費用報銷一站式服務體系建設探索

摘要：近年來，筆者所在公司深入落實提質增效目標，嚴格按照“安全第一，效益優先”的原則，通過制度細化、流程規范和技術手段，優化公司資源分配，持續釋放業務創新活力。公司首先選取廣告宣傳費、安全費、青苗補償費等三類典型費用，固化報銷流程，規范報銷附件，然后全面梳理業財協同管理、數據共享和交互中存在的問題和不足，從規章制度、業務流程、平臺建設、風險防范全方位切入，進行“費用報銷+自助查詢終端”一站式服務建設。實踐表明，一站式服務建設可為公司高質量戰略發展提供更強大的服務。

關鍵詞：提質增效；數字化轉型；精益管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232250

一、實施背景

（一）公司提質增效的必然導向

公司提質增效相關文件精神，為提升精益化管理、開源節流、穩步提質增效提出了戰略要求，支持決策、統籌管理、優化經營是財務管理工作的恒定目標。為有效平衡成本與效益、成本與效率、成本與風險三者之間的關系，需要深挖成本費用管理、內部控制管理方面存在的問題，上行制度管理規范，下行技術化支持，建立長效的管理機制和服務機制，提高公司生產運營的規范化、資金使用的科學化、公司經營的效益化水平，實現公司穩步提質增效的目標。

（二）財務專業數智化轉型的必經之路

目前，互聯網技術高速迭代，大數據應用日新月異，對企業財務管理的智能化、數字化以及預測分析能力要求越來越高，使得財務數智化轉型提上了更加迫切的日程，需要以業務為前端，深入業務，加快基礎數據規范治理，提升會計基礎信息質量，提高數據集成化程度，并基于準確的業財數據，整合業財系統，通過數字化平臺進行數據的導取、整合、分析和展示，實現數據共享，更好地為業務提供全流程服務和管控，將財務管理模式向智能化、可視化、人機協同轉變，減少財務人員日常統計、查詢、答疑工作，把主要的時間和精力投入到具有更大附加值的財務管理工作中。

（三）會計基礎信息質量提升的必然要求

會計基礎工作是財務管理的基石，會計基礎信息要做到數字真實、計算準確、涵蓋完整、內容明晰，體現核算的及時性、真實性、客觀性和完整性，并且會計基礎信息在公司加強宏觀調控、落實內部控制、防范經營風險等方面發揮了重要作用，如果沒有健全的會計基礎工作，涉及公司資金、資產的一切財務信息，就會失去可靠性。因此，做好會計基礎工作的規范和治理是改善經營管理、提高工作質效的必然要求。由于財務具有專業性強、制度規范嚴的特點，業務部門往往難以在短時間內理解和接受，需要財務人員梳理主要的業務制度和流程，細化核算制度規范，簡要展示業務核心要求和辦理流程，加強業務流程的規范化、標準化和便捷化，在提高財務工作效率的同時，釋放業務創新活力。

二、主要做法

（一）統籌管理，發揮協同效應

1.成立柔性團隊，統籌管理

由財務部牽頭，抽調市縣兩級青年骨干力量，組建成立柔性團隊，統籌安排各項工作，定期總結反饋問題，確保項目的有用性、需求統計全面性；負責與財務相關系統，例如，ERP系統、財務管控系統、融合平臺系統等平臺顧問，尋求流程標準化、自助掛號等適應性程序開發；后期對“財務一站式服務平臺”開發后組織制定使用培訓計劃。

2.充分調研，提供可靠支撐

通過組織進行前期需求調研、系統搭建調研，中期應用情況調研，后期成果調研等，梳理財務預算、資金、工程、電價、資產等各專業相關的系統管理流程，形成系統流程圖，并將具體的業務、財務需求掛接到系統不同模塊，將主要業務分為系統窗口自助查詢以及人工柜臺辦理兩大類，確保應用的有用性、可操作性。

3.打破思維定式，優化工作模式

傳統的財務工作模式需要業務部門上門對接工作需求，在此過程中往往存在現學業務要求、等待、返工、歷史工作追溯不便等問題。通過“財務一站式平臺”的建設，將關鍵業務流程可視化、辦理流程節點提示、系統自動記錄、大屏展示指標、主要資料自助查詢等多樣化服務內容，打破傳統業務辦事模式，讓系統內“信息多跑路”，辦事人員“少跑腿”，提高辦事效率。

4.系統支撐，實現業務自主化、流程可視化

通過搭建與ERP、財務管控、往來平臺的接口，讓業務部門通過采購訂單號、項目編碼、項目名稱等已有資料，自助查詢到對應的發票校驗轉賬及付款憑證、項目預算執行進度、現金流執行情況等資料數據。減少由于系統權限、專業性操作導致的財務人員日常協助查詢工作量大的問題，促使業務部門日常查詢簡易化、便捷化，提高操作性，實現“小接口、大便捷”。通過優化軟件，實現報銷核算業務一站式服務，上線預約掛號、等待時間和流程節點可視化，減少業務部門“跑空”“等待”，便于財務人員合理安排重點業務，避免多頭時間浪費，提高工作效率。

（二）固化報銷流程，規范管理

根據近年來內外部檢查情況看，費用的正確報銷廣受關注，同時輸配電成本監審三年一輪，正確、準確地歸集公司輸配電成本，將直接影響輸配電價格的核定，通過界定其報銷范圍，規范報銷流程，為業務人員提高報銷效率，準確核定輸配單成本，降低日后公司檢查風險。

1.優化費用報銷流程

第一，梳理優化報銷流程，明晰各審批環節在費用報銷中職責劃分。第二，通過總結費用報銷控制報銷風險點，制作一套相對完善的報銷表格，便于報銷人員使用和熟悉報銷內容以及注意事項。第三，根據稅務政策的變化，通過費用報銷單設計落實到每筆報銷業務中，使經辦人明確報銷稅務政策并落地實施，增強稅控風險意識。第四，通過嚴格的資金支付流程審批及附件審核，做到事前有請示、事中強管理、事后跟蹤及改進，避免內控風險。

2.加強業務部門報銷人員制度學習

財務報銷人員總結和歸納報銷中易錯點、通錯點，并以文字和圖片示例，進行生動的對比解析。同時，總結常規型同類業務必要性內容，做到流程化操作，例如，梳理費用報銷內容、報銷所需附件以及費用報銷流程圖等內容，盡可能提前對報銷人員業務進行提示、指導和相關制度應用分享，減少后續報銷單據混亂、附件不全、票據不對應的情況，做到費用管控從嚴、服務全面。

3.報銷費用納入成本考核體系

從總體上把握企業的費用報銷，根據實際情況，把總費用指標分解到各職能部門、縣公司，再由各部門、縣公司分解到各職能班組、各職能人員身上，形成“下層保上層、一層保一層、層層包保”的指標分解體系。堅持橫向對標與縱向對標相結合，積極挖掘內部潛力，費用考核與成本考核同步，實現有效控制費用的目的。

4.事后控制和分析

每月及時清理應付賬款、質保金，相關人員匯總分析報銷費用，把本月費用完成情況和考核結果上報部門領導，建立費用報銷中的溝通機制。另外，建立對費用的監控和分析制度，通過分析費用，及時發現一些不正常的費用和報銷不合規問題，加強費用控制。

（三）數字化賦能，便捷指標查詢

現有的財務管理中存在大量簡單并重復耗時的基礎職能工作，例如，從業務前端的服務確認到財務后期付款、資金管理等各個環節過于依賴人工操作查詢，耗時降效，這也是業務部門密切關注的數據指標。通過自助查詢終端機的建設，實現相關指標自動查詢與下載，掌握財務數字化的痛點。

1.實現會計憑證自助查詢

貫通ERP系統、財務融合平臺系統鏈路，通過單點登錄，檢索服務確認采購訂單號，系統實現自動關聯采購訂單相應會計憑證號，并進行憑證打印。加上前期上線的采購訂單影像上傳功能，會計原始憑證掃描件也能在終端機上查詢。

2.實現預算執行進度自助查詢

通過項目編碼、業務部門成本中心編碼、現金流預算責任中心編碼“三碼”完成項目預算執行進度、可控成本預算執行進度、現金流預算偏差率等考核查詢。

3.實現資金支付自助查詢

支持差旅費、項目進度款、質保金等常見費用系統審批日志及支付狀態查詢，便于管理者記錄資金使用情況，有效防控資金支付安全風險。

此外，終端機賦能財務智慧分析能力，支持構建自定義數據儀表盤，通過抓取相關數據，實時更新提質增效指標，并借助輸出設備滾動播放，助力財務管理智慧分析、科學決策。

（四）辦公室窗口布局，服務優質

為全面提升財務服務效能，更好地為企業員工提供溫馨舒適便捷的辦事環境，應因地制宜地對辦公室開展整體優化、提檔升級，以環境“微改造”實現服務“精提升”，著力營造便民、高效、廉潔、規范的服務環境。

1.服務環境“微”改造

對辦公室老舊設施、環境進行整體翻新，通過墻體粉刷、照明升級、服務臺改造等，使辦公室視野更加開闊、布局更加合理，為員工提供更加舒適貼心的辦事環境。

2.服務設備“智”賦能

積極探索“智慧財務”新模式，開發自助終端查詢機，建立大廳升級預約叫號系統，通過終端機實現線上預約，縮短辦事等待時間，提高員工辦事效率。

3.服務水平“精”提升

堅定審批服務“只設路標、不設路障”理念，全方位、多角度推動窗口服務提質增效，以服務為企業節約時間成本，把“兜底”服務常態化，實現企業員工辦事“不跑空、馬上辦、一次辦”。

三、項目實施成效

通過滿足費用報銷業務需求以及梳理審批流程，并依托數字化軟件設計，現已完成“一站式”智能服務平臺的建設開發并開展了前期測試，取得初步成效。

（一）建設“一鍵式”辦事通道，縮短業務辦理時效

在“一站式”智能服務平臺中，首批搭建了三類費用智能化報銷鏈路，對不同類型業務設置用戶友好型交互頁面，通過配置辦事指南、支付流程自動生成、電子影像上傳、線上審批等基礎功能，滿足終端用戶“一鍵式”報銷需求，并在智能化軟件開發的基礎上，提供配套硬件建設實施方案，終端用戶未來可實現在交互式機器上辦理業務，或通過手機App與實體機器鏈通，實現報銷資料線上提交、預約報銷、現場打印等，解決業務辦理人員“資料提交難、業務審批慢”的問題。

（二）固化業務規范模板，有效提升會計基礎工作質量

通過配置智能服務平臺中不同類型報銷業務需審核的標準資料框架、搭配OCR發票識別功能、固化審批流程及崗位，可以完全實現報銷資料的標準化和審批流程的規范化，確保報銷業務辦理人提交資料的完整，縮短財務審核時間，降低審核難度，減少人工審核誤差及風險，有利于形成標準、整潔、完整、可靠的會計原始憑證，提升會計基礎工作質量。同時，線上報銷形成的原始憑證電子影像庫有助于推動原始憑證電子化進程，不僅能為各類內外部檢查調閱會計憑證提供便捷的數字化手段，也可為會計檔案儲存提供有效的風險保障。

（三）助推財務職能轉型，提高精益化管理效能

智能服務平臺通過將各個類型報銷業務整合為標準化流程，達到了快速、簡便、高效處理同類型業務的成果，財務人員無需將大量精力投入到簡單、重復的核算工作中。隨著智能報銷程序應用的費用范圍擴大，會計核算職責將可以進一步削減，有利于財務崗位人員職能向管理型轉變，原核算崗位工作內容向成本預算管控、業財協同疏導、經營收支分析轉變，創新財務管理手段和理念，在深耕管理精益化的基礎上，精準開展投資效能分析、強化風險預警管控，助推財務管理工作戰略化轉型。

四、結論

綜上所述，助推財務部費用報銷自助查詢終端一站式服務建設，實現“一鍵式”辦事通道，可縮短業務辦理時效，同時固化業務規范模板，提升會計基礎工作質量，可以助推財務職能轉型，提高精益化管理效能，為公司提質增效、數字化轉型打下堅實的基礎。

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作者簡介：王召偉（1990），男，湖南省郴州市人，本科，助理會計師，從事電力財務管理工作。