職業院校干部人事檔案管理信息化的實踐與探究

陳俐燕

北京水利水電學校 北京 100024

引言

信息化技術的發展和互聯網應用的普及，極大地促進了社會的進步，也給作為面向社會提供育人育才服務的職業院校帶來深刻影響。干部人事檔案管理是職業院校人事管理的重要組成部分，是精準把握人才信息，公平公正選人用人的關鍵所在。為貫徹中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》、落實北京市委組織部《關于推進干部人事檔案專項審核全覆蓋工作的通知》要求，結合職業院校干部人事檔案管理實際，作者所在單位對干部人事檔案的信息化做出了有益嘗試，力求充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。

1 干部人事檔案管理信息化概述

信息化是充分利用以計算機為代表的智能化工具和信息化技術培養發展新的生產力，開發信息資源，推動信息交流，實現知識共享，進而造福社會的歷史過程。干部人事檔案管理信息化是指將計算機、系統軟件等信息設備及信息技術充分運用到干部人事檔案管理工作中，在紙質檔案的基礎上形成各類電子文件將信息資源加以存儲，使干部人事檔案更加完整、真實、準確，利用起來更加方便、高效。例如，職業院校人事管理部門秉承科學的干部人事檔案管理理念、依托智能化工具和信息技術，深度挖掘干部人事檔案信息資源并加以充分利用，實現職業院校人事檔案管理由以往的傳統管理模式向數字化、電子化管理方向轉型，提升人事檔案管理的質量、效率和水平。在科學技術迅速發展的今天，信息化是大勢所趨，信息技術的廣泛應用也必將對社會、經濟發展產生積極作用。職業院校干部人事檔案管理是人事管理的重要職責，以往的管理模式和方法已經很難滿足新時期檔案管理工作的需要，干部人事檔案管理向信息化轉型升級是學校人事管理未來發展的必然選擇。

2 干部人事檔案管理信息化的重要性

干部人事檔案是干部政治素養、文化素質、思想道德、工作經歷、業務能力、業績成果、遵紀守法、家庭背景、社會關系等情況的歷史記錄，是人才選拔、教育培養、管控監督、評鑒任用的主要抓手，也是人力資源實現有效配置的重要依托，為人事管理工作的開展提供了有力保障。干部人事檔案管理信息化的重要性主要體現在如下幾個方面。

2.1 提高干部人事檔案的管理效率

干部人事檔案管理信息化是在專業化、智能化理念的指導下，干部人事檔案管理工作不斷完善和發展的重要方向。信息化進程中，使用專業的干部人事檔案管理設備和軟件系統，可以有效地推進干部人事檔案管理的信息化水平，將紙質檔案信息加以整合，并通過信息化設備存儲在干部人事檔案管理系統中，既有利于干部人事檔案的保管和儲存，也便于人事檔案管理人員以及上級主管單位進行人事信息的查詢和共享。干部人事檔案管理的信息化，在一定程度上減輕了人事檔案管理員頻繁翻閱紙質檔案的工作量，通過系統的簡單檢索即可查閱、摘錄、打印相關信息，同時可以運用系統整合干部人事檔案數據，快速生成各種名冊和報表，極大地提高了干部人事檔案的存儲、查詢、匯總分析的工作效率。

2.2 提升干部人事檔案管理的規范性

規范是干部人事檔案管理信息化的前提，直接關系到人事檔案信息的加工處理及整合。干部人事檔案管理系統對錄入的人事檔案信息有明確的規定，相關人事檔案管理人員必須按照系統的要求規范操作，按規定的字體、格式正確錄入人事檔案信息。這樣一來，極大地彌補了紙質檔案管理中內容不完整、字體格式不統一、字跡難以辨識的問題。此外，干部人事檔案管理系統的規范化要求，使干部人事檔案管理人員必須加速自我提升，努力學習新生事物，掌握系統應用的相關技術，推動本職業院校在干部人事檔案管理方面形成綜合性的管理機制，以實現干部人事檔案信息數據的遷移和共享，提高干部人事檔案信息的利用率。

2.3 提高干部人事檔案管理的安全性

在紙質管理時代，為了確保干部人事檔案的安全性，對檔案保存環境有非常嚴格的要求，如：檔案室的溫度、濕度、干燥程度及封閉性要求都很高，為此必然占用大量的辦公空間及建設資金。即便是創造了良好的檔案保存環境，紙張上的字跡也極易隨時間的流逝而變得不清晰，紙張也會慢慢變黃、變薄、變脆，難以保持原貌。此外，一旦發生了火災、洪水、偷盜等事故，檔案將遭受巨大損失，很難復原。在干部人事檔案信息化過程中，將人事檔案進行了數字化處理，紙質版本通過掃描存儲到系統中，同時應用網絡技術設定了訪問權限，進行了保密處理，既延長了檔案的“保質期”也增強了檔案管理的保密性。

3 干部人事綜合管理系統在職業院校的應用實踐

利用信息技術實現干部人事檔案管理的現代化成為當前提升事業單位人事管理水平和效率的有效途徑。為全面深入推進事業單位人事制度改革，進一步提升人事管理水平、提高工作效率、優化辦事流程，在北京市人事局的積極推動下，作者所在的職業院校根據北京市的統一安排，在上級單位的指導下，積極開展了《事業單位人事綜合管理信息系統》的上線運行工作[1]。

《事業單位人事綜合管理系統》從北京市人力資源和社會保障局官網登陸，整個系統包含八大應用模塊，分別是：單位管理、人事綜合管理、綜合統計分析管理、年度統計管理、外籍人員管理、表彰業務管理、年度工資總額業務管理、一件事平臺（辦理社保業務、辦理檔案業務、辦理引進業務）等。該系統集人事檔案信息存儲、數據提取應用、人力資源結構分析、報表自動生成等多種功能于一身，極大地推進了干部人事檔案管理的信息化進程。

作者所在職業院校已經在北京市人力資源和社會保障局開立事業單位綜合管理系統賬戶，完成單位管理、人事綜合管理、綜合統計分析管理、年度統計管理模塊的搭建和信息錄入工作，下面簡單介紹一下作者使用《事業單位人事綜合管理系統》如上幾個模塊的感受。

3.1 單位管理模塊

單位管理模塊是單位歸屬的認證模塊，單位信息查詢中可以查看單位基礎信息、編制信息、領導職數、單位聯系信息，具體包括：統一信用代碼、單位名稱、系統類別、機構類型、機構規格、是否參公、事業單位類別、所屬行業、經費形式、所屬區劃、法人、重要職責；編制總數、財政補助編制數；正處級、副處級職數；單位地址、單位郵政編碼、郵箱、人事（干部）部門聯系人姓名、職務名稱、辦公電話、移動電話等多項內容。各單位可以根據實際需要修訂單位相關信息，上級單位也可根據實際需要隨時調取下屬單位及相關聯系人信息等。相比于舊有的紙質備案方式，人事綜合管理系統的應用更加便捷且不受到時間地域的限制，加速了上下級單位間的溝通、協作和工作指導。

3.2 人事綜合管理模塊

人事綜合管理模塊是人事信息檔案管理和應用的最主要模塊。主要包含：崗位設置管理、人員信息管理、新進人員管理、崗位聘用管理、合同管理、考核管理、獎勵管理、機關工勤人員管理、職員管理等九個子模塊。

崗位設置管理子模塊，存儲了單位基本信息、機構設置情況、各崗位說明書，同時可以根據錄入的信息自動生成崗位設置審批表和崗位設置方案表[2]。信息化程度高，操作便捷，方便上級單位對下級單位崗位設置情況的管控，也便于用人單位定崗定員，減少了大量紙質檔案的存儲和傳遞，同時為招聘、晉升等工作的奠定了基礎框架。

人員信息管理子模塊存儲了每位員工的個人信息，包含：基本信息、崗位信息、學歷學位信息、獎勵信息、年度考核信息、工作簡歷、職稱信息、直系親屬信息等。還能自動生成單位人員名冊，人員信息情況一目了然，便于干部人事管理中對人員檔案信息的信息化存儲、查閱和調用，為后續人才選拔、評定優秀提供基礎信息保障。

新進人員管理子模塊應用于單位招聘管理和人員調入管理，招聘和人才引進方案可以通過系統統一上報上級單位審批和備案。

崗位聘用管理子模塊應用于單位崗位聘用的管理。各單位可以通過崗位聘用管理模塊申報崗位設置方案接受上級審核，也可在系統中對崗位變動人員進行崗位聘用信息修改，隨時根據需要導出崗位設置審核表、崗位設置方案表。同時，上級部門的審核過程可以在系統里完成，最終形成崗位設計審核表，節省了紙質資料上報、蓋章、返還的中間環節，審核工作可以在系統里完成，安全且便捷，真正實現了政務工作的高質高效。可以說人事綜合管理系統實現了崗位聘用操作全程的追蹤、審核和檔案存儲信息化，上下級單位隨時可以調用查看，并能追溯過往崗位變動情況及時間軸。

合同管理子模塊集合同訂立、合同續訂、合同變更、合同解除、終止管理、合同信息查詢于一身。該模塊把員工的合同檔案加以信息化，可以通過系統調閱員工過往合同簽訂情況，同時保存了合同檔案的掃描件，可以節省查閱歷年合同的時間，減少紙質檔案翻閱次數，延長紙質檔案的保存期限，方便合同管理人員查看合同簽訂期限，理清固定期限、無固定期限簽訂思路，以便及時為單位人員訂立、續訂合同。

考核管理子模塊將考勤業務、年度考核信息申報及考核結果信息化，支持一鍵導出考核備案表。獎勵管理模塊存儲人員定期獎勵、及時獎勵的信息，應用時可根據需要調閱對應年度的個人獎勵信息和集體獎勵信息，同樣支持信息的一鍵導出。系統實現了考核檔案和獎勵檔案的信息化，簡化了上級審核、批復流程，方便了人員歷年考核、獎勵情況的調取查閱，為干部選拔任用提供重要依據。

3.3 綜合統計分析管理模塊和年度統計管理模塊

綜合統計分析管理模塊和年度統計管理模塊是與人事綜合管理模塊并列的核心模塊，綜合統計分析管理模塊可以從人員學歷、年齡、崗位類別等維度形成統計圖表，實現人員信息的直觀化、多樣化、個性化呈現，推動了人員信息數字化的進程。年度統計管理模塊是以往年度統計工作的信息化，將以往下發統計報表系統的呈現在管理系統里[3]。一共涵蓋了11張年度統計報表，分別從行業、崗位類別、招聘、合同、崗位設置等多維度進行人員信息統計，統計報表可以根據單位管理、人事綜合管理錄入的內容自動生成，方便快捷且準確，有效規避了人工測算填報易出現誤差的不足，減輕了人事管理員統計報表的工作量。

4 結束語

在信息技術迅猛發展的大背景下，職業院校干部人事檔案管理信息化水平亟待提高，其建設亦是一個漫長的過程。在此過程中，院校要充分意識到干部人事檔案管理信息化的必要性和重要性，充分運用大數據思維、開發信息化工具，使干部人事檔案管理信息化成為職業院校人事管理的重要支撐。當前，事業單位綜合管理系統的建設和應用是一個非常好的契機，也是一次有益嘗試，其對干部人事檔案管理的信息化、現代化起到了極大的推動作用。相信在不久的將來，隨著人事綜合管理系統的不斷拓展應用，職業院校干部人事檔案管理的信息化建設將邁上一個更高的臺階。