基于信息安全條件下的人力資源檔案數字化管理

馬英輝 孫軍芳 馬進財

摘要：隨著信息化時代的到來，數字化管理已經成為各行各業發展的必然趨勢。在人力資源領域，數字化管理可以提高檔案處理效率，減輕人工的勞動強度，與傳統手寫檔案相比，數字檔案不易損壞、易于維護和查詢。盡管數字化管理的優勢眾多，但其信息安全問題不可忽視。

關鍵詞：信息安全；人力資源；數字化管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232753

一、人力資源檔案數字化管理概述

人力資源檔案數字化管理是將傳統的紙質檔案轉換為數字形式，利用電子設備和信息技術進行管理的一種方式。數字化管理可以提高檔案的安全性，并節省物理空間，便于使用者查閱和管理，對于企業信息化建設至關重要。數字化管理通過將檔案信息存儲在服務器甚至云端中，讓使用者在多個訪問點都能夠隨時查詢和共享，減少了傳統紙筆記錄的繁瑣流程，提升工作效率。當前，政府部門和企業已經越來越注重數字化管理，對大量的傳統檔案數字化處理并制定了相關的管理規定和標準。隨著信息化和互聯網技術的不斷發展，人力資源數字化管理已經成為一種必然趨勢，充滿挑戰和機遇，需要各個層面通力合作來推進實施。

二、人力資源檔案數字化管理的優勢

（一）可以加強安全保障，防止數據泄露

人力資源檔案數字化管理的優勢之一是可以加強安全保障，有效防止數據泄露。與傳統紙質檔案相比，數字化管理可以設置訪問權限，實現精密化的管理。而對于機密性較高的檔案和信息，數字化存儲也可以加密處理，進一步保障數據安全。另外，在數字化管理中，通過相關技術手段快速響應和處理突發事件，并對員工操作行為進行實時監控，均有利于提高企業信息安全能力。

（二）可以提高數據存儲和查詢效率

傳統的人力資源檔案管理模式以手工方式為基礎，這種方式效率低、成本高、難以控制錯誤率。員工檔案數字化管理可以實現快速存儲、查詢及按需調取數據，避免在卷宗、文件柜中尋找目標文檔的麻煩，在提高辦公效率的同時降低人力成本。此外，數字化管理還可以通過建立各種指標計算體系，對員工檔案信息數據分析和挖掘，從中發現關鍵問題，進一步優化人力資源管理水平。

（三）可以降低成本，提高市場競爭力

數字化管理的原則之一是去除無效信息，做到及時處理、即時通信、減少冗余。在數字化管理中，選擇更低成本的硬件和軟件設備進行數據處理和識別，這對于企業無疑是一種劣勢轉優勢的策略。通過數字技術實現的人力資源檔案數字化管理，不僅解決了傳統手工保存檔案容易丟失以及貴重資料支出大等問題，還能為企業帶來經濟效益。同時，有效控制員工離職和流失率、加強培養潛在繼任者、提升員工專業

能力。

三、信息安全條件下人力資源檔案數字化管理中存在的問題

（一）檔案數量巨大，數字化處理速度緩慢

企業對人力資源檔案的管理也逐步向數字化轉型。雖然數字化處理可以提高檔案管理的效率和便捷性，但是在信息安全條件下，數字化管理也會面臨一系列問題。其中，一個主要問題就是檔案數字化處理的效率較低。首先，檔案數字化處理所需要的設備、系統和軟件等投入成本較高，硬件和軟件需要維護和更新，增加了資金投入和技術人員的負擔。其次，在數字化處理過程中，需要進行大量的數據錄入、掃描和分類等操作，這些操作耗費人力物力，且容易產生錯誤和疏漏，降低數字化處理的效率。此外，由于傳統檔案管理方式與數字化管理方式的差異性，需要花費更多的時間和精力進行調整和適應。另外，數字化檔案處理所需的技術水平較高，目前工作人員可能存在技能不足或者缺乏相關知識的情況。因此，數據錄入、掃描、歸檔等工作可能會拖延很長時間，進一步降低數字化處理的效率。

（二）網絡技術帶來的信息安全隱患

隨著信息技術的不斷發展，網絡系統已成為企業人力資源管理的重要工具，同時帶來了網絡攻擊和數據泄露等風險。因而，在數字化管理過程中網絡技術的安全性至關重要。首先，網絡技術帶來的常見的問題是數據泄露。即使是加密和備份，企業數據還可能被專業黑客竊取或者員工故意泄露。這些信息包括個人信息、財務報表以及其他敏感信息等。其次，網絡技術帶來的另一個問題是惡意軟件的入侵。常見的惡意軟件如病毒、木馬、蠕蟲等，會刪掉數據以及篡改企業重要信息。此外，未能及時更新操作系統也是易感染病毒的重要誘因之一。最后，網絡技術承載的通信環節中存在著風險。比如虛擬專用網絡（VPN）或公共WiFi進出口等通信環節，企業數據都可能被惡意用戶竊取、篡改和監視。

（三）人為疏漏造成的不安全因素

由于人工操作的失誤，可能會給人力資源檔案數字化管理帶來一些不安全的因素。首先，人為疏漏可能導致敏感數據泄露。例如，在傳輸或存儲數據時，如果員工沒有遵循安全規定或使用指定設備，會不慎泄露機密數據，給企業信息安全帶來了嚴重的威脅。其次，人為疏漏導致數據的誤刪除或拷貝。在數字化管理中，有時會錯誤地刪除或復制數據，導致數據的不可找回或意外大量復制，占用存儲空間，增加了管理成本。此外，員工的密碼管理是一個不容忽視的問題。員工經常使用簡單的密碼或與其他個人信息相關的密碼，這使得賬號可能被黑客攻擊。同時，員工在電腦上保存密碼文件，導致密碼的泄露風險較高。最后，員工的意識和行為習慣也是影響數字化管理的不安全因素。員工需要接受相應的培訓，了解數字化管理流程的安全要求和規定，如果員工缺乏安全意識或行為習慣不良，會給數字化管理帶來安全風險。

（四）檔案合規性與完整性難以保障

數字化管理涉及大量人員和機構之間的交互，還牽扯到不同部門、崗位所需的數據種類與使用目的的差異化，因此難以保障數據的合規性和完整性。

首先，檔案合規性方面的難點主要表現為數據使用權的約束。在數字化管理時，如果相關管理規范或者法規沒有給出明確的定義，各級管理層會按自己的理解操作，導致數據使用權限的混亂，加上一些不當操作，極有可能出現檔案內容被篡改、丟失或泄露等問題。此外，也存在著數據安全和監管問題，一旦發生數據泄露或濫用的情況，不僅會影響企業的聲譽，可能還會引起法律糾紛。

其次，在檔案完整性方面，數字化管理往往伴隨著數據傳輸和存儲異地操作，這使得檔案無法被實體記錄保障。通常，不同地域的管理員擁有不同的訪問權限，假若數據披露和管理無法得到很好的保障，那么檔案記錄必然會失去完整性。

最后，數據存儲介質的壽命也是需要考慮的方面，在數字檔案長期保存與更新過程中，磁盤損傷、文件丟失、格式變化等因素都可能影響信息的完整性，勢必耗費更多時間和人力成本予以修復。

四、信息安全條件下人力資源檔案數字化管理的有效路徑

（一）加強員工教育培訓

在信息安全條件下，人力資源檔案數字化管理中存在著種種的難題，其中一個重要問題是數字化處理效率低，這可以通過加強員工教育培訓解決。

首先，針對員工操作不熟練的情況，企業通過開展專門的員工培訓活動，加強員工對檔案數字化管理理念和技能的培養，提升員工的操作技能水平。還可以結合實際情況建立操作手冊和規范等，并定期對員工進行操作流程和技能的培訓、考核和評估，以確保員工掌握正確的操作流程和技能。

其次，企業采用智能化軟件優化數字化處理效率。將數字化處理納入企業信息系統中，利用先進的數字化技術和流程，全面自動化和優化整個數字化處理過程，從而大幅提升數字化處理效率。此外，使用一些成熟自然語言處理技術等輔助軟件減少數據的復制粘貼以及格式轉換等重復性任務，提高數字化處理速度。

最后，為了讓員工能夠更好地理解數字化管理的重要性，企業通過開展相關主題宣講、利用內部咨詢平臺發布信息安全知識等方式加強員工對信息安全問題的認知，并針對不同部門或職位制定培訓計劃，確保員工具備一定的安全意識。同時，還需建立健全獎勵與懲罰機制，以促進員工對于數字化管理技能的學習和掌握，最終提高數字化處理效率。

（二）建立規范操作流程

建立規范的操作流程是保障人力資源檔案數字化管理安全的重要措施。

首先，在數字化處理過程中，應該制定明確的操作流程和標準，明確各環節的職責和權限，并嚴格執行。例如，要求不同部門只能查看自己部門所涉及的資料，不能超越權限操作檔案資料，以防止信息泄露。同時設立相關的審批、復核等流程，確保檔案更新工作的正常開展，提高數據管理的規范性。

其次，對于數字化管理系統的使用和維護，需要進行專門的培訓，使員工了解每個功能模塊的使用方法、注意事項等，并建立健全使用手冊。

再次，為了防止信息泄露和誤操作，還需要對數字化處理設立嚴格的權限設置，不同級別的用戶分配不同的操作權限。同時，建立操作日志，記錄所有對檔案數據的修改、添加、刪除等操作情況，以便后期追溯和審核。

最后，對于數字化檔案數據備份和存儲，也需要采用規范化的操作流程。對于每次備份，要認真檢查，并確保備份和主體數據的完整性。同時建立定期巡檢和風險評估機制，及時發現存在的潛在問題并予以解決。

（三）采取數據安全防護措施

采取數據安全防護措施是保障人力資源檔案數字化管理安全的重要措施。

首先，對于檔案數字化的整個過程，需要加強網絡安全措施和信息安全體系建設，并建立完善的網絡安全管理制度和應急預案等。通過加密技術、網絡隔離技術、訪問控制技術等手段，確保檔案電子數據在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。

其次，要根據不同的操作場景、職責義務和安全級別設置多種操作認證方式，確保各類用戶只能操作其可被訪問的數據，并設立數據庫審計機制，監測是否出現違規操作行為。

再次，對于重要的檔案數字化資料，實行備份、容災等措施，確保數據不會因為硬件故障或自然災害造成的數據丟失和不可恢復性損壞。

最后，對于存儲檔案數字化數據的媒介設備，也需要加強防護措施。例如，使用數據加密技術、設立訪問權限以及配置嚴格的審計機制等，以確保數據媒介不被非法復制、竊取或損壞等。

（四）優化檔案更新流程

在信息安全條件下，人力資源檔案數字化管理需要采取一系列措施確保檔案的完整性和安全性。

首先，建立嚴格的檔案更新規程。明確檔案更新的流程、權限以及責任。設置專門的檔案管理員，對整個更新流程實時監管和記錄，并設定審批機制，確保只有經過授權的人員才能訪問和修改數字檔案。

其次，要建立檔案更新申請和審批制度。所有更新需由員工提交書面申請，并加蓋單位公章，申請內容應提供詳細的信息，包括需要更新的數據內容、原始檔案來源、檔案更新的原因等，由檔案管理員審核后再提交上級領導審批，只有符合規范的更新才能被批準。

最后，建立更新異常檢測機制。通過技術手段，對新增、修改、刪除操作監測和分析，及時發現和防止不正常的更新行為。同時，及時備份數字檔案，以便發生意外損失時能夠快速恢復數據。

五、結語

綜上所述，人力資源檔案數字化管理面臨著一系列的挑戰和困難。在數字化管理的過程中，只有保證數據的安全性、完整性和合規性，才能讓企業在競爭激烈的市場中獲得更多的優勢。為此，需要采取一系列的措施，比如加強員工教育、規范操作流程、采取數據安全防護措施及優化檔案更新流程等，這些措施將為數字化管理帶來更高的效率和更好的效果，同時為企業的穩健發展提供了可靠保障。在數字化時代，人力資源檔案數字化管理已經成為企業不可或缺的一部分。但是，僅數字化還遠遠不夠，必須以信息安全為前提，從多個方面對數字化管理進行全面升級。通過利用新技術、推動改革創新，以及不斷增強安全意識等方法，人力資源檔案數字化管理將持續進步，為企業發展提供更加有力的支持。

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作者簡介：馬英輝（1996），男，青海省海東市人，本科，助理工程師，研究方向為數據運營。