行政公文寫作存在的不規范問題探究

文/福建省大田縣運輸發展中心 鄭紅兵

行政公文作為國家行政管理的文字載體及信息傳遞的重要工具，是行政機關開展公務活動的重要手段，也是提升行政機關管理水平的重要抓手。筆者仔細研究多個行政機構的對外公文，深入剖析其中存在的問題，總結其問題共性。對問題提出解決方法和建議，供同行參考。

一、行政公文寫作不規范的主要體現

（一）文種不規范。主要體現在三個方面：一是混用文種。如《XX關于采購XX設備的請示報告》。“請示”和“報告”是兩個不同的文種，二者不能混用。從題目意思上看，屬于行事之前，請示上級或主管部門對購買設備批準同意，因此，適用“請示”文種。二是錯用文種。文種選擇必須符合發文目的。比較常見是該用“請示”的卻用“報告”；不相隸屬或平行機關之間行文，應用“函”和“通知”，卻用“請示”“報告”；還有轉發性通知、批轉性通知、頒發性通知錯用，通告和公告的錯用等。這些都是比較容易出錯的文種。具體的使用情況，要根據文章內容進行仔細揣摩。三是自造文種。文種選擇要符合制發機關的權限。如《關于XX地區小區改造的解釋》。“解釋”并不是一個文種，應該在后面加上“通知”較為穩妥。最高法下發的各種法律條文“解釋”，一般的行政機關是不能使用的。四是文種隸屬不清。文種選擇要考慮收文機關之間的隸屬關系。對上行文、下行文、平行或不相隸屬機關之間行文的文種選擇容易犯錯。如“批轉”和“印發”二詞的混用。“批轉”是上級對下級報告的認同，代表著同意下級的工作建議并批準其予以行政落實。而“印發”的意思是下級對上級工作精神的傳達。

（二）格式不規范。公文標題主要由發文機關、事由及文種三個要素組成，有的單位隨意將發文機關省略，或事由表述錯誤、標點符號亂用等問題；有的文章標題雖然準確完整表達了文章主旨，但是過于冗長。如《XXX關于招收退休工人子女，穩定地區就業，促進人員更替的通知》可以精煉為《XXX關于招收退休工人子女的通知》。又如標題的意思和文章的主旨不能有效銜接。可能“帽子大”但是“內容少”，也可能“題不對文”，或者“帽子過小”。如文章的主旨在于讓某高校畢業生去西部地區支教，只是對支教福利待遇進行明確，但文章的題目卻以《關于XX大學畢業生去西部地區支教的通知》，如果更改為《關于XX大學畢業生去西部地區支教福利待遇的通知》，讓大學生直接就明白了去支教有哪些優惠政策，起到了充分吸引人才的作用。還存在轉發公文方面的用詞重疊問題，例如《XX學校關于轉發XX區教育局轉發XX市教育局XX省教育廳關于積極培育民族樂器特長生的通知》這里的“轉發”反復出現，讓閱讀者不明具體是哪個部門下發的文件。這里，最好將“市教育局”和“區教育局”省略，采用直接轉述的方式命題。

（三）內容表達不規范。一些小的基層所站或村一級基層，由于沒有辦公專門人員，提交的要求上級解決問題的請示往往容易出現語言重復、啰嗦、一文數事、事由不清、要求解決事項理由不充分、表達不準確等問題，給上級答復和解決問題帶來困難。

（四）密級劃定不規范。這一問題主要出現在一些需要保密的單位。公文撰寫人防范意識不強，對密級范圍不清，導致一些應列為密級的文件沒有列入，使單位權益遭受侵害，蒙受損失。

（五）數字書寫不規范。這一點主要在于阿拉伯數字和漢字大寫、小寫數字混用。如一篇文章中，對于一個問題的成因分析可能有很多條。有時用阿拉伯數字1，有時用漢字一，造成讀者的思維混亂。

二、行政公文寫作不規范的成因及策略

（一）行政公文寫作不規范的成因。1.不重視寫作規范問題。目前機關事業人員公文寫作大部分是遵命而作，有寫作任務才動筆，沒有工作任務從不主動思考，屬于被動行為，對寫作規范問題重視不足，導致寫作規范問題時有發生。2.忽略寫作水平的提高。自覺學習意識不強，缺少系統學習，不主動探索、與時俱進；知識更新不及時，理論學習不系統、不全面和不深入，這種狀態下很難寫出好的公文來。3.欠缺理論聯系實際的能力。實踐出真知，理論只有與時間緊密結合起來，才能成為源頭活水。同時，要遵照國家的大政方針，加強調查研究，注重與本單位實際結合，注重與個人工作崗位結合，做到活學活用現有素材，行文規范合理，用語措辭貼近生活、貼近實際、貼近一線、貼近需求。

（二）解決行政公文寫作不規范問題的策略。1.提高思想認識。各級領導和機關事業單位領導和工作人員要對規范行政公文寫作重要性有充分認識，所謂“思想是行為的先導”“想提高才會提高”。只有在思想重視的基礎上才能夠真正提升行政公文寫作的規范性，從而有效遏制隨意性。只有在自覺性方面得到加強，才能形成良好的公文寫作氛圍。2.掌握規范尺度。要解決公文規范問題，首先掌握公文規范具體要求。作為一名黨政干部，理應主動學習和熟練掌握公文范式、行文程序及具體要求，才能從實際工作需求出發，把握好行文規范、言語風格和尺度，寫出標準、規范、接地氣的好文章。3.提升綜合素質。言為心聲，文以載道。每一篇公文、每一個標題、每一句語言，以及每一個標點，都是撰稿人內在素質的外在表現，也體現了撰稿人個人修養的外在表現，是其個人綜合素質的集中彰顯。提高自身素質的主要方法：一是要主動加強理論學習，重點加強對時事政治及黨的路線、方針、政策和法律法規的學習，使自己的政策水平得到有效提升。二是要廣泛涉獵各領域知識，不斷擴充自己的知識面，從而提高文化整體素養。三是要加強業務學習，努力精通本職工作。4.注重素材收集。讀書破萬卷，下筆如有神。作為機關事業工作人員，要在加強公文寫作基本功練習的同時，做一個工作、生活的有心人，時時處處注重素材的發現、挖掘、收集和學習。素材可從上級精神、文件中來，從古書典籍中來，從報紙雜志上來，從不同文種范文中來，從前輩的成功案例中來，從不同業務的工作總結中來，也可以從基層單位和群眾聲音中來，從各式的成功經驗和工作亮點中來。5.強化寫作技巧。熟能生巧，熟練掌握是技巧掌握的基礎。公文寫作有基本要求、規定范式，通過短時間的模仿和練習，或向身邊有豐富公文寫作經驗的同志學習，在基本掌握之后，即需對公認的、影響較大的好公文進行精心研讀，用心揣摩其謀篇布局、形式特征、語言風格、主旨體現等層面，不斷練習、反復推敲、細致斟酌、反復修改直至“神形兼備”，長期堅持之后，就會量變質變，形成能力，生成技巧，提升水平。6.做到勤學多練。俗話說：聽過會忘記，看過會明白，做過才會明白。公文寫作首先要先學習公文寫作基礎知識、多看公文材料，關鍵是多寫多練多實踐，多把自己學到的公文作品用到各種會議、講話、報告及調研等具體實踐中去，才能不斷檢驗、錘煉和提高公文寫作能力。任何人都是從不會到會，從入門至精的過程，一開始寫不好不要緊，只要堅持寫，敢寫，善于在寫作實踐中總結寫作經驗體會，不斷積累，總有一天必然會胸有成竹。7.建立相應機制。創作是一場燒腦的旅行，公文寫作也是一項勞神費力的苦差事。長期以來，辦公室工作成了加班加點的代名詞，讓人望而生畏、退避三舍。因此，要在選人、育人、用人的人才培養機制上下功夫，堅持正確用人導向，關注長期從事公文寫作黨員干部的工作生活，為其提供良好的工作環境及順暢的崗位晉升通道。同時，要加強完善相關制度，發揮制度的剛性和強制性作用，對行政公文的寫作規范起到制度保障作用。具體措施實施方面，主要是加強監督和管理，有效落實已制訂的責任制度。

三、結語

行政公文寫作是綜合性工作。從單位來看，行政公文起到和不同部門溝通交流、方便工作配合的作用。從個人來看，公文寫作是一個人業務能力的體現。在日常工作中發現公文寫作的問題，對問題進行系統化梳理，提出解決方案，分享解決方案是我們每一位公職人員應該思考的問題。作為一名公職人員，在工作中，應該切實提升自己的公文寫作能力，更好地為人民服務。