政府電子文件元數(shù)據(jù)管理及其標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建研究

寧燕凌 陳其勝 朱彬 彭文鋒 史根強(qiáng) 鄧頻

摘 要：隨著我國(guó)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，全面提升政府電子文件元數(shù)據(jù)管理水平已經(jīng)成為政府政務(wù)質(zhì)量的重要抓手。為此，本研究從政府電子文件和元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵解讀入手，對(duì)政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的可行性策略，以及我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建的路徑加以明確。

關(guān)鍵詞：政府電子文件，元數(shù)據(jù)，管理，標(biāo)準(zhǔn)化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.20.004

隨著數(shù)字時(shí)代的全面開啟，“數(shù)字化”不僅成為當(dāng)今時(shí)代的熱詞，更是各領(lǐng)域當(dāng)下和未來發(fā)展的努力方向，政府政務(wù)的數(shù)字化時(shí)代也隨之開啟。在這一時(shí)代背景之下，全面提升政府政務(wù)數(shù)字化水平成為日常工作的重點(diǎn)之一，其中政府電子文件元數(shù)據(jù)管理及其標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建也隨之成為廣大學(xué)者，以及政府管理部門所關(guān)注的焦點(diǎn)。本研究以此為課題進(jìn)行深入的探索，希望所提出的研究觀點(diǎn)能夠?yàn)閺V大學(xué)者和政府管理部門帶來一定的啟示。

1 政府電子文件和元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵解讀

1.1 政府電子文件的內(nèi)涵解讀

所謂的“政府電子文件”，指的就是在政府工作的大環(huán)境中，經(jīng)過計(jì)算機(jī)生成并處理的數(shù)字代碼形式的信息和文件。根據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)對(duì)電子文件所下的定義，可以總結(jié)出政府電子文件的內(nèi)涵，即：在政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部開展、執(zhí)行、完成過程中所生成和流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)信息。政府電子文件的基本構(gòu)成則應(yīng)包括具體內(nèi)容、續(xù)約、上下文關(guān)系，同時(shí)要作為政府具體活動(dòng)開展的重要依據(jù)[1]。這也充分說明并非所有的政府電子信息都可以稱之為政府電子文件，只有能夠真實(shí)記錄政府當(dāng)時(shí)情況、當(dāng)時(shí)意見、當(dāng)時(shí)決定的電子信息才可以稱之為政府電子文件，具有與傳統(tǒng)文件相同的原始性和憑證性兩個(gè)重要性質(zhì)。

1.2 元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵解讀

“元數(shù)據(jù)”指的是“數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，在政府電子文件管理中，元數(shù)據(jù)要將文件產(chǎn)生的具體時(shí)間、地點(diǎn)、功能性、數(shù)據(jù)建立的具體方式、通信內(nèi)容和基本結(jié)構(gòu)等相關(guān)信息進(jìn)行全面記錄。在通常情況下，元數(shù)據(jù)以標(biāo)準(zhǔn)的代碼形式存在，以此來保證每一臺(tái)計(jì)算機(jī)在打開電子文件的一刻起，所呈現(xiàn)出的內(nèi)容都具有高度的準(zhǔn)確性、可靠性、完整性，政府電子文件更是如此。就當(dāng)前的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)而言，自帶的一些操作軟件已經(jīng)可以向人們提供一些元數(shù)據(jù)信息，例如數(shù)據(jù)字典以及系統(tǒng)存儲(chǔ)管理文件分配表等，這些元數(shù)據(jù)顯然不能滿足人們?nèi)粘ｋ娮游募芾淼墓δ苄枨螅娮游募芾韱渭円揽窟@些操作軟件顯然也不能達(dá)到最終的管理目的。

2 政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的可行性策略

2.1 明確政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的模式

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，政府電子文件元數(shù)據(jù)管理工作的高質(zhì)量開展已經(jīng)成為全面提升政府工作效率的重要抓手。但是，切實(shí)保證政府電子文件元數(shù)據(jù)管理工作的高效性卻并非易事，其首要條件就是要明確政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的基本模式。在這里，筆者認(rèn)為最為理想的政府電子文件元數(shù)據(jù)管理模式應(yīng)由六個(gè)層次構(gòu)成。

其中，第一層應(yīng)作為信息的基層，主要的任務(wù)就是要將每個(gè)獨(dú)立的政府電子文件進(jìn)行識(shí)別和記錄。第二層則應(yīng)作為期限與條件層，主要的工作任務(wù)就是明確所識(shí)別和記錄的信息是否可以進(jìn)行查閱，如果可以，需要特定哪些人群查閱和怎樣的授權(quán)信息。第三層應(yīng)作為結(jié)構(gòu)層，其主要的工作任務(wù)就是通過標(biāo)準(zhǔn)化的格式編碼，將所記錄的政府文件內(nèi)容進(jìn)行說明，并且還要針對(duì)文件所經(jīng)歷過的技術(shù)變換情況予以說明。第四層則應(yīng)作為上下關(guān)系層，主要闡述政府文件本身的背景，讓實(shí)體整理過程中無法實(shí)現(xiàn)的操作能夠得到有效彌補(bǔ)。而第五層則要作為內(nèi)容層，主要的工作任務(wù)包括網(wǎng)頁(yè)信息的采集、歸檔、遷移、處置，如文件的正文、圖像、聲音、可執(zhí)行的形式、與其他系統(tǒng)和數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系等，這些都是二進(jìn)制世界中的具體對(duì)象。最后一層則應(yīng)是政府電子文件元數(shù)據(jù)的利用歷史層，主要的工作任務(wù)就是將文件的利用時(shí)間、利用的過程，以及采用怎樣的方式進(jìn)行歸檔、分析、更新與銷毀進(jìn)行全面記錄。這一管理模式顯然體現(xiàn)出了對(duì)政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)性，能夠?yàn)槿嫣嵘芾碣|(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 全面加強(qiáng)政府電子文件元數(shù)據(jù)的過程性管理

在全面加強(qiáng)政府電子文件元數(shù)據(jù)管理工作的過程中，有了基本管理模式這一思想前提之后，要制定出該元數(shù)據(jù)的過程性管理方案，以此來確保政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)性、合理性、規(guī)范性。在此期間，筆者認(rèn)為應(yīng)該從政府電子文件的證據(jù)性入手，讓各類政府活動(dòng)的元數(shù)據(jù)能夠得到充分提取。

在這里，第一層元數(shù)據(jù)的基本構(gòu)成應(yīng)包括一些具有強(qiáng)制性和選擇性的元數(shù)據(jù)單元，前者主要體現(xiàn)在能夠直接滿足證據(jù)需求的元數(shù)據(jù)內(nèi)容，而后者則是由其他元數(shù)據(jù)內(nèi)容來組成。需要注意的是，可以滿足一些政府特定業(yè)務(wù)功能的元數(shù)據(jù)內(nèi)容，既可以體現(xiàn)在強(qiáng)制性元數(shù)據(jù)單元之中，也可以在選擇性元數(shù)據(jù)單元內(nèi)[2]。在進(jìn)入全面實(shí)施政府電子文件元數(shù)據(jù)管理階段后，要確保每一個(gè)政府電子文件都能成為獨(dú)立的元數(shù)據(jù)封存對(duì)象，并且要確保元數(shù)據(jù)與政府電子文件內(nèi)容具有邏輯層面的聯(lián)系，杜絕元數(shù)據(jù)的封存只是體現(xiàn)在物理區(qū)域存儲(chǔ)這一現(xiàn)象出現(xiàn)。而在元數(shù)據(jù)處理、分析、傳遞過程中，要始終保持元數(shù)據(jù)打開的速度快于政府電子文件內(nèi)容。另外，在元數(shù)據(jù)封存環(huán)節(jié)中，應(yīng)確保其對(duì)象不僅僅局限在某一個(gè)元數(shù)據(jù)，應(yīng)將某一個(gè)元數(shù)據(jù)單元作為元數(shù)據(jù)封存的對(duì)象選擇。這樣的過程性管理顯然讓政府電子文件元數(shù)據(jù)管理工作更加細(xì)化，并且能夠?yàn)樘嵘芾砉ぷ鞯囊?guī)范性提供理想前提條件，成為全面提升政府工作效率的重要推手。

3 國(guó)外政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建的重要參考

早在1995年，全世界范圍內(nèi)的55名圖書館專家和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專家開展了一次共同的研究與探索活動(dòng)，通過深入分析圖書館卡片式目錄的著錄款目，探索出一個(gè)適用于記錄數(shù)字資源的簡(jiǎn)要目錄模式，即：都柏林核心元數(shù)據(jù)集[3]。在該元數(shù)據(jù)集的研究與探索期間，專家更是制定出元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并且在全世界范圍內(nèi)得到廣泛運(yùn)用，時(shí)至今日依然是各項(xiàng)元數(shù)據(jù)管理工作開展所普遍選擇的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。就當(dāng)前而言，都柏林元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中，主要由15個(gè)核心元素構(gòu)成，這對(duì)我國(guó)政府有效構(gòu)建電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)有著重要參考價(jià)值，具體核心元素如下：

元素一題名：指由作者提供的資源名稱，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指政府機(jī)構(gòu)提供的文件名稱。元素二作者或創(chuàng)作者：指創(chuàng)作資源內(nèi)容的主體，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指具體的政府機(jī)構(gòu)。元素三主題詞與關(guān)鍵詞：主要指資源的主題，是對(duì)資源主題與內(nèi)容的關(guān)鍵性描述，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指具體的關(guān)鍵詞、短語、分類號(hào)。元素四描述：是指對(duì)資源內(nèi)容的文本闡述，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以針對(duì)文件摘要和正文內(nèi)容進(jìn)行大致描述。元素五出版者：是指發(fā)行描述資源的具體組織，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指具體的文件發(fā)行機(jī)構(gòu)（如政府辦公室等），以保證政府電子文件發(fā)行的有效性。元素六其他參與者：主要指對(duì)資源內(nèi)容形成做出重要貢獻(xiàn)的組織或個(gè)人，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指出文件制定部門之外的聯(lián)合部門。元素七時(shí)間：指資源對(duì)外公開的具體日期，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指文件發(fā)布的具體日期。元素八類型：指資源本身的類型歸屬，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指具體某一類文件。元素九格式：資源本身的數(shù)據(jù)格式，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指信息記錄的具體格式規(guī)范。元素十資源標(biāo)識(shí)：指唯一能夠標(biāo)記資源的字符和數(shù)字組合，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指文件批號(hào)。元素十一來源：指資源提取的出處，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指另一有關(guān)資源，或者相關(guān)政府部門與機(jī)構(gòu)。元素十二語言：資源內(nèi)容呈現(xiàn)過程中所使用的語言，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指文件的表述形式。元素十三關(guān)聯(lián)：指本資源與其他資源之間所存在的關(guān)系，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。元素十四覆蓋范圍：指資源內(nèi)容本身所具有的時(shí)空特性，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中也是如此，指文件內(nèi)容的時(shí)間性與空間性。元素十五權(quán)限管理：指資源本身的所屬權(quán)和具體的適用范圍，在政府電子文件元數(shù)據(jù)中可以指文件所有權(quán)的歸屬和內(nèi)容的適用范圍。這些核心元素在政府電子文件元數(shù)據(jù)中都可以進(jìn)行重復(fù)選擇和使用，同時(shí)每個(gè)元素的指代都能為我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定提供重要參考。

4 我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的構(gòu)建

就當(dāng)前我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的現(xiàn)實(shí)情況而言，無論是在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，還是在實(shí)踐探索領(lǐng)域，雖然不乏研究與實(shí)踐成果的出現(xiàn)，但并沒有形成一套完整的政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。放眼未來，我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)邁向系統(tǒng)化。其中，切實(shí)可行的操作應(yīng)包括以下兩方面：

首先，在數(shù)量上應(yīng)做到切實(shí)增加。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)有的政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來看，只有國(guó)家層面的政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并且其數(shù)量?jī)H為“1”。除此之外，在音頻、視頻、網(wǎng)頁(yè)方面的政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也存在一定缺失，由此導(dǎo)致政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)存在嚴(yán)重的缺位問題[4]。針對(duì)此，未來在政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建方面，國(guó)家各部門要聯(lián)合地方政府，根據(jù)其經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，出臺(tái)更多的政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以此來彌補(bǔ)各級(jí)政府在該領(lǐng)域存在的缺位現(xiàn)象，讓政府開展實(shí)際工作的過程中能夠?qū)⒃摽瞻最I(lǐng)域全面規(guī)范。

其次，在標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量上應(yīng)實(shí)現(xiàn)全面增強(qiáng)。在這里，有關(guān)部門需要注重政府電子文件元數(shù)據(jù)單元之間的關(guān)聯(lián)性。在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)修訂的過程中，要針對(duì)與之相關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)核心元素加以明確定義，同時(shí)還要結(jié)合都柏林元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將相關(guān)聯(lián)的元數(shù)據(jù)元素進(jìn)行具體定義，由此來提高元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)本身的實(shí)用性。除此之外，還要重視元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)本身所具有的互操作性。針對(duì)政府電子文件元數(shù)據(jù)的應(yīng)用而言，表現(xiàn)較為突出的就是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程的簡(jiǎn)單和快捷，而這也意味著在該領(lǐng)域元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建過程中，必須深度思考元數(shù)據(jù)核心元素語義，以及元素結(jié)構(gòu)本身的準(zhǔn)確定義，而都柏林元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)恰恰為之提供了明確的示范，可以將其加以借鑒。更重要的是，在政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定過程中，還要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)該標(biāo)準(zhǔn)本身的可利用性。在此期間，研究人員要結(jié)合元數(shù)據(jù)信息來源模型所固有的特點(diǎn)，將文件利用過程視為元數(shù)據(jù)的基本來源，并作為政府電子文件元數(shù)據(jù)的核心元素的重要組成部分，由此確保我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不僅具有高度的完善性，同時(shí)還有高度的互操作性和可利用性。

5 結(jié) 語

綜合以上論述觀點(diǎn)，不難發(fā)現(xiàn)在數(shù)字時(shí)代背景之下，政府全面加強(qiáng)電子文件元數(shù)據(jù)管理工作，并且元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。其中，不僅要全面提升其管理策略的系統(tǒng)性，更要確保元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的完善性和適用性。雖然，其他國(guó)家所制定的電子政務(wù)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)具有參考價(jià)值借鑒意義，但不能將其生搬硬套，還要結(jié)合我國(guó)政府電子文件元數(shù)據(jù)管理的切實(shí)需要，不斷將其標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建的路徑加以深化，而這也正是廣大學(xué)者今后研究的主要方向所在。