標準化管理策略對醫保檔案管理質量的影響研究

夏夢

摘 要：目的：評價醫保檔案管理中標準化管理策略對提升其管理質量的價值。方法：隨機抽取安徽省阜陽市第五人民醫院2019年10月至2021年10月期間280份醫保檔案，按照管理方式分為對照組（常規管理）及試驗組（標準化管理策略），對比管理效果差異。結果：試驗組上級領導對檔案管理工作滿意度顯著高于對照組，差異顯著，P＜0.05；試驗組職業態度與意識、職業知識及技能、職業素養、職業行為習慣四個維度的績效考核分數顯著高于對照組，差異顯著，P＜0.05；試驗組檔案管理質量指標不良率顯著低于對照組，差異顯著，P＜0.05。結論：將標準化管理策略運用于醫保檔案管理工作中，既可提高上級領導對檔案管理工作的滿意度，也可降低醫保檔案管理不良情況發生率。

關鍵詞：標準化管理策略，管理質量，醫保檔案，影響

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.20.048

醫保檔案是參保單位及個人能夠享受醫保待遇的重要依據，可以實現“記錄、跟蹤、服務、保障一生”，該檔案真實記錄了患者醫保過程[1]，所以醫保檔案的管理工作非常重要。但是醫保檔案的管理現狀不容樂觀，有些單位沒有嚴格的管理制度；有些單位雖制定了相關管理機制，但并未嚴格執行，檔案管理只存在表面形式。導致檔案數據不能得到合理運用，直接影響參保人的利益。在社會實踐中，如科學、經濟、管理、技術等，通過對重復性的事物及概念進行制定標準、發布標準、貫徹標準，最終取得最佳的秩序及社會效益，這一過程稱為標準化[2]。在標準化的管理策略下，完善當前的檔案管理機制，加強管控檔案管理人員，積極開展培訓，提升其綜合素質，使其意識到檔案管理工作的重要性，具備更強的職業素養及責任意識[3]，對提升醫保檔案管理質量具有重要意義。本文結合安徽省阜陽市第五人民醫院醫保檔案管理的實際，研究標準化管理策略應用效果。

1 建立標準化管理措施

1.1 制定醫保檔案管理標準

形成醫保檔案管理機制，明確組織機構、管理制度等，依據相關法律法規、規章制度，制定檔案管理的制度與規范，需遵循一定原則，如明確的職責、有效的措施、清晰的流程、具體的要求。在文件管理方面，明確管理流程、文件的格式要求、如何編號及歸檔要求。單位內部設立檔案管理領導、信息鑒定小組，檔案室責任人直接負責檔案管理工作，明確各管理人員責任，重點關注檔案的信息化建設。

1.2 檔案信息搜集和處理

從根源搜集和處理檔案信息，確保檔案的完整性和規范性。在實際工作當中，做到以下兩點：（1）收集發文，文件材料作為歸檔的重點，必須著重搜集，還需關注文件是否完善，相關信息是否完整等。（2）收集收文，登記文件信息，并與收文登記本對照，做到一一清查，關注辦理情況、有關復文等。

1.3 檔案管理的標準化安全措施

在醫保檔案的管理工作中，必須重視安全保障措施，確保檔案無隱患、無風險。在具體工作上，對于紙質檔案，做到：（1）內部檔案室，增設相關設備設施，如防潮、防光、防火、防偷盜、防塵、防有害生物及氣體等。（2）節假日專項檢查，建立臺賬，登記問題，及時整改。（3）監控室內溫濕度。（4）定期翻閱檢查，如發現有字跡不清、破損或破舊的檔案及時修補。（5）管理人員在接觸實物檔案時，必須有清潔衛生措施。對于數字化檔案，加強管控信息系統，可設置訪問權限、防火墻、系統識別密碼等，來防止黑客入侵，確保檔案信息的安全保存，有效降低管理的風險。

1.4 標準化服務模式

在日常工作中，檔案的利用占很重要一部分，包括制作和發放檔案證明、提供檔案原件及復制件、承接檔案咨詢服務等。為了進一步滿足檔案的利用需求，還需要檢索工具，且這些工具在功能上能夠互補。再將這些工具構建成檢索工具體系，可以不斷提升檢索功能。在建立檢索體系時，需將每一份文件或案卷轉變為一個關鍵詞或一個條目。

1.5 檔案管理人才隊伍建設

在醫保檔案的管理上，單位領導應配備具有個人素質及相應專業能力的管理人員。（1）個人素養。管理人員需有較強的責任心，熱愛本職工作，溝通協調能力良好；對檔案的相關資料進行分類、收集、歸納、保管等，如有問題及時修改、糾正，若無法解決，及時上報。（2）專業素養。熟練掌握相關操作方法及流程，如收集、整理、歸檔等；定期參加相關繼續教育培訓，利用信息技術對相關資料、數據進行科學、準確地篩選并處理，實時掌握新技能、新技巧，為檔案的開發利用提供科學、及時的支撐；培養管理人員的標準化意識，對其進行系統的知識培訓，進一步提高管理人員工作能力，以便更好開展標準化管理策略；要求工作人員務必掌握標準化的原理和方法，并將其運用到檔案收集、整理、歸檔等過程中。

2 標準化管理措施效果分析

2.1 一般資料

隨機抽取本單位2019年10月至2021年10月期間280份醫保檔案，按照管理方式分為對照組（常規管理）及試驗組（標準化管理策略）。

2.2 觀察指標

2.2.1 滿意度

上級領導填寫問卷調查表，內容包括制度完善、檔案完整、查閱方便等，總分為100分，滿意為≥90分，一般滿意為60～＜90分，不滿意為＜60分。總滿意度為“滿意＋一般滿意”。

2.2.2 績效考核結果

分析統計績效考核結果，主要內容包括職業態度與意識、素養、行為習慣、知識及技能，評價方法為Lokert5點等級量表法，總分為5分，分值越高，說明結果越好。

2.2.3 檔案管理質量指標

分析統計檔案遺漏率、錯誤歸檔率、檔案損壞率、資料錯誤率。

2.3 統計學方法

應用SP S S 2 0.0軟件處理數據，計量資料以（x±s ）表示，組間比較采用t 檢驗，計數資料（% ）表示，χ2檢驗。P＜0.05表示差異有統計學意義。

3 結 果

3.1 上級領導對檔案管理工作滿意度比較

分析統計結果，在實施標準化管理策略后，上級領導總滿意度（134例，占95.71%）較前（118例，占84.29%）明顯提高，差異顯著（P＜0.05）；其中試驗組中≥ 90分的有59例（42.14%），對照組有37例（26.42%），詳細數據見表1。

3.2 績效考核結果比較

分析統計結果，在實施標準化管理策略后，試驗組工作人員績效考核結果（職業態度與意識、知識及技能、素養、行為習慣）較對照組明顯提高，差異顯著（P＜0.05），詳細數據見表2。

3.3 檔案管理質量指標比較

分析統計結果，在實施標準化管理策略后，試驗組檔案管理不良情況總發生率（5例，占3.57%）較對照組（22例，占15.71%）明顯降低，差異顯著（P＜0.05）；其中試驗組中錯誤歸檔率最高（1.43%），對照組中資料錯誤率最高（5.71%），詳細數據見表3。

4 結 語

近幾年來，隨著新醫改政策的推進，我國醫療保險服務亦日趨完善，隨之參保人數呈直線上升，基本實現全民覆蓋，醫保檔案數量與日俱增，這直接導致工作人員超負荷工作[4]。由于醫保檔案涉及每一位參保人的利益，必須對其進行完整保存，而當前檔案管理觀念差、缺乏完善管理體系、投入較少、信息化建設水平低、專業團隊素質較低[5]。醫保檔案標準化管理有統一的管理機制及系統，有完整的組織架構、完善的檔案制度、先進的網絡管理體系等，從而提升檔案管理質量[6]。通過對醫保檔案的標準化管理可更好地解決目前所面臨的問題，推動標準化管理水平的提升，為參保單位及個人提供更好的服務。

本研究中，分析統計結果，在實施標準化管理策略后，上級領導總滿意度（1 3 4 例，占95.71%）較前（118例，占84.29%）明顯提高，差異顯著（P＜0.05）；其中試驗組中≥9 0分的有59例（42.14%），對照組有37例（26.42%）；試驗組工作人員績效考核結果（職業態度與意識、知識及技能、素養、行為習慣）較對照組明顯提高，差異顯著（P＜0.05）；試驗組檔案管理不良情況總發生率（5例，占3. 57%）較對照組（22例，占15.71%）明顯降低，差異顯著（P＜0.05）；其中試驗組中錯誤歸檔率最高（1.43%），對照組中資料錯誤率最高（5.71%）。其原因在于，在實施標準化管理策略后，根據相關策略，完善檔案管理機制，對整個檔案管理進行全面梳理，建設標準化陣地，并結合實際工作運用科學來分析、處理問題，從而有條不紊地開展檔案管理工作。同時通過建立健全完善的信息收集機制，提升檔案信息的收集效率，從而實現高效的醫保檔案管理，在此過程中需不斷創新檔案收集的方式，不僅要確保信息的全面性，還要保證精確性。

在實際工作中，管理人員要合理分析收集到的醫保檔案信息，并做好全面登記。由于參保人員增多帶來檔案管理壓力，建立健全完善的數據庫，由專業人員做好數字化管理工作，將各類信息做好分類、校對、存儲，形成流暢的醫保檔案管理流程，以便參保人員查詢檔案信息。要做好人員培訓工作，培訓內容要全面，不僅要包括檔案管理知識，還要囊括相關的醫保政策。管理人員需積極從多種渠道學習知識、信息技術，并將其應用到實際工作中，不斷總結經驗，發現問題，解決問題，提升檔案管理效率。

綜上所述，將標準化管理策略運用于醫保檔案管理工作中，既可提高上級領導對檔案管理工作的滿意度，也可降低醫保檔案管理不良情況發生率，進一步提高醫保檔案服務水平，值得積極推廣。