職業院校數字檔案共享服務研究

胡 玲

(四川鐵道職業學院，四川 成都 610000)

職業院校檔案管理在大數據時代下得到迅猛發展，與此同時，給職業院校的檔案管理工作帶來了較大的挑戰。面對新時期職業教育改革趨勢和信息化技術飛速發展帶來的影響，必須要結合高職院校實際情況，積極探索符合現代社會需求的創新路徑。適應數字時代發展要求，把握發展機遇，加強自身人才培養能力，貫徹立德樹人的國家目標。職業院校檔案管理工作是高職院校管理中的重要環節。職業院校數字檔案包括：標準規范體系、數字信息資源、數字檔案館管理系統、基礎設施、信息穩定體系和人才隊伍六個方面，其中很重要的一個內容是在數字檔案信息資源管理的過程中，要主動借助信息技術，形成科學化的管理模式，強化自身檔案管理的質量與效益，能較好地服務于學生及學校，還有助于信息的共享。

一、數字檔案共享服務的必要性

1.解決查詢檔案難的問題的需要

在職業院校管理中，檔案管理是其中一個非常重要的組成部分，在大數據技術得到廣泛應用的今天，職業院校應將數字技術引進檔案管理領域，借助數字檔案，提升管理能力[1]。當前，職業院校中對于數字化檔案信息的收集和整理等方面都取得了很大進展。目前，國內大部分職業學校已建成比較完善的數字化檔案館系統，但因各高校實際狀況不一，在檔案管理工作中仍然存在著一些不足之處。傳統檔案管理主要依靠人工進行整理和檢索，不僅效率低而且容易出錯[2]。傳統模式中檔案管理采用紙質檔案，每個檔案均要求工作人員記錄在案，并且還要有巨大的空間去保存。這種方式不僅耗費大量的時間，而且容易丟失一些珍貴資料，同時還無法保證檔案資料不會被篡改和刪除。尤其是檔案利用時，需要從海量檔案中尋找目標檔案的位置，如遇資料未知，查找難度就更大，會占用很多時間，對于一些重要信息來說，也無法保證安全。而在網絡技術不斷發展的今天，人們能夠通過互聯網找到他們需要的信息。因此，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代社會的要求。為順應時代發展趨勢，檔案工作的革新與改革勢在必行。紙質檔案很難保證資料完整，將對數據分析結果產生直接的影響。因此，我們應該在信息化時代背景下，建立一個數字化的檔案館，以確保信息資源能夠得到最大程度的共享。在大數據時代來臨之際，職業院校還應主動融入新一輪技術革命，特別是檔案管理應該引進新的技術，建設完善數字檔案系統，利用信息系統對檔案資料進行存儲，一旦有必要，只需登陸系統即可、鍵入關鍵詞可以快速查找到需要的資料，此外，也能實現跨時空的數據共享，能享受到前所未有的便利，還利于檔案的整體管理提升。

2.準確定位所需檔案的需要

職業院校在創建數字檔案中，歷史檔案都需輸入數據庫，運用計算機技術，將檔案中所有的資料加以分析整理，再以此為基礎設置目錄與分目錄。通過這種方式可以將大量分散的檔案資料整合起來，為教學、科研等提供參考信息。對檔案數據進行分類整理時，也可以形成一種全新的關聯，在不同的目錄下，也能共享數據[3]。同時，為了保證信息存儲的安全，還要設置專門的數據備份機構來保護檔案的信息安全，既便于查找信息，又提升了學校檔案管理的工作效率。因此，做好職業院校的檔案數字化管理工作是十分必要的。在社會經濟日益發展的今天，對職業教育的關注程度不斷提高，并以職業院校為技能型人才培養基地，其信息化管理建設更加重要。數字化檔案是指將紙質檔案通過計算機錄入軟件轉換成數字影像并進行保存和處理的一種方式，它能夠對檔案資料起到保護作用，從而使教學水平得到有效提升。但現階段我國部分職業院校在推行數字化檔案管理過程中還存在諸多問題，這些問題已經影響到職業院校管理水平與工作效率。因此，我們必須要加強對職業院校數字化檔案管理的研究，從而實現現代化管理。建立健全檔案數據庫等，能使用數字技術進行自動收集、對有關資料進行存儲與分析，能較好地服務于信息需求者。因此，職業院校首先應加大對檔案管理工作的力度，通過構建數字化檔案管理系統來加強自身管理工作，從而有效提升學校整體水平。同時，還可以不斷的完善檔案管理的內容。對于高職院校來說，其自身擁有的各種數據都是非常重要的，其中包含有豐富的教學經驗、科研成果等，具有一定的參考價值。職業院校正在開展學術研究和社會調研工作，在學科培訓等環節上，這些數字檔案資料也能得到充分的利用，增強調研及培訓的針對性和有效性等。此外，數字化檔案管理還能對學校發展規劃提供有效支撐。健全檔案信息，能使學校更加深入地了解到學校工作的進展情況和檔案利用情況。通過對檔案資源的有效整合，不僅為學生提供了豐富的知識儲備，而且有助于推動學校教學工作順利開展，促進學校可持續發展。在數字檔案日趨完善的今天，它的價值將與日俱增，能達到職業院校檔案管理能力提高的目的。

3.加強交流與合作的需要

運用現代信息技術建設數字檔案、數字檔案庫，可以實現職業院校間檔案信息的共享。通過這種方式可以將大量分散的檔案資料整合起來，為教學、科研等提供參考信息。同學們想知道其他同學的查閱、檢索資料情況，便可從數字檔案庫中找到其他同學在這方面學習、研究的動態，學生間也可在檔案庫平臺上交流，加強相互間的交流、銜接和配合。在實際工作中，將學生組織起來形成一個科研小組，這樣不僅提高了他們學習興趣和積極性，而且促進了學生綜合能力的發展。尤其是教師們，在同樣的科學研究中，及時了解國內外研究動態，同行或學生的研究情況，也可以加入學生的研究團隊，相互之間進行溝通交流，相互學習借鑒。這種方式不僅提高了教學效率，而且對科研水平也有一定程度的促進作用。就社會調研項目而言也同樣適用，調研結果在上傳至學校網絡后，全體師生均可在校園網絡平臺上查看、共享調研資料，也可探討交流，對于調研結果做綜合的評價，強化調研效果。因此，數字檔案館建設成為當前重要研究課題之一，對教育事業有著十分深遠的意義。數字檔案建成后，能較好地服務于學校師生等信息需求者，服務范圍得到相應的拓展，各高校學生可以實現信息共享，加強了學校間的關系，這也更進一步開拓了同學們的眼界，同時，也有助于提高職業院校的知名度。因此，數字檔案管理對于提高教育質量有重要作用，不僅能夠使教師教學更加規范有序，而且對培養高素質人才起著積極地促進作用[4]。數字檔案可以實現職業院校和社會的緊密交流和溝通，相互之間能夠實現數字檔案服務的共享，社會上的信息需求者，可登錄該校網絡平臺進行查詢，有助于增進社會文化交流的迅猛發展等。

二、職業院校數字檔案共享服務存在的問題

1.數字檔案存在不準確性

隨著信息時代到來，大量的信息充斥在人們學習、工作、生活之中。學校內部的教學人員都會安裝有自己的電子檔案柜，可以記錄每個學生學習的相關資料。職業院校應該建設數字檔案、在達到數據共享時，從中選出有用的東西，必須不斷增強數據信息真實度。這就要求職業院校建立起完善的數字化檔案管理系統來保障其運行效率。職業院校建設數字檔案庫，旨在實現檔案的綜合管理、增強數據檔案利用便捷性，在這個過程中，必然要面對數據真偽，怎樣保證數據準確、如何保證數字檔案館能夠安全有效地運行，是職業院校在數字檔案建設中必須思考的一個問題。因此，數字檔案館建設成為當前重要研究課題之一，它對教育事業有著十分深遠的意義。數字檔案的建設過程，判斷資料是否真實，保證輸入的每項資料是完整、真實、客觀的。同時，還要注意維護和管理好數字化檔案資源。數據檔案的關鍵是精確，只有準確、客觀，才能有價值，才能做到不同人群之間的分享[5]。若數據檔案遭到篡改或失實，或不能夠綜合地反映出問題，這類數據便會喪失其存在的價值，不能提供人與人共享的服務，甚至影響職業院校聲譽，影響其今后各項工作有效地開展。

2.數字檔案容易泄密

數字檔案依托現代信息技術，改變傳統紙質檔案保存方式，全部檔案信息由電腦錄入網絡平臺，再借助網絡平臺作用綜合整理資料后可共享數據。大數據技術的應用為高職院校檔案管理提供了新的發展方向。數據檔案有其獨特性，上傳到網絡平臺后，內容多為開放的、能讓人參考的，不同終端上的用戶可直接用手機或電腦查詢有關資料，也可下載有關資料。目前，我國很多職業院校已經建成數字化檔案館，并且開始提供數字檔案庫服務。對于職業院校來說，其信息化建設水平和信息安全程度都與國家發展息息相關，然而，目前職業院校信息系統安保措施較少，盡管普通人無法攻克數字檔案庫，但黑客卻極易闖入，沒有開放的消息將從這種渠道外泄，例如，學校內部信息、新科研成果等，這些數字檔案信息一旦被泄露出去，則職業院校將面臨著巨大的損失。

3.數字檔案過于零散

實地調研發現，職業院校開展數字檔案管理工作時存在較大的隨意性，例如，在錄入環節，未進行資料的分析與集成，將全部數據輸入數據庫，缺少合理化的分析，造成數字檔案的內容相對雜亂，和數字檔案的關系并不明顯，也未使用信息技術統一管理數據，數據利用效率較低，檔案也未能充分挖掘其價值，影響職業院校數字檔案管理工作的質量與效率。

4．數字檔案缺乏深入挖掘

信息共享是數字檔案的價值體現，更是職業院校數字檔案庫建設的宗旨所在，但是，在考察時卻發現，職業院校在建立數字檔案后，深度挖掘不夠，開發利用效果不盡人意，大部分下載數據為表面數據，不能充分地發掘數據背后所隱藏的價值，也不能很好地服務于與別人共享。

三、提高數字檔案共享服務

1.強化對數字檔案進行鑒定

數字檔案只有準確、全面，才有可能創造出巨大共享價值。因此，對于高職院校而言，需要加強對數字檔案管理工作的關注，通過數字化手段來提升管理水平，促進教學水平的提高。職業院校在開展數字檔案的管理工作時，應綜合鑒別資料真假，保證輸入的每項數據真實可信。職業院校數字化檔案管理是一種新型管理模式，它將信息化技術運用于學校管理工作當中，能夠為管理人員提供有效參考依據。職業院校建設數字檔案，旨在使管理與使用更方便，但同樣應該注意數據準確性。職業院校數字檔案建設過程中存在諸多問題，例如，數據來源不明確或者是真實性不足等。為此可借助多種先進手段綜合評判數據來源，對這些真實數據進行甄別，保證了每次輸入數據來源的穩定性和內容的全面性及真實性。就數據來源的確定而言，就犯了不少的錯，例如，在錄入來源于美國的信息資料時誤錄為來源于英國的信息資料，信息管理者亦未對其加以檢查，致使在信息輸出時貽笑大方。這說明職業院校在開展信息管理工作時存在一定問題，這些問題嚴重制約著高職院校的發展與進步。因此，職業院校信息管理的過程中，要防止錯誤的信息出現，否則將影響院校信譽；要保證信息錄入的準確性和可靠性，要綜合判斷檔案信息的真實度；還要加強管理力度和監管力度，避免造成損失[6]。也可采用數理統計分析法判斷資料是否真實，及時剔除不真實的資料，保證資料的真實有效、數字檔案齊全可靠，為了保證數字檔案具有價值，能較好地實現共享服務。

2.確保數字檔案安全

職業院校收集檔案保密性強，查閱和下載時通常都要設定用戶的訪問權限，被授權用戶輸入賬戶及密碼后方可登錄。因此，對于高職院校而言，需要加強對數字檔案管理工作的關注程度，通過數字化手段來提升管理水平，促進教學水平的提高。隨著信息技術飛速發展，為保障信息安全，電子簽章開始使用，與傳統紙面簽名或蓋章相似，在紙質文檔上添加一層安全認證標簽后，便可通過電子簽名驗證身份。用戶只能在得到該封面授權后才能登陸賬戶并瀏覽資料。基于此，本文提出將數字技術應用到職業院校收入檔案管理中，通過數字簽名技術對紙質憑證進行保護，同時采用加密算法保證數據安全性和完整性。此法可保證檔案內容不受任意篡改，還可以進行信息使用者的分享。

3.對數字檔案進行統籌管理

錄入之初，數字檔案比較分散，有必要借助數字平臺對其綜合整理歸類，進而實行科學化管理，以使數字檔案發揮其應有的功能。由于職業教育的特殊性，學生信息的保密措施較為嚴格。職業院校應深入分析數字檔案管理現狀，再結合存在的問題找到優化的具體措施，充實檔案內容，增強管理科學性、針對性。隨著計算機技術以及網絡信息技術不斷發展，數字化檔案管理已經成為了主流趨勢[7]。運用大數據技術收集的信息或雜亂繁雜、或反復出現等，訪問數據庫后，需深入剖析其品質，在創建數字檔案的過程中，應注意對原始數據進行分析，分類處理。同時，還應該做好數據歸檔工作，確保能夠形成完整系統的信息。通常資料都是通過輸入、加工、檢索、分析而成、展現等多個環節后，才能夠達到數據共享的要求。職業院校應該從多個角度入手，將不同類型的數據組織起來，形成完整、系統的數字化文件。職業院校在建設數據檔案過程中，還必須純化數據，在計算機技術的幫助下，可將它們集成起來并分類，使分散的資料系統化，歸入相應數字檔案目錄下。這樣不僅有利于提升工作效率，還能保證數據信息更加準確可靠。信息使用者在登陸數字平臺后，輸入關鍵詞即可以查找需要的信息；同時，用戶還可通過關鍵詞查找相關信息；或按關鍵詞相近程度分類管理數據檔案，使數據檔案能對信息使用者起到全方位的服務作用。

4.對數字檔案進行深入挖掘

數字檔案建成后，只有深入挖掘它，方能顯示其價值所在。在數字化時代，如何更好地將檔案資源開發利用起來是當前研究的重點問題之一。對此，我們必須先建立檔案資源管理體系，對各管理環節進行優化，做到管理結構合理科學，再深入挖掘數字檔案資源，發現其有價值的部分，給信息使用者帶來更好的共享服務等。在實際工作中，需要結合具體的需求制定有效的管理策略，從而更好地促進數字資源的建設與應用。數字檔案管理涵蓋了眾多學科的內容，各個學科間的聯系都不是很密切，影響數字資源深度開發與使用。在實際工作中，主要是以紙質材料為主，但也有部分資源來源于網絡等新媒體形式；有的來源于社會科學部門，有的來源于自然科學部門；有的通過手機上傳網絡，有的通過電腦上傳網絡，數字信息較為龐雜。在數字化時代下，如何有效管理好這些海量數據是我們需要思考的問題。檔案與信息管理部門首先應統籌規劃，做到統一管理，并對信息的上傳及操作過程實施全方位的監督和引導；其次，各個職業院校還可以根據自身實際情況，制定相應的管理制度，保證數字信息在學校內安全運行；再次，其他部門也應主動與檔案、信息管理等部門緊密配合，形成合力，實現數字信息的綜合管理，避免因各自為政造成信息混亂；最后，在建設數字化校園中，還應該建立起相應的組織機構，為高校信息化提供強有力的保障。如圖書館，學生處以及教務處等，應主動與數字管理中心合作，做好數字檔案管理，建設信息資源大統一體系，從而達到信息資源共建共享的目的[8]。

結語

隨著大數據時代的來臨，信息共享已是普遍的趨勢，職業院校建設數字檔案，旨在更好地共享信息，使其他信息需求者亦能方便的獲取有關資料，充分挖掘數字檔案功能和價值。對此，職業院校檔案管理部門應該積極主動地對資料進行采集與保護，發掘資料中有價值之處，適時上傳至平臺上方，更好地為他人提供共享服務。在信息化技術高速發展的今天，傳統紙質檔案管理方式已不適合現代社會發展需求。職業院校數字檔案管理工作，唯有探索出一條行之有效的管理路徑，滿足新時期信息管理發展的需求，才能提高共享服務質量和效率。