案管理與檔案數據管理系統軟件的研制工作仍沒有統一的規范，對檔案數據的建立與共享機制也產生了較大的影響。

電子檔案管理保密性較弱

在大數據背景下，傳統的紙質檔案逐漸轉化為“無紙化”電子檔案。盡管這一方式能夠有效防止一般火災、洪水等自然災害所帶來的文件損害，但在當今開放的網絡環境中，數據流的大量產生導致數據間的聯系也越來越緊密，因此電子檔案也很容易遭到外部入侵，甚至遭遇惡意網絡攻擊，其中以黑客攻擊和病毒攻擊較為普遍。為了防范這類威脅，大部分公司都采購了防火墻和防病毒管理等軟件，同時也及時更新病毒數據庫以及自動更新補丁操作系統，為電子檔案管理提供必要的安全保護。

電子檔案管理標準比較低

在大數據時代，各種數據信息的收集、傳播與發布越來越便利。在市場經濟利益的驅動下，信息內容更加豐富，數據分析技術不斷發展。在大數據背景下，電子檔案管理到目前為止仍然未能建立一個相對規范的標準形式。各地檔案保護的內部網絡標準各有不同，完全無法用一個規范形式來對電子檔案管理工作實施標準化管理。這就造成了電子檔案管理工作標準過低，削弱了電子檔案管理人員的積極性，也降低了電子檔案管理的效能。這給檔案的共享帶來了困難，降低了電子檔案的共享性。

大數據背景下檔案管理的發展策略

加快檔案管理信息化建設步伐

近年來，隨著網絡技術的快速發展，特別是數字化信息時代的到來，檔案管理方式發生巨大變化。人們越來越意識到檔案信息在日常生活和工作中的重要性，對檔案信息資料的需求也日益增大。但是，對檔案信息資源的管理和有效利用往往受多種因素的影響。為此，有必要建立一個綜合的電子檔案系統，以突破“信息孤島”，利用“云計算”和RFID技術，整理檔案信息資源。在大數據環境下，檔案管理信息化建設成為電子檔案管理發展的關鍵，并將有效克服當前數字化檔案管理所面臨的困難。

為了進一步推進檔案管理信息化建設的進程，各行業部門可以利用大數據技術實現檔案共享，即通過搭建檔案數據資源整合共享系統，并運用云計算、語言數據分析、可視化等技術及信息挖掘方法，實現對檔案數據信息的有效集成，并在大數據背景下運用數據挖掘手段推進檔案數據資源整合過程。所以，檔案管理人員應利用自己的專業知識，主動接受外界的挑戰，并針對當前檔案信息資源整合的特點，提升自身檔案信息資源管理能力，在大數據時代更好地服務客戶，實現檔案信息資源的增值。

強化“大檔案”觀念，做好檔案管理工作

“大檔案”一方面是指把各類具備保存價值的歷史資料進行統一集中管理，多檔一體，做大做強的綜合歸檔；另一方面則是指超越傳統意義的歸檔范疇，為了適應歷史大量化、復雜性、價值密度高等的特征，人們不再特意明確何種歷史記錄具備保存價值，而是盡可能地全面搜集和存儲歷史數據。

隨著計算機技術的發展與廣泛應用，網絡系統不斷集成融合，大數據歸檔、海量存儲更加方便，但同時，海量數據中什么文件可用，什么時候可用幾乎是無法精確預測的。在這些情形下，有關部門必須要建立“大檔案”觀念，盡量全方位地收集保存生產經營活動和企業管理等各方面的真實歷史記錄，進行統一集中管理，以準確無誤地記載并實現全面覆蓋，為科學生產、創新發展提供盡可能翔實的歷史資源。

實現電子文件歸檔和電子檔案管理

首先，應大力推動無紙化辦公，實現電子文檔生成、校核、審查和簽發全過程的無紙化流動，并通過電子簽章等重構操作環節，處理好“簽字”“報審”和中斷無紙化辦公的主要問題，以保證原有電子檔案的真實性。

其次，仔細梳理電子檔案資料管理的基本要求和標準，明確各行業部門檔案資料的存檔范圍和保存時間，并明晰接受條件，以確保存檔或接受的電子文檔和原資料真實有效、收集完備、整理規范、編號正確、形式合理。

最后，在檔案管理的信息化建設過程中，把電子檔案管理整合到各項業務管理網絡系統中，統一進行電子檔案資料的前端管理，以完成各種電子檔案和原資料的網上存檔。通過構建一體化的內部管理系統，利用內部管理系統進行檔案管理系統和各業務管理系統的信息整合與共享，促進檔案管理和辦公自動化、產品控制、項目管理等多系統的整合，同時進行邏輯存檔和物理歸檔。

在當前大數據背景下，為了確保檔案管理和服務工作能切實推動各項工作的開展，一定要意識到當前大數據環境對檔案管理工作帶來的巨大影響，緊跟時代發展步伐并做出有效調整，由此充分發揮檔案的信息價值，從而促使檔案管理工作更具有時代特征，進而實現新時期檔案管理工作的全面發展。