信息化時代下國企檔案管理的創(chuàng)新與研究

宋志彬 甘肅恒路交通勘察設計院有限公司

檔案管理工作對國企的健康發(fā)展具有重要作用，是其開展各項工作的重要依據(jù)。目前，我國檔案管理工作處于優(yōu)化發(fā)展的重要時期。信息化時代，檔案管理工作既迎來了新的發(fā)展機遇，也面臨著一些較為嚴峻的考驗。因此，國企要積極探索檔案管理信息化發(fā)展的新路徑，不斷完善檔案管理工作的相關細節(jié)。同時，國企應當對目前的檔案管理工作進行充分分析，掌握檔案管理工作的創(chuàng)新策略及發(fā)展重點，使檔案管理工作的整體布局更為合理。

隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，國企的各項工作開始向信息化方向轉(zhuǎn)型，檔案管理工作也在積極地進行有關探索。網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展對我國社會產(chǎn)生了重要的影響，但是在實際應用的過程中仍然存在著許多問題。國企檔案管理工作人員要科學合理地利用信息技術，促進國企檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

國企檔案管理信息化發(fā)展的必要性

可以提高檔案管理工作的效率

將信息化技術應用于檔案管理工作中可以提高檔案管理工作的效率。目前，信息技術已經(jīng)被廣泛地應用于各行各業(yè)，信息化管理成為社會發(fā)展的主要趨勢和方向。利用信息技術將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以實現(xiàn)檔案的高效儲存和快速搜索，這不僅節(jié)約了紙張，還提升了檔案管理工作的效率，避免了人工管理帶來的各種問題[1]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不需要工作人員花費大量的時間對相關檔案進行整理和歸檔，極大地節(jié)約了人力成本。在紙質(zhì)檔案管理的過程中，由于檔案數(shù)量繁多，往往需要多名工作人員同時進行檔案整理工作，但是信息化檔案管理僅需一名工作人員就可以完成這些工作，大大節(jié)約了人力資源。此外，利用信息技術對檔案進行管理，還可以實現(xiàn)檔案信息的共享和快速檢索，有助于充分發(fā)揮檔案資源的價值，實現(xiàn)檔案的遠程共享，這是紙質(zhì)檔案管理工作無法實現(xiàn)的，為有關部門工作的開展帶來了極大的便利。

可以保證檔案管理的準確性和時效性

檔案管理工作的一個主要內(nèi)容就是在規(guī)定時間內(nèi)將相關人員所需的檔案資料送至其手中，幫助相關人員完成信息獲取，充分發(fā)揮檔案資源的價值。因此，提高檔案管理的時效性有助于更好地促進檔案管理工作的改革。在具體實施過程中，可以將過期不用的檔案資料作為歷史數(shù)據(jù)對其進行妥善保存，重點對一些時效性更強的檔案進行整理，方便調(diào)用[2]。在充分發(fā)揮檔案資料使用價值的前提下，不斷提升檔案管理的準確性，這對完善國企檔案管理工作具有重要意義，因此檔案中的數(shù)據(jù)信息必須具有科學性和準確性。利用信息化技術可以對檔案中的原始數(shù)據(jù)進行備份，避免他人對相關信息進行修改而帶來的一系列問題，進一步提高檔案管理中數(shù)據(jù)的真實性和準確性。

可以實現(xiàn)檔案信息的遠程共享

隨著社會的不斷發(fā)展，各企業(yè)間的聯(lián)系變得更加緊密，而信息化技術的開放性特征使得各企業(yè)之間的交流更加方便。因此，檔案管理工作要積極利用信息技術推動企業(yè)之間實現(xiàn)檔案資源的遠程共享。應用信息技術后，各部門之間或各企業(yè)之間進行資源共享時就不再需要拿著厚厚的檔案資料進行溝通與交流，僅需利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)就可以將所需的檔案進行傳輸，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，不僅大大提升了工作效率，還有效避免了檔案資源丟失的問題。同時，利用信息化技術還可以在國企各部門間形成有效的監(jiān)督模式，推動國企的健康發(fā)展[3]。

國企檔案管理信息化發(fā)展過程中存在的問題

對檔案管理信息化不夠重視

目前，檔案管理部門只是國企其他部門辦公的輔助部門，并沒有承擔著非常重要的角色。因此，對于檔案管理工作人員而言，其只需要完成檔案數(shù)據(jù)的整理和上傳，并未對檔案資源的利用與共享進行深入的研究與探索，導致檔案管理工作與信息技術的融合不夠深入。雖然紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)完成了數(shù)字化，但在實際工作中，檔案管理部門的查檔人員仍然對紙質(zhì)文件有著一定的依賴性[4]。這一問題出現(xiàn)的原因是相關人員未給予檔案管理信息化足夠的重視，導致實際工作中存在缺陷。

檔案管理系統(tǒng)本身存在一定問題

目前，國企檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用存在一定的問題，許多設定都不夠科學和人性化，這就給檔案信息的錄入和檢索工作帶來了諸多不便，阻礙了工作效率的提高。由于檔案管理系統(tǒng)的建立需要相關技術人員來完成，存在一定的主觀性，因此系統(tǒng)的設定很難一次性滿足所有的現(xiàn)實需求。

信息化檔案管理人才缺失

隨著檔案管理信息化發(fā)展的不斷推進，其對檔案管理工作人員的信息化能力也提出了更高的要求。檔案管理工作人員不僅要具備較強的檔案管理能力，還要具備熟練使用計算機的能力，同時要對信息化檔案管理系統(tǒng)有一個清晰準確的認識。但是，現(xiàn)階段國企檔案管理工作人員的年齡普遍較大，對計算機技術不熟悉，無法有效利用信息化檔案管理系統(tǒng)開展檔案管理工作。

信息化檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

企業(yè)在運行過程中會產(chǎn)生很多機密文件，這些文件需要進行良好的保管，但是電子檔案在保存的過程中面臨著一定的安全風險，因此需要相關技術人員設置一定的訪問權(quán)限，對檔案資源，尤其是機密檔案進行加密設置[5]。但是，任何系統(tǒng)都不是無懈可擊的，檔案信息泄露依然是目前信息化檔案管理工作面臨的一個重要問題。

國企檔案管理信息化發(fā)展的創(chuàng)新措施

積極更新國企檔案管理工作人員的工作理念

隨著社會的進步和時代的發(fā)展，我國步入了信息化時代，許多先進的科學技術得到了快速發(fā)展。在此背景下，我國國企檔案管理工作的信息化發(fā)展也成了必然趨勢。在檔案管理信息化建設的實際過程中，要想實現(xiàn)信息資源的有效共享，檔案管理工作人員就要改變原有的工作理念，重視信息化技術在檔案管理工作中的應用。檔案管理工作人員要積極利用信息化技術對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提高檔案的實際價值，并使其價值得到充分發(fā)揮[6]。

所以，在檔案管理信息化建設過程中，要提高對有關人員思想的重視，使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，從更深層次意識到將信息化技術應用于檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，及時改進工作方法。

提升國企檔案管理工作人員的信息化意識

在實際工作中，將檔案管理工作與信息化技術結(jié)合起來的需要對檔案管理工作人員提出了更高的專業(yè)技能要求，同時，其還需要相關工作人員具有較強的職業(yè)道德素養(yǎng)。目前，我國國企的檔案管理信息化水平還不夠高，因此需要相關工作人員具有較強的綜合能力，能夠及時冷靜地處理各種突發(fā)問題。此外，在檔案管理信息化建設的過程時，工作人員需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并存儲到計算機中，這要求工作人員具有較高的計算機操作水平。

首先，國企檔案管理工作人員必須具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)和較強的專業(yè)技術能力。因此，國企必須引進高新技術人才，不斷提高檔案管理的信息化水平。優(yōu)質(zhì)的技術人才是企業(yè)發(fā)展的關鍵，可以為檔案信息化管理工作的完善與提升打下堅實的基礎。

其次，在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，相關人員必須意識到該工作不是簡單地將紙質(zhì)檔案錄入計算機中，還需要不斷跟進，確保檔案信息不會被泄露。這就需要檔案管理工作人員不斷學習，提高自身運用現(xiàn)代化技術的能力，并掌握一定的網(wǎng)絡維護能力，從而能夠及時應對工作過程中遇到的突發(fā)狀況。國企有關領導要重視信息化技術在檔案管理工作中的應用，積極組織相關人員定期進行培訓，使檔案管理工作人員能夠熟練地運用計算機技術，并不斷提高其職業(yè)道德和思想意識。

最后，國企要激發(fā)員工的創(chuàng)新能力，鼓勵工作人員為檔案管理信息化發(fā)展獻計獻策，進而提升國企檔案管理信息化發(fā)展的速度。

積極引入信息化管理技術人才

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場對信息化技術人才的需求不斷增加，國企檔案管理信息化建設更需要專業(yè)的技術人才為其保駕護航，從而促進檔案管理信息化建設更加標準化和規(guī)范化。信息化管理技術人才在國企檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，可以幫助原有的工作人員更新工作理念，樹立現(xiàn)代化的管理觀念[7]。可以從以下幾方面入手，引進信息化管理技術人才。

首先，要加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業(yè)技術能力，使其能夠滿足信息化檔案管理工作的實際需求。同時積極拓寬招聘渠道，優(yōu)化人才引進方式。

其次，利用管理外包或臨時招聘的方式，積極引進專業(yè)的技術人才，不斷為檔案管理人才隊伍引進新鮮血液。這種橫向的管理方式是對人力資源管理工作的一種創(chuàng)新，可以保證國企檔案管理工作的先進性，進而推動國企檔案管理工作全面創(chuàng)新與發(fā)展。

構(gòu)建國企信息化檔案管理平臺

國企的檔案管理工作十分復雜，不僅要對檔案信息進行收集、分類和整理，還要對檔案信息進行分析，因此，要想提高國企檔案管理工作的整體質(zhì)量，就要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行有效監(jiān)管，建立信息化檔案管理平臺，為不同部門及時提供其所需的檔案信息資源，提高檔案的共享能力。在開展國企檔案管理工作的過程中，信息資料的收集會涉及不同部門，這就相關人員需要利用信息化檔案管理平臺對檔案數(shù)據(jù)信息進行收集，保證其精準性。此外，還需要安排專業(yè)人員對信息化檔案管理平臺進行定期維護和實時更新，確保平臺可以正常運行。

提升信息化檔案管理的安全性

信息化時代，我國國企的檔案管理工作發(fā)展到了一個新時期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被淘汰，取而代之的是信息化的數(shù)字檔案。

現(xiàn)階段，大部分國企都已經(jīng)采用現(xiàn)代化的方式對檔案進行管理，積極建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并對相關數(shù)據(jù)信息進行云存儲。

在實際管理工作中，電子檔案具有很大優(yōu)勢，對促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升具有積極作用。但是計算機網(wǎng)絡具有較強的開放性，這導致其面臨著被黑客和病毒入侵的風險，非常容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露和丟失，嚴重威脅著國企檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性。檔案管理工作是國企很多工作順利開展的基礎，所以，國企在進行檔案管理信息化建設時，必須將檔案的安全性放在首要位置。在具體實踐中，國企要對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，并利用現(xiàn)代化的科學技術加強對檔案的監(jiān)控和管理，提高信息化檔案管理的安全性[8]。

在檔案管理信息化建設的過程中，國企要構(gòu)建一個綜合性強、安全性高的信息化檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。有關技術人員要對信息化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件進行科學測試，明確其使用范圍，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運行。此外，技術人員還要對數(shù)字化檔案資源進行安全處理和保密處理，建立優(yōu)質(zhì)的防護系統(tǒng)，確保其可以隨時應對各種惡意攻擊，并建立有效的監(jiān)控和報警機制，實現(xiàn)對檔案信息的全面保護。技術人員還要對相關數(shù)據(jù)信息進行備份，提升國企檔案管理工作的安全性。

完善檔案數(shù)據(jù)資料采集標準化流程

在國企信息化檔案管理工作中，檔案的信息采集工作十分重要，許多企業(yè)都開始利用互聯(lián)網(wǎng)技術進行信息采集，這給采集人員帶來了極大便利。為了提高社會的信息化水平，國家對相關的法律法規(guī)和政策進行了調(diào)整，國企要及時了解政策的變化，定期對技術人員進行培訓，確保數(shù)據(jù)資料的采集具有合法性。同時，國企還要積極與其他先進企業(yè)進行溝通，學習他們的檔案管理經(jīng)驗，不斷完善自身的檔案管理工作。國企要逐漸建立起科學的運轉(zhuǎn)模式，重視檔案管理信息化發(fā)展，嚴格按照有關規(guī)定和工作流程進行數(shù)據(jù)信息的采集工作。

總之，信息化時代，國企必須提高對檔案管理工作的關注與重視程度，并將對檔案管理工作進行創(chuàng)新放在首要位置。國企要將檔案管理工作與信息化技術充分結(jié)合，在檔案管理實踐中創(chuàng)新管理模式，推動國企檔案管理工作向著高效、高質(zhì)和高共享度的方向發(fā)展。這不僅可以大大提升國企檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平，還能幫助各國企之間及時進行信息共享與合作。國企檔案管理工作的信息化建設是時代發(fā)展的必然要求，因此，檔案管理工作人員必須擁有較強的專業(yè)技能和較高的綜合素養(yǎng)，不僅要熟練使用現(xiàn)代化的管理軟件，積極根據(jù)檔案管理工作的要求進行后期的維護工作，還要發(fā)揮自身的創(chuàng)新性，不斷完善國企檔案管理工作。