基于財務共享的智能報賬平臺建設應用研究

*基金項目：本文由中國煙草總公司河南省公司《全省系統財務共享中心建設研究》項目資金支持，項目編號HNYGLCX202008。

第一作者簡介：張占峰，河南省煙草公司駐馬店市公司，中級會計師、中級審計師，研究方向：預算管理、智能財務。

通信作者：張國安，中國煙草總公司河南省公司，中級會計師，研究方向：智能財務。

摘要：將“大智移云物區”等新技術運用于日常財務報賬，對傳統報賬模式進行延伸和拓展，在改善會計信息質量、提高會計工作效率、提高會計合規能力和價值創造能力等方面起到至關重要的作用。本文以河南煙草業行業為例，基于傳統報賬模式下的弊端，探究構建智能報賬平臺的關鍵路徑，并對智能報賬平臺建設的成效進行總結歸納，以期在推動財務數字化轉型中蓄力賦能。

關鍵詞：智能報賬 財務數字化

中圖分類號：F812

一、智能報賬平臺的建設背景

河南煙草行業把握數字化轉型發展重大戰略機遇，踐行數字強企戰略。在財務管理數字化建設方面，以建設財務共享中心作為推動企業會計工作數字化轉型的時機，構建融合預算系統、影像系統、前端數據采集系統、支付系統、核算系統的智能報賬應用平臺，是財務共享中心建設的關鍵基礎環節，也是消除傳統報賬弊端的必然要求。

（一）傳統報賬業務的現狀

河南煙草商業傳統報賬業務以用友NC6.0軟件為平臺，通過選取預算指標的方式，人工填單、審核，線下審批、支付，手動制單生成會計憑證。以差旅費報銷為例，員工線下填制出差申請單進行出差審批，出差過程中取得的費用發票妥善保管，待出差完成發起報銷時，員工需要按照公司財務部門的具體要求粘貼紙質發票并對發票進行驗真，然后在NC報銷系統中打印差旅費報銷單。經由業務領導審批通過之后，由財務部門審核報銷附件的合規性和完整性。針對通過審核的業務，財務人員還需及時完成費用報銷業務資金付款和入賬等操作。

（二）傳統報賬業務的弊端

以費用報銷為代表的報賬行為涉及企業各個部門和業務環節，覆蓋人員廣泛，雖然業務本身并不復雜，但在傳統報賬模式下，存在諸多問題。

1.報賬過程耗時費力。費用報銷時，經辦人員需人工填制單據，登錄增值稅發票查驗平臺進行手動查驗發票真偽，履行線下審批手續，時間較長，員工報銷體驗差。財務人員大量時間、精力投入在審核報銷附件和會計核算工作中，無法從低效重復的工作中解放出來。

2.會計核算標準不統一。NC系統生成會計憑證支持手動修改，由于理解差異，會造成同一事項各分支機構列支不同的會計科目，會計信息質量較低。

3.稽核管控手段單一。傳統報賬模式下，定額標準對報賬事項管控薄弱，剛性控制作用發揮不夠充分；對報賬事項合規性的審核完全依賴于財務人員人工稽核，工作量大且效率低。

4.數據分析利用不充分。以會計科目或預算指標為分析維度，無法滿足企業精益管理需求，影響財務價值創造與風險管控目標實現。

（三）優化報賬業務的訴求

針對傳統報賬業務遇到的困境，建設智能化、標準化、自動化的報賬平臺，實現高效、智能的“無感”報賬、“有感”管控，是報賬經辦人員和財務人員的共同訴求。

二、智能報賬平臺建設目標和路徑

（一）建設目標

依托財務共享平臺搭建電子影像模塊和移動應用報銷模塊等子系統，實現報賬業務智能填單，發票自動識別驗真，系統自動智能稽核，憑證實時自動生成，分析報表實時推送。推動財務工作質量、效率和動力變革，使現有的會計核算人員能夠從繁重枯燥且低價值的事務中解放出來，轉而專注于高價值的創造，真正實現從基礎會計轉型為管理會計。

（二）功能框架

智能報賬平臺功能框架分為報賬事項、查詢、分析、預算管理、標準設置、風險控制、基礎設置及應用接口八個模塊。

1.全場景報賬。包含事前申請以及兩煙業務、物資采購、職能費用、專賣執法經費、財務費用、職工薪酬、稅費計繳、研發支出、資金業務、資產業務和其他業務的報賬事項設置；針對不同業務事項匹配單據模板，實現員工在線填單、管理層在線審批及單據狀態跟蹤；支持掛賬、應收、應付等款項的核銷。

2.智能填單。關聯發票、合同、客商等信息后支持提取報賬信息自動填充至相關字段，自動計算可抵扣稅額、自動填充收款銀行賬戶信息等。

3.智能稽核。平臺自動校驗差旅費標準、培訓費、會議費、舉報費等標準，自動稽核發票及單據的合規性、報賬附件完整性。

4.核算自動化。依據標準業務事項對應核算標準，自動生成會計憑證。

5.信息共享。與企業內外各系統對接，接收或推送傳遞信息，并根據接收信息生成對應報賬單據或在報賬單據中勾選相關系統中的信息，實現信息共享。

6.數據分析可視化。通過“分析”模塊，支持按報賬字段如：報賬項目、部門、客商等維度統計相應的報表，用于數據分析展示，輔助管理者經營決策。

（三）實現路徑

通過建立互聯互通的財務共享信息平臺，打通財務系統與業務系統之間數據壁壘，數據資源共享，為實現會計核算智能化、自動化提供平臺支持。以標準業務事項為核心，制訂一套標準化的會計核算規則，實現會計核算自動化；制訂一套標準化的稽核規則，實現人機協同智能稽核［1］。系統模塊集成互通，增強智能報賬平臺功能的實用性和便捷性。

1.信息系統集成，打造一體化管理平臺。按照建立業務中臺的思路，促使業務財務一體化深度融合、業務驅動財務的邏輯，實現后端會計核算自動化目標，對現有業務財務系統集成現狀進行全面梳理分析［2］。用戶報賬體驗度不高，系統功能有待完善；系統統一建設，但各地市使用情況不一致和業務財務集成度不高，自動化程度有待提高是項目實施前業務財務信息系統的現狀。項目建設實施過程中，整合河南煙草財務資源，對接煙葉收購、卷煙營銷、采購管理、國有資產管理等核心業務系統，打通各業務模塊財務上下游核心業務系統，以“工作流”為紐帶，以“共享門戶”為窗口，對組織中“人員、資金流、信息流、實物流”進行管理。實現業務財務一體化，核算自動化，提高工作效率和控制資金風險，并統一河南煙草全省范圍內的財務核心系統，建立互聯互通的河南煙草財務共享信息一體化管理平臺。卷煙業務處理方面，對接卷煙營銷系統，業務信息共享、交互，應用RPA流程機器人，實現卷煙銷售訂單、入庫單、銷售合同“三單”自動匹配，在卷煙購進、出庫、成本結轉等業務場景中實現自動稽核、自動結轉和自動生成憑證；對接銀行貨款結算系統，實現卷煙銷售訂單與銀行貨款結算明細對賬功能。煙葉業務處理方面，通過對接煙葉收購系統和銀行系統，實現業務、財務、銀行三方數據同步與自動核對；研發物資管理模塊和煙葉成本自動攤銷功能，提高煙用物資出入庫、煙葉成本攤銷核算時效性及自動化水平。采購管理方面，招標采購系統項目檔案、合同檔案、附件等數據自動同步至智能報賬平臺，付款信息及時回傳采購系統，實現了互聯互通、數據共享。

2.搭建影像模塊，實現發票信息智能采集。通過拍照、電子發票上傳、關聯個人網盤等多種方式采集發票信息，OCR識別生成結構化信息，進行發票驗真查重。推送報賬關聯，實現不含稅金額、稅額及發票信息的智能提取填單，發票管理工作機制流程，如圖1所示。系統自動提取發票上的含稅金額、不含稅金額、稅額并智能填入對應報銷單內容，無需人工干預且保證金額正確性，實現一鍵報銷。

影像模塊將傳統的紙質報賬單附件轉為電子化影像，實現異地實物單據信息的快速傳遞，系統支持圖像處理，保障影像采集的有效性；支持影像審核、影像查詢、影像分組、影像打印、下載等多種影像管理功能，支撐全流程無紙化報銷；與智能報賬平臺集成， 實現業務審批過程無紙化。

3.設置標準，實現核算規范統一。一是梳理并統一標準業務事項。結合工作實際，梳理18個一級分類，123個二級分類，646個三級分類，1038項末級標準業務事項，以統一的標準業務事項作為財務管理的最小業務單元，用業務語言代替財務指標，減少業務人員操作學習成本。匹配標準業務事項與預算指標、會計科目、輔助核算及現金流量等對應關系，并內嵌智能報賬平臺。業務報銷人員只需選擇標準業務事項，自動進入與之對應的報銷單據，完成審批支付后，自動生成財務憑證且所有憑證不再允許修改，從而達到標準業務事項串聯業務與財務、關聯會計核算要素，形成口徑一致，核算規范的目的。二是設置標準化審批流程。梳理并統一全省系統業務審批流程，將原有報銷審批和資金支付審批整合、優化為一套審批流程。系統根據公司、部門、報賬人、業務事項、報賬金額等要素靈活配置審批流程，并實現審批任務線上自動推送，審批節點可視化查詢。系統根據審批流程對應不同金額進行配置，根據報銷金額自動判斷審批流走向，且不同部門能自動匹配對應的主管領導審批。三是設置費用定額標準。梳理并提煉全省系統涉及專賣管理舉報費、專賣管理協同辦案費、自辦會議費、培訓費和差旅費等費用項目相關總控定額標準和執行定額標準共計606項，通過設置線上審批單和申報單的形式，將定額標準鑲嵌固化到智能報賬平臺，實現定額標準對費用報銷的有效管控。

以差旅費報銷單為例，系統自動根據到達地帶出住宿標準，根據出差類型帶出補貼及交通標準，實現自動控制報銷金額不超預置標準，無需財務人員人工判斷。以專賣執法經費舉報費為例，將舉報費定額標準轉化成系統語言，固化到軟件系統中，設置線上“舉報費申報單”，依據執行定額標準值，輸入影響變量，自動計算舉報費申報金額，從而杜絕舉報費人工計算選用執行定額標準不適當和報銷金額超出相關總控定額的目的。四是統一報賬附件標準。梳理并統一全省系統業務事項報賬附件標準224項，統一表單樣式48項，智能報賬平臺基于業務事項內嵌必要或可選附件標準，提單時自動校驗附件是否齊全。系統以標準業務事項維度配置所需報賬附件清單，且規定是否必要，上傳必要附件后才能進行下一步報銷，保證報銷業務場景必要附件的完整性。

4.系統內嵌稽核規則，實現智能稽核。梳理一套稽核規則，包括稽核規則分類、稽核規則編碼、稽核規則名稱、稽核內容、稽核方式（系統/人工）、控制屬性（剛性/柔性）、稽核時點、稽核結果提示等，形成河南煙草商業智能財務稽核規則庫。以稽核規則庫為遵循，系統內置票據、發票、業務事項等6大類154條通用稽核規則，通過智能審核規則引擎，實現自動化、多維度、體系化的智能審核。同時，按組織、單據類型、費用項目等配置自定義稽核規則，設置控制時點，依據控制屬性，提交審核前向報銷人推送提示。將財務管控前置，進而提高單據質量、降低溝通成本、減少業財矛盾。以增值稅專用發票為例，系統根據實際報銷場景預置稽核規則，待上傳發票后系統自動校驗發票的真偽、要素完整性及發票號是否重復等，無須人工干預，實現系統自動智能稽核，且稽核通過的發票才能進行下一步報銷，杜絕問題發票還能報銷的問題，極大地縮短財務核對發票的時間，大幅提高財務稽核工作效率、縮短稽核時間、降低稽核成本。

5.系統互通，實現深度協同。智能報賬平臺對接全面預算管理系統，通過系統交互，將全面預算模塊審定后的預算數據同步至智能報賬平臺，進行預算的凍結、占用、釋放等過程控制。智能報賬平臺定期將預算執行數回寫至全面預算模塊，作為預算執行報表基礎數據。預算控制過程如圖2所示。

智能報賬平臺對接共享運營模塊，推送審批后的報賬單據至共享運營任務池進行審核，并回傳單據審核狀態。智能報賬平臺對接資金管理模塊，同步資金預算自動生成資金計劃，根據資金預算執行情況更新資金計劃執行情況；同步報賬單據信息與銀行流水進行自動匹配，回傳銀行流水信息至報賬單據。

智能報賬平臺對接移動應用端，實現移動端報銷審批，線上運行，全程管控。移動應用端支持通過手機APP填寫出差申請單據、生成差旅費報銷單據，且差旅費報銷單據涉及定額標準、稽核規則，在移動端同步控制。實時報賬，實時審批，實現出差申請、差旅費用報銷，審核信息推送及審核功能互通互聯，開啟“7×24”小時報銷管理體驗。

6.應用新技術，實現數據分析可視化。基于報賬流程中沉淀的數據，借助財務云圖進行可視化展現，通過報賬看板對總體費用情況、月度費用、單項費用以及地市公司費用進行多維度分析，并提取數據透視結果背后的深層原因，結合歷史數據建模預測未來發展趨勢，指導管理者進行經營決策。

三、智能報賬平臺建設成效

依托財務共享系統，借助人工智能、財務機器人等新技術的運用，河南煙草商業智能報賬平臺有效推進財務基礎工作逐漸向自動化、智能化的方向發展，促使會計核算更集中、標準更統一、流程更優化有效提高會計核算質效。

（一）提升員工報賬體驗

智能報賬平臺利用智能識別、智能填單等功能，在上傳票據影像后，通過規則設置，自動進行票據識別，自動進行費用歸集、金額填列，自動進行稅金計算，自動生成支付信息，從而避免金額計算錯誤，信息填列錯誤。通過移動端與PC端的無縫集成，報賬人員能實時進行出差申請及費用報銷。審批人能夠擺脫固定場所、固定設備的限制，實時獲取全部待審事項進行移動審批，內置催辦功能，縮短了報銷審核流程的時間，進一步壓縮報賬周期時長。

（二）風險管控更加得力

依托智能報賬平臺實現智能合規校驗、定額標準智能比對預警；實現稽核業務線上化、智能化；實現會計憑證實時自動生成，數據實時推送。開啟了河南煙草智能財務新篇章，有效提升會計信息質量和財務管理規范化水平。

（三）業財融合更加緊密

基于數據來源于業務，服務于業務，業財同時同源原則，智能報賬平臺謀劃數據對接點、對接面，聯通前端業務系統及后端核算系統，并充分運用大數據智能分析，構建了業財信息大數據，滿足管理決策的數據信息化需求。

（四）加速推動財務轉型

通過智能報賬平臺，將增值性較低、重復性高的基礎性業務進行標準化，推進自動化、智能化的實現，把財務人員的勞動力從低價值的核算業務中釋放出來，更多地投入到高價值的創造型、管理型業務中，有效地推進財務人員從財務會計向管理會計轉型。

參考文獻：

[1]劉梅玲，黃虎，佟成生，等.智能財務的基本框架與建設思路研究[J].會計研究，2020（3）：179-192.

[2]陳虎，孫彥叢．財務共享服務（第二版）［M］．北京：中國財政經濟出版社，2018：1-150.

責任編輯：田國雙