商貿企業存貨管理存在的問題及改進

徐浩洋

摘要：近年來基于互聯網數字經濟的線上新零售模式普及開來，該業態也正逐步呈現出快速發展的態勢。新的零售模式對部分中小商貿公司的庫存管理提出了更高的要求，在當今新零售線上模式與傳統銷售線下模式齊頭并進的背景下，我國許多中小型商貿公司的庫存管理存在采購計劃不完善、相關制度體系不健全、工作流程不夠嚴謹規范、企業數字信息化程度不高等問題。鑒于此，本文通過對中小型商貿企業現階段存貨管理存在的問題，并提出針對性對策建議，以供相關單位參考借鑒。

關鍵詞：商貿公司；庫存管理；財務管理

一、商貿企業存貨管理的重要性

商貿企業的存貨管理對于企業控制風險提高經濟效益具有重要意義，商貿企業存貨管理主要包括采購與入庫管理、倉儲與盤點管理、出庫與配送管理等。而在目前，許多中小型商貿企業的運營過程中，財務管理部門不直接對存貨的管理承擔主要管理職能，但由于存貨的資金投入方面是財務管理的重要工作內容，因此財務部門要高度重視存貨管理工作在以下方面的意義：

（一）有利于提升資產管理效率

存貨管理的優劣是提高企業的資產管理效率、提升經濟效益的關鍵工作，企業的經營管理者應當充分認識這項工作的重要性。存貨，作為商貿企業流動資產中的重要組成部分，做好存貨的管理工作，這對于商貿企業提高存貨的周轉速率，提升企業資金周轉都具有重要意義，同時也是提升企業資產管理效率的重要途徑之一。

（二）有利于規范企業財務管理

財務管理中的重要內容之一就是存貨管理，通過做好存貨的管理，可以起到規范企業財務管理的重要作用。許多中小型商貿企業的存貨種類、數量繁多，其占用的資金也較多，若能通過優秀的管理手段，規范好企業的存貨，除了可以使財務管理部門準確掌握到存貨信息和相關數據外，還可以為存貨的核算計量提供重要的基本信息，也能大大地提升管理效率和水平。此外，正確、有效、及時的存貨信息，也是企業經營管理者決策的有力支撐。因此，加強存貨管理，不僅可以完善財務管理的規范程度，也可以為經營決策方面提供數據準確性方面的保障。

（三）有利于實現企業管理科學化

現代化、信息化的存貨管理手段是企業管理數字化轉型的有效方式。存貨管理是一項系統、全面的工作，如果一家企業的存貨數量、種類不多，那么管理起來就相對容易，但隨著市場經濟的發展，企業日漸壯大的經營規模和多種業務模式共存的情況下，都將促使企業存貨的種類、數量不斷增加，管理存貨的工作量也將相應增加，因此商貿企業就需要更加科學的管理制度和采用信息化手段進行管理，比如，一些規模較大的企業需要通過自身業務數據的整理、匯總、分析，再提前制定好采購的計劃，確定存貨的儲備來保證銷售業務的順利進行，以存貨管理為紐帶，有效銜接企業計劃、采購、銷售等各環節工作，保證企業在市場中的競爭力。

二、商貿企業存貨管理存在的問題

（一）缺乏合理的采購計劃導致庫存積壓

很多中小型商貿企業的存貨管理都存在著數量大且種類多的情況，除了庫存商品外，還有原材料、周轉材料以及快遞紙箱、標簽等一次性消耗品，采購計劃是否合理，就決定了企業存貨管理是否合理。很多企業的采購部門依據大多是根據銷售部門、市場部門提供的銷售數據、營銷活動方案對需要采購商品的種類進行計劃，然后以訂單的形式進行商品采購，而這種存貨的采購計劃大多是依據采購人員的歷史經驗、銷售數據和活動策劃方案進行較為主觀上的判斷，且沒有和倉儲管理部門的人員核對庫存的數量，在對預測數據和現有數據了解不全的情況下進行采購就存在了諸多的不確定因素，如果就此計劃進行采購，很容易出現采購過多或者采購不足的情況。如果企業采購過量，但實際上市場需求沒有那么大的時候，就會造成商品滯銷，積壓在倉庫里的情況，直接增加了存貨的倉儲成本，還可能會面臨著存貨過期、損毀、無法變現的風險。另一方面，如果企業的采購量過少，在市場中無法及時滿足消費者、經銷商的需求時，就會出現錯失暢銷時機，或者在某項營銷活動中市場競爭力優勢消失的現象，這樣就會給企業帶來可預見的盈利損失。因此，如果中小型商貿企業沒有制定合理的存貨采購計劃，仍采用較為粗放式的存貨管理方法和采購計劃，過分依賴采購人員的主觀判斷常常使企業存貨的采購處于被動狀態，并且面對消費者和市場的需求、變化，企業無法及時做出反應，那么就會面臨供過于求或者供不應求的情況。

（二）存貨管理體系不完善導致運營效率低下

企業存貨管理中，存貨的存儲通常被認為是一個重要環節。如果持有的存貨總量過多，就會使企業的存貨管理成本增加；如果存貨量不足，則會出現無法滿足市場需求的情況。現實中，很多中小商貿企業由于對存貨的管理體系制度不健全，且存貨倉儲部門的人員沒有進行過專業的存貨管理和盤點，通常以存貨的賬面數來代替實際倉儲數，長此以往，就會導致采購人員采購商品時的采購數量過多，造成存貨積壓，存貨運營效率低；或者采購不足，無實際貨物發出的情況。很多中小型商貿企業的采購人員缺乏根據現有資料和數據進行綜合分析和研究的能力，沒有運用科學的方法和管理知識來對存貨進行管理，一味地依靠自己以往的管理經驗來對存貨進行管理，最終就可能會在存貨周轉上出現大的問題。因此，企業的存貨管理一旦發生了問題，就很可能會出現產品缺貨、斷貨、庫存積壓和商品滯銷等現象的出現，給企業的運營增加不小的壓力和造成不好的后果。

（三）存貨管理工作中崗位職責劃分不明確

目前，我國很多中小型商貿企業的存貨管理內部制度和體系還不成熟、不規范，在對存貨進行管理的過程中沒有完善好管理制度或辦法，也沒有做好相應的管理工作，往往存在著很大的漏洞。其中較為嚴重的情況就是崗位職責劃分不夠明確，此類問題的發生很容易使企業的采購、入庫、出庫等環節出現漏洞，進而影響企業的運營。比如，商品采購的入庫、驗收和保管都由一位工作人員進行審批和管理，這樣就會沒有形成不同崗位職權間的相互制約，容易出現企業的存貨管理人員或者其他內部員工利用這項漏洞來謀取私利，損害企業利益。此外，機構體系設置的不全面，從根本上忽視了各個崗位之間的相互分離、制衡和監督以及沒有落實管理方面的職責，使得公司內部沒有辦法建立起有效的監督和制約機制，極容易引發存貨庫存積壓或不足等問題。存貨內部控制失效、崗位職能責任的劃分不清晰等問題使存貨的采購、入庫和出庫等各項工作無章可依，嚴重浪費了企業管理的資源，同時也極大地增加了企業內部出現徇私舞弊現象的概率。

（四）缺乏科學有效的管理信息系統

很多中小型商貿公司的存貨管理信息系統仍然不夠健全，沒有建立起一套切合實際情況并且完善、可行的信息管理系統來幫助企業進行存貨管理。部分商貿企業由于沒有科學的合理地利用現代化信息技術的管理手段，那么在采購進貨后，依賴現有的低水平的信息管理系統，將無法對存貨進行有效的管理，倘若企業的中后臺部門也都沒有一套能夠對相關數據進行整理、匯總、分析的存貨管理系統，大量的數據由相關工作人員用手工計算的方式進行處理，那么這樣的做法很有可能會導致存貨數量記錄不準確。目前來說，雖然一部分企業已經擁有了自己的存貨管理信息系統，但是該系統還不夠完善，并且相關工作人員對該系統的使用還不夠熟練，因此就無法使信息系統發揮出最大的作用和達到理想的效果，進而達到提升運營效率的目的。比如，一些零售企業的庫存信息無法做到實時更新，那么配送中心就沒有辦法及時查看各門店的庫存情況來進行送貨，久而久之，企業就無法知曉各個門店的備貨量，導致存貨的配送效率和運轉效率逐步低下。

三、完善商貿企業存貨管理的對策建議

（一）優化采購預算的編制工作

商貿企業中的銷售部門應根據企業自身的銷售政策和即將要開展的銷售活動及時地做好商品采購的需求預測，不斷地提高商品采購數據的準確性。通過采用下級業務人員和上級管理人員互相結合的方式，對所需要的采購計劃進行分析匯總。經過自上而下的修正，并由商貿企業的最高管理層審批之后，成為該商品的最終采購預算方案。在具體編制預算內容之前，需要收集、整合、分析各個分銷渠道、事業部等業務單元的每個期間（月度或季度）的商品銷售數據和相關資料，盡可能使預算編制更為準確。在編制采購預算時，也應該依靠企業內部，如：銷售部門、倉儲部門等的部門信息及結合市場部反映的消費者需求來進行編制。除此之外，為了提高采購預算管理的水平和效率，商貿企業更應該加大對采購預算管理的監督和控制的考核，通過使用考核、評價和獎懲機制結合的手段，充分調動企業內員工工作的積極性，提高企業的預算編制水平。

（二）規范庫存管理從而提高存貨周轉率

很多中小型商貿企業普遍缺乏較為優良的倉庫管理制度和存在著存貨運營效率低下的問題。因此，商貿企業應該按照現有存貨的數量和管理情況對存貨進行科學地管理，并應該充分結合當期的實際工作情況，與企業的采購、倉儲等中后臺部門也都要做好管理協調和聯動配合。企業應規范存貨的出入庫管理，加強對企業庫存商品的核算和監督工作，確保存貨與會計賬目的記錄相符合。同時也應該定期對企業的存貨采用實地盤查的管理方法，確保存貨數量與可變現金額的準確計量，同時也會降低發生員工偷盜等舞弊行為的可能。

中小型商貿企業要根據企業內不同商品的不同特征來確定科學的庫存儲備數量，當現有渠道內的商品數量低于科學庫存量時要及時補貨，而當數量較高時應暫時停止該商品的采購購入，并且要利用在適當的時機進行打折促銷等清庫存手段來將其及時清理，結合銷售情況，綜合考慮后再去確定其存貨數量，使商貿企業的存貨儲備量保持合理、穩定。這樣，中小型商貿企業才能在不同管理手段的組合使用中找到適合自身情況的特定指標，從而為提高企業的存貨周轉率提供有效支持，持續優化存貨的科學配置，并且也能將有限的資金發揮出最大的作用，從而為企業謀求更加長遠的發展。

（三）建立健全存貨管理的崗位責任制度

企業的平穩健康發展與其內部控制制度的健全、完善息息相關，尤其是商貿企業關于存貨方面的內部控制。如果商貿企業想要有效地對存貨進行管理，那么就需要在企業內部建立一套健全的存貨管理崗位責任制度，通過對企業內的采購、存儲、物流和銷售等部門明確的劃分職責分工，而不是簡簡單單地讓同一個部門負責或者幾個部門混同負責，要促成各個部門之間形成相互監督和制衡的機制。第一步，在進行工作職務分配前要先對崗位進行有效的規劃和職責分配，使各個崗位的任務職責與權限得到清晰且完整的明確，杜絕不相容職位間工作的交叉。第二步，建立完善的監督體系，明令禁止分開崗位的員工走私串崗。設置專人、專崗對企業在存貨管理工作中的各種規章制度落實情況進行定期監察，按時對存貨等商品物資的收放進行抽檢。第三步，確保每一位存貨管理人員都能夠在自己的職責范圍內做好自己的工作，遵守相關的職業道德，在企業內部建立起嚴格、明確的授權審批制度，明晰不同崗位職責存貨管理人員的審批權限和工作內容。

（四）建立健全存貨管理系統

隨著互聯網信息技術的不斷發展，企業應當緊緊跟隨當下信息技術的發展趨勢，優化自己的存貨管理信息系統。中小型商貿企業需要充分研究信息技術可以帶來的優勢并結合自身的實際情況，建立一套更加健全的、具有市場可行性和針對性的存貨管理信息系統，包括：存貨的智能化自動分類管理、出入庫信息自動收集與分析整理、存貨管理風險分析預警、采購計劃的智能化制定等多項功能。

在相關工作中，中小型商貿企業應建立健全與自身業務營銷模式、資金狀況、銷售規模等特點相適應的存貨管理系統及內部控制制度。通常而言，在搭建存貨管理系統時，應該涵蓋企業從銷售需求到采購計劃、商品驗收入庫、貨物存儲、商品發運交付等的各個環節。在此過程中，企業需要根據內部控制關鍵節點來制定出相應的工作制度和工作流程，既要明確各部門間的職責，又要確保流程完整、系統易于操作，同時還要注意避免因內控過于繁瑣進而影響到企業存貨管理和工作效率。除此之外，對于一些外部市場的變化也需要相關工作人員進行分析和整理工作，企業自身應當優化目前正在使用的信息系統，建立起集人工信息化于一體的符合自身情況的、更加完善的存貨管理系統。因此，中小型商貿企業應當對其存貨管理信息系統進行優化，使每一個部門的工作人員都能夠在該系統中進行充分的溝通。根據所記錄的銷售情況進行整合、分析各種相關數據，使預測的科學性、嚴謹性、合理性得到進一步提升。

四、結束語

本文通過分析中小型商貿企業的存貨管理現狀，發現存貨的管理對一個商貿企業的發展來講十分重要。對于商貿企業而言，存貨占了企業資金相當大的一部分，因此在存貨管理過程中如果出現了問題，那么就很可能會影響到企業的整體運營。企業若想取得更加健康、平穩和長久的發展，就一定要高度重視并解決存貨管理中遇到的問題，不斷尋找存貨管理中存在問題的根源，提出可以有效解決存貨問題的對策，逐步改善企業自身的存貨管理問題。總之，為了更好地降低成本、提高運營效率和經濟效益，要采取正確的存貨管理的方法，保障企業日常經營銷售活動的順利進行，從而推動和促進自身的健康長久發展。

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