數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

周生傲

摘要：黨的十九大強調(diào)，要加快建設創(chuàng)新型國家。檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中一項重要的基礎工作。企業(yè)檔案管理的對象包括與企業(yè)有關的各種文件資料、企業(yè)的歷史檔案和各種信息資產(chǎn)。在當前數(shù)字化時代背景下，企業(yè)檔案管理相關工作與以前傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相關工作不同，方法更加創(chuàng)新，思想更先進。積極學習、研究和掌握數(shù)字化時代背景下企業(yè)檔案管理工作的基本原則與方法，有助于促進企業(yè)基層檔案管理人員工作服務質(zhì)量的不斷提高。該文主要圍繞“數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究”問題展開具體的分析研究。

關鍵詞：數(shù)字化背景?檔案管理?企業(yè)?信息化?創(chuàng)新管理

中圖分類號：G271?文獻標識碼：AResearch?on?the?Innovation?of?Enterprise?Archives?Management?under?the?Background?of?Digitalization

ZHOU?Shengao

（Guangxi?Minzu?University，?Nanning，?Guangxi?Zhuang?Autonomous?Region，?530000?China）

Abstract：?The?19th?National?Congress?of?the?CPC?emphasized?the?need?to?accelerate?the?construction?of?an?innovative?country.?File?management?is?an?important?basic?task?in?the??production?and?operation?activities?of?the?enterprise.?The?object?of?enterprise?archives?management?includes?various?documents?related?to?the?enterprise，?historical?archives?of?the?enterprise?and?various?information?assets.?In?the?context?of?today's?digital?age，?the?work?related?to?enterprise?archives?management?is?different?from?that?of?previous?traditional?enterprise?archives?management，?with?more?innovative?methods?and?more?advanced?ideas.?Actively?studying，?researching?and?mastering?basic?principles?and?methods?of?enterprise?archives?management?in?the?context?of?the?digital?age?helps?promote?the?continuous?improvement?of?the?service?quality?of?enterprise?grassroots?archives?management?personnel.?This?article?mainly?focuses?on?the?specific?analysis?and?research?on?the?problem?of?"research?on?the?innovation?of?enterprise?archives?management?under?the?background?of?digitalization".

Key?Words：?Digital?background;?File?management;?Enterprise;?Informatization;

Innovation?management

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)部檔案管理是指企業(yè)在實際生產(chǎn)管理經(jīng)營和檔案管理業(yè)務活動中已經(jīng)形成的，對整個國家、社會和其他企業(yè)都具有重要保存參考價值的各種不同形式的文件記錄材料。隨著企業(yè)數(shù)字化發(fā)展背景下企業(yè)信息時代的快速到來，為了更好地發(fā)揮我國企業(yè)內(nèi)部檔案對促進企業(yè)健康發(fā)展的指導作用，必須切實做好企業(yè)檔案管理基礎工作，加強我國企業(yè)內(nèi)部檔案管理者的信息化體系建設，改變原有的檔案管理模式，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，提高企業(yè)檔案管理者的工作效率，促進企業(yè)的快速健康發(fā)展。企業(yè)的檔案工作與數(shù)字化創(chuàng)新相互作用，企業(yè)要與時俱進，運用新的思維、新的手段、新的技術，來不斷提高檔案管理水平。

1?數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理工作概述

1.1概念

檔案管理是指對檔案信息和檔案實體進行整理，并且為檔案使用者提供各種服務。開展信息時代的檔案管理服務，是指在信息化企業(yè)中開展檔案管理工作。在改進傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理技術的基礎上，利用檔案信息管理技術開發(fā)新型檔案管理服務，可以有效保證新型檔案管理工作的有效性，提升新型檔案管理服務的效果。開展檔案管理服務工作組成環(huán)節(jié)可分為檔案收集—資料整理—檔案價值評估鑒定—檔案保存—資料編目—檔案檢索—資料統(tǒng)計—檔案編輯—資料編纂—檔案利用等多個部分。檔案信息管理技術的充分應用，可以充分發(fā)揮新的檔案管理價值，為廣大檔案管理用戶服務。因此，在信息時代，必須開展新的檔案管理服務，充分正確地認識和看到檔案管理服務的重心正在發(fā)生變化，完善檔案管理服務的新組織模式，真正發(fā)揮作為檔案管理服務工作者的價值。

1.2特點

數(shù)字化背景下，企業(yè)開展檔案管理相關工作具有明顯的企業(yè)信息化發(fā)展特點，能夠有效讓檔案管理相關工作真正實現(xiàn)信息多樣化、全面化，真正充分發(fā)揮檔案管理工作核心價值。其特點主要分為以下幾個方面。

1.2.1?全面化特征

在數(shù)字化背景下組織開展企業(yè)檔案管理服務工作，不僅包括企業(yè)生產(chǎn)資料檔案、人事檔案等主要企業(yè)檔案管理服務內(nèi)容，而且包括企業(yè)在日常運行管理過程中的所產(chǎn)生的一切管理數(shù)據(jù)。全面準確把握現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料，豐富企業(yè)檔案管理內(nèi)容，能夠為現(xiàn)代企業(yè)組織實現(xiàn)各類檔案管理服務價值發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)基礎。因此，企業(yè)在組織開展各類檔案管理服務工作時，應該充分正視當前信息時代下的企業(yè)檔案管理服務工作的新要求，全面組織開展企業(yè)檔案管理服務工作，擴大企業(yè)檔案管理服務工作的內(nèi)容量。

1.2.2?數(shù)字化特征

用檔案數(shù)字化等技術手段開展企業(yè)檔案管理相關工作，其特征具體表現(xiàn)為：（1）用檔案數(shù)字技術方式收集各項檔案資料，并通過企業(yè)數(shù)字技術手段進行相關數(shù)據(jù)收集整理；（2）通過構(gòu)建企業(yè)檔案管理人員數(shù)據(jù)庫，用管理數(shù)據(jù)庫方式儲存各項企業(yè)檔案管理人員信息，實現(xiàn)了企業(yè)的數(shù)字化檔案儲存；（3）充分有效利用檔案信息管理技術，為企業(yè)檔案使用者和管理者提供各種檔案服務，實現(xiàn)高效、智能的檔案管理。

1.2.3?高價值特征

在這個信息時代，企業(yè)內(nèi)部檔案不僅是企業(yè)記錄的重要數(shù)據(jù)，也是企業(yè)日常經(jīng)營、生產(chǎn)、決策和管理的重要依據(jù)。只有在全面準確把握企業(yè)檔案本質(zhì)的基礎上，企業(yè)才能真正更詳細地分析和了解企業(yè)內(nèi)部檔案運行的信息，做出最科學的企業(yè)管理決策。因此，在新的信息時代，企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作者的價值才能得到真正的最大化和有效的挖掘，才能充分參與新的企業(yè)管理決策，從而真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的最高價值。

2?企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理標準缺失

目前，很多大型企業(yè)的業(yè)務檔案管理往往通常會因為存在不同一種程度的技術缺失，其通常都只是簡單地進行收集、分類、歸檔和管理備案企業(yè)檔案。但是，檔案管理必須嚴格遵循一定的使用標準，而企業(yè)檔案統(tǒng)計信息的管理標準化和使用規(guī)范化必不可少。檔案管理人員在日常進行檔案管理往往無法依據(jù)明確的企業(yè)檔案管理標準正確處理各項重要問題，導致企業(yè)檔案管理信息工作可能出現(xiàn)重大偏差。因此各企業(yè)應該積極加強企業(yè)檔案管理信息工作使用標準化體系建設，設置企業(yè)檔案管理信息工作使用標準，讓企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源在管理轉(zhuǎn)化、傳輸使用過程中更加真實、可靠，提升企業(yè)檔案管理工作信息化檔案管理水平。

2.2檔案管理技術落后

傳統(tǒng)的檔案管理中，文件、檔案種類多、內(nèi)容雜，不利于整理。紙質(zhì)文件和檔案的歸檔需要人力物力的配合。有的單位保管條件差，配套設施不完善，空間環(huán)境和防護硬件設備不符合文件檔案保管的安全要求。受數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，受潮、發(fā)霉、蟲蛀，甚至丟失、損壞，文件、檔案的保存失去了本來的意義。檔案工作管理流程僅由本地檔案的相關管理人員派出來負責管理檔案分類，相關的檔案資料收集檢索管理方式趨于機械化與操作簡單化，故而往往無法充分發(fā)揮本地信息化檔案管理的巨大優(yōu)勢。

2.3人員專業(yè)素質(zhì)不強

檔案管理人員素質(zhì)低下是限制當前檔案管理效能的關鍵因素之一。根據(jù)一項調(diào)查，約有67.54%的檔案管理員工是沒有經(jīng)過專門的培訓，由此可以看出檔案管理缺乏專業(yè)人才[1]。但在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理員的工作中，對企業(yè)檔案管理員的素質(zhì)要求比較簡單，只要是負責歸檔、移檔、收集整理信息等相關工作人員就可以了。檔案工作者缺乏主動意識，導致在實際行動和工作中產(chǎn)生“拖、等、靠”的消極思想，不能及時收集、管理和利用繁瑣的文件和檔案，造成漏洞不斷積累，造成檔案管理的被動局面。管理意識落后，制度弱化，跟不上時代。

3.數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方向

3.1數(shù)字化

要克服傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式的缺陷，必須將其數(shù)字化，這是我國新形勢下企業(yè)檔案工作的重點和重點。一方面，由于采用了數(shù)字技術，可以最大限度地彌補由于人工操作而造成的文件遺失、破損等問題，延長了文件的使用壽命；另一方面，數(shù)字化檔案室能夠從2D向3D轉(zhuǎn)換，克服了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件僅限于平面顯示的弊端。利用數(shù)碼終端機屏幕，不但能再現(xiàn)文字，而且能利用圖片、音視頻等技術來展現(xiàn)立體圖像、影像或模型。尤其是在各類工程文檔中，能夠用大量的圖表和圖標來進行立體的展示。這種措施是最大限度地恢復文件信息的一種方法。

3.2平臺化

在數(shù)字化文件技術革新的基礎上，實現(xiàn)了對企業(yè)的信息化改造，也就是建立一個數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使文件的快速傳送和大量的數(shù)據(jù)的儲存。該系統(tǒng)的改造能夠有效克服以往手工操作下不同部門、人員之間文件傳遞的困難和延時，而這些文件資料在得到許可后，可以在任何地方、任何時間、任何地點進行查閱和利用。它打破了傳統(tǒng)的辦公方式，通過網(wǎng)絡技術，打破了傳統(tǒng)的地域局限，使企業(yè)的文件能夠真正做到7×24個工作日。

4?數(shù)字化背景下的企業(yè)檔案經(jīng)營的改革對策

4.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在企業(yè)檔案經(jīng)營的改革中，必須首先改變觀念。要把信息化的概念運用到檔案信息化之中，以達到最大限度地發(fā)揮其作用。企業(yè)在深入開展經(jīng)營檔案管理相關工作時，應該牢固樹立正確的檔案管理發(fā)展方向，才能夠有效推動企業(yè)檔案管理相關工作健康開展。一方面，要不斷加強對企業(yè)檔案管理相關工作的高度重視。企業(yè)檔案管理工作人員要擺脫企業(yè)傳統(tǒng)觀念上的束縛，探尋企業(yè)檔案管理相關工作的內(nèi)在價值，從而主動參與完成企業(yè)檔案管理相關工作，凸顯管理檔案的實際應用價值。另一方面，要在工作中緊密結(jié)合中小企業(yè)內(nèi)部信息檔案管理的相關技術。另外，檔案管理工作人員們還要積極和同事交流管理工作實踐經(jīng)驗，真正落實學校檔案管理各項工作。

在企業(yè)的檔案管理工作中，要堅持低碳環(huán)保、以人為本等理念，通過綠色評價和監(jiān)測所搜集的文件資料，以防止由于公司大量的數(shù)碼文件而導致的“信息污染”及“信息泛濫”。

4.2健全企業(yè)檔案管理體系

建立健全檔案管理系統(tǒng)是改善檔案管理首要的條件[2]。建立公司的檔案管理研究和評估機制，對檔案管理人員定期來進行績效評估，并將評估標準納入公司的人才管理流程，以實現(xiàn)標準化和標準化發(fā)展[3]。信息化建設還包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)庫建設、安全管理等工作內(nèi)容，需要多個部門的配合。落實企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息系統(tǒng)建設工作，不僅僅能夠讓檔案信息的有效利用率越來越高，還可以推進企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息與其他社會信息、媒體信息相結(jié)合，使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理信息內(nèi)容更加豐富，體系更加完整。

4.3運用現(xiàn)代化檔案管理技術，對員工賦能

文件的實施主體是人。人才隊伍建設是技術革新、觀念革新、工藝革新的重要保證。當前，我國的企業(yè)人事管理仍停留在傳統(tǒng)的控制模式下，遵循傳統(tǒng)的規(guī)則、規(guī)范和制度，無法有效地實現(xiàn)人力資源的有效利用。在數(shù)字社會，企業(yè)要實現(xiàn)對員工的賦能，實現(xiàn)對企業(yè)的檔案管理進行數(shù)字化改造。

4.3.1 知識賦能

在對員工的培訓中，要充分調(diào)動員工積極性。堅持以“以人為本”的理念，不斷提升檔案事業(yè)的人才質(zhì)量，以更好地滿足企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營需求。在企業(yè)的檔案經(jīng)營中，要充分調(diào)動職工的積極性。通過對職工進行管理訓練，調(diào)整職工的思想認識，調(diào)動職工的工作熱情，為企業(yè)的檔案管理方式的變革提供有力的支撐。在企業(yè)的信息化建設中，要加強對企業(yè)的信息化管理和專業(yè)化的培訓。對于檔案管理人員而言，其職業(yè)要求包括以下幾個方面。（1）會同省、市檔案館組織相關培訓學習，檔案管理人員要樹立終身學習的理念和危機意識，充分調(diào)動積極性，根據(jù)自身情況積極學習，緊跟時代步伐。（2）通過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓和學習，檔案工作者可以掌握全新的檔案管理知識，創(chuàng)新工作，建立獎懲機制。（3）在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業(yè)的人才加入到檔案管理中來，為信息時代檔案管理團隊注入新的血液，以老帶新。（4）不斷優(yōu)化檔案管理人員組織，為檔案管理創(chuàng)新思路。

4.3.2 技術賦能

在企業(yè)的檔案工作中，必須運用多種先進的技術，比如檔案管理技術、高速微型的電子文件管理技術等。應當提供專業(yè)的相關技術培訓，使員工擁有數(shù)字化環(huán)境下的工作能力。技術賦能，指的是在信息化的背景下，通過培訓相關的技術、技能和方法，使管理人員能夠熟練地運用現(xiàn)代化的技術，以適應電子文件管理的需要。隨著時代的發(fā)展，檔案館的館員必須積極地學習現(xiàn)代科技，并熟練運用數(shù)字化的管理手段。在技術賦能的基礎上，各級檔案管理部門要及時組織實施數(shù)字化檔案管理的專題培訓，以提高人才培養(yǎng)的實效性。檔案管理的數(shù)字技術主要有辦公自動化系統(tǒng)、RFID技術、檔案信息數(shù)據(jù)庫管理技術、數(shù)字檔案網(wǎng)絡輔助存貯技術等。通過技術培訓，使檔案管理者盡快地學會有關的技術手段，推動檔案工作從單一的形式走向復雜的發(fā)展。

檔案網(wǎng)絡管理能夠利用數(shù)字虛擬化檔案信息，對各種企業(yè)檔案信息資源進行實時儲存和再處理。利用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崟r獲得各種多方面的信息資源，不僅大大增加了企業(yè)檔案管理資源，也為企業(yè)檔案的實時查詢與綜合利用管理帶來了方便。面向低速微型企業(yè)的數(shù)字文件管理系統(tǒng)技術，不僅可以有效解決我國傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)中大量文件的安全問題，還可以避免數(shù)碼照片、圖片文件褪色等異常現(xiàn)象。同時，使用文件檢索管理功能可以提供快速而廣泛的文件查詢管理服務。這種管理方式完全集成了各種多媒體管理功能，圖文和聲音數(shù)據(jù)并存，可以使檔案信息的管理更加豐富。需要注意的是，在云中備份數(shù)據(jù)時，應構(gòu)建防火墻、數(shù)字驗證碼、密碼驗證技術和入侵檢測技術，使企業(yè)數(shù)字文件更加安全。

4.4實現(xiàn)檔案資源的整合與共享

企業(yè)員工可以根據(jù)自己的實際需求，個性化檔案工作管理需求，點擊鏈接進入新的企業(yè)檔案鏈接，獲取更多與自己日常工作所關的信息，及時找到企業(yè)檔案管理信息資料來源，以及相關的其他企業(yè)檔案信息。企業(yè)檔案管理資源信息化平臺建設要全面整合整個企業(yè)的檔案資源，建立信息化的檔案共享管理平臺，根據(jù)員工的工作崗位和實際工作管理內(nèi)容，設置相應的檔案訪問管理權(quán)限。在沒有經(jīng)過主管機關許可的情況下，雇員可以在自己的職權(quán)范圍之內(nèi)查詢文件，從而達到了檔案信息的共享。

4.5 創(chuàng)新管理為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

從管理的角度看，企業(yè)的管理體系包含了歸檔管理、自動化管理、制度管理和文件管理等方面。在進行企業(yè)經(jīng)營制度的改革中，既要注重各個環(huán)節(jié)的改革，又要完善內(nèi)部的工作程序，確保各個環(huán)節(jié)之間的有機聯(lián)系。例如：企業(yè)檔案數(shù)字化、自動化改革后，要對檔案的工作進行再設計，合理安排人員，使技術和經(jīng)營達到最大程度的協(xié)調(diào)。這樣才能切實地提升企業(yè)的檔案管理水平[4]。

技術革新是檔案管理數(shù)字化變革的主要內(nèi)容支持。隨著信息化進程的加快，各類信息技術的運用逐漸深入到企業(yè)的檔案管理之中。實際上，在檔案的管理手段和手段方面，現(xiàn)代科技是企業(yè)經(jīng)營管理改革的主要推動力。在科技創(chuàng)新的推動下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文檔轉(zhuǎn)化。隨著信息化、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)挖掘、等等技術的不斷涌現(xiàn)，越來越多地應用于企業(yè)文檔的創(chuàng)新。

在現(xiàn)行的檔案工作中，確保資料的真實是最根本的。而在技術上，其不可偽造的特性能夠適應文件的真實性。為了保證檔案資料的真實，必須加強資料的保密，做到提前預防，防止資料遭到損壞、篡改。加密算法、點對點傳輸、分布式數(shù)據(jù)存儲以及共識機制等技術的融合，能夠保障文件的安全。在此基礎上，運用不對稱加密機制，如簽名、時間戳、哈希值運算以及鏈路構(gòu)造等技術，可以防止文件資料被人動手腳，從而保證了文件資料的唯一性和真實性[5]。區(qū)塊鏈技術的基本思想是在后面的區(qū)塊中嵌入上一條區(qū)塊鏈的散列值，從而使文件的信息“塊塊相扣”，任何一條文件的錯誤被篡改，都會引起后面的數(shù)據(jù)塊中散列值的變化。它突破了傳統(tǒng)的文件管理思路，使文件具有“活的能力”。例如：中國石油公司引進了一個區(qū)塊鏈技術，以保證企業(yè)每個存取階段的使用都是真實的。在特定的運作中，包括檔案哈希值上鏈存檔、資料存檔、檔案接受存檔存證、日常巡查檔案上鏈存證、存取檔案上鏈存證等資料。檔案管理員在核實檔案真實性時，會呼叫區(qū)塊鏈認證，將檔案資料所產(chǎn)生的散列值與存檔鏈存證進行比對，從而確認檔案資料的真實性[6]，即可驗證檔案信息的可信度。

利用因特網(wǎng)技術，對檔案資料進行智能的處理與防范，為檔案資料的安全提供了技術保證。特別是在進行歸檔時，利用閱覽機和寫字機將存檔資料錄入到RFID卡中，使其與存檔之間產(chǎn)生一一對應，使存檔資料與資料庫之間產(chǎn)生了一種相互聯(lián)系。在文檔被借出后，能夠根據(jù)文檔的標記信息，對文檔進行即時追蹤，并能迅速地對對應的文檔進行數(shù)據(jù)的鎖定，從而實現(xiàn)對文檔的追蹤和監(jiān)視。同時，通過與安全防范系統(tǒng)相結(jié)合的方式，建立起一套完整的文件資料防盜報警體系。比如：通過無線電波竊聽探測門把電子竊聽與讀取裝置結(jié)合起來，當非法文件離開檔案室時，會自動啟動。該系統(tǒng)在各大公司檔案資料的實際管理中得到了廣泛的運用，目前，國網(wǎng)江蘇電力公司已建立了智能檔案倉儲系統(tǒng)，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術，引入智能檔案密集架、RFID電子標簽管理系統(tǒng)、安全防盜門控報警系統(tǒng)[7]、RFID電子標簽打印機實現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，并通過RFID電子標簽打印機實現(xiàn)檔案智能定位、智能上架，極大提高了數(shù)字檔案管理效率，同時也推進了檔案倉庫業(yè)務管理模式的創(chuàng)新。鑒于企業(yè)的檔案工作的復雜和多元化，尤其是那些具有歷史意義的資料的收集、鑒定、著錄、保管和整合，就顯得尤為緊迫[8]。

5?結(jié)語

總之，面對數(shù)字時代的變化，企業(yè)的管理人員必須主動拓寬檔案管理途徑。企業(yè)檔案管理工作具有內(nèi)容復雜和種類繁多的特點，尤其是對有一定歷史意義的無組織文件資料的搜集很有難度。信息的描述、存儲與整合是當前信息化建設的必然要求。通過建立健全的檔案管理制度，使檔案與各相關單位緊密協(xié)作，對檔案管理工作的改革起到了促進作用。我國近年來注重信息技術的發(fā)展，檔案管理也步入了信息化、數(shù)字時代，因此企業(yè)要推動檔案管理工作的信息化，加強檔案管理的創(chuàng)新工作。

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