事業(yè)單位會計檔案無紙化探索

張夢舒 姚佳惠 魯 婷 張藝瓊

（作者單位：農(nóng)業(yè)農(nóng)村部沼氣科學(xué)研究所）

一、會計檔案無紙化的定義與背景

會計檔案無紙化，是指會計數(shù)據(jù)和信息的收集、處理、存儲、傳輸以光、電、磁等形式存儲于磁性媒體介質(zhì)之上。會計無紙化具有無形性、脆弱性、技術(shù)依賴性的特點。

2012年，國家檔案局和財政部一起試點開展了企業(yè)電子會計檔案管理的探索，并在之后四年的時間里不斷擴大試點范圍。2013年，財政部頒布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會〔2013〕20號），規(guī)范中首次明確，在滿足一定條件的情況下，會計資料可進(jìn)行無紙化管理。這是我國首次在法規(guī)和辦法中明確可以對會計資料無紙化管理。2016年，《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）正式施行。這次的《辦法》重點就是在于對會計檔案電子化管理的修訂，其中明確規(guī)定會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔等均可進(jìn)行電子化管理，這是我國會計檔案保管的一次重大改革。2019年，我國開展了發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點，之后，電子發(fā)票開始越來越普及。2020年，財政部發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確提出企業(yè)可以使用電子會計憑證進(jìn)行報銷、入賬、歸檔，不需要打印保存紙質(zhì)單據(jù)。從近10年科技發(fā)展來看，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷更迭成熟，為會計檔案無紙化提供了可能性。我國也在不斷出臺相關(guān)辦法來支持會計檔案無紙化。會計檔案無紙化已經(jīng)是未來的發(fā)展趨勢，所以實施無紙化需要哪些條件就成為我們亟待解決和探索的問題。

二、會計檔案無紙化的意義

（一）減少儲存空間，有利于綠色環(huán)保

傳統(tǒng)的會計檔案保存，需要將相關(guān)會計資料，包括會計憑證、原始發(fā)票、原始單據(jù)等打印后裝訂成冊進(jìn)行保管，每年末還需要打印會計賬簿。大量的打印工作在一定程度上造成了紙張、設(shè)備、能源、人力的消耗和環(huán)境污染，而且會占用很大儲存空間。比如，一張會計憑證后不光有原始票據(jù)憑證，可能還需要合同、協(xié)議、文件等。而無紙化的會計檔案只需要將所有信息以電子數(shù)據(jù)的形式儲存在電子介質(zhì)中，可大大減少管理成本，節(jié)省存儲空間。而且符合條件的電子會計資料可以分門別類進(jìn)行歸檔立卷。這樣會計檔案使用者就可以通過電子會計資料平臺迅速查到需要的內(nèi)容，降低了時間成本。除此之外，傳統(tǒng)的會計資料保存方式需要消耗大量紙張，不利于環(huán)境保護(hù)，而會計檔案無紙化更能節(jié)能減排，更加符合綠色環(huán)保發(fā)展的理念。

（二）減少管理成本，提高管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的處理，有較大的儲存和操作成本。而無紙化擺脫了傳統(tǒng)手工整理的過程，解除了傳統(tǒng)模式的限制，極大節(jié)省相關(guān)人工成本，減少過程中的成本消耗，不僅提高了財務(wù)管理的效率，達(dá)到了資源優(yōu)化的效果，而且能有效規(guī)避檔案損毀、丟失等風(fēng)險。

（三）提高財務(wù)數(shù)據(jù)及時性

從信息使用者的角度來看，會計檔案無紙化能夠更高效、更便捷、更及時、更準(zhǔn)確地看到企業(yè)財務(wù)相關(guān)信息。隨著科技的進(jìn)步和信息化的普及，信息使用者對財務(wù)數(shù)據(jù)的需求不僅是為了了解企業(yè)過去的經(jīng)營狀況，而且關(guān)注實時動態(tài)和預(yù)測前景。傳統(tǒng)的會計核算方式無法滿足這種需求，而會計檔案無紙化的技術(shù)優(yōu)勢，為更簡潔、明了、快速、有效的財務(wù)信息提供了可能。

(四)有利于會計現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展

信息時代的發(fā)展，要求會計和財務(wù)管理部門能夠提供一些會計數(shù)據(jù)的分析和研究，為決策者提供有價值的依據(jù)和決策。會計檔案無紙化的實現(xiàn)，有利于為管理者和上級管理部門提供更準(zhǔn)確、更真實、更快捷的一手?jǐn)?shù)字信息。

三、推行會計檔案無紙化存在的困難

一是會計人員觀念的制約。會計檔案無紙化不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更是觀念的徹底革新。很多會計人員受習(xí)慣的會計核算方式制約，缺乏會計檔案無紙化相關(guān)知識，更擔(dān)心電子化的安全性和可靠性，不愿意推陳出新，從而導(dǎo)致會計檔案無紙化推行較為困難。二是會計檔案無紙化相較于目前紙質(zhì)的會計核算方式來說，對財務(wù)人員提出了更高要求，全面無紙化不僅要求會計人員掌握足夠的財務(wù)知識，還需要掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù)等技能。如果會計人員不能掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，會計無紙化的工作就無法順利展開。三是很多單位會計核算目前的網(wǎng)絡(luò)化程度還比較低，有的單位沒進(jìn)行線上報銷，有的單位雖然建立了線上報銷系統(tǒng)，但沒有和會計核算系統(tǒng)對接。若要全面推動會計檔案無紙化，財務(wù)系統(tǒng)需要應(yīng)對大批量的電子數(shù)據(jù)的接收、處理、歸檔，各個軟件之間也要充分銜接。四是會計數(shù)據(jù)的安全存有一定的風(fēng)險。首先，在報銷過程中，有可能因為人為（黑客）的惡意修改或刪除，導(dǎo)致電子憑證信息被篡改，這種篡改不易被發(fā)現(xiàn)，會計數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)傳輸過程中存在失真的風(fēng)險。其次，原始發(fā)票的電子化，在使用過程中可能會存在“一票多用”的情況，如何杜絕此類隱患還需探索。再次，由于會計信息需要網(wǎng)絡(luò)來傳遞，那么其開放性和共享性的特點可能會導(dǎo)致會計信息泄露，事業(yè)單位的會計信息可能涉及國家機密，需要特別注意泄密風(fēng)險。此外，因為會計檔案完全存放在磁性介質(zhì)上，遇火、遇水或其他意外情況都可能會使存儲設(shè)備受損，從而丟失相關(guān)資料，所以，想要會計檔案無紙化還需要更高安全性能的信息技術(shù)來支撐。

四、會計檔案無紙化的實施條件

（一）制定相關(guān)的財務(wù)規(guī)范

會計檔案無紙化改革是大勢所趨，是未來的發(fā)展方向，也是單位財務(wù)管理的一項重大變革。即使短時間內(nèi)不想推薦會計檔案無紙化的單位，也必須面對當(dāng)前快速推動的電子發(fā)票改革。包括火車票、機票已經(jīng)可以通過刷身份證進(jìn)站，不需要紙質(zhì)發(fā)票。這對各個單位來說，都是需要關(guān)注的變革，也是需要積極應(yīng)對的問題。所以在電子化快速推進(jìn)的背景下，財務(wù)部門需要在不斷學(xué)習(xí)掌握最新法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對本單位的會計制度建設(shè)進(jìn)行剖析和思考，為未來可能的大刀闊斧變革做好應(yīng)對準(zhǔn)備。會計檔案無紙化可能會從試點階段到電子化與紙質(zhì)化并存過度，最后全面無紙化，應(yīng)當(dāng)如何處理相關(guān)的會計業(yè)務(wù)，如何進(jìn)行報銷管理、檔案管理，都需要有章可循。

（二）加大培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變認(rèn)知觀念

由于傳統(tǒng)會計核算方式與無紙化管理的方式差別較大，財務(wù)人員可能會有缺乏“安全感”的感覺。想要順利推進(jìn)會計檔案無紙化，首先需要財務(wù)人員擺脫陳舊思想的束縛，跟上信息化時代發(fā)展的步伐。單位財務(wù)人員要對財務(wù)核算無紙化的理念進(jìn)行充分學(xué)習(xí)，對會計檔案無紙化推行過程中可能遇到的問題與阻礙進(jìn)行提前預(yù)判。另外，會計核算無紙化不只是財務(wù)部門的事情，與單位管理層和各部門都密不可分，所以需要單位所有員工的互相理解與配合。在推行的過程中，可以采取“試點”的方式，從部分簡單易操作的內(nèi)容開始推廣，再逐步實現(xiàn)所有業(yè)務(wù)無紙化的實施。總的來說，單位需要從上至下改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的觀念，擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴。提高會計檔案管理人員的素質(zhì)，提高相關(guān)人員在信息系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的能力。

（三）加快升級財務(wù)電子化管理能力

為了實現(xiàn)會計檔案無紙化，單位要升級財務(wù)電子化管理的能力。首先，單位要根據(jù)預(yù)算情況及信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實現(xiàn)對各個管理信息系統(tǒng)的升級改造，將單位內(nèi)控流程內(nèi)置于報銷系統(tǒng)中，并提高報銷系統(tǒng)的電子化管理能力。比如，針對大量的電子發(fā)票，系統(tǒng)要自動對報銷系統(tǒng)中使用過的電子發(fā)票進(jìn)行比對，已經(jīng)支付過的電子發(fā)票再次支付時系統(tǒng)要進(jìn)行限制，避免一票多用的情況發(fā)生。

（四）提高數(shù)據(jù)安全性能

網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全是實現(xiàn)會計檔案無紙化的首要保障和基石。在電子化管理的模式下，數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們需要通過技術(shù)手段來強化和保障會計檔案的安全性能。首先，要加強相關(guān)制度的建設(shè)，制定系統(tǒng)故障時的應(yīng)急預(yù)案。其次，要采取一系列的技術(shù)手段來加強安全管理，通過設(shè)置多層次的加密模式包括防火墻等途徑來防止非法訪問，安裝正版殺毒軟件，定期進(jìn)行升級來避免病毒的影響。還要采取有效的措施，如授權(quán)管理來確保檔案的完整、防止檔案被篡改。最后，為避免自然因素等不可控情況對數(shù)據(jù)的影響，要及時進(jìn)行電子檔案備份，還要定期對服務(wù)器和其他磁性介質(zhì)進(jìn)行檢測與維護(hù)。

綜上所述，會計檔案無紙化具有較多的優(yōu)勢，如方便永久保存、快速查找，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理成本的大幅下降，減少內(nèi)部資源的消耗，顯著提升內(nèi)部控制效率。可以說會計檔案無紙化是科技和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也有助于單位管理。當(dāng)下，在會計檔案無紙化推行過程中，還存在一系列問題和許多需要探索的內(nèi)容，但隨著業(yè)務(wù)量的不斷增加和管理要求的不斷提高，會計檔案無紙化將成為未來事業(yè)單位會計管理發(fā)展的新方向。