新《企業檔案管理規定》視閾下銀行檔案管理優化研究

■ 張 劍

一、前言

《企業檔案管理規定》（以下簡稱新規）自2023 年10 月1 日起施行。新規為適應新時代企業改革和發展要求而修訂，對企業檔案管理工作將起到提綱挈領作用，亦為銀行檔案管理工作優化提供了專業遵循。

二、制定新規優化企業檔案管理規范

新規承接《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等法律規劃重點內容，關注新時代企業檔案管理工作實際情況，呈現七個特點。

（一）堅定不移堅持黨的全面領導

新規突出新時代企業檔案管理工作鮮明特點。相較于老版《企業檔案管理規定》（2002 年版），新規提出堅持黨對企業檔案工作的領導，符合黨管檔案的根本要求，督促企業加強對檔案工作的組織領導，建立健全檔案工作責任制[1]。這與檔案部門“為黨管檔、為國守史、為民服務”的本職要求保持高度一致。新規明確國家檔案主管部門負責建立統一制度，對中央企業、中央金融企業、中央所屬文化企業等檔案工作實行監督指導[1]。新規強化上述企業檔案管理領域的規范、機制、模式，是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》檔案制度規范建設工程中的重要組成部分。

（二）銜接規劃發展目標一脈相承

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出到2025 年檔案治理效能得到新提升、檔案資源建設邁出新步伐、檔案利用服務達到新水平、檔案安全防線得到新加強、檔案信息化建設再上新臺階、檔案科技創新實現新突破、檔案人才隊伍建設取得新發展等“七新”發展目標[2]。新規在檔案形成、收集、整理、保管、利用等具體內容方面與檔案規劃2025 年“七新”發展目標互相呼應，是《“十四五”全國檔案事業發展規劃》在企業檔案管理領域的具體部署、細化落地。

（三）優化內涵外延形成章條體式

新規拓展企業檔案資源收集范圍。企業研發、建設、生產、經營和服務等活動中直接形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄就是檔案[1]。相較于老版檔案定義（2002 年版）僅為文件材料的界定，新規內涵得到進一步深化，明確界定檔案為企業（不區分國有、非國有）對國家、社會、企業有保存價值直接形成的記錄（點明了檔案的本質）。相較于老版檔案外延概括性過強、形象性欠缺的不足，新規對檔案的外延進行擴展豐富，明確各種文字、圖表、聲像等都適用企業檔案的外延。新規首次建立了完整章條體式，規定了企業檔案工作總則、機構人員、設施設備、文件材料形成、收集、整理、歸檔，企業檔案保管、保護、鑒定、處置、利用、開發、統計移交等工作要求與具體方法。

（四）首次寫入具體規定強化指導

新規在企業檔案管理領域首次引入檔案國家推薦性標準（GB）、檔案行業（DA）和建筑工程行業（JGJ）推薦性標準，增強企業實施新規“按圖索驥”便利性和準確性。規范、規定歸納如下表：

（五）規劃實施檔案數字資源管理

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出完善檔案科技創新和應用機制，加大重點科研任務攻關力度，開展新一代信息技術在檔案管理中的應用，做好科研成果轉化和應用，實施科技興檔工程。新規貫徹規劃重點要求，部署企業檔案信息化建設和數字化轉型工作[3]。新規設置了“檔案信息化建設”專章用于指引和規范信息化建設，要求將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，實施數字資源管理。企業電子檔案應符合國家安全要求、電子文件規范格式，并與企業內部信息系統銜接，滿足電子文檔歸檔需求，確保電子文檔真實、完整、可用、安全、按期歸檔。電子歸檔根據企業實際情況和上級安排采取在線或離線存儲，具備條件的企業宜建設數字檔案館（室）。

（六）提供委托檔案服務制度依據

新規堅持問題導向，充分考慮我國企業檔案工作的實踐基礎，緊緊圍繞企業檔案工作中的焦點問題和短板弱項，著力解決實際問題[4]。新規進一步細化了對企業委托檔案整理、寄存、開發利用和數字化等服務合作的一般性要求。新規提出企業委托檔案服務時，按照合法、安全、可控的原則選擇依法設立的具備相應資質和服務能力的受托方，簽訂委托協議，約定服務范圍、質量和技術標準等內容，并對受托方進行監督，保證服務質量，確保檔案安全[1]。其中，合法、安全、可控是合作原則，保證服務質量及確保檔案安全是合作的前提基礎。新規為企業開展委托檔案服務合作提供了重要的制度依據。

（七）明確監管檔案檢查范圍內容

新規延續《檔案法》的法治理念，健全企業檔案工作監管制度，設置了“監督管理”專章[4]。該章明確檔案主管部門依法組織對企業檔案檢查，并規定了檔案檢查的范圍和內容。具體包括：檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設施、設備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況[1]。該章同時規定了根據實際情況進行表彰獎勵的六種具體情形和對違反新規的企業或個人依據《檔案法》等法律法規予以處理。

三、領悟新規優化企業檔案管理機制

目前，銀行已經建立并完善現代企業制度，適用新規，優化檔案管理工作恰逢其時。

（一）順應數字管理優化的必然趨勢

數字經濟時代，數據是重要的生產要素。銀行檔案記錄的各項數據本身就是直接的生產要素，參與到銀行日常的經營管理活動中來。但是，目前檔案數據分層級、分散式、碎片化的存在狀態，導致檔案數據總體上不能很好適配銀行各類業務對數據共享、資源共享、風險預警、不良處置的迫切需求。檔案工作在發揮基礎性、支撐性作用的同時，紙質檔案服務理念和工作模式亟需結合數字經濟時代數字管理需求開展優化，以更好促進銀行各項工作開展。因此，銀行檔案工作優化不僅是檔案工作本身數字化管理高質量開展的標志，亦是順應數字經濟時代推進數字中國建設的必然趨勢。

（二）維護自身合法權益的必然選擇

實際工作中，檔案管理在銀行各工作流程基本處于末端位置，是最易被忽視的節點。檔案管理部門和崗位因此被錯誤認為“后臺部門”和“后臺崗位”。存在重要性認識不到位的情況，在管理方式、管理成本、管理渠道等方面容易累積問題，進而對銀行整體風險防控工作帶來一定影響。事實上，檔案是記錄銀行經營管理過程的唯一載體。當面臨各類糾紛時，檔案可以發揮溯源可靠、程序合規、要素齊全、支持決策的重要作用。檔案流程后置并不代表檔案重要性后置。隨著銀行加強主責主業“第一結構”，檔案管理優化對銀行有效防范風險作用將更加凸顯。優化檔案管理工作成為銀行合規穩健經營的必然選擇。

（三）落實新規嚴格管理的必然要求

新規在企業檔案具體工作方面提出明確要求。今后銀行檔案管理需要強化前瞻思維，知悉嚴格檔案管理的氛圍正在形成，對檔案管理的要求只能高于新規要求，不能低于新規要求。要依照新規盡快制定或修訂銀行檔案管理制度。新規明確提出加強黨的領導，配備檔案職能部門和檔案工作人員，將檔案工作納入企業整體規劃、年度工作計劃和考核體系，國有企業應當按照業務監督和指導關系向檔案主管部門或母公司（投資主體）報送企業年度檔案工作情況，落實防火、防盜、防有害氣體等“九防”要求，保護檔案基礎設施，按照《全國檔案事業統計調查制度》報送報表。因此，銀行雖然自主實施檔案管理，但遵循新規必將導入規范化管理軌道，進而接入國家檔案管理體系，成為國家檔案事業的重要組成部分。

四、實施新規優化企業檔案管理路徑

銀行在前瞻性思考和全局性謀劃的基礎上，錨定《“十四五”全國檔案事業發展規劃》“七新”發展目標和新規重點要求，精準實施“八個推動”措施，破解檔案管理工作難題，實現檔案管理工作高質量開展。

（一）推動檔案治理效能得到新提升

提高政治站位，依法管檔，做好銀行全宗檔案管理。建立統籌協調工作機制，健全檔案工作責任制，與中心工作同研究、同部署、同推進。新規落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出建立企業檔案工作分類監督指導機制。銀行按照前述《全宗卷規范》（DA/T12）要求精細化開展全宗檔案管理。及時梳理現行有效檔案法律法規制度，根據國家檔案局發布涉及銀行的國家標準和行業標準，參考《商業銀行業務檔案管理規范》（DA/T98-2023）分門別類規范制定或修訂銀行檔案制度，編制《銀行檔案管理制度樹》，并推動檔案管理制度動態更新。

（二）推動檔案資源建設邁出新步伐

銀行建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。落實新規關于企業檔案資源范圍、內容、形式、結構等方面的要求，結合《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，各類檔案應歸盡歸、應收盡收。執行《電子檔案移交與接收辦法》《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T56）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)《紙質檔案數字化規范》（DA/T31）《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62），做好檔案“存量數字化”和“增量電子化”工作，落實新規要求中央企業總部傳統載體檔案數字化率達到百分之九十的量化要求，提升電子檔案在銀行檔案資源體系中的比例。

（三）推動檔案利用服務達到新水平

新規提出加強對重大活動、重點工作、重要歷史節點開展檔案研究整理與開發利用，發揮檔案對國家和社會的價值。銀行可圍繞成立周年紀念、“一帶一路”倡議落地、基礎設施投資基金投放、銀行與政府簽署戰略合作協議、“雙碳”目標、抗擊疫情、能源和糧食安全、服務鄉村振興等重要歷史節點、重點事件、重點工程開展檔案編研，編制專題匯編、大事記，舉辦陳列展覽，拍攝專題記錄片，建設檔案專題數據庫等多種形式，溯源銀行聚焦金融主責主業、服務經濟社會發展的初心使命。

（四）推動檔案安全防線得到新加強

貫徹總體國家安全觀，銀行全方位筑牢安全防線。堅持底線思維和極限思維，以大概率思維對應小概率事件，警惕檔案領域“黑天鵝”“灰犀牛”事件。強化檔案安全保護、檔案庫建設管理、檔案數字資源安全管理能力。從檔案實物安全、信息安全、軟硬件安全、風險隱患排查和應急處置等方面入手，經常開展檔案安全隱患排查治理。維護密集柜，核驗消防設施有效性。構建人防、物防、技防“三位一體”的銀行檔案安全體系。對安全問題隱患零容忍。檔案庫房視頻監控記錄至少保存六個月。分級分類實施異地、異質備份。檔案備份至少每年一次，并組織開展有關應急演練工作。

（五）推動檔案數字建設再上新臺階

銀行檔案管理積極融入數字中國建設。啟動銀行檔案管理數字轉型戰略。開展銀行檔案資源優化、流程再造工作。植根銀行IT 藍圖，通過數據化、網絡化、智能化和智慧化方式對檔案工作組織、建設、運行和管理進行系統化改造，建立符合新規的專業檔案工作新模式。檔案管理要與業務系統緊密結合，基于業務活動實現各類記錄“形成—流轉—歸檔”一體化，進一步完成電子檔案數據化、智能化“移交—保管—利用—開發”。積極試點銀行數字檔案館建設，檔案管理突出數字化、智能化特色。爭取銀行成為金融行業檔案管理示范單位。

（六）推動檔案管理創新實現新突破

積蓄檔案創新發展動能，優化檔案管理體系。銀行可以試點檔案條線垂直管理。目前，多數銀行檔案管理工作執行總分行管理體制，分支機構的檔案工作主要由分支機構檔案人員承擔。檔案條線在總分行管理體制基礎上，試點增加銀行總行對分支機構檔案工作的垂直管理比重，有助于統一檔案管理標準，提升管理溝通效率。考慮與屬地檔案館建立工作聯系并保持日常溝通頻率，按新規要求定期向檔案館移交檔案，做好有關檔案密級變更標注和開放審核工作。條件成熟后，聯合檔案館開展行業檔案科研課題研究，研究成果為銀行業務決策提供檔案參考，為有關部門研究問題提供智庫支持。

（七）推動檔案人才培養取得新發展

新規細化了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中人才培養、隊伍建設相關要求，提出檔案工作人員應忠于職守、遵紀守法，具備相應的專業知識和技能[1]。銀行營造有利于檔案專業人才成長的良好環境，加強檔案人才隊伍政治能力建設，制訂檔案人才隊伍培養方案，努力培養精通檔案專業和金融業務的高端復合型人才。檔案管理工作設立專職管理部門和管理團隊，建立科學的檔案人才評價體系，搭建檔案序列老中青人才梯隊。鼓勵和引導檔案工作人員按照有關規定評審檔案專業技術資格，參選全國檔案系統“三支人才隊伍”。持續組織好檔案專業人員繼續教育培訓工作。

（八）推動檔案境外合規落實新規定

境外檔案是國內企業“走出去”過程中形成的知識資產和寶貴資源，亦是銀行境外開展各項業務的管理重點和關鍵環節。新規提出中央和地方檔案主管部門加強對企業境外檔案管理工作的監督指導，旨在維護國家信息安全，督促各類企業重視境外檔案的合規管理，避免違規風險。因此，銀行應堅持“雙重遵從”原則（既遵從我國檔案管理規定，亦遵從境外檔案管理規定，并以境外檔案管理規定優先。境外檔案管理未明確規定的情況，遵從我國檔案管理規定），制訂境外檔案管理方案，合法利用境外檔案信息，及時完成境外檔案合規數字歸檔，以有效應對境外“長臂管轄”突發情況。

五、結語

新規施行既是戰略機遇，亦是風險挑戰。要深刻認識到：各類檔案是銀行重要的信息資源、獨特的企業文化，保存價值日益凸顯。新規視閾下優化檔案管理工作，能夠更好促進銀行高質量發展，必將對新時代企業檔案管理工作產生深遠影響。