機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題和原因分析

王欣桐

（長春市市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法支隊）

在當前的社會主義市場體制下，政治體制改革是漸進的、深入的，一些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作存在明顯的不足之處，使得機關(guān)單位的人事工作無法有效地推進和開展。常見的問題有死檔、人檔脫節(jié)等，這樣不但讓人事檔案的作用無法得到很好的發(fā)揮，也無法促進檔案管理工作的有效推動。不但極大地困擾了我國公共政策的落實以及國家治理工作的進行，也使得目前的檔案管理也存在著一些問題。因此，有必要深入分析其原因，針對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，優(yōu)化相應的管理方法。

一、相關(guān)概念概述

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理是指檔案管理人員在日常檔案管理過程中，對所收集有關(guān)檔案所有者的資料進行集中的管理，并利用相應的信息的整個過程，具體包括員工檔案的整理，數(shù)字檔案的管理等。根據(jù)內(nèi)容特點，將國有企業(yè)人事檔案分為十大類：簡歷材料、履歷材料、考核材料、教材、政治考試材料、黨團共青團材料、表彰獎勵材料、違法違紀材料、職務變動材料等。人事檔案信息化管理是用數(shù)字化去取代紙質(zhì)管理，利用計算機相關(guān)設備將資料進行加密和上傳。其打破了傳統(tǒng)的檔案管理過于復雜、人工成本高的弊端，提高了檔案管理的效率。

（二）機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的內(nèi)涵

機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是應用現(xiàn)代通信技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等手段，通過媒體對國家檔案進行管理，規(guī)范國家檔案管理，將“偽造文件”的現(xiàn)象扼殺在搖籃里，也能夠降低紙質(zhì)文檔引發(fā)的資源浪費。信息化的本質(zhì)是優(yōu)化檔案管理方式，促進檔案管理的創(chuàng)新和現(xiàn)代化，并將傳統(tǒng)工具轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代技術(shù)工具。2010 年1 月，中國共產(chǎn)黨中央委員會召開了全國信息系統(tǒng)發(fā)展研討會，提出要以信息化為契機，推動政府部門和機構(gòu)的人事檔案內(nèi)容優(yōu)化，根據(jù)社會主義社會發(fā)展的要求，對檔案的內(nèi)容進行進一步的完善，這樣就能夠積極地推動信息化檔案管理的發(fā)展。

二、當前機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

從整體上出發(fā)，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設存在進度慢、系統(tǒng)封閉、應用手段不足以及檔案利用率低等弊端。

（一）信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，進展緩慢

從2019 年起，部分機關(guān)事業(yè)單位已開始將人事檔案信息化管理納入工作范疇，使用計算機進行檔案管理，而紙質(zhì)數(shù)字檔案的發(fā)展仍在進行中，管理系統(tǒng)的開發(fā)工作和功能使用工作還有待完善，檔案傳輸、傳輸確認、接收、驗證、流通和檔案統(tǒng)計仍然取決于工作人員的表現(xiàn)。檔案的信息化管理不應該倉促進行。檔案信息化工作不能操之過急，由于沒有明確的目的和科學的規(guī)劃，檔案信息化建設變得隨意，沒有展開深入的研究。解決方案往往從淺層出發(fā)，沒有深入地研究，使得信息化建設的進程變得停滯不前。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)過于封閉

與其他人事數(shù)據(jù)和信息軟件相比，人事檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息是最原始、最真實、最可靠的，然而統(tǒng)計工作錯綜復雜，分類分析也不夠方便。如果能進行數(shù)據(jù)的對接和共享，有利于提高公務員的管理水平，提升他們的工作效率。但是，目前一些機構(gòu)和機關(guān)使用的檔案管理信息系統(tǒng)是一種相對封閉的人事檔案管理軟件版本。人力資源信息系統(tǒng)中是包含干部的人事檔案的，不能或難以對其他干部人事軟件進行順暢、互助、共享并形成了“煙囪”信息系統(tǒng)。雖然“煙囪”和“煙囪”之間的數(shù)據(jù)有很多重疊，但由于信息系統(tǒng)之間缺乏數(shù)據(jù)交換能力，導致數(shù)據(jù)不能同步更新，導致信息的收集、維護和重復使用。

（三）信息化手段應用不足

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)無法體現(xiàn)日常的檔案管理功能，不能完成檔案的注銷管理、檔案的查詢統(tǒng)計、檔案的審核審計等，無法減輕檔案管理的任務量。比如，每次重新登記資料，就需要增添人事檔案，或因搬遷、退休、死亡需要修改檔案管理人員的檔案管理權(quán)限系統(tǒng)只能手動添加或刪除系統(tǒng)中的信息，系統(tǒng)無法對相應的數(shù)據(jù)進行有效的監(jiān)控，無法實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的更新或者更改。收集的文件必須手動掃描多個副本。審批幾千份人事檔案還必須依靠人力等。另外，本系統(tǒng)雖然可以制作數(shù)字文件，但不能制作多個文件，不能掃描多個文件材料。人事檔案材料，是指隨著任職年限的增加，以檔案材料的形式及時提供的，包括招聘、考核、任用、解聘、薪酬、獎懲等內(nèi)容。而機關(guān)事業(yè)單位只有兩名行政人員，因此任務十分艱巨。如果能同時掃描，工作量就會大大減少。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)只能逐一掃描，有限的人力在單調(diào)乏味的重復勞動中浪費殆盡。

（四）數(shù)字檔案利用率低

信息化檔案建設人員需要計算機的幫助，但計算機硬盤容易受到病毒的威脅，導致信息化檔案信息的丟失或損壞，還可能導致計算機軟件的密碼被盜、篡改文件，使得檔案資料的真實性不復存在。受個人檔案的保密性和信息化保護水平的限制，檔案室的計算機只能物理隔離，不能與單位使用的外網(wǎng)或內(nèi)網(wǎng)相連接；U 盤等移動設備不能夠安裝設置，確保信息不被病毒攻擊，確保不外泄?？紤]到機關(guān)事業(yè)單位人事檔案都是集中性地進行管理，信息系統(tǒng)只能夠在一臺機器上使用，無法與省、市、區(qū)組織人事部門實現(xiàn)網(wǎng)絡共享。必要時，經(jīng)組織部門批準，還可以提供有關(guān)檔案資料的復印件。雖然這種方法有助于最大限度地保障信息安全，但也導致了數(shù)字檔案館的使用只能局限于檔案館。各單位、各部門之間的人員信息共享費時費力，無法促進信息的共享，大大降低了數(shù)字檔案的利用效率。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理問題的原因分析

（一）缺乏統(tǒng)一的標準

根據(jù)以往的經(jīng)驗，要制定軟件開發(fā)的標準，除開前期的充分調(diào)研和準備外，還需要實踐。因此，與計算機技術(shù)的快速特征相比較，標準的制定速度相對較慢。然而，為了確保人事檔案信息化建設和管理順利進行，應用系統(tǒng)平臺離不開，系統(tǒng)平臺的研究與開發(fā)需要有嚴格的科學標準和規(guī)范作為研究與開發(fā)的基礎；缺乏軟件開發(fā)的標準，不一定能滿足人事檔案信息化建設的統(tǒng)一要求。目前，由于中國沒有制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量標準、網(wǎng)絡協(xié)議、技術(shù)規(guī)范和檔案管理信息系統(tǒng)，為了滿足不同地區(qū)和部門對人力資源組織和信息開發(fā)的準確性和效率的要求，正在開發(fā)沒有統(tǒng)一標準和操作程序的檔案管理軟件。但是，目前還沒有統(tǒng)一的開發(fā)和運營標準，還不清楚主要的軟件運營模塊會有哪些功能，軟件開發(fā)在實踐中會有哪些功能。種種問題不利于提高檔案管理的效率，一些管理模式也逐漸被放棄了。這些短期的、低水平的發(fā)展模式不僅浪費了大量的人力、物力和財力，而且由于安全防護技術(shù)不夠成熟，使得后期的開發(fā)工作不及時，版本更新不到位等問題紛紛出現(xiàn)。

（二）資金投入不足

建立人事檔案的數(shù)字化是廣泛的、系統(tǒng)的、耗時的，需要足夠的財政支持。在組建初期，首先必須改善辦公環(huán)境，增加必要的設備，如電腦、高速掃描儀和條碼打印機，并購買終端和網(wǎng)絡管理軟件服務器等軟件。因此，在引入人事檔案計算機化時，決策者沒有主動投入足夠的資源，導致資金利用不足。建立基于信息化的檔案需要大量的資金用于購買軟件和硬件，以及后續(xù)的運營和維護費用。無論是升級IT設備、開發(fā)軟件、網(wǎng)絡安全還是日常管理，都需要資金支持。那么，一旦缺乏資金，后期的投入和維護都無法得到相應的保障。

（三）技術(shù)方面的原因

在技術(shù)方面，主要表現(xiàn)在以下兩點上：

第一是技術(shù)因素影響數(shù)字檔案的原始性。人事檔案信息化建設的第一步是利用掃描技術(shù)完成紙質(zhì)檔案的電腦化，確保原始內(nèi)容不丟失。此外，要確保數(shù)字文件在儲存過程中不會因為失真而遺失。如果系統(tǒng)、設備、儲存條件、管理程序和其他技術(shù)不符合相應的要求，數(shù)字檔案的真實性就不能得到保證。第二是技術(shù)因素影響數(shù)字檔案的真實性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡環(huán)境變得越來越復雜，網(wǎng)絡安全攻擊也時有發(fā)生。網(wǎng)絡安全風險和威脅已成為一個全球性問題，我國也不例外。一旦人事檔案中的信息被轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上，就不可避免地面臨被竊聽、竊取、篡改、偽造等風險，給非法用戶留下任何痕跡。為了保證人事檔案信息不被竊取或篡改，目前最有效的方法是維護一個進程，預防移動存儲設備的接入，人事檔案信息化建設工作一直無法提升。

（四）缺少專業(yè)化的人才

一方面，單位領導以及檔案管理人員的思想相對傳統(tǒng)，無法洞察到信息化管理所帶來的巨大生產(chǎn)力，往往忽略信息的明確性，定位出現(xiàn)不準確的現(xiàn)象，缺乏重視度，工作主動性和積極性不足。此外，不遵守勞動法規(guī)制度，不愿主動接受和學習新的工作方法。同時，許多單位的檔案管理人員不僅不是專職人員，而且還負責檔案管理等關(guān)鍵人員的工作，不能集中精力進行檔案管理，加之流動，直接導致行政人員檔案建設滯后。另一方面，檔案管理人員的培訓管理不足，大多數(shù)檔案管理人員只能通過工作、積累經(jīng)驗、系統(tǒng)的培訓，加大對機關(guān)單位檔案管理人員信息化建設方面的培訓，尤其是人才匱乏的情況下，新招聘的年輕員工被分配到其他重要崗位，大多是老年員工和檔案員。因此，只有少數(shù)管理人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的應用，阻礙了管理人員的快速發(fā)展。

四、對機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設的改進建議

（一）構(gòu)建檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫和平臺

1.構(gòu)建全面的人事檔案電子數(shù)據(jù)庫

作為基本的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的存儲、備份和管理是必不可少的。為了促進信息技術(shù)的發(fā)展和應用，包括目前管理信息系統(tǒng)中所有的手工注冊操作文件、記錄文件、缺少資料等，一旦存儲在系統(tǒng)里，就能夠變成電子數(shù)據(jù)庫，得以保留。電子數(shù)據(jù)庫的建立，大大簡化了以往復雜的行政管理流程，簡化了檔案管理自上而下的溝通和審批程序，使系統(tǒng)的使用更加貼近實際工作，工作效率大大提高，人事檔案的使用率也與日俱增，打破了原有行政管理模式的桎梏，使行政管理逐步走向高效和科學。

2.構(gòu)建人事檔案信息化辦公平臺

在信息數(shù)據(jù)交換平臺下，將信息檔案管理系統(tǒng)接入0A 辦公系統(tǒng)平臺進行日常使用，逐步實現(xiàn)人事檔案綜合管理，這種實用的方式可以大大方便日常工作。在完成人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫的建立后，網(wǎng)絡和計算機技術(shù)的應用將實現(xiàn)人事檔案的平行管理和授權(quán)檔案的收集。最后，公務員的人事檔案將被完全納入現(xiàn)代技術(shù)管理領域，使其更加系統(tǒng)化和標準化，并實現(xiàn)機關(guān)和機構(gòu)管理的計算機化建設。計算機終端成熟后的持續(xù)改進和創(chuàng)新進行后，將相關(guān)信息文件系統(tǒng)的應用程序安裝在政協(xié)機關(guān)配備齊全的手機內(nèi)聯(lián)網(wǎng)終端上，有一些人事檔案數(shù)據(jù)庫電子文件與應用系統(tǒng)實現(xiàn)共享。

（二）完善設施投入和保障制度

1.加大全新基礎設施的投入

為了促進各機構(gòu)順利引入信息技術(shù)進行記錄管理，需要通過引進新的設備，如計算機、掃描儀、服務器和安全存儲介質(zhì)，加強記錄信息管理。此外，還需要引入用于信息化和智能化的軟件，如智能服務系統(tǒng)或信息開發(fā)工具。

2.建立信息使用的安全保障制度

通過將機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化，管理人員可以更多地依靠現(xiàn)代科學技術(shù)，如計算機技術(shù)來管理大量的檔案。然而，計算機技術(shù)帶來的風險可能會在檔案管理中出現(xiàn)，原因是病毒攻擊、系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)庫故障、信息丟失以及系統(tǒng)操作和管理錯誤。應針對這些問題采取適當?shù)念A防和應對措施?？紤]到公共服務領域人事檔案的保密特點，提出劃分保密等級、保障信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安全，加強行政人員的安全保密意識。

（三）打造信息化管理系統(tǒng)

1.收集和補齊檔案信息

日常人事檔案的收集體現(xiàn)在如下層面：一是提供本人的證件類型，應復印一份加蓋人事行政部門的公章；二是組織對原始資料進行備份，根據(jù)工作需要劃分為人事檔案，一般為紙質(zhì)。作為個人數(shù)據(jù)記錄器，兩者同樣重要，不能被取代或互換使用。在干部檔案專項檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料不全，必須逐項進行登記，要求人事部門及時投遞，涉及如需提供學歷、獎金、職稱證明等資料，及時與工作人員聯(lián)系，以便在規(guī)定的期限內(nèi)完成。

2.數(shù)字化整理檔案信息

在檔案信息化的過程中，檔案信息資料的分類需要整理的內(nèi)容非常復雜多樣，涉及的范圍非常廣泛，如黨籍資料、年度考核資料、獎懲材料、材料變更工資、材料的任免等。不僅要注意材料的保管，而且要了解檔案管理的重要性、嚴肅性和真實性，必須對檔案中的材料進行全方位、準確、全過程的保管。在這種情況下，可以用A4 空白紙標明丟失材料的類型和名稱，以便外包公司可以對其他材料進行信息化和編號，并盡快完成進行信息化掃描輸入，更換空白頁，從而有效地節(jié)省時間和人力成本，并可一目了然地檢索丟失的物品類型。

（四）提高人才的培養(yǎng)

1.拓寬用人渠道

人事檔案信息管理的重點在于管理。因此，有必要進一步完善檔案信息人員的選拔、培訓和激勵機制，進一步提高檔案信息人員的綜合素質(zhì)。目前，機關(guān)事業(yè)單位的信息管理和人事管理工作要配備思想政治素質(zhì)強、業(yè)務能力強的黨政干部；良好的檔案管理工作作風，增加檔案學、計算機、網(wǎng)絡管理等專業(yè)人才的數(shù)量，可以結(jié)合高校的專業(yè)工作和簡歷公務員的協(xié)助，選擇能夠參與檔案管理的人員，并將其納入檔案人才庫。同時，它還可以在檔案管理部門招聘專業(yè)人員，在招聘工作人員的同時，它側(cè)重于選拔有工作經(jīng)驗的人員，如選派工作人員檔案管理，靈活引進專業(yè)人員，擴大人員選拔任用標準，創(chuàng)造適宜的工作條件。

2.加強人員培訓

為了確保機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的持續(xù)性和健康性，確保管理人員得到有效的崗前培訓，需要對管理人員加強定期學習培訓，使其具備以下技能：

（1）掌握人事檔案中的各類信息。只有了解了人事檔案的類別和歸檔材料的具體要求，才能快速判斷和檢查日常管理中需要歸檔的材料衛(wèi)生檔案資料。（2）掌握使用計算機工具來滿足各種檔案管理要求。在今天這個高度信息化的環(huán)境中，檔案管理的好壞與計算機的保密程度有著密切的關(guān)系。（3）良好的記錄管理規(guī)則和標準，以保持保密性。保密原則應始終適用于職前培訓。在培訓結(jié)束后要立即開展安全檢查，確保從業(yè)人員堅守保密原則，防止公務員的個人數(shù)據(jù)被泄露和用于其他目的。

五、總結(jié)

機關(guān)事業(yè)單位的個人檔案信息化管理非常復雜，要求很高，涉及到事業(yè)單位檔案管理的方方面面，不僅是信息的收集、剔除和管理，還包括主管部門對相關(guān)信息的維護和管理，以及各種軟件和硬件信息系統(tǒng)的使用。雖然機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息架構(gòu)現(xiàn)狀與安全、高效、便捷的檔案管理要求有較大差距，但一些發(fā)展可以大大提升檔案信息管理水平，為大多數(shù)事業(yè)單位提供新的檔案管理方向和路徑。