基于微信平臺的高職院校年度任務分解系統的開發與應用

【摘要】本文分析高職院校年度任務管理工作面臨的難題，以廣西農業職業技術大學為例，介紹基于微信平臺的高職院校年度任務分解系統的具體開發方法，并分析其應用效果。

【關鍵詞】年度任務分解系統 微信 信息系統

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2023）30-0073-04

隨著移動互聯網技術的發展和移動智能終端的普及，人們的生活變得更加方便。構建高職院校年度任務分解系統，有利于高職院校開展年度任務管理工作，在移動智能終端的加持下，高職院校能夠在網絡環境中隨時隨地開展年度任務管理工作，年度任務管理工作因此變得更加高效和便捷。若高職院校缺乏年度任務分解系統的支持，高校管理者就有可能難以了解以下情況：年度任務分解情況、各個部門分擔的任務情況、任務執行進展情況、負責人職責情況。而基于企業微信平臺、炎黃盈動AWS PaaS平臺（一個提供模型和數據雙輪驅動的低/無代碼平臺）的年度任務分解系統巧妙地融合了微信應用和移動辦公的優勢，體現了“以人為本，服務師生”的服務理念，能全面提升學校行政管理效率，并兼顧工作操作的便捷性。在此，筆者結合所在高職院校的實踐經驗，探討基于微信平臺的高職院校年度任務分解系統的開發與應用。

一、高職院校年度任務管理工作面臨的難題

（一）年度任務分解工作方式有待優化

筆者分析當前高職院校年度任務分解的工作方式，認為其主要存在以下短板：第一，了解年度任務執行情況的方式落后，未能與信息化系統有效結合。由于高職院校多采用協同平臺發送信息的方式向上級部門匯報年度任務執行情況，上級部門往往只能被動接受，難以主動查詢和了解任務執行情況。第二，對任務執行情況缺乏預警和督促方式。由于缺乏信息系統支持，部分高職院校未設置年度任務閾值和預警信息推送，未能做到及時記錄和顯示任務執行情況，導致上級部門難以了解任務執行情況和及時對執行部門進行督促。例如，某部門一年內要完成100萬的預算執行，但是上半年只執行了10%的年度預算，此時系統應該對該部門進行預警并發送督促信息。然而，筆者經調查研究發現，市場上很少有符合上述要求的年度任務分解系統。

（二）現有管理信息系統存在局限性

年度任務分解系統根據高職院校實際需求進行設計，具有很強的針對性和實用性。目前，市場上也有部分類似功能的管理信息系統，很多高職院校選擇直接采購相關產品用以開展年度任務管理工作，然而就針對性和實用性而言，它們存在較大的局限性，主要表現在以下幾個方面：市場上的相關產品多為量產軟件，有一定的通用性，但是這些軟件的一些功能并不符合高職院校的實際需求，針對性不強；購買市場上的相關產品存在升級和二次開發困難的問題，隨著高職院校實際需求的變化，管理信息系統的某些功能可能要做相應的調整，甚至需要進行二次開發，操作難度較大；市場上購買的相關產品難以與高職院校現有管理信息系統有效結合，它們難以與高職院校現有數據庫進行有效的數據通信。

（三）年度任務分解系統維護與升級難度大

年度任務分解系統的開發更具針對性，其維護與升級的難度較大。以廣西農業職業技術大學為例，年度任務分解系統研發人員必須對本校黨政管理機構、二級學院、教輔機構、科研機構等30多個部門的年度任務有足夠了解，基于各部門業務流程開發符合實際要求的系統；必須了解現有管理信息系統現狀和存在問題，有能力對現有管理信息系統進行二次開發和對接相關軟件技術公司，確保新開發的管理信息系統有效對接歷史數據。

二、高職院校年度任務分解系統的開發

筆者認為，為了解決上述難題，可以企業微信平臺和炎黃盈動AWS PaaS平臺作為開發框架，利用炎黃盈動AWS PaaS平臺整合企業微信平臺上的移動應用集成，構建高職院校年度任務分解系統。其主要優勢包括：開發效率高，炎黃盈動AWS PaaS平臺支持代碼可視化操作、配置簡潔方便；用戶接入簡單，用戶只需要通過微信關注院校的微信企業號，通過合法性驗證后，就能接入年度任務分解與監控管理系統。基于微信平臺的高職院校年度任務分解系統是一體化的行政和管理系統，打破了信息管理的時空限制，使高職院校信息管理更加便捷與高效。

建設基于微信平臺的高職院校年度任務分解系統的目的是適應高職院校績效要求，讓每一個部門及每一位教師都能參與績效考核。在該系統中，可錄入各部門的年度任務、設置監控信息，任務相關人員可添加進度、查看任務詳情、查收系統發送的預警催辦信息，學校領導及部門領導能監控所有部門或本部門的年度任務完成情況。

（一）系統結構與開發技術

系統用戶和角色包括系統管理員、分管院領導、部門負責人、任務執行人。分管院領導：對應物理概念上的本院領導，可查看所有任務信息。部門負責人：各部門領導，主要查看本部門的任務情況、分管具體的部門任務。任務執行人：學校的教職工，執行具體的任務。系統總體流程：任務錄入人→任務執行人→部門領導→院系領導。系統主要開發技術：Java平臺技術（一門面向對象的編程語言）、SqlServer（一個Microsoft公司推出的關系型數據庫管理系統）、XML（Extensible Markup Language的縮寫，即可擴展標記語言）、炎黃盈動AWS PaaS平臺組織架構權限管理技術。系統總體結構如圖1所示。

（二）任務管理模塊

當高職院校年度主要工作責任清單制定完畢后，校長（院長）辦公室工作人員可以使用Excel表格在年度任務分解系統中批量導入任務，也可以在分解任務后讓各部門單獨錄入本部門的年度任務。校長（院長）辦公室工作人員錄入“年度工作任務清單”，其內容包括：年度、任務名稱、任務日期、分管院領導、負責部門、具體負責人、總經費、任務進度百分比。校長（院長）辦公室工作人員登錄系統后，可以查看任務列表，可以通過關鍵字搜索功能將任務列表過濾顯示出來（如搜索“任務名稱”“任務負責部門”“任務負責人”等），可以查看、編輯、取消任務。用戶查看、編輯任務包括三個內容：第一，“任務概況”，操作者可以查看任務的基礎信息（包括負責人、已使用經費、當前進度百分比等），同時可以查看任務修改的說明（包括修改時間、修改人、修改原因等）；第二，“任務進度”，操作者能查看進度節點，節點內容包括節點完成的時間、節點完成的內容事件、使用的經費金額、任務進度完成的百分比等；第三，“任務文件”，操作者能查看上傳的任務文件，包括文件的類型、上傳人、上傳時間等內容。部門執行人也有查看、編輯、取消任務的權限，具體操作大同小異。通過該功能，可以快速地在系統中錄入年度任務，同時系統可以提供查詢入口。由于年度任務記錄了執行人的工作量，因此系統能更好地體現部門的年度績效，有利于部門教職工參與績效考核。

（三）部門任務管理模塊

部門執行人或者部門領導登錄系統后，可以查看本部門建立的任務。任務支持樹形展示。操作者點擊任務標題可以查看任務概況、任務進度、任務文件等。當部門完成階段任務后，執行人可以登錄系統，把任務節點事件登記錄入系統當中，把任務使用的經費、任務的進度、完成的內容等情況添加到任務事件中。部門領導通過點擊節點事件可以了解任務完成的內容以及查看操作日志記錄。該功能可以顯示圖形界面，能更加直觀地展示任務的執行進度情況。部門任務狀態分析用餅狀圖呈現，用不同的顏色和占比顯示出任務進度完成情況。

（四）任務執行分析模塊

任務執行分析模塊包括全校任務執行分析、部門任務執行分析、部門任務狀態分析。全校任務執行分析：含任務進度分析、經費執行分析，利用餅狀圖、柱狀圖、曲線圖等直觀地分析任務執行情況，呈現全校任務完成進度與往年任務完成進度的對比分析。部門任務執行分析：含任務進度分析、經費執行分析，利用餅狀圖、柱狀圖、曲線圖等直觀地分析部門任務執行情況，并對比呈現各部門任務執行情況。部門任務狀態分析：以柱狀圖呈現部門任務狀態，X軸為教輔部門（包括學生工作部、紀檢監察室、團委等）、教學部門以及行政部門，Y軸為各個部門的任務數，用4種不同的顏色分別顯示“任務總數”“已完成”“逾期”“進度預警”等4個數據。

（五）任務執行預警消息推送模塊

通過任務執行預警消息推送模塊，校長（院長）辦公室工作人員可根據系統顯示的全校任務執行分析，確定需要預警的任務并手動發送預警信息；部門領導通過系統或者院校的企業微信號接收到預警信息，及時向院辦反饋原因并進行整改，同時可以及時向部門執行人發送預警信息，并督促執行人及時反饋任務執行進展情況。該模塊按學院分配的任務進行任務時間分配，基于大數據思維，每天定時統計各個部門任務執行進度的信息，并定時將“觸發任務執行緩慢預警條件”的部門的信息推送至相關管理人員，同時將預警信息推送至執行部門的執行人。若出現“逾期預警”情況，系統顯示統計數字、圖形報表以及部門任務逾期排行榜。例如，系統顯示某部門“超期未完成”有x項、“進度預警”有y項。

（六）角色管理模塊

角色管理模塊可對系統角色進行管理，例如新增角色、修改角色、為角色分配設置用戶、設置菜單權限等。每個角色都有不同的操作權限，而且只能修改本部門建立的任務列表信息。系統管理員具有最高的權限，具備給其他角色分配權限功能，同時可以管理信息系統的所有任務。該模塊包含三個菜單：角色管理、用戶管理、功能權限。

角色管理：系統可以創建不同的角色，分為分管院領導角色、部門領導角色和任務執行人角色。分管院領導可以查看下屬部門的任務執行情況統計數據、任務執行圖形報表。部門領導可以查看、編輯、修改本部門的任務。任務執行人可以新增本部門任務、填寫本部門任務執行進度情況。

用戶管理：系統可以為每個用戶設置不同的角色，也可以給一個用戶設置多個角色。

功能權限：主要是給角色設置權限菜單。

三、高職院校年度任務分解系統的具體應用

下面以廣西農業職業技術大學年度任務分解系統為例，介紹基于微信平臺的年度任務分解系統的具體應用方法。

（一）將年度任務導入系統

當學院年度主要工作責任清單制訂完成后，院長辦公室工作人員可以使用Excel表格在該系統中批量導入任務。具體的操作方法：院長辦公室工作人員先下載導入模板，根據模板的字段輸入年度任務，然后點擊上傳模板，即可將年度任務導入系統中。此時，操作者可以添加組織機構圖，即可展開該部門的年度任務，如圖2所示。

在傳統的信息系統中，往往只能在電腦端查看年度任務的具體情況。而在微信端，操作者只需要登錄微信，然后打開年度任務公眾號，即可登錄年度任務分解系統。該系統簡化了操作步驟，與傳統信息系統相比優勢明顯。

（二）查看部門年度任務執行情況

部門執行人在微信端即可查看部門年度任務執行情況。系統支持樹形展示任務。操作者點擊任務標題可以查看任務概況、任務進度、任務文件等。任務明細包括：一級指標、二級指標、任務分值、截止時間、主管領導、責任人、任務狀態、審核記錄以及佐證材料附件等。在該步驟中，年度任務分解系統的優勢在于高職院校高層管理者可以隨時查看每個部門執行任務的情況，并據此做出判斷和決策。

（三）監控任務執行進度

操作者登錄年度任務分解系統，可以查看任務的完成率（以圖形顯示），能清楚地看到完成任務的百分比。操作者還可以查看具體的任務總數、本月任務完成數量等。在該步驟中，部門管理者可以明確當前任務執行是否存在問題。例如，某個任務按照計劃進度應該完成預算的50%，然而在任務設定時間節點上該任務的完成進度未達到50%，此時就能發揮系統的監控作用，部門管理者可根據系統提供的數據督促相關任務責任人盡快完成任務。如果遇到困難，部門管理者還可以召開相關會議，群策群力討論解決問題，直至按時完成計劃任務。

（四）微信預警消息推送

在預警模塊中，操作者可以查看超期未完成任務數量、預警任務數量、未啟動項目數量等，同時可以查看部門完成任務的排行榜。在該步驟中，基于微信平臺開發的年度任務分解系統優勢更加凸顯，操作者不用時刻盯著任務分解系統。對于不正常的任務（包括執行落后的任務、沒有按期啟動的任務等），系統均會根據設定的閾值觸發預警消息推送。例如，某部門的年中預算執行進度要達到全年進度的90%，系統管理員設定該任務閾值90%，到了設定時間，如果系統中的數據顯示還未達到預算的90%，系統會推送一條預警信息到相關人員的微信中，相關人員在接收信息后便可以及時處理，并通過微信操作反饋到系統中。

四、高職院校年度任務分解系統的應用效果分析

2021年末，廣西農業職業技術大學質量部人員對年度任務分解系統使用對象進行了問卷調查，對象為廣西農業職業技術大學行政管理部門的教職工，共50人。調查顯示，62.0%的教職工明確表示喜歡使用微信端的年度任務分解系統，53.0%的教職工反映使用微信端的年度任務分解系統能提升工作效能。分析調查結果可知，讓所有的教職工完全適應基于微信平臺的年度任務分解系統需要一個過程，高職院校應該根據實際情況進行推廣使用。在關于年度任務分解系統的優缺點調查中，84.6%的教職工認為其優點是操作靈活、消息實時推送并且可以在微信端直接處理；43.4%的教職工認為，使用該系統加大了工作量，要學習新操作方法才能提交任務，使用系統多為了應付檢查；91.0%的教職工認為，該系統有助于提高工作效率；93.0%的教職工贊成今后繼續使用該系統。

綜合上述分析，基于微信平臺的年度任務分解系統能夠有效提升高職院校年度任務管理效率，該系統平臺和微信平臺的聯結打破了高職院校年度任務分解的時間限制和空間限制，使任務分解管理更加規范和便捷。然而，在調查中也發現，部分教職工反映系統操作復雜，由于本職工作繁重，沒有充足的時間很好地去學習系統操作，這在一定程度上影響了他們使用系統的積極性。對此，開發者在進行年度任務分解系統設計時，要兼顧系統操作的便捷性與功能性，把握好度、控制好總量，避免因功能過多、操作過于復雜而讓教職工產生抵觸情緒。

基于炎黃盈動AWS PaaS平臺整合企業微信的應用近幾年已經發展成熟，擁有越來越多成熟可靠的案例。例如，廣西水利電力職業技術學院的一站式辦事大廳系統是基于炎黃盈動AWS PaaS平臺與微信平臺進行開發，取得了良好的應用效果。從整體來看，年度任務系統平臺就是高職院校的任務管理信息數據庫。基于微信平臺的年度任務分解系統，能夠有效提升高職院校年度任務管理效率，使任務分解管理更加規范和便捷。

參考文獻

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注：本文系2019年廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“高職院校年度任務分解與監控管理系統的開發與應用”（Z201999）的研究成果。

作者簡介：鄧明體（1986— ），廣西百色人，本科，講師，現就職于廣西水利電力職業技術學院，研究方向為軟件開發；蔣紅軍（1982— ），通訊作者，廣西桂林人，研究生，副教授，現就職于廣西農業職業技術大學，研究方向為計算機應用與軟件開發；黃安（1982— ），廣西南寧人，研究生，講師，現就職于廣西農業職業技術大學，研究方向為計算機應用與軟件開發。

（責編 雷 靖）