企業干部人事檔案數字化建設研究

吳璐璐

（浙江新安邁圖有機硅有限責任公司）

干部人事檔案能夠從企業經營期間全面的考察干部的管理、業績等能力，是選拔任用干部的重要衡量指標，其中記載該管理人員的基本信息、學習和工作經歷、業務水平等，是現代企業人力資源管理中的重要構成部分，人力資源管理工作是無法離開人事檔案的[1]。在科學技術發展下，企業經營管理模式發生轉變，傳統人事檔案管理辦法不再適用于現階段經濟環境，應該充分運用數字化建設對人事檔案管理制度進行創新，逐步讓人事檔案數據采集、整理、分析、保存等實現數字化管理[2]。通過建立信息系統對人事檔案實現多層面管理，轉變以往人工管理的方式，提升檔案管理效率。既可以利用數字化提升檔案資料保管的安全性，也可以避免檔案資料造假，這是實現企業人力資源管理高質量發展的重要手段，也是保障其實現高質量發展的重要途徑。

一、企業干部人事檔案數字化建設的意義

在市場經濟體制形成后，全球經濟進入信息時代，信息技術在企業各個方面得到全面應用，加上市場競爭更加激烈，人事檔案管理在企業經營管理中越發重要，受到管理層高度關注[3]。而且，網絡技術在應用中趨于成熟，結合數字化技術的應用普及，逐步建立人事檔案數字化模式，能夠有效提升管理效率，推動人事管理高質量發展，保障企業經營管理戰略實現[4]。

（一）提升人事管理水平

在使用數字化管理后，人事檔案管理工作高效化，通過明確登錄用戶和設備使用，將權限和責任進行劃分，數字化技術為檔案管理實現信息化建設提供技術支持和制度保障[5]。在以往人事檔案管理中，只能通過檔案管理人員對這些資料進行整理、分類、歸檔、查閱、保管等，因其數量眾多，管理流程非常繁雜，效率也非常低下，甚至還會出現錯誤資料內容。通過人事檔案數字化后，管理流程規范化，將以往重復、簡單等流程進行系統化，降低流程流轉次數，操作上更加方便[6]。管理人員在具備相應權限后，通過信息管理系統可以進行人員檢索，并且對信息資料進行統計分析，也能調閱干部檔案，包括但不限于資料查詢、下載等，將人事干部檔案管理實現一體化流程。在符合權限要求下，可以對外共享資料，增強檔案管理的服務功能[7]。和紙質檔案對比，數字化檔案安全性高，不用對檔案資料保管環境進行考慮，不用做防潮防濕等工作，不用對保存空間進行考慮，既能降低檔案管理成本，也能降低人員需求，充分提升現有空間利用率，推動人事檔案管理實現現代化發展。

（二）檔案使用便捷化

現階段社會進入信息化時代，所有領域都在提倡數字化趨勢，促使企業管理開始呈現出數字化，逐步影響到企業管理的方方面面中，導致傳統人事檔案管理不能滿足企業經營活動的需求，甚至阻礙到經營管理質量提升[8]。這類檔案資料相比數字檔案有著更強的原始性，但是利用效率不高，不方便實現共享，需要很多存儲設備和空間，基本上不符合現實社會發展趨勢，給檔案管理工作帶來了很多挑戰，影響到檔案管理水平的提升。人事檔案數字化充分借助信息技術的發展，將紙質檔案轉變為數字載體，通過文字存儲、視頻、掃描儀等軟件設備，將其存儲在各類儲存介質上，并且可以被計算機設備識別，所有人事檔案資料都體現了信息化、數字化的特點，還可以對其進行備份管理、實時共享等[9]。通過輸入關鍵詞可以檢索出相應干部檔案信息資料，不會對原始檔案造成任何破壞，檔案管理成本逐步降低，人事檔案資料也不會受到空間、時間等限制，能夠隨時進行共享。在干部檔案資料數字化后，可以進行集中管理，也可以按照管理和工作需要，針對性設置權限，將管理工作簡單化，提升檔案資料利用效率。

（三）提升檔案管理安全性

干部人事檔案資料對企業經營管理活動非常重要，需要在管理中保障其安全性。只有檔案資料安全性得以實現，才能更好實現數字化。以往紙質資料中，記載干部在企業中各方面情況，對考核、任用、晉升等起著重大作用，但是這類資料在長期保管中容易受到內外部各種因素的影響，導致資料出現腐蝕、霉變等，最終檔案資料模糊，直接影響到企業管理工作的進展[10]。在使用數字化技術后，將紙質轉變為數字化，如果單單從安全保存方面分析，不會讓資料出現丟失。并且，通過建立安全訪問制度、權限管理制度、加密制度等，定期對檔案資料進行備份，也會及時對各類軟件進行更新，以此實現檔案資料安全保存。也要重視網絡病毒防護，定期對管理系統進行殺毒，提升防火墻防護功能，保障人事檔案管理系統安全運行，以此增強干部檔案資料信息安全性。通過這樣的方式，既可以保護檔案原件，也可以避免檔案資料出現丟失和損毀，延長檔案保管期限，甚至可以實現長久保存，提升檔案資料利用效率。

二、企業干部人事檔案數字化建設的影響因素

（一）數字化程度低，制約檔案建設速度

企業干部人事檔案在管理中內容豐富，過程繁雜，因其受到管理理念、技術應用程度等方面的限制，導致數字化在檔案管理中應用程度非常低。雖然很多企業都將信息技術應用到檔案管理中，也研發、購買的相應檔案管理軟件，但是卻沒有形成系統的數字化管理制度。特別是沒有對以往的紙質檔案進行數字化建設，導致干部資料庫中信息不足，難以對企業實際工作產生促進作用。

（二）缺乏專業人員，影響檔案應用程度

在企業干部人事檔案管理中，檔案管理工作主要由人力資源管理部門履行，需要專業人員使用專業知識才能進行。但是，從數字化應用程度看，在檔案數字化中很多人員不具備檔案管理知識，也沒有檔案管理的實際經驗，特別是數字化技術的普及使用，市場上基本上不存在數字化和檔案知識都具備的人員，直接影響到檔案數字化建設。一旦缺乏高質量的檔案管理人員，是沒有辦法對企業實施的數字化過程進行指導的，導致企業所完成的數字化建設是不符合社會發展趨勢的。

（三）安全性不高，制約資料共享和利用

在大數據技術普遍使用中，干部人事檔案數字化正在面臨非常多的挑戰，其中不安全因素非常多，包括但不限于數據和原始檔案分割，檔案真實性無法保障；檔案資料存儲依賴于存儲設備，系統容易受到各方面因素的影響，造成系統崩潰、硬件毀壞，威脅到檔案資料的完整性；受到內外部因素的影響，造成資料出現泄露或者篡改，導致檔案資料失去保密性。這些因素在數字化過程中，會一直存在，直接影響到整個檔案利用過程，甚至影響到企業經營管理。

三、企業干部人事檔案數字化建設的措施

（一）強化檔案數字化建設，保障數字化工作落實

企業干部人事檔案存在的價值和意義，直接關乎到企業對管理人員的培養、考核等，對管理人員分配和任用等方面起到不可替代的作用。在科學技術持續發展中，各類信息技術相繼產生，其中大數據技術對社會影響非常大，這要求企業人力資源部門和檔案管理部門應該重視大數據技術的使用，逐步將以往的檔案管理理念和技術進行轉變，將檔案數字化建設納入到企業經營戰略目標中，引起企業所有管理人員的重視，以此和經營管理戰略實現同部署、同落實等，加大對檔案數字化建設的投入，包括資金、資源等。要對人事數字化建設的方向進行明確，根據企業實際情況制定數字化建設方案，要確定好長中短等各個階段的目標，以此確保檔案數字化建設工作在企業全面落實。因此，企業在進行干部人事檔案數字建設中，先要轉變管理層的認知，讓企業重視該工作的數字化過程，最好的辦法就是將其納入到經營管理戰略中，才能讓全體管理人員進行重視，以此讓數字化建設工作得以落實。

（二）加強基礎設施投入，夯實數字化基礎保障

企業干部人事檔案數字化建設需要使用到大量的硬件和軟件設備，不同企業所實施的數字化建設要求不同、資金投入不同、管理人員不同等，對軟硬件要求也是不同的，這需要結合企業實際情況進行相應軟硬件設備配置。企業人事檔案部門的上級部門應該支持數字化建設，將其資金投入費用納入到預算管理中，結合需求不斷加大資金投入，采購符合檔案數字化建設需要的軟件和硬件，保障數字化建設的功能實現。按照國家人事檔案相關規定，對人事檔案數據庫進行構建，結合紙質人事檔案的要求，對相關檔案進行數字化轉化，并且對共享、保管、安全等制度進行完善，既要對以往存在的人事檔案實現數字化管理，也要對新增的干部檔案資料進行動態化錄入，不斷豐富干部檔案內容。除此之外，還要重視人事檔案數字化是需要高素質的專業化人才的，這需要對現有人員進行合理分析，對符合要求的進行留用，并且制定好培訓內容，不斷增強數字化管理素養；對不符合要求的，應該予以調崗，以此調整檔案管理人員隊伍。也要加強外部人員引進，結合市場招聘制度，明確檔案管理人員招聘要求，以此健全數字化檔案管理隊伍。通過這樣的辦法，能夠為人事檔案數字化建設，提供高素質管理人員支持，保障各項工作順利實現。因此，企業在進行干部檔案數字化中，需要對基礎條件進行保障，要從基礎設施和人員保障兩個方面，既要確保在建設中有相應的軟硬件進行支持，也要保障在工作實施中有數字化人員進行支持，以此才能讓干部人事檔案數字化工作得以落實。

（三）健全檔案管理流程，提升檔案資料安全性

在企業干部人事檔案數字化中，健全工作流程是保障數字化實現的有效方式，也是提升數字化檔案質量的保障措施。在信息時代中，要對干部人事檔案實現數字化，應該從幾個方面進行。第一，嚴格落實檔案查缺工作。通過對現有人事檔案資料進行分析，對其中所有資料進行檢查，逐一進行認別，保障檔案資料完整性。第二，檔案資料整理編碼。對以往檔案資料進行全面分析，按照檔案資料管理要求，將其進行分類整理，并且進行編碼。第三，檔案目錄錄入。在檔案分類整理后，應該按照不同類別分別制作目錄，保障檔案目錄和檔案資料內容保持一致。第四，檔案資料打印裝訂。按照企業檔案資料管理辦法，對原始檔案資料進行打印裝訂。第五，檔案掃描。對所有整理好的檔案進行分類掃描，并且儲存到檔案管理系統中。第六，檔案數據處理。在數字化中，檔案資料大部分都是通過上傳、掃描的，這要求其分辨率應該很高，才能確保其質量。應該在檔案資料系統中設置好分辨率，對不符合的可以直接進行去除，以此符合檔案歸檔要求。第七，檔案資料審核。在企業實施人事檔案數字化后，檔案資料都是通過原始資料數字化后實現的，通過對其內容完整性、真實性等檢查，以此保障人事檔案資料的準確性。因此，在數字化工作落實中，要制定好檔案數字化的工作流程，在進行數字化中按照流程進行一一實現，才能確保企業干部人事數字化工作得以實現。

（四）加大檔案資料利用，推動企業經營發展

企業在干部人事檔案數字化后，其本質目的是對檔案資料的利用，找出檔案資料中存在的有價值的信息，為企業經營管理提供相應適合的人才，保障企業實現持續發展。一方面，通過對人事檔案資料的開發利用，能夠對管理人員各方面情況進行全面分析，對企業進行管理人員考核評價，提供相應的資料數據支持，保障企業在用人方面做出正確的決策。另一方面，企業通過對人事干部檔案數字化后，可以分析出現有管理人員的工作積極性和主動性，能夠給予不同人員相應的薪資待遇，保障其價值在企業中得到實現，有助于管理人員留存，避免產生較高離職率。因此，人事檔案管理部門應該認識到檔案數字化后的作用，充分利用檔案管理系統，逐步落實人力資源管理各項要求，幫助企業實現用人、管人等目標，推動企業經營發展水平持續上升。

四、結束語

在科學技術發展下，信息技術得到普遍應用，對企業整個生產經營過程產生深遠影響。在這種情況下，企業干部人事檔案數字化是當今時代發展的趨勢，通過數字化在檔案管理中的應用，能夠從干部檔案管理全過程出發，逐步從資料收集、分析、整理等形成一體化流程，讓檔案資料管理簡單化，也可以節約檔案管理人員，更好實現檔案資料的共享和利用。通過數字化技術對干部人事檔案進行分析，能夠為企業經營管理提供精準化的用人名單，以此推動企業管理水平持續進步。