事業單位退休人員檔案管理的啟示與思考

李雪花

（常州工學院檔案館）

為了確保事業單位的退休人員檔案管理工作更加科學合理、健全完善，需要結合事業單位退休人員檔案管理工作現狀，不斷提高檔案管理人員綜合素養，使事業單位的退休人員的檔案管理意識逐漸提升，構建事業單位的退休人員檔案管理機制，并逐步完善與優化檔案管理流程，進一步加強檔案信息化建設，通過提升事業單位退休人員檔案管理工作的科學性，構建更加完善的退休人員檔案管理工作機制，從而可以確保整個退休人員的檔案管理工作更加健全、完善，使得事業單位的管理工作質量獲得實質性的提升。

一、事業單位加強退休人員檔案管理工作的必要性

在事業單位內，檔案是整個單位的人才信息載體，能夠直觀地反映出事業單位的人力資源具體情況，也能為制定決策提供有力的保障。通過開展事業單位的退休人員檔案管理工作，能夠更好地映射事業單位的人才素質情況，也能為促進事業單位的持續發展提供真實、可靠的人力資源基礎與原始材料。近年來，隨著社會經濟的不斷發展，就業形式更加多元化，社會發展中人口老齡化問題日益嚴重，事業單位發展中呈現出比較鮮明的加速化特點，有很多的事業單位員工面臨著退休、下崗。根據相關調查數據顯示，我國的事業單位每年會有大量的事業單位員工退休。在事業單位和勞動保障部門的工作中如何才能有效地加強退休人員服務，如何構建更加健全、完善的事業單位退休人員檔案管理機制，如何才能更加妥善地處理退休人員檔案信息，如何保障退休人員的合法權益是其工作的重點，會對事業單位的持續發展產生重要的影響。事業單位的退休員工檔案管理可以作為事業單位的發展進程中的重要原始記錄與權威憑證，加強事業單位的退休員工檔案管理可以更好地保護事業單位的資源，推動事業單位的持續發展。

通過提升退休人員的檔案管理工作的具體實施水平來切實提升事業單位的整體檔案管理水平。要求相關的檔案管理工作人員能夠采取有效方式來對檔案管理工作中的管理形式進行分析，確保其形式的科學性，使得檔案管理的實施要點被充分體現出來。事業單位的檔案管理工作由于管理措施不當、檔案保存環境不佳等多種問題導致事業單位退休人員檔案管理中存在較多的問題，不僅會對退休人員檔案管理工作效果產生消極影響，還不利于相關工作的展開。通過加強事業單位退休人員的檔案管理工作，能夠將包含個人信息、家庭住址等退休人員較為重要的具體信息進行有效的管理，這樣可以使退休人員的信息安全得到保障，也能有效的提升事業單位檔案管理工作的安全性。

二、事業單位退休人員檔案管理現狀

（一）事業單位的人事檔案管理制度存在漏洞

根據目前我國的事業單位檔案管理工作開展實際情況來看，我國尚未針對退休人員開展檔案管理。與企業相比，事業單位是形成機構，其日常管理較為嚴格規范，但是在退休人員的檔案管理與檔案服務工作機制方面也存在一定的問題與漏洞。其中最典型的表現之一就是事業單位的退休人員檔案管理工作缺乏完善的監督落實機制與執行保障機制。在查看、借閱、保密等事業單位的檔案管理工作中都缺乏規范，且相關的手續不夠規范及時；部分檔案信息存在無人管理、隨意存放的問題；事業單位的人事檔案管理工作監督管理機制不夠完善，容易導致檔案管理工作混亂，甚至會出現檔案信息丟失的問題。檔案管理工作缺乏考核機制、考核措施等，不能在檔案管理工作人員的績效考核中納入相應的內容都是事業單位檔案管理工作中的常見問題。上述的種種問題都導致事業單位的退休人員管理工作安全存在嚴重的危害，不利于事業單位的檔案管理權威性樹立。

（二）缺乏先進的退休人員檔案管理技術

在很多事業單位開展退休人員檔案管理工作過程中比較突出的問題就是缺乏先進的檔案管理技術，檔案管理工作無法實現與信息技術的有機融合、合理應用。在開展具體的檔案管理工作時，仍舊嚴重依賴于人工操作，一般采取手工檢索的方式，從而導致事業單位的檔案檢索效率較低。在部分事業單位內還尚未開展相應的檔案信息化建設，檔案內容大部分為紙質化內容，對于現代化信息平臺的應用不足，不僅不利于檔案信息化建設，也會受到多種因素的影響導致檔案紙質內容破損、丟失等。人工手寫、紙質化等方式仍然是檔案管理工作的主要工作方式，工作人員缺乏現代信息化思維，對事業單位的檔案管理信息化建設會產生不利影響。大部分的事業單位尚未將充足的財力、人力、物力投資于退休人員檔案管理工作，領導層不重視、資金不到位、檔案隨意擺放問題屢見不鮮，不利于檔案管理工作的質量與效率提升。

（三）缺乏檔案管理意識與服務意識

在很多事業單位內，通常是檔案管理人員身兼數職，很少有專門的檔案管理工作人員從事具體的退休人員的檔案管理工作。有部分事業單位的退休人員檔案管理工作由該單位的領導負責或者兼任，這導致事業單位的檔案管理工作人員的專業素質水平不高。還有部分事業單位的領導干部缺乏檔案管理意識，不能在事業單位內組建起一支專業水平高，專業素養過硬的檔案管理隊伍，檔案管理人才隊伍不夠穩定，缺乏正規的技術指導與培訓。部分事業單位在開展退休人員檔案管理工作的過程中，思想態度不端正，抱著隨意僥幸心理，且缺乏責任意識、服務意識、保密意識，這就導致在退休人員檔案管理工作中往往容易出現檔案保管不當、檔案管理分散，檔案管理技術落后等多種問題，嚴重影響事業單位的退休人員檔案管理工作的效果與質量。

三、加強事業單位退休人員檔案管理的具體措施

（一）切實提高檔案管理人員素養

事業單位要想實現檔案管理工作的質量與效率逐漸提升的規劃目標，首先就要切實提高檔案管理人員的綜合素養。提升檔案管理人員的專業技術水平是確保事業單位退休人員檔案管理工作力度加大的基礎。首先，要求事業單位根據退休人員檔案管理工作需要設置專崗專職，由專業的檔案管理技術人員負責相應的檔案管理工作。凡是負責退休人員的檔案管理工作的技術人員必須要掌握最新的檔案管理理念、檔案管理工作技能、信息化建設技能等多方面的技術，對于事業單位的退休人員的檔案管理工作特點、工作內容有較為準確的把握，在具體的退休人員檔案管理工作中能夠結合其工作特征與基本方法展開工作。其次，事業單位要定期組織退休人員檔案管理工作人員進行深造學習，通過深造學習使其能夠掌握先進的檔案管理理念、檔案管理方法與技術，要緊緊地圍繞事業單位的檔案管理基本操作能力提升展開相關的學習與培訓，要使退休人員、事業單位的檔案管理工作人員都具備相應的檔案管理基礎知識與技能。再次，要求檔案管理工作人員能夠主動積極地學習檔案管理專業知識技能，并使其掌握相關的技能，這樣在工作中才能最大限度地挖掘退休人員檔案管理數據信息價值。第四，通過對相關政策、事業單位退休人員檔案管理工作實際情況進行分析，逐步構建退休人員檔案管理監督機制與考核機制，這樣才能更好地滿足退休人員檔案管理工作的科學性、有效性要求，也可以更加科學地評價相關檔案管理工作人員的工作質量，并將其納入績效考核評價體系內，進而使檔案管理人員能夠通過多種途徑來不斷更新檔案管理理念，創新檔案管理模式與方法，不斷提升業務能力，最終推動事業單位的檔案管理整體質量目標實現。

（二）提升事業單位退休人員的檔案管理意識

進入到新時期，事業單位的退休人員檔案管理工作受到多方因素的影響，也將面臨著新發展與新局面。要通過不斷完善與優化事業單位的退休人員檔案管理工作，來為事業單位的退休人員提供更加優質的服務。要求事業單位在開展檔案管理工作規劃時，就需要使退休人員的檔案管理意識逐漸提升，才能在事業單位的規劃、建設中讓事業單位檔案管理工作的科學性充分體現出來，構建更加完整的事業單位的檔案管理工作體系與工作機制。基于此，事業單位的檔案管理工作人員需要將不斷提升自身的檔案管理意識作為事業單位檔案管理工作的重要基礎，這樣在退休人員的檔案管理工作的具體開展、落實的過程中能夠與人力資源部門工作人員實現有效聯動，有機整合檔案管理工作與人力資源管理工作，檔案管理工作人員也可以要求人力資源管理工作人員必須要融合保密性的相關工作要求與標準，這樣不僅能夠充分體現事業單位的檔案管理工作籌劃的科學性，還可以確保檔案管理工作開展過程中各項保密性、安全性策略實施。

（三）構建事業單位的退休人員檔案管理機制

進入到新時期，為了能夠為事業單位的退休人員提供更好的服務，從多個層面提升事業單位檔案管理工作質量，需要根據具體的工作需求來設置專門性的退休人員的檔案管理機制，通過該措施也可以有效的提升事業單位檔案管理工作質量與工作效率。只有認識到構建科學合理、全面完善的事業單位的退休人員的檔案管理工作的管理機制的重要性，并著手構建，才能使得退休人員的檔案管理工作科學性得到保障，并逐漸提升其工作質量與工作效率。例如，某事業單位的管理人員，為能夠使事業單位的檔案管理質量獲得整體性的、實質性的提升，側重于構建退休人員檔案管理機制。也有部分事業單位的領導，在綜合考量事業單位退休人員檔案管理要求、退休人員服務需求等多方面的因素后，嚴格區分事業單位內的在職人員、退休人員的檔案管理工作，并明確在職人員、退休人員的檔案管理標準，并對檔案管理的保密性進行嚴格的控制。保障事業單位退休人員檔案管理的保密性是確保其綜合管理質量提升的重要基礎與前提，這也是事業單位構建科學的檔案管理體系的重要前提。事業單位的退休人員檔案管理機制構建過程中應該注意如下重點。第一，要確保事業單位的退休人員檔案歸檔制度落實到位，要明確其歸檔時間、歸檔要求以及歸檔范圍等相關內容。第二，要明確規定退休人員檔案保管制度的具體內容，要明確檔案安全保護、檔案管理設備管理措施等。第三，要制定嚴格的檔案保密制度，要明確具體的檔案保密措施，明確檔案管理人員、查閱人員等的具體保密要求、安全要求等。第四，制定退休人員的檔案利用制度，明確檔案利用需要何種批準手續，具體的利用方式、利用范圍。只有確保各項細節工作到位，嚴格依照相關的規章制度來開展具體的、細致的事業單位退休人員檔案管理工作，進而推動事業單位退休人員的檔案管理工作質量與效率逐步提升。

（四）逐漸優化檔案管理流程

機關事業單位開展退休人員檔案管理工作的根本任務是為了能夠為退休人員提供更好的服務，并使得事業單位的退休人員服務管理工作質量與效率逐步提升。首先，要對退休人員的檔案數據信息進行深度挖掘，要確保事業單位退休人員的個人數據信息逐漸豐富，提升退休人員檔案的完整性、豐富性，要逐漸構建起具有鮮明的事業單位特色的退休人員檔案管理機制，不僅滿足收集信息的需求，還可以為退休人員提供更多具有針對性的服務。其次，還要通過多種措施來使事業單位退休人員檔案信息的真實性、可靠性逐漸提升，要結合事業單位、政策方針的實際變化情況來及時的更新相關的數據信息，相關的檔案管理工作人員可以通過登記、定期調研的方式來獲取事業單位退休人員的最新數據信息。

（五）進一步加強檔案信息化建設

進入到新發展時期，信息技術的快速發展推動了各個行業、領域的發展，基于“互聯網+”時代背景，事業單位開展退休人員檔案管理工作要符合時代發展趨勢，結合事業單位的發展戰略目標，充分、科學、合理的利用信息技術，從而使得退休人員檔案管理的信息化水平逐漸優化與提升。事業單位應該應用現代信息技術而逐漸形成信息化、專業化的事業單位檔案管理工作體系。首先，要對信息化、智能化的檔案管理工作設備、設施與技術進行合理的引進，加強檔案管理硬件設施建設與配備，要通過多種途徑與方式促使退休人員的檔案管理技術水平逐漸改善與提升，要在智能化、信息化的理念下開展退休人員檔案管理的相關工作。其次，在正式開展退休人員檔案管理工作之前，必須要明確建設重點、工作目標，結合事業單位的實際情況、發展戰略，制定更加清晰明確、科學合理的退休人員檔案管理工作計劃。再次，要推動事業單位的退休人員檔案管理工作逐漸實現規模化管理，要使檔案管理工作逐漸實現便捷化、智能化的目標，在“互聯網+”理念下合理應用信息技術與系統，逐漸提升其智能化、數字化的檔案信息數據推送能力，相關的檔案管理工作人員、退休人員可以應用移動終端來進行相關的檔案管理工作，實現數字化、可視化的檔案管理工作，并能夠實現數據信息的無障礙傳遞。最后，還應該將事業單位的退休人員的所有檔案管理工作信息進行收集、整理，并逐步構建數據庫信息，使得檔案管理的數據分類存儲能力逐漸提升，并將拓展檔案管理數據信息的類型作為重點，加大對事業單位的退休人員的檔案數據信息管理力度。

四、結束語

綜上所述，由于事業單位的退休人員的檔案管理工作中需要處理大量的信息，退休人員檔案管理工作會直接影響事業單位相關工作順利展開。基于此，事業單位需要結合當前退休人員檔案管理工作實際情況，來持續優化強化退休人員的檔案管理工作，要使得相關的退休人員能夠依據相關政策方針來享受退休的福利待遇，使得事業單位的人才再利用效果顯著提升。要通過切實提高檔案管理人員素養，提升事業單位退休人員的檔案管理意識，構建事業單位的退休人員檔案管理機制，逐漸優化檔案管理流程，進一步加強檔案信息化建設等多種方式，使得各項退休人員檔案管理工作順利展開。