試析如何提高事業單位財務檔案管理水平

白叢叢

（博興縣公共資源交易中心，濱州 256500）

引 言

財務檔案管理工作是優化和調整事業單位健康發展和管理體系的一個重要環節，能夠有效地強化財務活動的日常管理效率，也能夠通過對財務工作的科學管控來降低各種成本支出，既有利于提高事業單位的經濟效益，也能夠提高事業單位的管理水平。

一、事業單位財務檔案管理工作的內容及作用分析

（一）事業單位財務檔案管理工作的內容

事業單位財務檔案管理工作的內容主要有以下幾個方面。

（1）財務檔案能夠作為事業單位各方面資金流動的一個基礎憑證。例如，可以結合財務活動的開展情況，以規范化的管理來形成會計憑證和記賬憑證，從而進一步明確事業單位內部資金的流動方向。

（2）財務檔案可以作為事業單位財務總結報告的重要參考依據，在財務檔案管理工作的過程中，會計人員可以結合資金支出的時間進行有效的劃分，將財務檔案劃分為會計報表、季度報告和年終報告等。

（3）財務檔案包含了事業單位的各種明細賬目，不僅包括資金的具體流向，還包括固定資產的使用情況，這些記錄都可以作為檔案來進行有效的管理。

（4）財務檔案中對于事業單位的存款對賬有著詳細的記錄，事業單位在銀行往往有大額的存款。銀行會向事業單位出具相應的清單和保管項目，能夠作為事業單位財務檔案的重要組成部分來發揮作用。

（5）財務檔案不僅包括一些紙質化的檔案，還包括一些電子檔案。例如，在信息化建設的過程中，事業單位的財務軟件能夠形成各種財務數據信息，這些數據信息都能夠以移動硬盤或者U 盤的形式儲存起來，作為事業單位財務檔案的重要組成部分來進行管理。

（6）內部數據庫的儲存備份也是事業單位財務檔案的一個組成部分，既能夠以電子化的檔案來呈現財務數據，也能夠在大數據技術的應用下對這些數據進行系統分析。

（7）事業單位財務信息系統的應用需要結合信息技術來開展，在管理的過程中，財務系統能夠生成各種各樣的數據庫記錄這些情況，這些數據既包含了大量的財務管理數據，也能夠自動生成財務檔案來發揮作用。

（8）在事業單位財務工作中，各方面的財務設備也是財務檔案的一個重要組成部分，一些會計軟件和網絡數據庫等都能夠作為財務檔案來發揮作用，這些信息化的數據與紙質版的數據具有同等的管理效能。

（二）事業單位財務檔案管理工作的作用

結合當前事業單位財務工作的實際情況可以看出，財務檔案能夠有效地促進單位內部各方面工作的有效開展，財務檔案不僅包含單位內部的資產情況，也包含單位與項目客戶之間的經濟往來，加強財務檔案管理工作能夠有效地整合這些財務情況。從這一層面來看，在事業單位財務檔案管理工作的開展中加強管理職能的優化調整，既可以從管理層面優化成本管控，也可以與經濟社會的實際情況相適應；既能夠結合事業單位財務工作的實際調整情況來對檔案進行有效的整合，也可以按照財務提供的各項數據分析結果來進行正確的決策。這樣既能夠幫助事業單位有效地規避各項財務風險問題，也可以在財務檔案管理工作的開展過程中進一步明確具體的財務流程和財務規范，從而通過組織機構的優化調整和系統平臺的科學建設來增強財務檔案管理的專業化水準，對于優化事業單位的管理效能具有重要的推動作用。

二、事業單位財務檔案管理工作中的問題分析

（一）財務檔案管理意識淡薄

在事業單位的管理體系中，財務檔案的生成不僅能夠直接反映事業單位的各項社會活動，也能夠為之后與企業合作過程中存在的各種糾紛提供強有力的依據。與此同時，財務檔案還能夠作為監督事業單位內部各項管理工作的一個有效證據來發揮作用。但是在實際的財務活動中，受管理層財務檔案管理意識缺乏的影響，實際的財務活動缺乏檔案體系建設工作，在日常的財務工作中仍然沿用傳統的管理理念，對于一些財務檔案也缺乏足夠的保密措施。這樣一來，很多事業單位在開展各項經濟活動的過程中由于缺乏相應的票據而無法進行財務檔案管理工作，還有一部分事業單位盡管已經建立了財務檔案管理體系，但是僅僅停留在傳統的管理層面上，無法推動事業單位財務檔案管理工作的有序開展。

（二）財務檔案管理標準不統一

一方面，盡管很多事業單位的財務部門都是按照《會計檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》來開展工作的，但是由于部分單位在財務會計核算工作中沒有以嚴格的制度規范作為指引，在預算編制和執行的過程中缺乏管理，既沒有認識到財務檔案管理工作在事業單位財務活動中的重要價值，也沒有按照相應的法律法規要求來開展財務檔案管理工作。這樣一來，事業單位的財務工作和財務檔案管理工作僅僅停留在原有層面上，沒有統一的管理標準作為支撐，嚴重影響了檔案的作用發揮。

另一方面，在財務檔案管理工作的內容上還存在不規范、不健全等問題，沒有健全的法律法規作為管理支撐，無法實現部門之間的有效對接。這樣一來，既影響了財務檔案管理工作的管理效率，也無法按照財務檔案管理的具體要求來制定統一的管理標準，需要通過規范財務人員的日常工作流程和行為來提高財務檔案管理的效率。

（三）財務檔案管理信息化素養缺乏

結合現階段我國事業單位財務工作的實際情況來看，很多財務人員既缺乏財務檔案管理的意識，也因缺乏信息化素養而無法高效地利用財務檔案管理系統。這樣一來，在傳統的財務檔案管理理念指引下，財務人員既無法及時更新自身的管理理念和管理水平，也無法提高專業能力，在信息化建設過程中因專業素養不高而無法高效開展工作。

一方面，在事業單位的財務核算工作中，很多財務核算工作涉及事業單位的各個科室，只有將財務信息與這些業務工作進行有機融合，才能夠形成財務檔案。然而在實際工作的開展過程中，財務人員既缺乏多元化的核算管理理念，也無法將這些財務數據和業務數據進行有效的整合分析，導致在財務檔案的生成過程中存在一定的不規范性和不科學性，不僅影響了事業單位財務活動的高效開展，也會因管理流程不夠規范而無法生成良好的財務檔案。

另一方面，現階段的垂直化管理模式既無法充分保障財務部門與其他部門的有效銜接，也會因管理理念單一等問題而無法形成專業化的財務檔案管理體系，在影響事業單位財務活動有序開展的同時還會影響管理效率。再加上財務人員既缺乏相應的財務檔案管理意識，也因缺乏專業素養而無法高效地利用信息系統來開展財務工作，在接收業務部門的數據信息時也無法進行有效的整合，在一定程度上阻礙了事業單位財務檔案管理工作的高效開展。因此，在信息時代需要事業單位結合信息技術的廣泛應用來構建財務管理系統和檔案管理平臺，以信息化建設水平的提升來推動財務檔案管理體系的構建。

三、提高事業單位財務檔案管理水平的路徑探討

（一）增強財務檔案管理意識，提升管理效果

事業單位財務檔案管理工作的開展過程中需要將財務檔案管理意識的培養作為重點，通過增強財務檔案管理意識來規范財務部門和業務部門的財務活動，實現規范化引導。

一方面，事業單位的管理層需要結合管理實際來推動財務檔案管理工作的高效開展，以財務檔案管理工作的流程化和制度化建設來提升財務檔案管理水平，這樣不僅能夠將財務檔案管理意識貫徹到日常工作中，也能夠通過各項業務的開展來生成各種各樣的財務檔案，既實現了財務檔案管理工作的有效整合，也能夠通過對這些財務數據的有效整理來加強監督管理，是促進事業單位財務檔案管理體系高效構建的一個重要方式。

另一方面，事業單位在各項財務工作中還應當根據管理規模和實際經營情況進行有效的調整，在財務人員檔案管理意識提升的同時構建完善的檔案管理制度，。財務部門應配備專職人員來開展財務檔案管理工作，以提高財務工作的有效性。在各種規章制度的管理要求下，專職人員能夠對事業單位各個部門的財務情況進行有效的收集和整合，既有利于促進財務檔案的分級分類管理，也能夠通過加強日常財務活動監督的方式來制定科學的財務檔案管理目標，對于提高事業單位財務檔案管理效率，以及強化崗位分工和責任劃分至關重要。在提升財務人員管理意識的同時也，能夠通過加強業務部門的財務檔案監督來實現各項財務活動的規范化，對于增強財務檔案管理體系的建設具有重要作用。

（二）統一財務檔案管理基礎標準，提升管理水平

統一化和標準化的財務檔案管理體系能夠有效地提升財務檔案的整體管理效率。

一方面，事業單位應按照《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》等相關的法律法規進行財務檔案管理標準和管理制度的有效構建，進一步明確財務人員在財務檔案管理工作中的工作流程和工作規范。這樣一來，在對財務信息進行歸檔和立卷的過程中，便能夠通過統一化的管理體系來提高財務檔案管理工作的效率。在對這些工作規章制度進行應用的過程中，財務檔案管理標準也可以通過進一步細化的方式來實現業務部門與財務部門的有效對接，既能夠提高對財務檔案的規范化管理，也能夠提高財務檔案的管理水平。

另一方面，在統一財務檔案管理基礎和標準的過程中，還應當加強對這些財務檔案信息的有效管理。應以庫房管理制度的有效應用來實現專門管理，這樣在財務檔案資料的整理過程中，既能夠確保管理過程的規范性和流程化，也能夠實現財務檔案資料的完整化和清晰化。同時，專人負責的方式還能夠讓事業單位在開展各項財務工作的過程中，實現對這些財務檔案的有效利用，既能夠幫助事業單位以規范有效的程序來開展各項財務活動，提升業務部門財務支出的規范性和程序化，也可以結合財務檔案的生成來加強財務監督，對于保障財務活動的科學有序開展具有重要的推動作用。

（三）加強財務檔案信息化建設，提升管理效率

在財務檔案管理工作的開展過程中，加強信息化建設是適應現代企業發展的一個基礎需要，同時也能夠強化企業財務檔案管理效率的提升。在財務檔案管理工作中進行信息化建設，可以依托信息化的財務管理系統來開展，這既有利于保障財務工作的全面性和系統性，也能夠通過財務系統與檔案管理系統的有效對接來實現財務檔案管理體系的有效構建。

一方面，在財務檔案管理工作中進行信息化建設，可以積極開發財務檔案管理系統和平臺。只要保證檔案平臺與財務平臺設置統一化的端口，就能夠實現財務檔案和財務管理的有效對接，實現分類歸檔工作的有效開展。同時，平臺系統在財務檔案管理中的應用能夠有效地提升分類和歸檔的效率，同時也可以通過信息檢索功能來幫助事業單位財務人員及時有效地對這些財務檔案進行查閱和利用，不僅能夠為事業單位財務管理和財務監督工作提供便利，強化財務檔案管理工作的效率，也能夠通過平臺系統化的操作流程來提高財務檔案管理的規范化和流程化。

另一方面，在信息技術的應用過程中，需要事業單位加強對財務人員的技術培訓，提高財務人員的信息素養，同時也需要積極地引進一些計算機技術人才，結合財務檔案管理工作的實際不斷開發檔案管理系統的新功能。這樣既有利于推進財務檔案數據庫的建設，實現財務檔案資源的有效共享，同時也能夠通過這種數據庫的建設方式來推動管理理念和管理模式的有效創新，是優化事業單位財務管理體系和推動財務檔案管理建設創新的重要實踐路徑。

結 語

綜上所述，財務檔案管理工作在事業單位管理體系中占據十分重要的部分，應通過加強財務資料收集整理的方式來構建系統化的財務檔案管理體系。其在推動財務監督工作高效開展的同時，還能夠實現財務人員檔案意識的有效提升，是促進財務工作規范化和流程化開展的重要方式。因此，需要進一步加強事業單位財務檔案管理建設，以切實有效的管理體系和制度規范來推動事業單位在當前的經濟條件下健康發展。