數字化背景下水利水電單位檔案管理工作研究

摘要：在水利水電單位工作當中，檔案管理屬于基礎管理工作內容之一，也是水利水電單位信息資源存儲的主要方式。在當前數字化背景下，在檔案管理領域出現了越來越多更具先進性與實效性的技術及設備，水利水電單位要想進一步提升檔案管理工作的質量和效果，就必須要積極引入和應用這些技術設備，充分發揮數字化技術設備在檔案管理中的重要價值和作用。文章將立足于數字化背景環境，就水利水電單位檔案管理工作的相關內容進行深入分析和探究。

關鍵詞：數字化背景" 水利水電單位" 檔案管理工作

我國水利水電單位的檔案資料可以劃分為內外兩種類型，目前大多數水利水電單位都對內部檔案管理工作給予著高度重視，對于外部檔案管理工作反而有所忽視。這也是我國水利水電單位檔案管理中存在的一個普遍性問題。檔案對于水利水電單位的重要性不言而喻，但還是會有極少數水利水電單位對檔案管理工作并未表示出該有的關注，還在沿用著傳統的管理方式，在具體管理工作中也隨之暴露出諸多問題。伴隨著數字化技術的推廣與應用，水利水電單位必須要緊跟社會發展形勢，將數字化技術引入到檔案管理工作當中來，借助數字化技術來全面提升檔案管理的水平，進而保證檔案管理工作效果的理想性。

一、數字化技術的特點闡述

（一）依賴虛擬化載體

數字化技術是借助各種信號來加工、傳輸及儲存數據信息，經過處理之后的數據信息會對計算機內存量提出非常高的要求，或者需要依賴各種服務器、磁盤等。鑒于數字化技術對以計算機設備為代表的各種載體的依賴性，可以將數字化技術視為虛擬化技術。

（二）信息處理速度快

信息處理速度非常之快，這是數字化技術的主要特點之一。數字化技術在實際應用中處理和傳遞信息效率很高，而且能夠在很短時間內完成數據信息的傳輸共享，數字化技術在信息數據處理效率方面展現出了非常顯著的優勢，這也是促進檔案管理信息化建設的重要保障因素。

二、水利水電單位應用數字化技術創新檔案管理工作的必要性和重要性分析

（一）水利水電單位應用數字化技術創新檔案管理工作的必要性

首先，水利水電單位屬于特殊性質的單位，其承擔著國家水利水電基礎設施建設與發展的重要使命與責任，水利水電單位的檔案資料至關重要，其不僅僅可以為相關單位組織開展水利水電項目建設、科研單位調查研究水文環境并制定保護措施提供參考依據，也能夠在某種程度上代表著水利工作的成果，進而為相關工作的創新、優化及完善提供依據。因此，水利水電單位必須要積極致力于創新檔案管理工作的具體理念及方式，要切實保證檔案管理的質量。

其次，在數字化的社會環境中，各個行業和領域都在積極應用數字化技術，意在提升工作效率，以適應社會發展新需求，為實現可持續發展奠定基礎。水利水電單位的檔案管理工作也亟須得到進一步發展，其需要從技術和管理兩個角度開展檔案管理的數字化創新工作。

（二）水利水電單位應用數字化技術開展檔案管理數字化創新工作的意義

首先，水利水電單位開展檔案管理數字化創新是水利水電單位改進工作方式、提高工作效率的重要途徑。水利水電單位的檔案管理工作本身就極具復雜性，管理對象也相對比較多元，在各種各樣的數據資料及相關信息面前，傳統陳舊的檔案管理方式已經難以滿足實際需求，其必須要充分借助先進的數字化技術來對檔案管理的工作方式進行全面改進，要全面推動檔案基礎工作的自動化處理。

其次，水利水電單位開展檔案管理數字化創新是完善管理機制、提升檔案資料價值的必經之路。水利水電單位需要充分認識到一點，即當數字化達到一定的程度之后，構建水利事業大數據體系便會成為必然要求，而在構建過程中，檔案資料數據價值的挖掘工作自然會受到高度關注和重視，其對于檔案管理工作而言將會是非常強勁的推動力量。

還有，水利水電單位開展檔案管理數字化創新有助于構建起更具健全和持續性的水利事業工作機制。水利水電單位性質特殊，該單位的檔案儲存和保管的不僅僅是水利水電方面的數據資料，更是社會不同發展階段水利水電行業發展的重要見證。之前水利水電單位針對檔案管理工作使用的是實物化儲存管理機制，現在要從數字化層面進行創新與改革，這不僅僅是水利水電單位檔案工作機制本身的重大突破，其對于整個水利水電單位的可持續發展而言也有著重要意義。

三、數字化技術在水利水電單位檔案管理工作中的具體應用

（一）電子檔案管理數據資源庫

之前水利水電單位的檔案資料多是紙質材料，檔案管理人員需要花費大量的時間和精力去完成檔案內容的錄入和掃描，之后才可將紙質檔案資料轉化成為數字化電子檔案。在數字化技術的引入和應用過程中，水利水電單位開始逐步認識到構建電子檔案管理數據資源庫的必要性，有了電子檔案管理數據資源庫，檔案資料遺漏的問題以及一些人為錯誤的發生概率便受到了有效控制。在有新的檔案資料需要入庫時，檔案管理人員只需要用掃描儀將紙質檔案轉化成為電子檔案并及時完成檢查、修改及補充即可。在完成電子形式轉化之后，檔案管理人員還是需要原始紙質檔案完好無損地保存起來，以備后續使用。電子數據檔案管理系統流程如圖1所示。

（二）區塊鏈技術應用于電子檔案生命周期真實性管理

在目前水利水電單位開展電子檔案管理工作當中，電子檔案生命周期真實性管理屬于難點問題。在了解過程中發現當前大部分水利水電單位的檔案管理工作多依賴中心化認證系統的數字簽名、時間戳等技術手段，以保證電子檔案的真實性。但從長遠來看，水利水電單位不可能一直使用同一套中心化認證系統，其會隨著科學技術的創新以及檔案管理的需求來更新和完善或者直接替換掉。在電子檔案的生命周期中，中心化認證系統很難保證持續驗證能力，所以就會面臨著一個電子檔案生命周期真實性管理的問題。如果電子檔案保存時間過長，或者在若干年后再使用這些電子檔案資料，那么現在保存這些電子檔案資料的技術手段很有可能出發生失效的問題。

在此需求下，水利水電單位在檔案管理工作中便引入和應用了區塊鏈技術，借助區塊鏈技術來保證電子檔案生命周期真實性管理的效果。通過構建基于區塊鏈的電子檔案生命周期真實性管理平臺，意在為水利水電單位形成和管理電子檔案的業務系統以及保存管理電子檔案的電子檔案管理系統提供電子檔案全生命周期真實性保障支持。圖2所示為建立在區塊鏈技術基礎之上的電子檔案生命周期真實性管理平臺。

從建立在區塊鏈技術基礎之上的電子檔案生命周期真實性管理平臺當中可以看出，該平臺的整體架構主要涉及用戶、業務系統、電子檔案管理系統和區塊鏈支撐平臺等，而且每一層都有著清晰明確的功能與權限，其中用戶層的功能權限集中體現在形成、修改、審核和歸檔文件的業務部門和接收、管理檔案的檔案部門以及檔案利用者等。在業務系統、電子檔案管理系統以及區塊鏈支撐平臺中間都建立起有效接口，其一方面可以助力工作人員及時修改、審核以及提高相應的電子檔案，及時構建起電子文件真實性保障信息上鏈。另一方面也可以順利構建起接收、檢測、應用及銷毀等一系列業務環節的真實性保障信息上鏈。此外，關于區塊鏈支撐平臺，其主要以提供平臺支撐服務為主，有了該平臺的支撐服務，水利水電單位檔案身份管理、檔案保護及驗證等功能便得到了更充分的保障。

（三）智能檔案管理系統

之前很長一段時間里，水利水電單位檔案管理工作中應用的都是傳統檔案檢索方式，即檔案人員從一本本目錄中，找出檔案所在位置，然后根據這個位置到檔案室里找出相應檔案。整個過程相當費時、費力，且這些紙質的實體檔案沒有結構化、體系化進行連接，不能形成信息網絡，如果沒有明確的查找目標，想要查閱相關檔案幾乎是不可能的。這對于檔案管理以及應用帶來了很多不便之處，而且影響著水利水電單位的整體運行效率。當前，在大數據技術的指導和推動下，水利水電單位積極開展構建針對檔案資源管理的智能檔案管理系統，在深度挖掘檔案價值的同時，提高檔案檢索、保管及利用的質量。圖3所示為檔案智能化管理系統。

（四）智能安全管理

水利水電單位的檔案資料有著獨特的功能與價值，其重要性不容小覷。因此，在水利水電單位檔案管理工作中，保障檔案的安全性尤為重要。當前先進的數字化技術已經被廣泛應用于檔案安全管理工作當中，并且發揮著不可替代的重要作用。就現階段水利水電單位檔案管理現狀來看，應用到的智能識別技術種類也在不斷拓展，其中指紋、虹膜、人臉等等逐步在檔案管理工作中得到了應用。在水利水電單位檔案庫房門禁系統當中應用到的智能識別系統為其管理工作提供了非常便利的條件，有了智能識別系統的助力，工作人員進入庫房流程變得更加簡便，而且也成功阻止了無權限人員的進入。與傳統的視頻監控技術相比，智能監控的升級表現主要體現在其通過背景建模、目標識別跟蹤等一系列操作可以對監控目標的行為進行精準掌控。除此之外，智能監控還擁有一項非常強大的功能，即自動報警，當智能監控系統根據所監控對象的行為預判可能會發生危險時，其會在第一時間發出預警提示，工作人員在接收到提示之后便可進行有效防范，這對于水利水電單位檔案管理工作而言是一個非常大的進步。

根據調查和了解得到的信息顯示，目前我國水利水電單位在保護檔案信息安全方面已經在逐步提高對人工智能產品的應用力度，諸如智能防火墻、智能入侵檢測系統等得到了越來越廣泛的應用。以智能防火墻為例進行說明，智能防火墻建立在多種人工智能技術綜合應用的基礎之上，其是通過人工智能技術來識別、控制來訪的用戶，同時能夠自動攔截和有效阻止各類病毒以及網絡攻擊行為。除此之外，智能防火墻在認證身份以及管理審計方面也發揮著不可替代的作用。再例如：智能入侵檢測系統，現階段水利水電單位正在全力升級智能入侵檢測系統，實現了對入侵對象的精準有效識別，同時來增設了自動追擊攻擊者的功能，可收集到更加豐富的數據信息。從這一方面來看，水利水電單位檔案保護信息安全工作水平得到進一步的提升。

四、結束語

綜上所述，數字化背景下水利水電單位檔案管理工作面臨著越來越嚴峻的改革形勢，對于水利水電單位數字管理工作而言，數字化背景以及數字化技術的應用既是機遇也是挑戰。水利水電單位必須要緊抓這一歷史機遇，充分應用起各種先進的數字化技術設備，全力開展檔案管理創新工作，與此同時也要正視當前檔案管理工作中出現的各種問題，借助數字化技術力量來予以解決和處理，為檔案管理的持續性進步奠定基礎。

作者單位：林瑩 福建省水利水電工程質量技術站

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林瑩（1988.11.16-），女，漢族，福建寧德，本科，館員，研究方向：檔案管理。