文書(shū)檔案管理優(yōu)化策略的研究

魏書(shū)樺

（魚(yú)臺(tái)縣教育和體育局，山東 濟(jì)寧 272300）

引言

文書(shū)檔案管理工作是單位對(duì)內(nèi)部信息資料進(jìn)行高效整合管理的工作，是單位穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保障因素。文書(shū)檔案不僅反映文書(shū)檔案單位發(fā)展歷史與改革變化情況，同時(shí)能幫助單位領(lǐng)導(dǎo)者依據(jù)文書(shū)檔案中潛在內(nèi)容對(duì)單位未來(lái)發(fā)展方向與具體實(shí)施方式提供精準(zhǔn)、有效的參考依據(jù)，幫助單位應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展中存在的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。因此，對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化十分關(guān)鍵，可從文書(shū)檔案管理制度、管理人員素質(zhì)、管理技術(shù)以及信息化建設(shè)等方面考慮，幫助單位構(gòu)建規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的文書(shū)檔案管理制度，進(jìn)而推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展[1-2]。

一、問(wèn)題的提出

文書(shū)檔案涉及社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，可在生產(chǎn)管理、管理決策、問(wèn)題管理、研究和創(chuàng)新等領(lǐng)域提供相對(duì)客觀的成果。文書(shū)檔案管理是整個(gè)檔案項(xiàng)目的一個(gè)組成部分，具有政治、技術(shù)和服務(wù)特點(diǎn)。確保文書(shū)檔案管理的正常運(yùn)作是業(yè)務(wù)單位發(fā)展的重要先決條件，也是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件。在目前情況下，案例檔案的內(nèi)容通常準(zhǔn)確地反映了公司的業(yè)績(jī)，并為研究單位的業(yè)績(jī)狀況和科學(xué)發(fā)展方向的研究提供了依據(jù)。文書(shū)檔案管理可以幫助決策者制定更科學(xué)的商業(yè)戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定和長(zhǎng)期發(fā)展。因此，在新時(shí)代的背景下，有必要強(qiáng)調(diào)文書(shū)檔案管理的改革和創(chuàng)新，以便在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中有效提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。在新時(shí)代的背景下，必須不斷改進(jìn)文書(shū)檔案管理，并提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確和最新的文書(shū)檔案信息，以滿足社會(huì)發(fā)展的多種需要[3]。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的意義

1.提升工作效率

從本質(zhì)上說(shuō)，企業(yè)的文件和檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分，也是企業(yè)過(guò)去發(fā)展的最有力證據(jù)和保存。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行詳細(xì)分析和整合，將為新時(shí)代企業(yè)發(fā)展和相關(guān)管理系統(tǒng)的發(fā)展提供明確、可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)在這方面，行政股管理層和全體工作人員應(yīng)加強(qiáng)文件文書(shū)檔案管理，優(yōu)化該股的文件文書(shū)檔案管理程序和規(guī)則，同時(shí)在該股內(nèi)建立一個(gè)計(jì)算機(jī)化的文件文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，將文件文書(shū)檔案管理與信息技術(shù)充分結(jié)合起來(lái)。

2.更好地保護(hù)珍貴的原始檔案材料

傳統(tǒng)的檔案管理工作，利用最多的還是原始的紙質(zhì)文件資料，這是檔案工作的基礎(chǔ)。對(duì)于一些重要的、珍貴的，特別是一些孤版的紙質(zhì)檔案，經(jīng)歷時(shí)間的洗禮，再經(jīng)歷人為的多次翻閱，就容易出現(xiàn)原始資料的損毀、丟失等情況。如不采取及時(shí)的補(bǔ)救措施，就只能看著珍貴的文獻(xiàn)資料逐漸消失。在數(shù)字化時(shí)代，將紙質(zhì)文件通過(guò)一定方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，不但能形象、本真地展現(xiàn)出原始紙質(zhì)檔案的風(fēng)采，同時(shí)對(duì)珍貴的原始紙質(zhì)檔案也能做到安全的保管和全面保護(hù)，為國(guó)家、社會(huì)留下寶貴的歷史印記，這是檔案工作的根本目的之一。

3.增強(qiáng)文書(shū)檔案運(yùn)用效率

文書(shū)檔案是單位寶貴的文獻(xiàn)資源，是單位日常工作的綜合體現(xiàn)，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案資源的整合、收集、匯總、分類(lèi)、歸檔、編碼，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案良好存儲(chǔ)，便于日后運(yùn)用文書(shū)檔案。而進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案管理能力，可提升文書(shū)檔案管理重視度，使職工明確文書(shū)檔案運(yùn)用的價(jià)值，良好地存儲(chǔ)、管理檔案，促進(jìn)文書(shū)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)工作合作，為他們提供針對(duì)性的文書(shū)檔案資源，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理及服務(wù)成果，既提升文書(shū)檔案資源運(yùn)用效率，又可為單位整體工作的科學(xué)化實(shí)施提供支撐。

4.滿足檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需要

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息化現(xiàn)代化辦公要求在日常工作中的推廣，為檔案信息化規(guī)范管理提供了必要的技術(shù)支持和保障。利用檔案信息化規(guī)范管理開(kāi)展檔案工作，不僅充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，也為檔案管理人員日常的檔案管理工作帶來(lái)了便利，滿足了檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需求。國(guó)家對(duì)檔案工作的規(guī)劃要求不斷提高，數(shù)字化時(shí)代檔案規(guī)范管理也是當(dāng)下檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

三、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.單位文書(shū)檔案數(shù)字化工作制度不完善

當(dāng)前事業(yè)單位普遍的文書(shū)檔案管理規(guī)定對(duì)數(shù)字化方面的工作要求針對(duì)性不強(qiáng)，內(nèi)容較為宏觀，沒(méi)有著眼于單位實(shí)際情況，缺乏具體實(shí)施細(xì)則，無(wú)法有效應(yīng)用到文書(shū)檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。所以，在開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化工作時(shí)，沒(méi)有詳細(xì)的文書(shū)檔案數(shù)字化工作要求和規(guī)范，工作人員在參與文書(shū)檔案數(shù)字化的具體工作時(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案管理規(guī)定中沒(méi)有明確說(shuō)明的地方，在實(shí)際操作時(shí)會(huì)感到困惑，對(duì)于問(wèn)題的處理上會(huì)存在差別，這會(huì)使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作走向數(shù)字化，形成比較大的阻礙。

2.文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才匱乏

首先，單位管理者的思想認(rèn)知與綜合能力直接影響文書(shū)檔案管理在單位內(nèi)部發(fā)展，決定文書(shū)檔案管理工作制度的完善性、業(yè)務(wù)執(zhí)行的效率性以及各部門(mén)間的協(xié)調(diào)性等。如果單位管理者綜合能力不足，就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理綜合質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在實(shí)際工作中存在管理混亂的現(xiàn)象，進(jìn)而致使文書(shū)檔案管理工作難以順利、穩(wěn)定進(jìn)行；其次，單位管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足導(dǎo)致相關(guān)政策與業(yè)務(wù)執(zhí)行效果無(wú)法得到保障，新時(shí)期發(fā)展中，各行業(yè)都在積極引用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，因此需工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等具有良好的綜合使用能力，但部分單位文書(shū)檔案管理人員由于受到傳統(tǒng)觀念等因素的影響，并未有效掌握信息技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作并不熟練，進(jìn)而降低文書(shū)檔案管理效率，影響單位內(nèi)部管理綜合質(zhì)量。

3.重視程度比較低

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，人們對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)也在不斷增強(qiáng)。同時(shí)，信息技術(shù)也為人們的生活和工作帶來(lái)了較大的便利。但目前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作信息化建設(shè)效果并不好，存在一定的問(wèn)題。如文書(shū)檔案信息化程度比較低，信息化建設(shè)不科學(xué)等，這些問(wèn)題都會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的效率產(chǎn)生直接的影響。而事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)水平比較低，主要是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層的重視程度比較低，對(duì)信息化建設(shè)沒(méi)有正確的認(rèn)知，文書(shū)檔案管理工作資源投入不足，文書(shū)檔案信息化建設(shè)效果不好，進(jìn)而影響文書(shū)檔案管理工作信息化建設(shè)質(zhì)量。

4.文書(shū)檔案管理方法單一

在新的一段時(shí)期，文書(shū)檔案管理水平總體上有所提高，但在一些部門(mén)，實(shí)際問(wèn)題妨礙了文書(shū)檔案的管理，妨礙了文書(shū)檔案的多部門(mén)使用。首先，一些單位對(duì)文書(shū)檔案的使用不感興趣，文書(shū)檔案的管理并不十分重要，這影響到文書(shū)檔案管理的科學(xué)實(shí)施。其次，文書(shū)檔案管理方法是統(tǒng)一的或傳統(tǒng)的，缺乏現(xiàn)代思想的應(yīng)用，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理方法和模式過(guò)時(shí)，無(wú)法滿足單位的發(fā)展需要。最后，對(duì)管理問(wèn)題的進(jìn)一步思考導(dǎo)致文件文書(shū)檔案管理水平低下，從而影響到文件文書(shū)檔案管理在組織單位發(fā)展中的地位。

四、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的優(yōu)化策略

1.設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案室

單位應(yīng)按照相關(guān)檔案法規(guī)定，配備保證文書(shū)檔案安全的專(zhuān)門(mén)檔案裝具，以及防盜、防火、防光、防有害生物的必要設(shè)施，以保證檔案的完整和安全，并配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，要加強(qiáng)文書(shū)檔案的分類(lèi)收集。要統(tǒng)一規(guī)范文書(shū)檔案的載體、字跡要求，對(duì)文書(shū)檔案類(lèi)目進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)整理，按單位分類(lèi)、按部門(mén)分類(lèi)、按類(lèi)別分類(lèi)、按會(huì)議分類(lèi)等，并在平時(shí)做好分類(lèi)整理工作，年終做好歸檔存檔工作。要嚴(yán)格把關(guān)、統(tǒng)一管理，規(guī)范收文、行文程序。對(duì)文件選用、文件編發(fā)、發(fā)文范圍、發(fā)文內(nèi)容格式等作詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)上級(jí)事業(yè)單位來(lái)文，要在登記辦理、傳閱、歸檔、保密等環(huán)節(jié)上做到手續(xù)齊全。收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此不僅要善于收集整理文件資料，還需要用心整合檔案資源，對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，有效發(fā)揮檔案信息功能，不斷豐富檔案資源建設(shè)。

2.構(gòu)建完善的數(shù)字化工作制度

目前，涉及文書(shū)檔案數(shù)字化工作主要依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共和國(guó)檔案法》《事業(yè)單位檔案工作條例》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、單位內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)《事業(yè)單位文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》《事業(yè)單位檔案管理規(guī)定》《文書(shū)檔案整理工作要求及做法》等各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)開(kāi)展數(shù)字化加工工作。各單位應(yīng)基于各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，構(gòu)建并完善本事業(yè)單位內(nèi)文書(shū)檔案數(shù)字化工作制度和工作流程，例如，文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)安全保密制度、文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)歸檔制度、文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)安全保管和備份制度、文書(shū)檔案數(shù)字化實(shí)施方案、文書(shū)檔案數(shù)字化加工操作流程及規(guī)范等，明確細(xì)化此項(xiàng)工作，保證文書(shū)檔案的數(shù)字化工作有規(guī)可依。

3.構(gòu)建文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接

在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理過(guò)程中，為了保證文書(shū)檔案的管理效率，應(yīng)該構(gòu)建文書(shū)檔案專(zhuān)項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等。文書(shū)檔案在事業(yè)單位的發(fā)展、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中具有十分重要的參考價(jià)值。事業(yè)單位的文書(shū)檔案資源管理和開(kāi)發(fā)的目的，就是為了給事業(yè)單位內(nèi)部以及外部提供數(shù)據(jù)查詢(xún)和利用。可以利用信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建新型的文書(shū)檔案管理模式，進(jìn)而能夠創(chuàng)新多種文書(shū)檔案服務(wù)，為用戶(hù)提供多元化的檔案查詢(xún)便利服務(wù)。例如，利用網(wǎng)盤(pán)等技術(shù)幫助客戶(hù)查詢(xún)和保存相關(guān)的文書(shū)檔案。為了保證用戶(hù)的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)安全，可以借助先進(jìn)的技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行追蹤。事業(yè)單位針對(duì)文書(shū)檔案構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)鏈接的同時(shí)，還要考慮檔案管理人員的素質(zhì)，能否支撐文書(shū)檔案的信息化發(fā)展。要為文書(shū)檔案管理人員提供一定的培訓(xùn)、實(shí)踐平臺(tái)，幫助文書(shū)檔案管理人員提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而適應(yīng)信息化時(shí)代的管理標(biāo)準(zhǔn)。

4.提高管理人員個(gè)人素質(zhì)

我國(guó)各事業(yè)單位在數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理模式下，促使以往簡(jiǎn)單的文書(shū)檔案管理工作同樣也變得更具技術(shù)性，而這便需要事業(yè)單位儲(chǔ)備大量能夠熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子技術(shù)的人才，以便更好地開(kāi)展文書(shū)檔案掃描、錄入、排序、調(diào)取等工作。想要達(dá)成此目標(biāo)，首先，事業(yè)單位應(yīng)該與所在地區(qū)各高校建立合作關(guān)系，重點(diǎn)培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，確保其能夠快速適應(yīng)崗位工作，利用數(shù)字化技術(shù)高效管理各類(lèi)文書(shū)檔案。其次，事業(yè)單位應(yīng)該建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)在崗人員參與到有關(guān)數(shù)字化管理文書(shū)檔案的培訓(xùn)活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，增強(qiáng)自身的工作技能，轉(zhuǎn)變?cè)嫉墓ぷ髂Ｊ綖榧夹g(shù)性模式，共同促進(jìn)數(shù)字化管理文書(shū)檔案的發(fā)展。

5.優(yōu)化流程增強(qiáng)協(xié)同

各組織單位的文書(shū)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目，要求各組織單位的高級(jí)管理人員充分注意這一問(wèn)題，根據(jù)文書(shū)檔案管理問(wèn)題提出改進(jìn)措施，要求文件管理單位與其他組織單位保持密切聯(lián)系，建立一個(gè)強(qiáng)有力的合作制度。此外，必須優(yōu)化文件歸檔過(guò)程，并迅速吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和差距。隨著文檔的增長(zhǎng)，服務(wù)會(huì)生成大量文檔，如果不及時(shí)處理，不僅會(huì)浪費(fèi)大量空間，而且會(huì)增加檔案管理員的工作量。在一些組織中，工作人員不足、文件管理不善以及許多文件不完整和格式不一致，使全面和順利地監(jiān)測(cè)和使用文件變得困難。因此，有必要加強(qiáng)各組織單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的勢(shì)頭。在對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行徹底重組的基礎(chǔ)上，必須認(rèn)真核查和統(tǒng)一文件的內(nèi)容和格式，登記和歸檔文件，登記和銷(xiāo)毀超過(guò)保存期限的文件，重新安排和合并某些文件，使其內(nèi)容更加明確。

6.建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

建立數(shù)字文書(shū)檔案管理平臺(tái)有助于提高文書(shū)檔案管理的效率，優(yōu)化文書(shū)檔案管理，并協(xié)調(diào)所有內(nèi)部環(huán)節(jié)。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的溝通和溝通，優(yōu)化對(duì)文書(shū)檔案的訪問(wèn)，優(yōu)化檔案管理處內(nèi)部資源配置，利用數(shù)字和信息技術(shù)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。確保有效的文書(shū)檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的在線存檔和查閱，提高各部門(mén)對(duì)檔案信息的利用，推動(dòng)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)展，解決檔案存取效率低下、檔案借用程序煩瑣、檔案隱私喪失以及檔案存取權(quán)配置不當(dāng)。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展直接促進(jìn)了工業(yè)改革，信息數(shù)字化是指導(dǎo)文書(shū)檔案管理的主要指標(biāo)。在信息時(shí)代優(yōu)化文書(shū)檔案管理需要一個(gè)長(zhǎng)期和不斷變化的過(guò)程，國(guó)家必須重視信息建設(shè)，檔案管理等利益攸關(guān)方必須認(rèn)識(shí)到優(yōu)化檔案管理的必要性和緊迫性。文書(shū)檔案管理必須堅(jiān)持綜合規(guī)劃原則，加強(qiáng)文書(shū)檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。