行政事業單位內部控制信息化建設探討

呂 振 青島高新技術產業開發區管理委員會財政金融部

行政事業單位在國家發展和社會形態調節中起重要支撐作用，經過多年的實踐總結，目前單位內部的控制制度已經有了完整形態， 實現了對現代管理機制的完善。實踐證實，內部控制關系重大，可有效連接各個制度，將資源科學整合，借助規定好的流程和管理程序，對內部問題及時防控，確保單位工作能力。現實中行政事業單位涉及管理事項眾多，主要是財務、決策指導等。為滿足高效管理需求，需積極完善信息化建設，逐步提升內控質量，確保行政事業單位應對緊急事態時的執行力。

一、單位內部控制信息化的必要性分析

(一)內部控制信息化是協調管控各種因素的基本保障

行政事業單位發展中，會遇到潛在的風險，影響自身工作質量。為降低風險的影響，需結合市場經濟情況，協調管控各個因素，提高內部控制有效性。實踐環節中，可圍繞內部管理、問題監督指導、風險管控以及重要的信息共享開展工作。內部管理工作期間，可借助高效信息通道，完成信息傳遞與交流，保障各項工作協調性，增強內部控制執行力。

(二)內部控制信息化是促成內部控制的有效途徑

行政事業單位較特殊，其經濟活動涉及層面廣，主要是圍繞民生項目進行的。無論是經濟活動推進還是相關的決策，均需數據做支撐，并且少不了財務部門的參考建議。財務部門工作階段，為保證提供信息的可靠，要落實好信息共享，精準核查財務數據，保證信息傳播利用的基本質量。具體工作中，內部控制管理規范指出，需明確各部門職責， 圍繞預算管理目標，實踐活動中做好資金的收支配置，利用合理化方式，對內部資金集中管控，實施科學監督與引導，消除各類風險因素[1]。后期經過監控及評價，合理推進信息化發展，進一步保障秩序，提升資金應用價值。

(三)內部控制信息化可提升經濟活動質量

結合現實經驗可知，事業單位內部控制需考慮因素眾多，要將業務與財務融合，形成高效工作機制，利用信息系統的健全，推動各項工作常態化發展。實踐活動中，建立分區域的長效機制，在此基礎上落實好信息的分割應用，提升信息系統價值。經實踐證實，在信息系統的輔助下，可打破各部門的屏障，讓日常管理工作有限延伸，控制處理內部管理問題，保障管理有效性，提升經濟活動質量。綜上可以看出，結合實際基本要求，在單位內部控制中做好信息化建設意義非凡，可促使內控工作的協調性提升，在技術和制度保障下，對提升經濟活動質量發揮引領作用。

二、單位內部控制信息化實踐過程中的阻力

(一)實踐中存在信息化邊界問題

事業單位內部控制涉及內容廣泛，通常除了業務層面之外，還會涵蓋內部職能層面。經研究發現，業務層面其中的子項目非常繁瑣，預算、收入、采購及關鍵的合同控制等全部囊括在內。而后者內部職能層面，主要職責是落實部門管理、人員培訓還有權限設置等工作[2]。實際工作中，職能層面的內部控制不能單獨進行，要依賴單位制度設定等工作，而前者的業務層面控制難度高，為保證效果，需通過信息技術，提升單位業務執行率。

(二)信息系統應用不到位

在科技的引領下，信息技術滲透領域廣泛，單位內部控制信息化屬于必然趨勢，盡管當下許多單位正在不斷整合資源，實施管理信息化的建設，但許多還處于初級，距離全面的信息化管理還有艱難的道路要走。通過了解發現，在一些單位內部為改善管理現狀，初步引入信息系統，嘗試應用信息技術，保障實際工作成果，但這種方式相對基礎，完成的只是常規的管理，例如：辦公室OA系統，充當的是基礎辦公軟件作用。再例如：固定資產管理系統，在使用階段無法支撐內部控制體系的正常運轉，距離信息化建設目標甚遠。基于此，想要走出工作困境，就要完成管理創新，大膽嘗試不同的技術，重視信息化系統改造，通過資金扶持力度的加大，推動信息化建設進程。

(三)預算控制和收支控制存在的阻力

1.預算控制環節的阻力因素

對行政事業單位來說，預算控制非常關鍵，可合理消除財務隱患，保障單位的執行能力。該環節涉及重點內容多，例如：預算編制、預算審核等。以日常的預算編制為例，其編制時間非常固定，在緊張的時間內需要多個部門配合，一同協作完成項目預算，這種情況下會誘發時間與質量的矛盾，無法保障編制質量，同時產生管理風險。預算編制的不合理，會造成預算執行的諸多阻力，最終與單位活動脫節，造成預算失效，無法發揮制約作用。

2.收支控制方面的阻力因素

行政事業單位在運行中，其收支控制方面風險不容小覷，該問題形成原因是單位的收入方面尚未普及電子化收繳，再加上某些自收自支的單位在具體工作中會由于業務崗位設置缺失和條款不合理不清晰，造成管理十分混亂。除此之外，支出環節中會因為現實中授權支付范疇的擴大，從而增加風險性，導致收支不平衡。收支控制是行政事業單位實施精準內部控制的重要關口，稍有不慎，便會導致國有資產的流失。

(四)信息化組織架構重建難度高

除了上述問題外，還存在信息化組織架構重建難度高的問題。通過了解發現，行政事業單位任務重，各組織分工明確，在現實工作中，通常缺乏有效的溝通。再加上尚未成立內部控制專職部門，造成了管理混亂，很多措施難以推進。在新時期，想要圍繞行政事業單位職責，完善信息化建設，搭建高效的工作平臺，就要實施組織架構重建，將其視作重要工作。

重建組織架構時，需明確重建的目標，綜合考慮內部控制信息化的實施流程，實現各部門的配合[3]。與此同時，為保證信息工作成果，需要設置信息小組(在相關內控部門中)，發揮信息小組的職責，通過信息小組的引導，消除單位發展中不足，促進部門職能轉型，完成信息化轉型升級。在具體工作期間，小組與財務部門需深度配合，定期收集管理數據，細致了解單位的運營狀況，提出合理化的建議。與此同時，內控部門要發揮作用，負責信息維護與管理， 合理進行系統權限設置等操作，注重系統軟件升級，確保信息的安全性，夯實內部控制的基礎。

三、具體建議措施

(一)發揮項目管理系統優勢

現實中，可構建項目管理系統，實現滾動控制的效果。行政事業單位雖然主要職責在于提供公共服務，但其實也有工作項目存在，在項目策劃和完成階段需要有足夠的經費支撐。正是因為如此，需對支出嚴格控制，保障支出的合理性。單位內部控制中，風險控制是重點，這方面工作主要涉及精準的資金的配置與使用。為達成工作目標，需構建滾動的管理體系，提高管理協同性。通過項目評估、立項等基礎操作，完成風險的科學評估，保障工作環節規范性，借此防治各類風險[4]。利用以上管理手段，也可約束資金支出的管理行為，通過內部控制信息化，確保資金管理透明度，方便專項資金使用追溯，對不合格行為追責，精準控制整體風險。關于風險的控制，還可建立風險預警，調動全員的力量，對危險因素合理管控。

(二)重新優化內控流程

為強化內控的實際效果，需在上述措施基礎上，重新優化內控流程，保障內控的執行能力，實現內控制度的精細化與現代化。總結相關經驗可知，單位內部控制信息化系統性較強，在建設環節中想要靈活調動資源與數據，需搭建成熟的體系，確保內部控制信息化的達成。

首先，優化內控制度。實際工作中，將內部控制崗位職責落實到位，結合現實需求，優化內控制度。在綜合措施保障中，整理錄入內控信息，保障內控信息安全性，科學完成信息歸集，為關鍵性決策提供支撐。與此同時，形成標準性文檔(在系統中)，方便借鑒和參考。

其次，實現系統功能的融合，打造新的管理系統。針對現有的辦公自動化軟件以及內部匹配的固定資產管理系統實施綜合管理，將其與預算管理系統結合，突破獨立性信息管理障礙。依照單位的業務特點和相關的業務流程，實施信息資源規范化整合，在此前提下為行政事業單位規范化的內部控制奠定基礎，推動信息化建設進程。

再次，制作工作報告。完成上述工作后，還需對內部控制運營結果出具詳盡的報告，給后續工作提供參考。結合報告的內容，后期對內部控制可針對問題進行調整，確保內部控制少走彎路，以此做好監督，發揮內部控制作用，落實好跟蹤缺陷等工作流程的優化。

最后，結合內控制度需求，增強監督控制力度。實踐階段，為了內控制度落實到位，提高信息化工作水平，要調動全員積極性，整合資源和人員，全部投入信息化建設中，提高現代化工作程度。落實好風險防控，預防內控信息的泄露。信息技術的應用，可從源頭刺激單位的內控效率，保障單位的內控水準，但信息技術滲透期間也會攜帶風險因素，造成內控管理的艱難，尤其是信息化后網絡風險會加大。針對此種情況，在處理內控框架問題和優化內控流程的同時，要圍繞信息化的風險制定措施，完善相關預警機制，運用可靠的技術，例如：密鑰和防火墻等，防御網絡風險，夯實內控制度的基礎，提升安全防衛能力。

(三)構建預算和收支控制系統

針對前文提到的預算和收支控制中的困境，需結合實際需求，構建預算和收支控制系統，確保單位內控手段的合理性，保障內部管理覆蓋全面。在新經濟時代，預算和收支管理體系至關重要，已成為單位管理工具。單位實施內控期間，對于控制執行存在的諸多風險要注重防控，借助全面預算控制等手段，提升工作有效性。通過控制系統的構建，實現傳統資源信息轉換，將傳統手動的操作更新為信息化操作，提高管理工作效率。結合現實經驗可知，行政事業單位執行任務期間，通過實現預算編制(各項經費的)，同時優化上報審批流程，借助流程信息化管理，可增強內控實力，提高管理水平[5]。在實踐過程中，全過程覆蓋的預算和收支控制體系，需設置專項領導小組，借此強化內控效果，合理制定工作方案，在科學理念指引下將預算控制落到實處，發揮預算編制的作用，為單位內部控制夯實基礎，合理促進信息化建設。

(四)聯合財務部落實好業務開發

1.積極促進業財融合

除了上述措施外，還需聯合財務部落實好業務開發，換句話說就是踐行業財融合，實現內控綜合能力的提升。在經濟活動執行期間，財務主管部門要發揮協同作用，實施預算編制指導，借助科學預算編制，消除業務開發的隱患，保障單位的綜合實力。業財融合是主流趨勢，在行政事業單位執行業務工作期間，為確保業務活動合理性和社會滿意度，需要加強業財融合，通過會計部門協助，實現資源交流和共享，在此基礎上給服務能力升級提供驅動力。工作中，結合大數據技術優勢，明確技術應用具體條件和要求，整合科技化的資源和各種信息化資源，確保崗位人員前瞻性。可利用崗位技能培訓，將財務流程科學梳理，明確相關人員職責，實現內部控制和財務活動的高效配合，確保技術應用細致化、流程化，提高內部管理效率。注重相應的軟件開發，培養人員綜合能力，優化信息系統平臺的多項功能，利用開放性數據結構，預測潛在的風險因素，在信息技術助推下，對業務的經營范圍和實際管理權限逐步拓展。總而言之，經過對單位財務管理階段性梳理和業務工作系統性引導，及時發現經營不足，明確經營活動的重點，進而系統性管控發展對象，促進單位可持續發展。

2.實現各部門配合交流

具體工作中，想要達到上述目標，還要有良好的溝通，實現各部門配合交流，提升管理效率和質量。行政事業單位在新時期想落實好內部控制，并逐級推進信息化建設，需考慮多個方面，充分調動人員熱情，全力保障部門的配合。這是內部控制現代化的基礎，不容忽視。因為內部控制工作目標，不是為單一部門設立的，涉及多個單位和部門，為達到協同發展，全力以赴開展業務目標，就要整合各方資源，打好內部控制信息化建設的地基。工作實踐中，單位各部門數據內容有獨立性，數據來源渠道不同，為科學、合理決策，制定可持續發展的方案，需將信息數據匯總，確保信息服務貫穿到平臺管理全過程，將信息資源充分共享。除此之外，需在平臺管理期間上傳財政紀律、支出標準等內容，確保統一貫徹執行，約束不合規行為。利用平臺的監管功能，監督每一筆預算執行，保障財務支出合理性。同時，確保資金使用、分配與管理透明化。結合內部控制需求，梳理現有的業務工作，打通零余額支付系統以及資產管理系統，構造內部控制信息化平臺，發揮信息化平臺優勢。

四、結語

綜上所述，單位內部控制意義重大，在新時期想要實現單位內控制度升級，需積極引入先進技術，在管理流程中融合信息化系統，增加相關硬件設備，同時落實好人員培訓，為內控信息化建設提供保障。具體執行中，可通過業財融合、內控制度優化等途徑，加強資金的監督管理，消除單位內部控制隱患，梳理內部控制流程，確保資金的使用安全。