電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)及優(yōu)化研究

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模日益壯大，同時(shí)所面臨的經(jīng)營(yíng)和投資風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。在全球市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，企業(yè)由于虧損嚴(yán)重而破產(chǎn)的事件頻繁發(fā)生，舞弊和違規(guī)事件常有發(fā)生，這些企業(yè)內(nèi)部管理中存在著諸多問題，內(nèi)部控制是否完善會(huì)直接對(duì)企業(yè)的生存造成影響。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，也是成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與企業(yè)發(fā)展有著密不可分的關(guān)系。目前我國(guó)在內(nèi)部控制理論建設(shè)與實(shí)施方面仍處于相對(duì)落后狀態(tài)，現(xiàn)有的內(nèi)部控制機(jī)制無法充分發(fā)揮作用，阻礙了企業(yè)的快速發(fā)展。本文以ABC電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)為研究對(duì)象，對(duì)其采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題展開分析研究，希望能夠?yàn)槠渌姎夤咎峁┯行⒖肌?/p>

關(guān)鍵詞：電氣公司；采購(gòu)；內(nèi)部控制；優(yōu)化

近年來，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，企業(yè)的數(shù)量日益增多，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力逐漸增加，需要面臨的經(jīng)營(yíng)和投資風(fēng)險(xiǎn)日益增大，盡管現(xiàn)階段已經(jīng)有許多大型企業(yè)實(shí)施了內(nèi)部控制體系，但是內(nèi)部控制體系的建設(shè)存在著諸多的問題，運(yùn)行情況也不容樂觀。從內(nèi)部控制體系評(píng)價(jià)和運(yùn)行評(píng)價(jià)方面而言，內(nèi)部控制體系建設(shè)和運(yùn)行仍舊處于欠缺狀態(tài)，需要作出優(yōu)化和改進(jìn)。采購(gòu)是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是日常管理所不可或缺的部分，是成本控制的關(guān)鍵，與經(jīng)濟(jì)效益有著一定的關(guān)聯(lián)性。由于企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)和運(yùn)行不夠完善，導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)受到限制，不利于經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)。因此，只有加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制，管理采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，才能夠確保企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。本文選擇ABC電氣公司作為研究對(duì)象，該公司屬于制造業(yè)，但是在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)占據(jù)著重要位置，目前內(nèi)部缺乏控制制度和監(jiān)督，直接阻礙了公司的發(fā)展。

一、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制理論概述

（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概念

采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制指的是企業(yè)對(duì)生產(chǎn)需要的原材料、物資等進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)在制定業(yè)務(wù)具體流程時(shí)，需要充分考慮日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)特點(diǎn)，保證流程的科學(xué)性和合理性，按照制定的采購(gòu)流程，開展對(duì)應(yīng)的內(nèi)部控制活動(dòng)。

（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)

在采購(gòu)業(yè)務(wù)中需要加強(qiáng)內(nèi)部控制工作，主要目的在于：確保其與生產(chǎn)和銷售業(yè)務(wù)相符合；采購(gòu)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)流程不僅需要確保通暢，還需要保證高效率；應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好會(huì)計(jì)記錄，并確保記錄信息的準(zhǔn)確性；保證能夠享有應(yīng)得的采購(gòu)折讓；開展的采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)不能與相關(guān)法律法規(guī)相違背。

二、ABC電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）ABC電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)概述

ABC電氣公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，需要采購(gòu)的生產(chǎn)材料類型較為繁多，主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)為輸電變電類產(chǎn)品銷售，產(chǎn)品的主要原材料有多種類型，涵蓋鑄鐵、鋁銅類、鋼板、硅鋼片等。在公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，成本占比最大的是原材料成本，而原材料的價(jià)格變動(dòng)直接對(duì)生產(chǎn)成本造成影響，2020～2021年間，銅鋁等原材料每噸的價(jià)格變動(dòng)在一個(gè)月內(nèi)超過一萬，成本升降非常明顯，對(duì)盈利造成影響。

公司在采購(gòu)時(shí)首先需要考慮原材料的價(jià)格和質(zhì)量，綜合評(píng)估后選擇性價(jià)比最高且具有綜合實(shí)力的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。若是原材料需要經(jīng)過遠(yuǎn)途運(yùn)輸，則由供應(yīng)商負(fù)責(zé)采購(gòu)貨物的配送，提供材料上門服務(wù)。ABC電氣公司的采購(gòu)成本根據(jù)采購(gòu)原材料的購(gòu)進(jìn)價(jià)格來定，輸電變電產(chǎn)品原材料的購(gòu)買費(fèi)用明顯高于其他原材料，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析得知，輸電變電產(chǎn)品在其中的占比最重，采購(gòu)原材料的價(jià)格在很大程度上影響公司的利潤(rùn)，針對(duì)此特點(diǎn)，可以采取對(duì)應(yīng)的措施，降低采購(gòu)成本。例如，進(jìn)行集中采購(gòu)，提高采購(gòu)的信息化水平；供應(yīng)商的選擇做好詳細(xì)調(diào)查；對(duì)生產(chǎn)需要的主要原材料期貨價(jià)格實(shí)施跟蹤，并作出全面分析和評(píng)估，對(duì)未來的價(jià)格趨勢(shì)有更加準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)等。

（二）ABC電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

ABC電氣公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理主要是由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)容較為復(fù)雜，通常分為請(qǐng)購(gòu)審批、采購(gòu)運(yùn)輸、驗(yàn)收入庫(kù)以及貨款結(jié)算四個(gè)環(huán)節(jié)。

1.請(qǐng)購(gòu)審批

在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，由物資部進(jìn)行管理，然后由采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)計(jì)劃審批，審批完成后將其報(bào)至分公司物資部審核，將采購(gòu)計(jì)劃匯總制作為匯總表格報(bào)送至領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)表格內(nèi)容仔細(xì)審核，將匯總的采購(gòu)計(jì)劃發(fā)至物資部再次審核。兩次審核后能夠確定采購(gòu)計(jì)劃，將采購(gòu)資料歸檔保存，以便隨時(shí)查閱。

2.采購(gòu)運(yùn)輸

公司的采購(gòu)方式并不局限于一種，而是根據(jù)公司的采購(gòu)需求，選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)方式，一般情況下，采購(gòu)分為招標(biāo)、非招標(biāo)和集中采購(gòu)。采購(gòu)部列出各類供應(yīng)商名單，結(jié)合供應(yīng)商的特點(diǎn)以及公司實(shí)際需求，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，確定選擇何種方式、以何種價(jià)格采購(gòu)。

3.驗(yàn)收入庫(kù)

在采購(gòu)結(jié)束后，需要對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確定無誤即可將物資入庫(kù)，在此過程中，需要由專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，而ABC電氣公司沒有滿足這一要求，并沒有設(shè)置專門的質(zhì)檢人員。在選定供應(yīng)商、確定物資的采購(gòu)價(jià)格之后，供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)合同在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將物資送到指定地點(diǎn)，然后由物資部門對(duì)貨物進(jìn)行檢查，在確定無誤后將物資送進(jìn)物資庫(kù)，而ABC電氣公司并沒有再次核查，導(dǎo)致物資數(shù)量出現(xiàn)誤差。

4.貨款結(jié)算

物資驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)人員需對(duì)憑證附帶的單據(jù)進(jìn)行審查，對(duì)采購(gòu)合同、采購(gòu)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等信息審核，在確定沒有錯(cuò)誤的情況下，即可按照合同的價(jià)格付款。

三、ABC電氣公司業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）供應(yīng)商選擇機(jī)制有待完善

公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際開展中，供應(yīng)商選擇并不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有對(duì)其資質(zhì)嚴(yán)格考察，評(píng)分體系尚未建立完善，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估缺乏準(zhǔn)確性，無法準(zhǔn)確分級(jí)。供應(yīng)商選擇制度不完善會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)管理難度增加，出現(xiàn)采購(gòu)人員利用職務(wù)之便從供應(yīng)商處拿取回扣或者數(shù)量少報(bào)、多報(bào)等現(xiàn)象，導(dǎo)致采購(gòu)物資的質(zhì)量得不到保障。

（二）采購(gòu)成本管理風(fēng)險(xiǎn)

公司采購(gòu)管理流程不嚴(yán)謹(jǐn)，采購(gòu)流程審批簡(jiǎn)單，輸電變電產(chǎn)品原材料是重點(diǎn)采購(gòu)物資，而在小規(guī)模物資采購(gòu)時(shí)并未經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，直接購(gòu)進(jìn)物資，且物資采購(gòu)的方式較為單一，致使采購(gòu)議價(jià)能力較差。

（三）采購(gòu)驗(yàn)收監(jiān)督不足

公司在物資驗(yàn)收過程中沒有配置專門的驗(yàn)收人員，僅由倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行核實(shí)，由于缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)物資的質(zhì)量審查不到位，且員工的職責(zé)混亂，使采購(gòu)的原材料質(zhì)量得不到保證。

四、ABC電氣公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）改善公司內(nèi)部控制環(huán)境

1.建立健全完善的組織結(jié)構(gòu)

公司按產(chǎn)品分為不同的車間，但各車間對(duì)公司設(shè)置的內(nèi)部控制制度缺乏足夠的重視。內(nèi)部審計(jì)時(shí)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)放權(quán)，保證審計(jì)部門在嚴(yán)格遵守職業(yè)道德的情況下，可以不受限制。與此同時(shí)，在設(shè)置采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確劃分員工的職責(zé)，防止出現(xiàn)職務(wù)交叉，盡可能減少舞弊事件的發(fā)生。

2.建立良好的人力資源政策

公司對(duì)理論培訓(xùn)的重視程度不足，員工的專業(yè)能力得不到提升，常會(huì)出現(xiàn)員工崗位與能力并不符合的情況。而采購(gòu)業(yè)務(wù)作為公司的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，需要對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)、合理的安排，崗位人員設(shè)置結(jié)合該崗位的專業(yè)要求，選擇具備良好專業(yè)能力的人員。與此同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)做到專人專事，切忌出現(xiàn)員工兼任的情況，物資采購(gòu)不僅需要嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，還需要由專業(yè)人員操作。

（二）構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

1.采購(gòu)業(yè)務(wù)目標(biāo)設(shè)定

公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，需要承擔(dān)一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，為了減少風(fēng)險(xiǎn)帶來的負(fù)面影響，需要做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，關(guān)鍵在于目標(biāo)設(shè)定。根據(jù)公司的實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)進(jìn)行了明確，重點(diǎn)在于完善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，讓工作人員嚴(yán)格按照流程執(zhí)行工作，保證流程的規(guī)范性，并對(duì)采購(gòu)成本加以控制，提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，避免出現(xiàn)舞弊等現(xiàn)象。

2.采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不可或缺的部分，在此過程中需要展開全面的調(diào)查，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)分析，針對(duì)內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中的不利因素展開準(zhǔn)確識(shí)別。采購(gòu)業(yè)務(wù)開展過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)包括原材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、金額舞弊、未嚴(yán)格對(duì)原材料驗(yàn)收等。公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)成本的重視，采取不定期抽查方式，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)情況了解；嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)，對(duì)其背景展開深入調(diào)查；各個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)定期組織集中探討，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，以便及時(shí)采取整改措施。

3.采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析

電氣公司在風(fēng)險(xiǎn)分析過程中，按照風(fēng)險(xiǎn)因素的類型進(jìn)行劃分，準(zhǔn)確評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，各個(gè)部門負(fù)責(zé)人之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通交流，分析哪些風(fēng)險(xiǎn)因素會(huì)影響到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)；嚴(yán)格把控采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制點(diǎn)，不僅需要對(duì)外部進(jìn)行監(jiān)督，還需要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，做好全方位的監(jiān)督管理工作，有效規(guī)避采購(gòu)業(yè)務(wù)中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

4.采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

公司在完成風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別后，針對(duì)能夠?qū)δ繕?biāo)產(chǎn)生影響的因素深入分析，并根據(jù)所處的業(yè)務(wù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)程度加以確定，商討風(fēng)險(xiǎn)解決方案，制定針對(duì)性措施。在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)人員的職責(zé)劃分不明確，出現(xiàn)兼任、職責(zé)較差等現(xiàn)象，在一定程度上增加了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，故必須明確采購(gòu)人員的職責(zé)，嚴(yán)格遵守崗位不兼容制度。在物資驗(yàn)收過程中，需要安排專業(yè)的驗(yàn)收人員進(jìn)行物資驗(yàn)收，并設(shè)置質(zhì)檢人員對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行把控。

（三）建立高效的信息溝通系統(tǒng)

在公司的內(nèi)部控制中，保持信息溝通暢通是必要條件，各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展均需要依靠信息系統(tǒng)提供的信息來完成。目前，ABC電氣公司的信息系統(tǒng)處于初期建設(shè)階段，工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，使得信息溝通不暢，容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。因此，應(yīng)當(dāng)重視信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，確保信息管理更加規(guī)范；定期舉行會(huì)議，加強(qiáng)信息共享，如對(duì)不同業(yè)務(wù)員向同一供應(yīng)商議價(jià)時(shí)的采購(gòu)價(jià)格相差過大進(jìn)行分析；采購(gòu)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)積極及時(shí)反映問題。

五、結(jié)語

隨著制造業(yè)的不斷發(fā)展，新狀況層出不窮，為了更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷增強(qiáng)內(nèi)部管理力量，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。可以通過加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理內(nèi)控改革，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理和工作流程進(jìn)行優(yōu)化，使其更具規(guī)范性，從而降低采購(gòu)成本，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的提升。

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作者簡(jiǎn)介：龐媛媛（1985），女，湖北省武漢市人，本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，主要研究方向?yàn)轭A(yù)算成本、內(nèi)控。